Explorar as barreiras de informações do Microsoft Purview

O Microsoft 365 permite a comunicação e a colaboração entre grupos e organizações. Ele também dá suporte a maneiras de restringir a comunicação e a colaboração entre grupos específicos de usuários quando necessário. Por que as organizações desejam restringir a comunicação e a colaboração? Bem, alguns dos problemas mais comuns com os quais as empresas lutam são conflitos de interesse e informações privilegiadas com intercomunicação e colaborações entre determinados grupos dentro da organização. Esses cenários podem exigir que uma organização restrinja a colaboração entre determinados funcionários para proteger informações internas.

O Microsoft 365 resolve esses tipos de problemas com IB (Barreiras de Informações do Microsoft Purview). O IB é uma solução de conformidade que permite que as organizações restrinjam a comunicação bidirecional e a colaboração entre grupos e usuários no Microsoft Teams, SharePoint e OneDrive. Indústrias altamente regulamentadas geralmente usam barreiras de informação. O IB pode ajudar as organizações a evitar conflitos de interesse e proteger informações internas entre usuários e áreas organizacionais.

Nas Barreiras de Informações do Microsoft Purview, um segmento é um agrupamento lógico de usuários ou grupos de usuários que estão sujeitos ao mesmo conjunto de políticas de barreira de informações. As organizações normalmente criam segmentos com base em fatores como função de trabalho, departamento ou unidade de negócios. Quando as organizações criam segmentos diferentes, elas podem aplicar políticas diferentes a diferentes grupos de usuários, dependendo de seus requisitos específicos de acesso a dados e privacidade.

Por exemplo, uma organização cria um segmento para funcionários do departamento financeiro que têm acesso a dados financeiros confidenciais. Em seguida, ele aplica um conjunto de políticas IB que restringem o acesso a esses dados. A organização cria um segmento separado para funcionários do departamento de Marketing que não têm acesso a dados financeiros. Em seguida, aplica um conjunto diferente de políticas de IB que restringem seu acesso aos dados de marketing.

Os segmentos nas Barreiras de Informações do Microsoft Purview ajudam as organizações a gerenciar e controlar o acesso a dados confidenciais. Eles fazem isso criando agrupamentos lógicos de usuários e aplicando políticas com base nesses agrupamentos.

O que são Barreiras de Informações do Microsoft Purview?

Barreiras de Informações é um recurso do Microsoft Purview. O IB permite que as organizações configurem políticas que controlam o acesso a dados confidenciais. Também impede que determinados usuários ou grupos acessem esses dados. O IB pode ajudar as organizações a garantir que apenas usuários autorizados possam acessar seus dados e somente quando tiverem uma necessidade legítima de acessar esses dados. Esse recurso pode ser útil em cenários em que há requisitos regulatórios sobre acesso e privacidade de dados ou em que há preocupações sobre conflitos de interesse.

Um administrador de Conformidade ou um administrador de Barreira de Informações pode definir políticas para permitir ou impedir comunicações entre grupos de usuários no Microsoft Teams. As organizações podem usar barreiras de informações para situações como estas:

• Proibir a comunicação ou o compartilhamento de arquivos entre usuários de equipes diferentes.
• Proibir chamadas ou chat online entre usuários em determinados grupos dentro da organização.
• Restringir um usuário a apenas ligar ou conversar online com uma equipe específica.
• Restringir o compartilhamento de arquivos ou o acesso a um determinado site por qualquer pessoa de fora de uma equipe específica.

O Microsoft Teams, o SharePoint Online e o OneDrive for Business dão suporte às Barreiras de Informações do Microsoft Purview. O Microsoft Purview executa verificações sempre que os usuários cobertos pelas políticas de IB tentam se comunicar e colaborar com outros usuários no Microsoft Teams, SharePoint Online ou OneDrive. Essas verificações determinam se o Microsoft Purview permite ou impede a comunicação e a colaboração com base nas políticas de IB em vigor. O objetivo dessas verificações é garantir que os usuários compartilhem informações apenas com usuários autorizados, conforme definido pelas políticas do IB.

A ilustração a seguir é uma representação visual de como funciona uma política de Barreira de Informações do Microsoft Purview. Neste exemplo, uma organização tem uma política de IB que impede que a equipe de banqueiros de investimento se comunique ou colabore com a equipe de consultores financeiros. No entanto, ambos ainda podem se comunicar com outras equipes, como o grupo de RH.

O setor de serviços financeiros é tradicionalmente o principal fator de barreiras de informação. A Autoridade Reguladora do Setor Financeiro (FINRA) analisa as barreiras de informações e os conflitos de interesse dentro das firmas-membro. Em seguida, fornece orientação sobre como gerenciar tais conflitos (como FINRA 2241, Aviso Regulatório de Pesquisa de Dívidas 15-31).

Como funcionam as políticas de barreira de informações?

As políticas de Barreira de Informações do Microsoft Purview impedem que pessoas que não devem se comunicar ou compartilhar arquivos com determinados usuários encontrem, selecionem, conversem ou liguem para esses usuários. Com as Barreiras de Informações do Microsoft Purview, as verificações estão em vigor para evitar esses tipos de comunicação e colaboração não autorizadas.

As barreiras de informações se aplicam ao Microsoft Teams (chats e canais), SharePoint Online e OneDrive. No Microsoft Teams, as políticas de barreira de informações determinam e impedem os seguintes tipos de comunicação não autorizada:

• Pesquisando itens que um usuário pode acessar
• Adicionar um novo membro à equipe
• Iniciar uma sessão de chat com alguém
• Iniciar um chat em grupo
• Convide alguém para participar de uma reunião
• Compartilhamento de uma pasta
• Fazendo uma chamada
• Compartilhando um arquivo com outro usuário
• Acesso ao arquivo por meio do link de compartilhamento

Se uma política de IB proíbe certos indivíduos de se envolverem em uma atividade específica, o sistema os impede de continuar com essa atividade. Potencialmente, o sistema pode impedir que todos incluídos em uma política de barreira de informações se comuniquem com outras pessoas no Microsoft Teams. Quando as pessoas afetadas por políticas de barreira de informações fazem parte da mesma equipe ou chat em grupo, você pode removê-las dessas sessões de chat. Por sua vez, o sistema pode não permitir mais comunicação com o grupo.

No SharePoint Online e no OneDrive, as políticas de barreira de informações determinam e impedem os seguintes tipos de colaborações não autorizadas:

• Adicionando um membro a um site.
• Acesso ao site ou conteúdo por um usuário.
• Compartilhar site ou conteúdo com outro usuário.
• Pesquisando um site.

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