Previsões e orçamentos do projeto

Pode gerir e controlar os seus projetos utilizando dois métodos: previsões de projeto e orçamentos de projeto.

Use a previsão de projetos se a sua organização tiver uma perspetiva operacional e se esta se focar em receitas e custos provenientes de transações específicas. Utilize a orçamentação de projetos se a sua organização se concentrar mais nos montantes financeiros.

Tanto as previsões de projeto como os orçamentos de projeto utilizam modelos de previsão para registrar os montantes previstos das transações.

Cada método tem as suas vantagens. Considere os seguintes pontos antes de escolher um método para a sua empresa.

Método de alocação Previsão de projetos Orçamentação de projetos
Repartição do período Não é possível alocar transações explicitamente durante um período fiscal. Em vez disso, a previsão e o controlo da previsão baseiam-se na vida útil do projecto. Como as previsões são baseadas em uma data específica, você deve inferir o período a partir da data. Você pode alocar transações ao longo de todo o projeto ou de um período fiscal. Se você alocar ao longo de um período, poderá transferir valores não utilizados para o próximo período fiscal.
Visualizar transações Você pode visualizar as transações nos formulários de previsão, onde você vê as previsões para toda a empresa e para todos os projetos, independentemente da hierarquia. Para se concentrar em um projeto específico, você deve filtrar os dados. Você pode exibir transações orçadas para uma única hierarquia de projeto. Assim, pode consultar os detalhes das transações de um projeto-mãe ou dos seus subprojetos.
Variáveis de transação Ao inserir transações de previsão, você pode usar todos os atributos existentes para uma transação real. Esta característica permite maior detalhe na previsão. Por exemplo, você pode inserir detalhes para quantidades, trabalhadores, itens ou propriedades de linha. Ao inserir detalhes do orçamento, você pode usar apenas valores, categorias e atividades.
Segurança A previsão é baseada em transações inseridas nos formulários de previsão e não envolve nenhum mecanismo de controle de processo. Qualquer trabalhador que tenha permissões para um formulário de previsão pode revisar informações sem aprovação. O orçamento usa o sistema de fluxo de trabalho, que permite o gerenciamento de alterações e permite manter um histórico das revisões.
Tipos de entrada As entradas previstas de transação baseiam-se no número de unidades e nos preços unitários de custo e de venda. Os detalhes do orçamento são baseados em montantes, que são divididos entre custos e receitas.
Modelos de previsão Como cada previsão deve ser associada a um modelo, você pode criar vários modelos de previsão e também configurar submodelos. O orçamento do projeto limita os modelos de previsão usados para o orçamento. Menos modelos de previsão podem ajudar a aumentar a consistência nas projeções.
Derrapagens de custos Só pode permitir ou impedir a entrada de transações que causem um estorno de custo. O orçamento do projeto fornece opções de controle adicionais para os usuários. Pode permitir avisos e derrapagens.
Controlo O controlo de previsão é efetuado através da redução de previsões. Os montantes reais são subtraídos dos saldos das transações previstas sem qualquer pista de auditoria. Esta falta de registo de auditoria pode dificultar o rastreio de onde ocorreram as transações reais. No controlo orçamental do projeto, os montantes reais são deduzidos dos montantes no orçamento remanescente. Esta subtração permite um registo de auditoria mais claro.

Previsões do projeto

Ao utilizar a previsão de projetos, insira transações de previsão nos formulários de previsão para cada tipo de transação. Cada atributo disponível para uma transação real também está disponível para uma transação de previsão. Por exemplo, pode usar rentabilidade da linha, atributos da linha, trabalhadores ou descrições. Também pode projetar quanto tempo levará, após incorrer num custo, até faturar a um cliente.

As transações de previsão do projeto são baseadas em unidades e montantes.

Você deve associar cada previsão de projeto a um modelo de previsão. Quando introduz uma transação de previsão, o sistema sugere automaticamente um modelo de previsão. O modelo de previsão atua como um contêiner para as transações de previsão.

Você pode designar modelos de previsão como submodelos para um modelo. Este design permite-lhe prever por região, período temporal ou departamento. Pode copiar as transações de previsão num modelo para criar um novo modelo. Também pode transferir as transações para o livro maior. Como existe uma relação um-para-um entre uma previsão e um modelo, cada modelo de previsão constitui um orçamento separado para um projeto.

Os modelos de previsão podem usar a redução de previsão como mecanismo de controle para projetos. Na redução das previsões, as transações reais reduzem os saldos das transações previstas. No entanto, como a redução de previsão é aplicada ao projeto mais alto na hierarquia, ela fornece uma visão limitada das alterações na previsão. Por exemplo, se um trabalhador estiver associado a um subprojeto, as transações reais do trabalhador são publicadas no projeto-mãe. Esta limitação pode dificultar o acompanhamento das alterações, porque não é fácil determinar qual a transação em que subprojeto que causou uma redução no montante previsto. Assim, é uma boa ideia criar uma cópia de um modelo de previsão para a redução de previsão a utilizar. Em seguida, você pode usar relatórios para exibir o que foi originalmente previsto.

Você pode revisar, copiar, excluir ou transferir previsões de projeto para um orçamento contábil. No entanto, não há controlo de processos. Qualquer trabalhador que tenha permissão para um formulário de previsão pode fazer revisões sem revisão.

  • Revisar– Você pode revisar uma transação de previsão nos mesmos formulários em que as entradas originais foram feitas.
  • Copiar ou excluir – Ao copiar transações de previsão, você copia as linhas de transação de um modelo de previsão para outro modelo de previsão. Ao excluir uma previsão, você exclui as transações de previsão de um modelo de previsão. Para limitar as transações de previsão que são copiadas ou excluídas, selecione tipos e datas de transação específicos. Isso permite copiar ou excluir apenas partes específicas de uma previsão.
  • Transferir – Ao transferir uma previsão de projeto para um orçamento contábil, você transfere as transações de previsão de um modelo de previsão para um orçamento contábil. Pode substituir quaisquer transações transferidas previamente no orçamento do razão geral para o qual transfere a sua previsão do projeto.

Orçamentos de projetos

O orçamento de projetos é um método mais simples do que a previsão, embora se integre com modelos de previsão. Ele usa um único formulário de entrada para detalhes e revisões do orçamento original e permite projeções baseadas apenas no valor, categoria ou atividade.

Na orçamentação de projetos, deve enviar todos os orçamentos e revisões originais para o workflow do projeto para aprovação. Os fluxos de trabalho oferecem maior controle sobre o processo e criam um registro de histórico de alterações.

O orçamento de projeto assemelha-se ao orçamento contábil, mas é mais rápido e fácil de configurar. Muitas das opções na orçamentação do razão geral, tais como as sequências numéricas ou a moeda, não requerem configuração em separado para os projetos.

Os orçamentos de projeto são automaticamente associados a dois modelos de previsão, um para o orçamento original e outro para o orçamento restante. Portanto, os relatórios baseados em modelos de previsão podem usar dados de orçamento. Quando compromete um orçamento de projeto, o sistema cria transações de previsão com base nos modelos associados, que são utilizados para fins de relatório e controlo.

Modelos de previsão

Os modelos de previsão têm uma hierarquia de camada única. Esta estrutura significa que uma previsão de projeto deve estar ligada a um modelo de previsão.

Quando usa previsão de projetos, pode identificar modelos como submodelos. Em seguida, você pode criar previsões por departamento, período de tempo ou região. Por exemplo, você pode criar um modelo de previsão para um ano e, em seguida, criar submodelos para as previsões regionais Nordeste, Sudeste, Noroeste e Sudoeste que os chefes regionais enviam. Ao selecionar diferentes opções nos relatórios disponíveis, você pode visualizar informações por previsão total ou por submodelo.

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