Gerenciamento do ciclo de vida do site do SharePoint

As políticas de gerenciamento do ciclo de vida do site no Gerenciamento Avançado do Microsoft SharePoint ajudam a manter a governança do site em escala. Essas políticas automatizam tarefas comuns de governança, para que os sites permaneçam ativos, de propriedade adequada e revisados regularmente durante todo o ciclo de vida.

Vídeo: Visão geral do Gerenciamento Avançado do SharePoint

O vídeo a seguir fornece uma visão geral do gerenciamento do ciclo de vida do site do SharePoint:

As políticas de gerenciamento do ciclo de vida do site não excluem sites do SharePoint diretamente. Em vez disso, as políticas notificam os proprietários e administradores do site e executam ações com base em como você configura as políticas.

À medida que sua organização cria mais sites do SharePoint, sites conectados ao Microsoft Teams e sites conectados ao grupo do Microsoft 365, torna-se cada vez mais difícil para seus administradores identificar manualmente sites inativos, sites sem proprietário ou sites que não atendem mais aos requisitos de negócios. As políticas de gerenciamento do ciclo de vida do site ajudam a automatizar esses processos de governança monitorando sites, notificando usuários responsáveis, coletando respostas e executando ações de imposição quando necessário.

Benefícios do gerenciamento do ciclo de vida do site

As políticas de gerenciamento do ciclo de vida do site ajudam você a:

• Reduza o número de sites inativos ou abandonados.
• Identifique e aborde sites que têm propriedade insuficiente.
• Verifique se os sites continuam a servir a uma finalidade comercial válida.
• Melhore a conformidade com os requisitos de governança organizacional.
• Automatize notificações, relatórios e fluxos de trabalho de correção.
• Mantenha um ambiente SharePoint mais saudável e gerenciável.

Tipos de políticas de gerenciamento do ciclo de vida do site

O gerenciamento do ciclo de vida do site inclui três tipos de política que abordam diferentes cenários de governança.

Use essas políticas de forma independente ou em conjunto para criar uma estratégia abrangente de governança de sites.

Políticas de propriedade do site

As políticas de propriedade do site ajudam a garantir que cada site tenha indivíduos responsáveis por gerenciá-lo. É possível definir requisitos de propriedade, incluindo:

• Se a propriedade é baseada em proprietários do site, administradores do site ou ambos.
• O número mínimo de proprietários ou administradores necessários para um site.
• Quais usuários recebem notificações quando os requisitos de propriedade não são atendidos.

Por exemplo, você pode exigir que todos os sites tenham pelo menos dois proprietários de sites. Se um site estiver abaixo desse limite, a política poderá notificar os destinatários designados e solicitar uma ação corretiva.

As políticas de propriedade do site ajudam a reduzir o risco de sites sem proprietário e a melhorar a continuidade administrativa quando os usuários mudam de função ou deixam a organização.

Para obter mais informações, consulte Criar uma política de propriedade do site do SharePoint.

Políticas de site inativo

As políticas de site inativo ajudam a identificar sites que não mostram mais atividade comercial significativa. A política avalia a atividade no SharePoint e cargas de trabalho conectadas, como Microsoft Teams, Exchange e Viva Engage, para determinar se um site permanece ativo.

Quando um site excede o limite de inatividade configurado, a política pode notificar proprietários ou administradores de sites e solicitar confirmação de que o site ainda está em uso. Use políticas de site inativo para:

• Reduzir a proliferação de conteúdo.
• Identificar espaços de colaboração abandonados.
• Aprimorar o gerenciamento de armazenamento.
• Apoiar os objetivos de governança de longo prazo.

Para obter mais informações, consulte Gerenciar sites inativos usando políticas de site inativos.

Políticas de atestado de site

As políticas de atestado de site ajudam as organizações a verificar periodicamente se os sites permanecem necessários, relevantes para os negócios e em conformidade com os requisitos internos de governança. Ao contrário das políticas de site inativo, que se concentram na atividade detectada, as políticas de atestado de site solicitam uma revisão explícita dos proprietários ou administradores de site designados.

Use políticas de atestado para:

• Confirme se um site ainda é necessário.
• Valide a propriedade e a responsabilidade.
• Revise a finalidade do site e a justificativa do negócio.
• Dar suporte a programas de governança e conformidade.

Para obter mais informações, consulte Solicitar atestados de site recorrentes para sites do SharePoint.

Políticas sobrepostas do mesmo tipo de política

Quando mais de uma política do mesmo tipo de política inclui o mesmo site, o SharePoint ajuda a reduzir notificações duplicadas usando o histórico de políticas armazenado no nível do site.

Se uma notificação tiver sido enviada nos últimos 30 dias de qualquer política desse tipo e o site permanecer não certificado, nenhuma notificação adicional será enviada, e o relatório de execução da política mostrará o status do site como "Notificado por outra política".

Por exemplo, se um site for coberto por duas políticas de site inativo diferentes e receber um email de notificação da primeira política, a segunda política não enviará notificações adicionais nos próximos 30 dias se o site permanecer não certificado.

Recomendamos que políticas do mesmo tipo não tenham escopos sobrepostos. Se os sites se enquadrarem em várias políticas do mesmo tipo, os agendamentos de notificação e as ações de aplicação poderão se tornar difíceis de prever.

Sobreposição de políticas de diferentes tipos

Políticas de tipos diferentes operam independentemente para fins de notificação. O histórico de notificações é rastreado separadamente para cada tipo de política.

Por exemplo, se um site se enquadrar no escopo de uma política de propriedade do site e de uma política de site inativo, os proprietários do site poderão receber notificações de ambas as políticas quando as respectivas condições de política forem atendidas.

As ações de imposição são avaliadas independentemente por cada política. Se uma política aplicar uma ação de imposição que altere o estado do site, ele não poderá mais se qualificar para processamento por outras políticas:

Se uma política colocar o site em um estado somente leitura (bloqueado), o site não será mais incluído no escopo de outras políticas.

Se uma política arquivar o site, ele alcançará um estado final e não será mais considerado para aplicação por outras políticas.

Quando vários tipos de política direcionam o mesmo site, a ação de imposição da política cujas condições são satisfeitas primeiro é aplicada primeiro.

Desabilitando ou excluindo uma política

Desabilitar ou excluir uma política interrompe atividades futuras dessa política, incluindo notificações e ações de imposição. Ele não reverte automaticamente as ações aplicadas anteriormente.

O histórico de notificações é mantido no nível do site separadamente para cada tipo de política. Como resultado, desabilitar ou excluir uma política não afeta o histórico de notificações associado a outros tipos de política que continuam a direcionar o site.

Para políticas do mesmo tipo, o histórico de notificação armazenado (incluindo a contagem de notificações e a data da última notificação) é mantido mesmo depois que uma política é desabilitada ou excluída. Esse histórico é redefinido naturalmente depois que o site fica ausente do escopo desse tipo de política por 90 dias.

Se o histórico de notificações precisar ser redefinido mais cedo, entre em contato com o Suporte da Microsoft para determinar se o estado de notificação armazenado pode ser limpo.

Execução e notificações de política

Todas as políticas de gerenciamento do ciclo de vida do site dão suporte a dois modos operacionais:

• Modo de simulação – executa a política uma vez e gera um relatório sem aplicação contínua.
• Modo ativo – executa a política em uma agenda recorrente, gera relatórios e envia notificações para destinatários designados.

As notificações de política usam Mensagens Acionáveis do Outlook, para que os destinatários possam concluir ações de governança diretamente do email. Você também pode configurar recursos de mensagens, orientação e suporte.

Ação de imposição

Após várias tentativas de notificação, as políticas de gerenciamento do ciclo de vida do site podem executar ações de imposição quando nenhuma resposta é recebida. Dependendo do tipo de política, as ações disponíveis incluem:

• Não tome nenhuma ação e continue relatando.
• Defina os sites para o modo somente leitura.
• Arquivo sites após um período somente leitura configurável usando o Microsoft 365 Arquivo.

Essas opções de imposição ajudam as organizações a equilibrar o autoatendimento do usuário com os requisitos de governança.

Relatórios e monitoramento

Cada execução de política gera relatórios que ajudam os administradores a entender os resultados da política e identificar sites que exigem atenção. Os relatórios podem incluir informações como:

• Status de propriedade do site.
• status de atividade do site.
• Histórico de notificações.
• Ações de imposição.
• Metadados do site e detalhes de configuração.

Use esses relatórios para monitorar tendências de governança e priorizar atividades de correção.

Estratégia de governança recomendada

Muitas organizações obtêm os melhores resultados combinando todos os três tipos de política:

• Use as políticas de propriedade do site para garantir que todos os sites tenham proprietários responsáveis.
• Use políticas de site inativo para identificar sites abandonados ou não utilizados.
• Use as políticas de atestado do site para validar periodicamente as necessidades comerciais contínuas.

Juntas, essas políticas ajudam a manter um ambiente seguro, bem governado e sustentável do SharePoint.

Artigos relacionados

• Criar uma política de propriedade do site do SharePoint
• Gerenciar sites inativos usando políticas de site inativos
• Solicitar atestados de site
• Visão geral do Gerenciamento Avançado do SharePoint