Retenção e exclusão no OneDrive

Este artigo descreve como você pode gerenciar o OneDrive de um usuário ao excluir a conta do Microsoft 365 do usuário para sua organização e quais etapas acontecem automaticamente.

Importante

Todas as contas do OneDrive que não têm uma licença válida do OneDrive são arquivadas automaticamente no 93º dia sem licença. As configurações de retenção, as políticas de retenção, a Descoberta Eletrônica e todas as retenções ainda serão respeitadas enquanto uma conta não licenciada estiver no estado de arquivamento pago. Após 12 meses de armazenamento/arquivamento não pago, os dados do OneDrive podem ser excluídos independentemente das configurações de retenção, políticas de retenção, descoberta eletrônica e todas as retenções. Para obter mais informações, consulte Gerenciar contas de usuário não licenciadas do OneDrive.

Excluir um usuário do Centro de administração do Microsoft 365

Ao excluir um usuário da página Usuários ativos no Centro de administração do Microsoft 365, você pode escolher o que quer fazer com as licenças de produto, o email e o OneDrive do usuário. Para obter mais informações, consulte Excluir um usuário da sua organização.

Painel para excluir um usuário do Centro de administração do Microsoft 365

Se você conceder acesso ao OneDrive para outro usuário, esse usuário terá 30 dias, por padrão, para acessar e baixar os arquivos que deseja manter. (Para alterar o tempo de retenção, consulte Definir a retenção do OneDrive para usuários excluídos).

Configurar a delegação de acesso automático

Por padrão, quando um usuário é excluído, o gerente do usuário recebe automaticamente acesso ao OneDrive do usuário. Siga estas etapas para confirmar se essa delegação de acesso automático está habilitada para sua organização e para definir um proprietário secundário caso um usuário não tenha um gerente especificado. Se a delegação de acesso estiver desabilitada ou um gerente ou proprietário secundário não estiver definido para um usuário, ninguém terá acesso automático quando o usuário for excluído ou for avisado de que o OneDrive será excluído. Para obter orientação sobre como transferir arquivos com segurança quando um funcionário sai, consulte Transferência simplificada de arquivos para funcionários que estão saindo.

  1. Vá para Mais recursos no novo centro de administração do SharePoint e entre com uma conta que tenha permissões de administrador para sua organização.

    Observação

    Se você tiver o Office 365 operado pela 21Vianet (China), entre no centro de administração do Microsoft 365, navegue até o centro de administração do SharePoint e abra a página Mais recursos.

  2. Em Perfis de usuário, selecione Abrir.

  3. Em Configurações do Meu Site, selecione Configurar Meus Sites.

  4. Ao lado de Limpeza do Meu Site, certifique-se de que Habilitar delegação de acesso esteja selecionado.

  5. Recomendamos que você também especifique uma conta de proprietário secundário na seção Limpeza do Meu Site . Esta conta é a proprietária designada do OneDrive se o gerente do usuário não estiver definido no Microsoft Entra ID. Notificações por Email também serão enviadas para a conta do proprietário secundário quando o valor for preenchido.

  6. Selecione OK.

O processo de exclusão do OneDrive

O período de retenção do OneDrive para limpeza do OneDrive começa quando uma conta de usuário é excluída do Microsoft Entra ID. Nenhuma outra ação faz com que o processo de limpeza ocorra, incluindo o bloqueio da entrada do usuário ou a remoção da licença do usuário. Para obter informações sobre como remover a licença de um usuário, consulte Remover licenças de usuários no Microsoft 365 para empresas.

Observação

Contas não licenciadas do OneDrive são arquivadas automaticamente no 93º dia sem licença, mesmo que a conta seja mantida por mais de 93 dias devido ao período de retenção. Quando uma conta de usuário é excluída do Microsoft Entra ID, a conta do OneDrive é considerada não licenciada. Para saber mais sobre o processo não licenciado, confira Gerenciar contas de usuário não licenciadas do OneDrive.

O processo de exclusão do OneDrive funciona da seguinte maneira:

  1. Um usuário é excluído do Centro de administração do Microsoft 365 ou é removido por meio da sincronização do Active Directory.

  2. A exclusão da conta é sincronizada com o SharePoint.

  3. O trabalho de limpeza do OneDrive é executado e o OneDrive é marcado para exclusão. O usuário excluído aparece no Centro de administração do Microsoft 365 por 30 dias. O período de retenção padrão do OneDrive também é de 30 dias, mas você pode alterá-lo no Centro de administração do SharePoint. Consulte Definir a retenção do OneDrive para usuários excluídos ou usando o cmdlet Set-SPOTenant -OrphanedPersonalSitesRetentionPeriod <int32>do PowerShell. Para obter mais informações sobre como usar esse cmdlet, consulte Set-SPOTenant.

  4. Se um gerente for especificado para o usuário excluído, o gerente receberá um email informando que ele tem acesso ao OneDrive e que o OneDrive será excluído no final do período de retenção do OneDrive. Para obter informações sobre como especificar o gerente de um usuário no centro de administração do Microsoft Entra, consulte Adicionar ou atualizar as informações de perfil de um usuário.

    Se um gerente não for especificado para a conta de usuário, mas um proprietário secundário tiver sido inserido no centro de administração do SharePoint, o proprietário secundário receberá um email informando que ele tem acesso ao OneDrive e que o OneDrive será excluído no final do período de retenção.

  5. Sete dias antes do período de retenção do OneDrive expirar, um segundo email é enviado ao gerente ou proprietário secundário como um lembrete de que o OneDrive será excluído em sete dias.

  6. Após sete dias, o OneDrive do usuário excluído é movido para a lixeira do conjunto de sites, onde é mantido por 93 dias. Durante esse período, os usuários não poderão mais acessar qualquer conteúdo compartilhado no OneDrive. Para restaurar o OneDrive, você precisa usar o PowerShell. Para obter informações, consulte Restaurar um OneDrive excluído.

    Observação

    A Lixeira não é indexada e, portanto, as pesquisas não encontram conteúdo lá. Isso significa que uma retenção de Descoberta Eletrônica não pode localizar nenhum conteúdo na Lixeira para mantê-lo.

As configurações de retenção do Microsoft 365 das políticas de retenção e rótulos de retenção sempre têm precedência em relação ao processo de exclusão padrão do OneDrive, portanto, o conteúdo incluído para retenção do OneDrive pode ser excluído antes de 30 dias ou retido por mais do que o período de retenção do OneDrive. Da mesma forma, se um OneDrive for colocado em espera como parte de um caso de Descoberta Eletrônica, os gerentes e proprietários secundários receberão um email sobre a exclusão pendente do OneDrive, mas o OneDrive não será excluído até que a retenção seja removida.

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