Guia de implantação de Insights pessoais

Como administrador, você se beneficia de saber o que o Microsoft Viva Insights oferece aos participantes e o que você pode fazer para habilitar e aprimorar sua experiência.

O que é o Viva Insights?

Para saber mais rapidamente sobre o Viva Insights, marcar o Microsoft Viva Insights.

Benefícios do uso

O Viva Insights pode ajudar os participantes a fortalecer suas relações de trabalho, ter mais tempo para se concentrar em trabalhos importantes e melhorar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal. O Viva Insights faz isso mostrando aos usuários insights sobre seus hábitos de trabalho. Eles derivam esses insights de dados do Microsoft 365 sobre emails, reuniões, chamadas e chats.

Usando o Viva Insights, você e sua equipe podem realizar grandes feitos.

  • Melhore os padrões de trabalho por meio de insights de produtividade pessoal - O Viva Insights usa dados diários do Microsoft 365 para fornecer informações sobre como você gasta seu tempo e dicas que o ajudam a trabalhar de forma mais inteligente.
  • Melhore seus relacionamentos - Aumente seu tempo de colaboração, melhore suas reuniões de equipe e aumente sua rede.
  • Obtenha mais tempo de foco - Encontre mais tempo para eliminar distrações, interromper multitarefas e se concentrar em suas principais prioridades.
  • Melhore seu equilíbrio entre vida profissional e pessoal - Melhore seus padrões de trabalho e reduza o tempo que você gasta trabalhando para melhorar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal e o bem-estar geral.

Valor comercial do Viva Insights

Mais pessoas do que nunca sentem que não têm controle sobre seu tempo no trabalho. Muitas equipes passam 80-90% da semana participando de reuniões, enviando e-mails e conversando ao telefone. Porém, 50% do tempo de reunião é improdutivo e quase metade dos funcionários informa que seu trabalho interfere na vida familiar.

O Viva Insights é uma extensão da sua experiência de cliente do Microsoft 365 que ajuda você a encontrar oportunidades para criar melhores hábitos e recuperar o controle do seu tempo.

Você e seus usuários são responsáveis

Privacidade de dados

Nenhuma das informações pessoais de um usuário é compartilhada com seus colegas de trabalho ou gerentes. O Viva Insights segue os regulamentos de conformidade, como o GDPR. Consulte também o Guia de privacidade para administradores.

Concedendo acesso

Logo após atribuir licenças com um plano de serviço do Microsoft Viva Insights aos usuários, eles terão acesso a elementos de insights pessoais, como o Viva Insights no Teams e na Web, sugestões embutidas no Outlook e o suplemento Viva Insights do Outlook.

O acesso a esses elementos depende do plano vigente na sua organização. Para obter detalhes, consulte Acesso a elementos do Viva Insights.

O Personal Insights com o Microsoft Viva Insights é uma solução pronta para uso e fácil de implantar que ajuda você e seus colegas de trabalho a melhorar seus hábitos de produtividade pessoal. Ele está amplamente disponível para usuários do Microsoft 365 com esses planos de serviço. Depois que as licenças são atribuídas, o Viva Insights é ativado por padrão, embora você possa personalizar sua implantação seguindo as etapas neste guia.

Implementar o Viva Insights

Você pode implantar o Viva Insights em sua organização de uma só vez ou em fases. Em ambos os casos, antes de lançar o produto amplamente, recomendamos que você obtenha adesão adicional, uma etapa opcional descrita na seção de etapas preparatórias a seguir.

Lista de verificação de distribuição do Viva Insights

  1. (Opcional) Conclua as etapas preparatórias.
  2. Escolha um cenário de distribuição.
  3. Conclua as etapas no cenário de distribuição que você escolheu.

Etapas preparatórias

É fácil ativar o Viva Insights para todos os usuários da sua organização, pois ele vem com sua assinatura do Microsoft 365. Aqui está uma lista de etapas recomendadas, mas opcionais, que sua organização pode considerar antes de ativar o Viva Insights:

  • Criar um plano de comunicação – identifique como sua organização se comunicará efetivamente com os usuários durante e após a distribuição do Viva Insights. Tornar mais fácil para os usuários encontrar informações sobre o Viva Insights. Por exemplo, use grupos do Viva Engage ou sites do SharePoint para ajudar os usuários a saber mais sobre os benefícios do uso do Viva Insights em sua organização.
  • Considere as partes interessadas – pode ser importante em sua organização identificar e se comunicar com as partes interessadas antes da distribuição do Viva Insights. Consulte Incluir stakeholders.
  • Considere executar um piloto primeiro – antes de dimensionar o Viva Insights para toda a sua organização, talvez você queira considerar a execução de uma distribuição piloto com um subconjunto de usuários. Especialmente para grandes organizações, é uma etapa natural testar uma ampla distribuição em pequena escala primeiro, conduzindo um piloto para validar a prontidão do usuário, identificar e mitigar problemas e ajudar a garantir uma implementação bem-sucedida em toda a organização.
  • Segurança e privacidade – o Viva Insights é seguro e criado para proteger a privacidade do usuário. O Guia de privacidade descreve como o Viva Insights está em conformidade com os regulamentos de privacidade. Recomendamos que você compartilhe este guia de privacidade com as equipes de segurança e privacidade para que elas entendam melhor os recursos de privacidade do Viva Insights.
  • Vincular à iniciativa existente – ao apresentar o Viva Insights, vincule-o a uma iniciativa ou plano de treinamento existente em sua organização, como uma iniciativa de bem-estar do funcionário. Evite introduzi-lo como uma ferramenta de tecnologia, mas sim como uma ferramenta de mudança de hábito integrada aos valores da organização.

Incluir os stakeholders

Identificar e notificar seus principais stakeholders pode ser uma etapa preliminar importante em seu processo de implantação. Esses stakeholders devem entender o valor, os cronogramas e as experiências esperadas que acompanham a distribuição. Quando gerenciadas de forma proativa, essas partes interessadas podem se tornar defensores valiosos para levar o processo de implantação adiante.

Aqui estão algumas funções que você pode considerar como parte do projeto de lançamento:

  • Líder de segurança – analisa o Guia de privacidade para saber mais sobre segurança de dados no Viva Insights.
  • Administrador do Microsoft 365 – habilita e desabilita o acesso do Viva Insights de acordo com os requisitos de negócios; consulte Cenários de distribuição.
  • Líder de Suporte ou Suporte Técnico - Gerencia perguntas de usuários. Algumas respostas úteis podem ser encontradas nas perguntas frequentes sobre insights pessoais.
  • Líder de treinamento – executa um workshop de treinamento sobre o Viva Insights.

Escolha um cenário de distribuição

Esta seção apresenta quatro cenários para implantar o Viva Insights. Um administrador do Microsoft 365 pode implementar qualquer um desses cenários usando o PowerShell ou usando o Centro de administração do Microsoft 365. Normalmente, os administradores usam o centro de administração para configurar amplamente o Viva Insights para a maioria ou todos os usuários e usam o PowerShell para definir configurações específicas para usuários selecionados.

Cenários de distribuição

Selecione e conclua um dos seguintes cenários:

  • Ativado por padrão. Para todos os usuários, todas as superfícies do Viva Insights são ativadas por padrão. Este é o cenário padrão.
  • Desativado por padrão. O Viva Insights está desativado por padrão; os usuários podem ativar individualmente algumas ou todas as superfícies do Viva Insights.
  • Implantação mista. Alguns usuários aceitaram e outros recusaram todas as superfícies do Viva Insights.

Padrão ativado

Nesse cenário, todas as superfícies do Viva Insights são ativadas por padrão para todos os usuários. Eles terão acesso ao aplicativo Viva Insights na Web, ao suplemento Viva Insights do Outlook e a sugestões embutidas no Outlook.

Saiba como implementar esse cenário de distribuição em Configurar padrões de insights pessoais.

Desativado por padrão

Nesse cenário, o Viva Insights está desativado por padrão, mas os usuários podem ativá-lo por conta própria — todos os recursos ao mesmo tempo ou recursos individuais. Os usuários podem ativar recursos por meio de seu aplicativo Viva Insights no Teams ou na Web.

Saiba como implementar esse cenário de distribuição em Configurar padrões de insights pessoais

Implantação mista

Nesse cenário, alguns usuários aceitaram e outros recusaram todas as superfícies do Viva Insights. Aqueles que aceitaram podem abrir o Viva Insights no Teams e na Web e ver o suplemento Viva Insights no Outlook. Aqueles que começam como recusados veem a página "off" padrão mostrada aqui, onde eles podem usar as Configurações para aceitar qualquer uma das superfícies do Viva Insights.

Saiba como implementar esse cenário de distribuição em Configurar padrões de insights pessoais.

Executar uma distribuição piloto

Para grandes organizações, recomendamos que você execute uma distribuição piloto em pequena escala antes de implantar o Viva Insights para toda a organização. Este piloto pode ajudá-lo a validar a prontidão e identificar e atenuar quaisquer problemas para ajudar a garantir uma distribuição bem-sucedida. Esta seção fornece dicas e descreve as etapas para executar um piloto.

Para obter os resultados mais realistas do piloto, ele deve envolver um grupo de usuários reais que estejam entusiasmados em experimentar novas tecnologias e dispostos a compartilhar suas experiências com seus colegas.

Pré-requisitos do piloto

Antes de iniciar o piloto, use estas opções:

  • Defina e meça metas. Você precisará de metas claramente definidas para medir o sucesso do piloto.
  • Duração. Identifique as datas de início e término do piloto. Dica: deixe funcionar por no mínimo 45 dias.
  • Recrutar usuários piloto. Inclua uma combinação equilibrada de partes interessadas e participantes no grupo piloto. Inclua uma variedade de funções diferentes, como gerentes com subordinados diretos e usuários de diferentes departamentos.
  • Acompanhe seu trabalho. Comece pequeno e reserve um tempo para fazer uma pausa, avaliar os resultados e ajustar o piloto.

Linha do linha do tempo do piloto

Recomendamos que você siga estas etapas para conduzir o piloto:

  1. Treine os participantes piloto sobre como usar o Viva Insights.
  2. Atribuir o plano de serviço – antes de distribuir o Viva Insights para os usuários piloto, verifique se todos os usuários foram atribuídos a um plano de serviço do Viva Insights no Centro de administração do Microsoft 365.
  3. Iniciar o piloto – iniciar o piloto. Anuncie aos participantes do piloto que o piloto está começando e lembre-os de sua duração e de suas tarefas, conforme descrito no plano de teste. Consulte Conduzir o piloto para obter mais detalhes.
  4. Consulte as partes interessadas - Ao longo do piloto, reúna-se com as partes interessadas do projeto para revisar o feedback do usuário à medida que ele chegar e resolver quaisquer problemas técnicos que surjam para garantir que o piloto esteja funcionando sem problemas.
  5. Avaliar e planejar – Use os resultados do piloto para planejar suas próximas etapas. Consulte Avaliar as lições piloto e fazer um planejamento.

Definir e medir metas

Para julgar o sucesso do piloto, você precisa saber se os participantes obtiveram valor do produto e o recomendariam a seus colegas. Considere o uso de uma pesquisa para avaliar o sentimento e a utilidade do produto.

Criar um plano de teste

Para uma experiência piloto bem-sucedida, forneça aos participantes tarefas claramente definidas para serem concluídas, juntamente com uma maneira de compartilhar seus comentários. Exemplos do que os usuários podem fazer no Viva Insights incluem:

  • Aceite um ou todos os recursos do Viva Insights.
  • Obtenha automaticamente o tempo de foco todos os dias.
  • Use a guia Insights para acompanhar tarefas pendentes, preparar-se para reuniões ou acompanhar documentos não lidos.

Coletar feedback

Certifique-se de ter um canal de comentários aberto para acompanhar o progresso e medir resultados, como:

  • Elabore uma pesquisa e use-a após a conclusão do piloto para capturar e avaliar os resultados.
  • Crie um canal do Teams ou uma comunidade do Viva Engage para que os participantes do piloto participem e compartilhem suas experiências. Como alternativa, use o Viva Engage.

Recrutar usuários piloto

Os usuários piloto fazem parte da primeira fase do lançamento da empresa. Comunique-se com aqueles que são os primeiros usuários de uma nova ferramenta para impulsionar a produtividade pessoal e melhorar os padrões de trabalho no trabalho. Eles devem estar dispostos a fornecer feedback. Compartilhe com eles que seus comentários facilitarão as coisas para todos os outros nas fases posteriores da distribuição, ajudando a melhorar o conhecimento de configuração, a documentação interna e as notificações aos participantes. Observe que é melhor que os usuários piloto não sejam líderes executivos.

A identificação dos usuários piloto pode exigir discussão entre a equipe de TI e os chefes de departamento dos grupos-alvo. Nesta discussão, tente identificar usuários que estão entusiasmados com o uso de novas ferramentas para melhorar seu trabalho.

Recomendado: Considere agrupar os usuários piloto em grupos que correspondam aos diferentes cenários de implantação. Isso permite que o administrador do Microsoft 365 obtenha comentários sobre os diferentes cenários antes de implementá-los em uma escala maior.

Treinar participantes do piloto

Sua organização pode escolher uma pessoa interna responsável pelo treinamento dos usuários piloto.

Conduzir o piloto

Veja a seguir um exemplo de linha de linha do tempo para um piloto de 45 dias.

  • Durante a semana anterior ao início do piloto:

    • Envie uma comunicação inicial aos usuários do piloto sobre o que esperar e quando. Essa também é uma boa oportunidade para realizar treinamento ou compartilhar materiais de treinamento sobre como usar o Viva Insights. Você também pode enviar uma pesquisa agora para comparar o sentimento do usuário antes e depois do piloto.
    • Atribua um plano de serviço do Viva Insights a usuários piloto no Centro de administração do Microsoft 365. Escolha o cenário de distribuição e siga as etapas de distribuição do administrador para inscrever usuários no Viva Insights.

  • Dia 1 – Envie o email de anúncio informando que o piloto está começando.

  • Dia 14 - Envie uma comunicação de ponto médio para os usuários piloto e, opcionalmente, envie uma pesquisa.

  • Dia 40 - Enviar a comunicação final para os usuários piloto. Faça uma pesquisa final sobre sua experiência.

  • Dias 41 a 45 - Avalie os resultados do piloto e planeje as próximas etapas.

Avalie as lições piloto e faça um plano

Após a conclusão do piloto, reúna todas as pesquisas de comentários, tíquetes de suporte e outras métricas. Analise-os com seus objetivos em mente e planeje a distribuição real do Viva Insights. Use sua análise do piloto para decidir se sua organização está pronta para uma implantação ampla do Viva Insights. Se não estiver, considere estender o piloto para mais usuários. Consulte Opções pós-piloto.

Opções pós-piloto

Os objetivos do piloto foram alcançados? Considere estas próximas etapas
Sim (por exemplo, a satisfação do usuário foi alta) Você está pronto para iniciar a fase de distribuição. Dependendo de seus objetivos, você pode fazer o seguinte:
  • Estenda o piloto para participantes adicionais, talvez em funções diferentes ou com padrões de colaboração diferentes do grupo piloto inicial.
  • Aceite o Viva Insights para outros grupos selecionados em sua organização.
  • Aceite o Viva Insights para todos os outros usuários em sua organização.
Não Ajuste seu plano e reveja o piloto. Para garantir que as metas sejam atingidas, recomendamos que você vincule as metas às iniciativas existentes em sua organização.

Outros recursos

Se os usuários tiverem dúvidas sobre como usar o Viva Insights, aponte-os para as perguntas frequentes do Personal Insights para obter respostas.

Recursos para as partes interessadas

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