Cortar versões existentes

Saiba como reduzir o consumo de armazenamento de versão analisando, gerenciando e cortando versões de arquivo no nível da biblioteca, do site ou do locatário.

Como Administrador Global ou Administrador do SharePoint no Microsoft 365, você pode enfileirar um trabalho para cortar as versões existentes para reduzir o volume de armazenamento de versão em toda a sua organização. O corte pode ser aplicado em diferentes escopos:

• Nível do site, biblioteca ou OneDrive — Segmente sites específicos, bibliotecas de documentos ou contas de usuário do OneDrive.
• Nível do locatário — Aplique sua política de versão no nível do locatário em todos os sites em uma operação.

A disponibilidade da versão é essencial para cenários de recuperação, como desfazer alterações indesejadas. Antes de cortar em qualquer escopo, avalie cuidadosamente seus objetivos de recuperação e analise o impacto projetado.

Cortar versões existentes do site, biblioteca ou OneDrive

Você pode enfileirar um trabalho para cortar versões existentes em um site, biblioteca ou conta de usuário do OneDrive para reduzir o volume de armazenamento de versão do seu site. Você também pode alinhar o armazenamento de versões existentes com os limites do histórico de versões atualizadas agendando um trabalho para cortar as versões existentes.

Examinar o impacto executando a análise hipotética

Antes de se comprometer a cortar as versões existentes, você pode revisar o impacto da ação de limpeza executando uma operação de análise "E se". A execução de uma operação "E se" segue estas etapas:

• Gere um relatório de uso de armazenamento de versão para um site ou biblioteca: este relatório dá suporte a vários usos, incluindo análise de armazenamento de versão e obtenção de insights importantes sobre o impacto da aplicação de diferentes configurações de corte.
• Execute a análise "E se" definindo diferentes modos de corte para visualizar as alterações e analisar o impacto da economia de armazenamento da aplicação de um dos modos de corte ao arquivo CSV do relatório de armazenamento de versão.

Modos de corte de versão

Os fluxos de trabalho de corte de versão permitem que você selecione e aplique um dos modos de corte para enfileirar um trabalho de corte em um site, biblioteca de documentos ou conta do OneDrive.

Modo de corte automático (recomendado)

O modo de corte automático aplica o algoritmo Automático para excluir versões existentes. Dependendo da idade da versão, o trabalho excluirá permanentemente as versões ou definirá o tempo de expiração de acordo com o algoritmo de armazenamento automático de versão.

Para saber mais sobre o modo de corte automático, consulte Entender o armazenamento de versão em Limites automáticos.

Expiração manual modo de corte

O modo de corte de expiração manual avalia a idade das versões e exclui as versões que correspondem aos critérios de expiração.

Exemplo: No exemplo a seguir, um trabalho de corte é enfileirado para cortar versões anteriores a 60 dias. Em 31 de agosto, o trabalho é retomado e começa a excluir permanentemente as versões mais antigas do que 60 dias a partir de 31 de agosto.

Modo de corte de limite de contagem manual

O modo de corte de limite de contagem manual exclui as versões mais antigas que excedem o limite de contagem especificado.

Exemplo: No exemplo a seguir, um trabalho de corte é enfileirado para excluir versões que excedem 50 contagens de versões principais. Em 31 de agosto, o trabalho começa a excluir permanentemente as versões mais antigas que excedem o limite de contagem de 50 versões principais em 31 de agosto.

Trabalho de corte de fila e acompanhamento do progresso

O fluxo de trabalho de corte de versão usa um trabalho para excluir de forma assíncrona as versões que correspondem aos critérios especificados no modo de corte.

Para enfileirar o trabalho de corte, você precisa determinar o escopo da exclusão de versão e o modo de corte para definir os critérios para a exclusão de versão existente. Você pode excluir versões de arquivo antigas com base na idade da versão, limites de contagem ou algoritmo automático para todas as bibliotecas de documentos em um site ou para uma biblioteca de documentos específica.

Quando estiver pronto para confirmar o corte, você poderá enfileirar o trabalho para excluir de forma assíncrona as versões que correspondem aos critérios do modo de corte. Você poderá monitorar o progresso dos trabalhos de corte confirmados para acompanhar o progresso da exclusão.

Cortar versões existentes usando o PowerShell

Siga estas etapas para cortar versões existentes usando o PowerShell.

1. Baixe o Shell de Gerenciamento do SharePoint Online mais recente.

   Observação

   Se você instalou uma versão anterior do Shell de Gerenciamento do SharePoint Online, vá para Adicionar ou Remover programas e desinstale Shell de Gerenciamento do SharePoint Online.

2. Conecte-se ao SharePoint como Administrador Global ou Administrador do SharePoint no Microsoft 365. Para saber como, consulte Introdução ao Shell de Gerenciamento do SharePoint Online.

3. Execute um dos seguintes comandos para cortar as versões existentes:

   Action	Comando do PowerShell
   Enfileirar um trabalho de corte para versões expiradas	Expirar versões em um site:New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -DeleteBeforeDays <days>Expirar versões em uma biblioteca:New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -list $libName -DeleteBeforeDays <days>
   Enfileire um trabalho de corte para excluir versões que excedam o limite de contagem especificado	Excluir versões que excedem os limites de contagem de um site:New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit> -MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>Excluir versões que excedem os limites de contagem de uma biblioteca:New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -list $libName -MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit> -MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>
   Trabalho de corte de fila para excluir versões usando o algoritmo de corte automático estimado	Aplicar lógica automática para cortar versões existentes de um Site:New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -AutomaticAplique lógica automática para cortar versões existentes de uma biblioteca:New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -List $libName -Automatic
   Enfileirar trabalho de corte no nível do site para excluir versões usando o limite de histórico de versão de bibliotecas de documentos individuais	Sincronize o limite do histórico de versão de todas as bibliotecas de documentos para o mesmo que o do site e corte as versões existentes do site:New-SPOSiteManageVersionPolicyJob -Identity $siteUrl -SyncListPolicy -TrimUseListPolicy
   Enfileire o trabalho de corte no nível da biblioteca para excluir versões usando seus limites de histórico de versão	Corte as versões existentes da biblioteca usando seus limites de histórico de versão:New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -List $libName -TrimUseListPolicy
   Interromper o processamento adicional de um trabalho de corte em andamento	Para interromper o processamento de um trabalho de corte no nível do site em andamento:Remove-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl ou Remove-SPOSiteManageVersionPolicyJob -Identity $siteUrlPara interromper o processamento de um trabalho de corte no nível da biblioteca em andamento:Remove-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -List $libName
   Obter o status de um trabalho de corte de versão de arquivo	Para obter o status de um trabalho de corte no nível do site:Get-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJobProgress -Identity $siteUrl ou Get-SPOSiteManageVersionPolicyJobProgress -Identity $siteUrlPara obter o status de um trabalho de corte no nível da biblioteca:Get-SPOListFileVersionBatchDeleteJobProgress -Site $siteUrl -List $libName

Cortar versões existentes no nível do locatário

Os administradores de locatários podem usar operações no nível do locatário para iniciar um trabalho de corte de versão de arquivo em todos os sites em um locatário, atualizar as políticas de versão da biblioteca de documentos para corresponder à política do locatário e estimar o impacto do corte no armazenamento usando a análise de hipóteses.

Os cmdlets de corte de versão de arquivo em nível de locatário permitem:

• Atualize todas as políticas de versão da biblioteca de documentos para corresponder à política de locatário.
• Corte as versões existentes com base nessa política.
• Acompanhe o progresso e exclua o trabalho no nível do locatário.

Para ajudá-lo a entender o impacto da redução, cmdlets adicionais permitem que você execute consultas de análise de hipóteses rápidas e síncronas após um trabalho inicial de coleta de dados assíncronos.

Pré-requisitos e limitações

• Requer uma licença do Gerenciamento Avançado do SharePoint ou uma licença do Copilot.
• Somente um trabalho é permitido por locatário por vez.
• Os seguintes tipos de site são excluídos do processamento:
  • Sites somente leitura
  • Sites bloqueados
  • Sites arquivados
  • Sites com herança quebrada de política de versão
• Se a política de versão no nível do locatário for alterada enquanto o trabalho estiver em andamento, o trabalho aplicará a política atualizada aos sites não processados restantes. Os sites já processados não são reavaliados.
• O corte no nível do locatário usa a política de versão configurada no nível do locatário (Automático, Expiração Manual ou Limite de Contagem Manual). Para entender esses modos de corte, consulte Modos de corte de versão acima.
• A análise de hipóteses retorna dados de impacto para sites do SharePoint e contas do OneDrive.
• Se o locatário for multigeográfico, a análise de hipóteses e o corte de versão deverão ser executados separadamente para cada localização geográfica.

Fluxo de trabalho recomendado

1. Pré-requisitos

1. Baixe o Shell de Gerenciamento do SharePoint Online mais recente.

2. Conecte-se ao SharePoint como Administrador Global ou Administrador do SharePoint no Microsoft 365. Para saber como, consulte Introdução ao Shell de Gerenciamento do SharePoint Online.

3. Confirme a política de versão no nível do locatário executando:

   Get-SPOTenantVersionPolicy
   

   Você também pode usar Get-SPOTenant e marcar as EnableAutoExpirationVersionTrimpropriedades , MajorVersionLimit, ExpireVersionsAfterDays, e VersionPolicyFileTypeOverride .

2. (Opcional, mas fortemente recomendado) Análise What-If

Antes de se comprometer com um corte, você pode estimar o impacto da política de versão do locatário sem excluir nenhuma versão:

1. Execute um trabalho de coleta de dados para coletar dados de versão em todos os sites:

   New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -CollectVersionData
   

2. Monitore o trabalho de coleta de dados até que ele seja concluído:

   Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobProgress
   

3. Executar consultas de hipóteses para estimar o impacto da aplicação de sua política:

   Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobImpact
   

   Você pode executar várias consultas de hipóteses com diferentes opções de política usando Get-SPOVersionPolicyWithChanges para criar objetos de política modificados para comparação.

4. Examine o impacto projetado e escolha uma política de versão desejada.

3. Cortar versões existentes e atualizar políticas da biblioteca de documentos

Depois de confirmar a política de versão do locatário e examinar o impacto projetado:

1. Execute o trabalho de corte com as opções desejadas:

   # Trim existing versions AND set version policy on all libraries
   New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -TrimVersions -SetVersionPolicy
   
   # Or trim only (without updating library policies)
   New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -TrimVersions
   
   # Or set policy only (without trimming existing versions)
   New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -SetVersionPolicy
   
   # Or specify a custom version policy object
   $policy = Get-SPOVersionPolicyWithChanges -VersionPolicy (Get-SPOTenantVersionPolicy) -EnableAutoExpirationVersionTrim $true
   New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -VersionPolicy $policy -TrimVersions
   

2. Monitore e valide o trabalho de corte:

   Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobProgress
   

3. Cancelar um trabalho em andamento (se necessário):

   Remove-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob
   

   Observação

   Depois que o cmdlet for executado com êxito, todas as novas exclusões de versões assíncronas serão interrompidas. O cancelamento de um trabalho de corte não afeta as versões que foram excluídas permanentemente enquanto o trabalho estava em andamento.

Referência de cmdlet do PowerShell no nível do locatário

Saiba mais

Para obter mais informações, marcar os seguintes recursos:

• Tutorial: Gerar relatório de uso de versão
• Tutorial: Executar análise de hipóteses
• Tutorial: Trabalho de corte de fila
• Limites de Versão de Tipo de Arquivo
• Iniciar uma solicitação de sincronização e corte de configurações de versão para bibliotecas de documentos existentes em um site usando New-SPOSiteManageVersionPolicyJob
• Acompanhar o progresso das configurações de versão sincronizar e cortar solicitações para bibliotecas de documentos existentes em um site usando Get-SPOSiteManageVersionPolicyJobProgress
• Cancelar o processamento adicional das configurações de versão sincronizar e cortar as bibliotecas de documentos existentes no site usando Remove-SPOSiteManageVersionPolicyJob
• Iniciar uma solicitação de corte de versão para uma biblioteca de documentos usando New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob
• Acompanhar o progresso de uma solicitação de corte de versão para uma biblioteca de documentos usando Get-SPOListFileVersionBatchDeleteJobProgress
• Cancelar o processamento adicional de um corte de versão para uma biblioteca de documentos usando Remove-SPOListFileVersionBatchDeleteJob