Criar e ativar regras de atribuição

As regras de atribuição encaminham automaticamente novos potenciais clientes, oportunidades e informações úteis para os vendedores ou as equipas de vendas certos. Crie uma regra de atribuição para registos de potencial cliente, oportunidade e informações do vendedor, ao definir condições, como o segmento, os vendedores e a distribuição. Depois de ativar uma regra, qualquer registo que satisfaça as condições que definiu para a regra é automaticamente atribuído a um vendedor. Passa menos tempo a criar trabalhos. Os leads, as oportunidades e as informações úteis deixam de passar despercebidos, e as atribuições são equilibradas entre os seus comerciais.

Uma regra considera apenas os registos criados ou atualizados após a ativação. Quando é criado um registo de potencial cliente, oportunidade ou informações do vendedor, as regras de atribuição são aplicadas pela ordem em que estão listadas, de cima para baixo. Se um registo satisfizer as condições de uma regra, essa regra será aplicada e nenhuma outra regra será considerada. Por predefinição, as regras são listadas na ordem em que foram criadas, com a que foi criada mais recentemente na parte inferior. No entanto, pode alterar a ordem das suas regras de atribuição a qualquer momento.

Assista a este breve vídeo para obter mais informações sobre as regras de atribuição no acelerador de vendas:

Os segmentos e as regras de atribuição fazem parte da caraterística de atribuição de trabalho. A atribuição de tarefas está disponível na versão 9.1.23074.10021 do sales accelerator e está a ser lançada em fases em diferentes regiões. Mais informações sobre a atribuição de tarefas.

Pré-requisitos

Antes de começar a criar regras de atribuição, certifique-se de selecionar as funções de segurança que atribuem automaticamente os registos.

Criar uma regra de atribuição

  1. Inicie sessão na sua aplicação Dynamics 365 Sales.

  2. No canto inferior esquerdo da página, selecione Alterar área>Definições do Sales Insights.

  3. Sob Acelerador de vendas, selecione Atribuição de trabalho.

  4. Selecione i Tipo de registo e, em seguida, selecione Adicionar regra de atribuição.

    Captura de ecrã do painel Adicionar regra de atribuição.

  5. Na secção 1, Nome da regra, introduza um Nome significativo para a regra.

  6. Na secção 2, Tipo de registo Elegível para esta regra, selecione o segmento a que se aplica a regra.

    Por predefinição, a regra é executada em todos os registos deste tipo. Se não existir um segmento apropriado, selecione + Novo segmento e crie-o.

Adicionar condições para filtrar os registos

Pode adicionar até 10 condições, incluindo condições em grupos e entidades relacionadas. Se precisar de mais, contacte o Suporte da Microsoft.

  1. Selecione + Adicionar condições.

  2. Selecione + Adicionar e utilize as seguintes opções para criar as condições da regra:

    • Adicionar linha: adicione uma condição. Selecione um atributo, um operador e um valor. Por exemplo, Created byEqualsJune Smith.

      Captura de ecrã que mostra uma linha de condição que filtra oportunidades potenciais em que o valor do atributo Criado por é igual a um nome específico.

    • Adicionar grupo: Adicionar um grupo de condições aos registos de filtro usando múltiplos atributos combinados por And ou Or. Se selecionar E, os registos têm de satisfazer todas as condições do grupo. Se selecionar Ou, os registos podem satisfazer qualquer condição no grupo.

    • Adicionar entidade relacionada: adicione uma condição baseada nos atributos de tabelas relacionadas. Selecione um atributo na lista Entidade Relacionada, selecione Contém dados ou Não contém dados e, em seguida, defina a condição.

      Captura de ecrã que mostra uma condição adicionada para uma entidade relacionada.

  3. Para definir um limite de tempo para atribuir um vendedor aos registos a que a regra se aplica, selecione Considerar o tipo de registo criado no último. Selecione o número de horas durante as quais a regra considera os registos criados para atribuição.

    Se nenhum vendedor estiver disponível para receber o registo dentro desse prazo, o registo será marcado como vencido. O motivo do estado está definido como Vendedor não atribuído porque o registo é mais antigo do que o prazo definido.

Selecione vendedores, equipas ou filas a atribuir

  1. Na secção 3, Atribuir estes tipos de registo ao vendedor, equipa ou fila, selecione uma das seguintes opções na lista:

    • Qualquer vendedor: atribua registos a qualquer vendedor que esteja disponível e tenha capacidade.

    • Vendedores com atributos correspondentes: atribua os registos a vendedores que satisfaçam as condições definidas utilizando informações sobre eles no Dynamics 365 ou atributos de vendedor que define para regras de atribuição.

      Por exemplo, para atribuir os registos a vendedores baseados em Seattle, selecione Utilizar campos existentes dos registos do vendedor no Dynamics 365 e, em seguida, selecione + Adicionar>Adicionar linha. Introduza a condição como Cidade (atributo) Igual a (condição) Seattle (valor).

      Pode ter até cinco condições. Apenas uma linha pode ser definida como uma condição de entidade relacionada. Se precisar de mais, contacte o Suporte da Microsoft.

    • Vendedores específicos: atribua registos aos vendedores selecionados. Os vendedores devem ter uma função de segurança que lhes conceda permissões para serem atribuídos por uma regra.

    • Equipas com atributos correspondentes: Atribua registos a equipas que satisfazem as condições que defines no construtor de condições. Pode existir até cinco condições, e apenas uma linha pode ser definida sob uma condição de entidade relacionada. Recomendações para adicionar condições a regras de atribuição.

    • Equipas específicas: atribua os registos à equipa de vendas que selecionar. Qualquer membro da equipa pode recolher os registos. As equipas têm de ser definidas na sua organização e têm de ter uma função de segurança que lhes conceda permissões para atribuição através de uma regra.

    • Filas com atributos correspondentes: Atribuir registos a filas que satisfaçam as condições que defines no construtor de condições. Pode existir até cinco condições, e apenas uma linha pode ser definida sob uma condição de entidade relacionada. Recomendações para adicionar condições a regras de atribuição.

    • Fila específica: atribua registos a uma fila específica que selecionar. Qualquer membro na fila pode pegar o registo. A fila tem de estar ativada e definida na sua organização. Saiba mais sobre como ativar a fila para uma entidade.

Selecione como os registos devem ser distribuídos

Se atribuir os registos a uma equipa de vendas, esta seção não será mostrada porque a regra não os distribui a vendedores individuais. Em vez disso, os membros da equipa distribuem efetivamente os registos entre si. Saiba como a capacidade do vendedor é calculada.

Nota

A secção Distribuir tipo de registo por está disponível apenas para atribuições relacionadas com vendedores.

  1. Na secção 4, Distribuir tipo de registo por, selecione como a regra deve distribuir os registos aos seus vendedores. Saiba mais sobre a distribuição de registos nas regras de atribuição.

    • Round robin: A regra distribui os registos de forma equilibrada, por sua vez, entre os vendedores que estão qualificados para os receber, com base nas condições da regra da cessão.
    • Balanceamento de carga: A regra distribui leads aos vendedores com base na sua carga de trabalho, para que todos estejam igualmente ocupados.

  2. (Opcional) Para considerar o horário de trabalho do vendedor ao atribuir os registos, selecione Atribuir se o vendedor estiver disponível dentro deles.

    • Se definir um limite de tempo, a regra verifica que quaisquer vendedores disponíveis dentro desse período possam atribuir o registo. Se não houver vendedores disponíveis, a regra define o registo como não atribuído.

    • A regra considera primeiro os vendedores que estão disponíveis para trabalhar nos registos. Se os vendedores não definirem a sua disponibilidade de trabalho, a regra considera-os sempre disponíveis.

    • Se não houver vendedor disponível — talvez devido a um dia de folga, o tempo fora do horário de trabalho ou durante uma pausa durante o expediente — a regra considera vendedores disponíveis dentro do número de horas que selecionou no passo 2.

    • Se nenhum vendedor estiver disponível nesse prazo, o registo é deixado por atribuir e marcado como vencido.

  3. (Opcional) Para considerar a carga de trabalho de um vendedor, selecione Atribuir tipo de registo com base na capacidade do vendedor.

  4. Selecione Guardar para criar e ativar a regra.

As regras de atribuição são executadas pela ordem em que estão listadas. Por predefinição, estão listadas em ordem ascendente por data de criação, com a regra mais recente na parte inferior.

Como a capacidade do vendedor é calculada

Calcula-se a capacidade disponível de um vendedor subtraindo a sua capacidade consumida (o número total de registos ativos atribuídos a ele) da sua capacidade máxima (o número total de registos que lhe podem ser atribuídos). A capacidade consumida provém do número total de registos ativos de que são proprietários, conforme determinado pelas regras de atribuição que configurar para a entidade (potenciais clientes, oportunidades ou informações analíticas). Por exemplo, se as regras de atribuição se aplicam apenas a leads, a capacidade consumida do vendedor provém exclusivamente dos registos de leads ativos que possui.

A capacidade disponível é calculada da seguinte forma: Capacidade disponível = Capacidade máxima - Capacidade consumida

Digamos que configuras regras de atribuição apenas para a entidade líder. Alex tem uma capacidade máxima de 50 registos. Atribuis ao Alex 20 registos de potenciais clientes e 10 registos de oportunidades. As regras de atribuição não estão configuradas para oportunidades, pelo que a capacidade disponível de Alex é de 50 (máximo de registos) - 20 (oportunidades potenciais atribuídas), ou 30 registos.

Consideração

A aplicação é executada num mecanismo de conjunto e os registos obtidos são processados em intervalos regulares. Pode haver um atraso entre quando um registo satisfaz as condições da regra de atribuição e quando é atribuído a um vendedor.

Recomendações para adicionar condições a regras de atribuição

Para ajudar as regras a correrem mais rápido e de forma mais eficiente, o sistema limita o número de condições que pode adicionar às suas regras de atribuição. Eis algumas sugestões para quando precisar de mais condições do que o limite permite.

  • Atributos dinâmicos no construtor de condições: Ao criar condições no construtor de condições, use atributos dinâmicos para minimizar o número de condições necessárias para um atributo específico. Por exemplo, se quiser atribuir leads dos Estados Unidos, Índia, Japão e Brasil a vendedores do mesmo país ou região, precisa de criar quatro condições distintas para isso. No entanto, ao utilizar atributos dinâmicos, pode consolidar isto numa única condição da seguinte forma: País>Igual a>Lead.Country, em que, se o país ou região de um lead corresponder ao país ou região do vendedor, é automaticamente atribuído ao vendedor correspondente desse país ou região. Para mais informações, consulte Caminhos de rota com regras de atribuição dinâmica.

  • Divida as condições entre regras de atribuição e segmentos. Mova algumas condições para o segmento. Por exemplo, se tiver 15 condições na secção Tipo de registo elegível para esta regra, mova cinco delas para o segmento associado.

  • Criar atributos de rollup: Use atributos de rollup para evitar problemas de desempenho quando adicionar condições que envolvam tabelas relacionadas. Os atributos de rollup são campos calculados que agregam valores de registos relacionados. Por exemplo, pode criar um atributo de rollup que conta o número de contactos associados a um lead. Saiba como definir atributos de rollup.

  • Evite condições duplicadas. Não inclua atributos que já estão incluídos no segmento. Por exemplo, se tiver um segmento que tenha a condição Cidade (atributo) Igual a (condição) Seattle (valor), evite utilizar o mesmo atributo Cidade na regra de atribuição.

  • Utilizar apenas o construtor de expressões: utilize sempre o construtor de expressões para definir ou atualizar as regras. Não as atualize através do Dataverse, a plataforma de dados subjacente do Dynamics 365. Isto poderá causar um comportamento inesperado que afeta os registos relacionados com as regras de atribuição.

Não consegue encontrar a funcionalidade na aplicação?

Existem algumas possibilidades:

  • Não tem a licença necessária para usar esta caraterística. Consulte a tabela de comparação e o guia de licenciamento para ver que caraterísticas estão disponíveis com a sua licença.
  • Não tem a função de segurança necessária para utilizar esta funcionalidade.
  • O seu administrador não ativou a funcionalidade.
  • A sua organização está a utilizar uma aplicação personalizada. Contacte o seu administrador para saber os passos exatos. Os passos descritos neste artigo são específicos para as aplicações predefinidas Sales Hub e Sales Professional.
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