Gestão de tarefas

A gestão de tarefas permite-lhe criar tarefas que têm de ser concluídas para contratar (integrar), desvincular (processar a saída de) e transferir (fazer a transição de) colaboradores. A gestão de tarefas utiliza o conceito de listas de verificação. Uma lista de verificação é uma lista de tarefas de inclusão, exclusão ou transição. A gestão de tarefas utiliza listas de verificação para agrupar tarefas e atribuí-las a indivíduos ou grupos. A funcionalidade das listas de verificação para inclusão, exclusão e transições é semelhante.

Descrição geral das listas de verificação

Uma lista de verificação consiste num grupo de tarefas. As listas de verificação dão-lhe uma forma flexível de agrupar tarefas e pode reutilizá-las (por exemplo, quando contrata mais colaboradores). Pode criar tantas listas de verificação quantas necessitar e pode atribuir as mesmas tarefas a várias listas de verificação.

Exemplos

Os exemplos seguintes mostram como pode usar listas de verificação no processo de integração. No entanto, como a funcionalidade das listas de verificação para inclusão, exclusão e transições é semelhante, as informações também se aplicam aos processos de exclusão e transição.

Como parte do processo de inclusão, os profissionais de Recursos Humanos (RH) podem criar tarefas que monitorizem o progresso de inclusão dos colaboradores que vão entrar e recém-contratados. Uma vez que o processo de inclusão pode variar, dependendo da posição ou localização geográfica do colaborador, é possível criar várias listas de verificação de inclusão para acomodar diferentes situações de contratação.

Exemplo 1

Cada colaborador contratado nos Estados Unidos tem de completar tarefas como o preenchimento de formulários de retenção de impostos na fonte. No entanto, tarefas como a atribuição de um carro da empresa podem ser aplicáveis apenas ao pessoal de nível executivo. Neste caso, crie duas listas de verificação de integração: apenas para funcionários sediados nos EUA e apenas para Executivos. Depois, quando contratar um gestor de nível intermédio nos Estados Unidos, selecione a lista de verificação dos funcionários sediados nos EUA. No entanto, ao contratar um executivo nos Estados Unidos, selecione ambas as listas de verificação para garantir que todas as tarefas de integração necessárias são concluídas.

Exemplo 2

Uma empresa tem tanto colaboradores sazonais como colaboradores regulares com horário completo. Embora algumas tarefas (como a verificação da hora de chegada do novo colaborador) se apliquem a colaboradores de ambos os tipos, algumas tarefas adicionais aplicam-se apenas a colaboradores regulares com horário completo. Neste caso, crie duas listas de verificação. Ambas as listas de verificação incluem as tarefas que se aplicam tanto a trabalhadores sazonais como a trabalhadores regulares com horário completo, mas apenas uma lista de verificação inclui as tarefas que são específicas dos trabalhadores regulares com horário completo.

Área de trabalho Gestão de tarefas

O espaço de trabalho Gestão de tarefas apresenta todas as tarefas atribuídas a utilizadores nos processos de integração, saída e transição. Para ver as tarefas de um processo, selecione o separador apropriado no canto superior esquerdo: Inclusão, Exclusão ou Transições. Por predefinição, apenas profissionais de RH podem aceder à área de trabalho Gestão de tarefas.

O separador Inclusão contém a lista A iniciar brevemente que mostra os colaboradores que vão entrar e a lista Contratações recentes que mostra os colaboradores recentemente contratados. Em ambas as listas, só é possível selecionar um colaborador. Ao selecionar um colaborador, todas as tarefas que estão relacionadas com a inclusão desse colaborador são mostradas no lado direito da página. O separador Inclusão contém também a lista Todas as tarefas que mostra todas as tarefas para todos os colaboradores que vão entrar ou recém-contratados. Finalmente, contém uma lista de tarefas em atraso e uma lista de tarefas que são atribuídas ao utilizador atual.

O separador Offboarding contém uma lista de colaboradores que estão a sair da empresa e uma lista de colaboradores que já saíram da empresa. Em ambas as listas, só é possível selecionar um colaborador. Ao selecionar um colaborador, todas as tarefas que estão relacionadas com a exclusão desse colaborador são mostradas. O separador Exclusão contém também a lista Todas as tarefas que mostra todas as tarefas para os colaboradores que vão sair ou que saíram da empresa. Finalmente, contém uma lista de tarefas em atraso e uma lista de tarefas que são atribuídas ao utilizador atual.

O separador Transições contém uma lista Todas as tarefas que mostra todas as tarefas para todos os colaboradores que estão a mudar de posição ou que mudaram recentemente. Há também uma lista de tarefas em atraso e uma lista de tarefas atribuídas ao utilizador atual.

Nos três separadores, os gestores e assistentes de RH podem completar as seguintes atividades:

• Aplicar uma lista de verificação a um colaborador
• Atualizar o estado de uma tarefa
• Reatribuir uma tarefa
• Atualizar a data para conclusão de uma tarefa

Configuração de tarefas

Pode criar tarefas individualmente e, em seguida, reutilizá-las em várias listas de verificação. Para criar uma tarefa, na página Configuração de inclusão, no separador Tarefas, selecione Novo.

Atribua uma tarefa criada a múltiplas listas de verificação selecionando a tarefa e depois selecionando Aplicar a listas de verificação no menu.

Em alternativa, pode adicionar tarefas diretamente a uma lista de verificação. Para adicionar uma tarefa a uma lista de verificação, na página Configuração de inclusão, no separador Lista de verificação, crie uma nova lista de verificação para adicionar a tarefa ou adicione a tarefa a uma lista de verificação existente.

Para editar uma tarefa na biblioteca, selecione Editar no menu da biblioteca de tarefas. Se a tarefa estiver associada a alguma lista de verificação, a página Editar tarefa mostra essas listas. Se quiser atualizar as tarefas em qualquer lista de verificação com as edições, selecione essas listas na secção Aplicar a listas de verificação .

Para eliminar tarefas da biblioteca, selecione a opção Eliminar. Se uma tarefa estiver associada a qualquer lista de verificação, essa ação não apaga a tarefa dessa lista. Deve remover a tarefa da lista de verificação numa ação separada.

A tabela seguinte descreve os campos que estão disponíveis ao criar uma tarefa por qualquer dos métodos.

Ligações de tarefas

Uma ligação de tarefa fornece uma ligação para uma página Web externa ou uma página na aplicação Dynamics 365. Especifique um link de tarefa se a pessoa atribuída a uma tarefa deve ir a uma página web específica ou a uma página específica na aplicação Dynamics 365 para completar essa tarefa. Ao criar um link de tarefa, selecione uma das seguintes opções:

• Item do menu – Selecione esta opção para mostrar uma lista de todas as páginas na aplicação Dynamics 365. Selecione uma página na lista.

• URL – Selecione esta opção e introduza o URL da página web para onde pretende que a pessoa atribuída à tarefa vá. A página especificada pode ser uma página que não faça parte da aplicação Dynamics 365.

• Detalhes do trabalhador – Se selecionar esta opção, selecione uma das seguintes opções:

  • Ações de gestão personalizada do colaborador – Esta opção mostra uma lista de páginas que estão disponíveis em Gestão personalizada do colaborador. Utilize-a se a tarefa que foi atribuída ao colaborador incluído tiver de ser completada em Gestão personalizada do colaborador. Por exemplo, se quiser que o colaborador introduza as respetivas informações de contacto pessoal, selecione Ações de gestão personalizada do colaborador e, em seguida, selecione Detalhes pessoais>Informações pessoais.
  • Ações de gestão do trabalhador – Esta opção mostra uma lista de páginas que estão relacionadas com o registo do trabalhador, mas que não são acessíveis ao trabalhador. Por exemplo, se quiser que o responsável da tarefa insira informações específicas de um trabalhador integrado, como informações de compensação, selecione Ações de gestão do trabalhador e depois selecione Compensação>Remuneração Fixa.

Tipos de atribuição

Quando um colaborador é contratado, despedido ou transferido, uma ou mais listas de verificação podem ser selecionadas. Depois de uma lista de verificação ser selecionada, e o processo de contratação, rescisão ou transferência estar concluído, são criadas e atribuídas tarefas aos utilizadores para monitorizar o progresso.

Quando uma tarefa é criada, é atribuída a um utilizador específico. O utilizador ao qual uma tarefa é atribuída depende do tipo de atribuição que é selecionado para essa tarefa. Os valores que se seguem estão disponíveis no campo Tipo de atribuição:

• Trabalhador – Atribua a tarefa a um trabalhador específico. Depois de selecionar este valor, selecione o trabalhador no campo Atribuído a.

• Posição – Atribua a tarefa a uma posição específica. Depois de selecionar este valor, selecione a posição no campo Atribuído a.

  Por exemplo, um engenheiro de TI é sempre responsável por preparar um portátil para um novo colaborador. Neste caso, ao criar a tarefa de configuração do computador portátil, selecione Posição como o tipo de atribuição e, em seguida, selecione Engenheiro informático como a posição. Depois, quando contratas um funcionário e atribuis a checklist, a tarefa de configuração do portátil é atribuída ao trabalhador que está na posição de engenheiro de TI no momento em que a ação de contratação é introduzida.

• Grupo – Atribua a tarefa a um grupo de posições (grupo de atribuição). Depois de selecionar este valor, selecione o grupo no campo Atribuído a. Para obter mais informações, consulte a secção Criação de grupos de atribuição (opcional).

• Gestor – Atribua a tarefa ao gestor do colaborador que está a ser contratado, despedido ou transferido.

  Importante

  Quando é aplicada uma lista de verificação, se nenhuma posição estiver atualmente atribuída ao colaborador contratado, despedido ou transferido, não é possível determinar o gestor. Neste caso, a tarefa é atribuída ao proprietário da lista de verificação. Para obter mais informações, consulte a secção Configuração de listas de verificação.

• Colaborador – Atribua o colaborador que está a ser contratado, despedido ou transferido.

Datas para conclusão de tarefas e o campo de compensação da data para conclusão

As datas para conclusão de tarefas são baseadas na data de início do emprego, data de rescisão ou data de transição. Algumas tarefas têm de ser concluídas antes da data de início de um colaborador, enquanto outras tarefas podem ser concluídas posteriormente. Quando definir uma tarefa, defina o campo de deslocamento da data de vencimento para especificar uma data de vencimento relativa à data de início, data de término ou data de transição. Por exemplo, um engenheiro informático tem de preparar um computador portátil para um novo colaborador dois dias antes da data de início desse colaborador. Neste caso, ao criar a tarefa de configuração do computador portátil, defina o campo Compensação da data para conclusão para -2. Em seguida, se a data de início de um funcionário for 5 de maio, a tarefa tem como prazo o dia 3 de maio.

As datas para conclusão são calculadas com base no calendário que está associado à lista de verificação. Para obter mais informações, consulte a secção Configuração de listas de verificação.

Instruções

Tarefas complexas podem exigir múltiplos passos, ou a pessoa que está a executar a tarefa pode precisar de fornecer informações adicionais. No campo Instruções , introduza instruções ou informações adicionais para ajudar a pessoa atribuída à tarefa a completá-la.

Configuração de listas de verificação

Uma lista de verificação consiste num grupo de tarefas. Podes criar quantas listas de verificação precisares e atribuir as mesmas tarefas a várias listas de verificação.

Para criar uma nova tarefa numa lista de verificação, selecione Nova na barra de menu Tarefas. Quando cria uma nova tarefa, pode optar por adicioná-la à biblioteca de tarefas, para que possa ser partilhada entre várias listas de verificação. Só pode adicionar a tarefa à biblioteca se a opção Aplicar tarefa à biblioteca estiver definida como Sim. Se adicionar a tarefa à biblioteca de tarefas, pode também adicioná-la a outras listas de verificação ao mesmo tempo ao selecionar essas listas de verificação na secção Aplicar a listas de verificação. Se não adicionares a tarefa à biblioteca, ela existe apenas na lista de verificação onde a crias.

Para editar uma tarefa na lista de verificação, selecione Editar. Se a tarefa estiver associada a alguma lista de verificação, essas listas aparecem na página Editar tarefa . Se pretender que as tarefas noutras listas de verificação sejam atualizadas com as edições, selecione essas listas de verificação na secção Aplicar a listas de verificação.

Para remover tarefas da lista de verificação, selecione Remover. Esta ação apenas remove tarefas da lista de verificação. Não as elimina da biblioteca de tarefas. Para eliminar uma tarefa da biblioteca, aceda à página da biblioteca de tarefas e selecione Eliminar.

Ao criar uma lista de verificação, especifica um proprietário e um calendário.

Se o campo do tipo de atribuição para uma tarefa estiver definido como Posição, Gestor ou Grupo, mas não for possível obter um indivíduo específico do tipo de atribuição, a tarefa é atribuída ao proprietário da lista de verificação. Aqui estão alguns exemplos de situações em que as tarefas são atribuídas ao proprietário da lista de verificação:

• Nenhuma posição é atribuída ao colaborador que está a ser contratado ou despedido. Como o colaborador não tem uma atribuição de posição, não é possível determinar o respetivo gestor.
• O campo Tipo de atribuição é definido para Posição, mas nenhum colaborador é atribuído à posição no momento em que a tarefa é criada. Por exemplo, a tarefa Configurar computador portátil é atribuída à posição número 000876 (Especialista de Suporte Técnico). No momento em que um colaborador é contratado, nenhum colaborador é atribuído à posição 000876. Por isso, é criada uma tarefa para o proprietário da lista de verificação.
• O campo Tipo de atribuição é definido para Grupo, mas nenhum colaborador é atribuído às posições do grupo no momento em que a tarefa é criada.

O calendário especificado para uma lista de verificação é utilizado para calcular a data para conclusão das tarefas que fazem parte dessa lista de verificação. Os dias úteis e não úteis são definidos na configuração do calendário. Os dias úteis são incluídos quando a data de entrega das tarefas é calculada, e os dias não úteis são excluídos. Os dias não úteis incluem fins de semana e feriados.

Depois de configurar um calendário, associe-o a um modelo de checklist. Desta forma, a data para conclusão de cada tarefa da lista de verificação é calculada da mesma forma. Pode configurar vários calendários, mas cada lista de verificação pode estar associada a apenas um calendário.

Criação de grupos de atribuição (opcional)

Por vezes, um grupo de indivíduos é responsável por uma tarefa. Por exemplo, um grupo de trabalhadores de TI pode ser responsável pela preparação de computadores portáteis para novas contratações.

Para configurar um grupo de tarefas, siga estes passos:

1. Na página Atribuição de grupo, selecione Novo.
2. Introduza um nome (por exemplo, Computador portátil de TI) e uma descrição para o grupo.
3. Selecione Guardar.
4. No separador rápido Membros, selecione Adicionar.
5. No campo Posições, selecione todas as posições responsáveis pela tarefa.

Após a criação de um grupo de atribuições, este fica disponível para seleção quando uma tarefa é criada. Para selecionar um grupo específico para uma tarefa, tem de selecionar Grupo em Tipo de atribuição. O grupo que criou estará então disponível para seleção no campo Atribuído a.

Criação de grupos de tarefas (opcional)

Um processo de inclusão, exclusão ou transição pode incluir muitas tarefas. Para facilitar a atribuição de todas as tarefas necessárias a uma lista de verificação, crie grupos de tarefas opcionais para categorizar as tarefas relacionadas. Por exemplo, os departamentos de RH, TI e Pagamentos têm, cada um, de completar tarefas específicas para contratar um novo colaborador. Por conseguinte, criam-se os seguintes grupos de tarefas: RH, TI e Pagamentos. Posteriormente, ao criar uma tarefa, pode associar um desses grupos de tarefas à mesma.

Quando quiser adicionar uma tarefa a uma lista de verificação, filtre a lista de tarefas pelo grupo de tarefas a que a tarefa desejada está atribuída. Por exemplo, ao criar um modelo de lista de verificação, pode filtrar a lista para que apenas sejam mostradas as tarefas de TI que estão atribuídas ao grupo de tarefas de TI. Por conseguinte, pode certificar-se de que apenas as tarefas de TI relevantes são selecionadas.

Utilização de listas de verificação

Quando um trabalhador é contratado, despedido ou transferido, uma ou mais listas de verificação podem ser selecionadas. As datas para conclusão das tarefas e atribuições de trabalhadores são criadas após a conclusão do processo de contratação, rescisão ou transição. Por exemplo, ao selecionar o botão Contratar ou Contratar e adicionar detalhes, são criadas tarefas para indivíduos, com base no tipo de atribuição.

Atribua uma data para conclusão a cada tarefa ao adicionar ou subtrair a compensação da data para conclusão à data de início do colaborador. Para obter mais informações, consulte a secção Datas para conclusão de tarefas e o campo de compensação da data para conclusão.

Se estiver a utilizar ações de pessoal, as tarefas são criadas quando o botão Completar é selecionado ou a ação é aprovada.

Na área de trabalho Gestão de tarefas, pode aplicar uma lista de verificação a um colaborador ao selecionar o colaborador na página de lista simples ou na página de detalhes e, em seguida, selecionar Aplicar lista de verificação. O valor do campo Data prevista será utilizado para calcular a data para conclusão das tarefas. Normalmente, a data prevista deve corresponder à data de contratação, rescisão ou transição do colaborador.

Pode também aplicar uma lista de verificação a um colaborador ao abrir a respetiva página do Trabalhador e selecionar Listas de verificação no menu.

Conclusão de tarefas

Na página Gestão personalizada do colaborador, um colaborador pode ver todas as tarefas que lhe são atribuídas. Para cada tarefa atribuída, a página mostra os valores de Tarefa, Descrição, Instruções e Pessoa de Contacto . Além disso, para cada tarefa, o colaborador pode abrir a página Web externa associada ou a página associada na aplicação Dynamics 365.

Também pode mostrar tarefas no painel de controlo predefinido. Para apresentar tarefas no dashboard predefinido:

1. Vá a Opções de Utilizador – Preferências – Gestão de Tarefas.
2. Defina Mostrar tarefas no painel predefinido como Ligado.

As tarefas podem ser marcadas como Em curso, Cancelada ou Concluída. Se uma tarefa foi atribuída a um grupo, é marcada como Concluída quando uma pessoa do grupo a completa.

Também podes reatribuir tarefas.