Monitorizar e gerir atividades

As atividades no Dynamics 365 Sales ajudam-no a construir relações mais fortes com os clientes, criando um registo completo de cada interação. Quando regista emails, chamadas, reuniões e tarefas, a sua equipa consegue ver o contexto completo das suas relações com clientes, evitar duplicar esforços e fazer um acompanhamento mais eficaz.

Por exemplo, quando grava uma chamada telefónica com um potencial interessado sobre preços, essa informação é automaticamente anexada ao registo desse cliente. Mais tarde, quando um colega abrir a mesma conta do potencial cliente, verá essa conversa e não perderá tempo a abordar o mesmo assunto novamente. O sistema carimba automaticamente cada atividade e mostra quem a criou, para que a sua equipa saiba sempre o estado mais recente.

Ao acompanhar todas as suas interações com os clientes — cada email, chamada, tarefa e compromisso — cria um histórico completo que toda a sua equipa pode consultar. Isto constrói confiança com os clientes e garante que nenhuma oportunidade passa despercebida.

Localizar as suas atividades

Encontre as suas atividades em Atividades do Meu Trabalho> no mapa do site.

Veja as atividades em Kanban, Calendário, Destaques, ou Grelha Só de Leitura

1. No mapa do site, selecione Atividades.

2. Na barra de comandos, selecione Mostrar Como e, em seguida, escolha o tipo de vista que pretende ver: Destaques, Calendário, Kanban ou Grelha Só de Leitura.

   

Os seguintes tipos de vistas são suportados para a grelha Atividade:

• Grelha Só de Leitura. Apresenta uma lista de todas as atividades.
• Calendário. Mostra um calendário com uma lista das atividades agendadas para o dia e dos acordos associados.
• Focado. Mostra uma lista filtrada das atividades que são mais relevantes para si.
• Kanban. Mostra uma representação visual das atividades de vendas nos diferentes estados. Esta vista permite-lhe ver o estado de todas as atividades no seu pipeline e arrastá-las para passar de um estado para outro (por exemplo, Aberto, Concluído, Cancelado, Programado). Mais informações: Trabalhar com atividades na vista de Kanban

Alterar a vista de atividades

Alterna entre diferentes perspetivas para te focares nas atividades que mais importam. Pode ver as suas próprias atividades, as atividades da sua equipa ou filtrar por outros critérios.

1. No mapa do site, em O Meu Trabalho, selecione Atividades.

2. No menu pendente Vistas, selecione a vista para a qual pretende mudar.

Filtrar a lista de atividades

Filtra a lista de atividades para veres apenas aquelas que te interessam. Por exemplo, pode limitar ainda mais as atividades que está a ver numa vista utilizando o filtro de tipo de atividade. O filtro de tipo de atividade permite-lhe filtrar atividades com base no tipo, tal como e-mail, tarefa, chamada telefónica, etc.

Também pode utilizar o filtro Expira para ver as atividades que devem ser concluídas num tempo especificado, tais como atividades a expirar hoje ou antes ou atividades a expirar nos próximos sete dias ou anterior.

Criar ou editar uma nova atividade

É possível criar atividades independentes que não estão associadas a qualquer registo de cliente ou de venda. Para tal, no mapa do site, selecione Atividades e, na barra de comandos, selecione E-mail, Chamada telefónica ou Tarefa, dependendo da atividade que pretende criar.

Para editar um registo de atividade existente, abra a atividade selecionando o seu título.

Adicionar uma nova atividade para um cliente

Na maioria das vezes, adiciona uma atividade associada a um contacto, oportunidade, conta ou outro tipo de registo para o ajudar a acompanhar todo o histórico de comunicação que tem com um cliente. Também podes adicionar uma atividade para ti.

Quando a relação da sua organização com um cliente se desenvolve ao longo do tempo, os membros da sua equipa podem ver através de um feed de atividades quando trabalha com o cliente, e ver o histórico das suas interações. Também pode incluir atividades nos relatórios para acompanhar o seu progresso contínuo.

Para adicionar uma atividade a um cliente:

1. Abra o registo da conta do cliente. Use a Pesquisa Rápida na barra de navegação para encontrar um registo rapidamente.
2. Selecione Relacionadas>Atividades.
3. Na página Atividades, selecione Nova Atividade>Tipo de atividade.
4. No painel Criação Rápida, introduza as informações necessárias e, em seguida, selecione Guardar e Fechar.

Adicionar uma atividade para si

Adicionar uma tarefa ou uma nota para si quando quer um lembrete pessoal, como agendar uma consulta médica ou assistir a um evento desportivo.

Caso contrário, para manter um histórico das suas interações com um cliente, adicione novas atividades associadas ao registo do cliente, para que essas atividades passem a fazer parte do histórico que outras pessoas da sua equipa possam ver.

Para adicionar uma atividade para si:

1. No mapa do site, em O Meu Trabalho, selecione Atividades.
2. Na barra de comandos, selecione o tipo de atividade que deseja adicionar, como Tarefa ou E-mail.
3. Preencha os campos e, em seguida, selecione Guardar e Fechar.

Anexar um documento

Pode anexar documentos, folhas de cálculo, fotografias e praticamente qualquer tipo de ficheiro a emails e notas.

Para anexar um documento a um e-mail:

1. Abrir o formulário de e-mail.
2. Na barra de comandos, selecione Anexar Ficheiro.
3. Procure por e, em seguida, selecione o ficheiro que pretende anexar.
   O ficheiro selecionado aparece no painel Anexo.

Para anexar um documento a uma nota:

1. No painel Linha Cronológica, selecione + e, em seguida, selecione Nota.
2. Adicione a nota e selecione o ícone de anexo antes do botão Adicionar nota.
3. Procure por e, em seguida, selecione o ficheiro que pretende anexar.
   O ficheiro selecionado aparece por cima do botão Adicionar nota.

Marcar uma atividade como concluída

Depois de ligares a alguém, completares uma tarefa, enviares um email ou ires a uma consulta, marca a atividade dessa ação como concluída.

1. Abra a atividade.

2. Na barra de comandos, selecione Marcar Como Concluída.

   

Marcar várias atividades concluídas em simultâneo

1. Na lista de atividades, selecione todas as atividades que pretende marcar como concluídas.
2. Na barra de comandos, selecione Marcar Como Concluída.

Melhores práticas para atividades

Eis algumas sugestões sobre como utilizar as atividades a favor da sua organização:

• Adicione uma atividade para cada interação com clientes. Certifique-se de que o histórico do cliente inclui um registo de todas as comunicações que tem com os clientes.

• Utilizar o tipo de atividade certo para a ação. Poderá ser tentador introduzir uma nova nota a dizer: "Enviou um e-mail a confirmar os preços" ou "Telefonou ao cliente para falar do caso de suporte". No entanto, deverá adicionar uma atividade de e-mail ou de chamada telefónica para monitorizar esses tipos de ações e utilizar notas para texto mais geral.

• Adicione também atividades para si. Pode controlar as suas próprias atribuições, eventos e notas sem associar estas atividades a um cliente.

  Utilize o comando Criar na barra de navegação. Localize estas atividades na lista ordenando-a pela coluna de Relativo a, que está vazia para o informar que a atividade não está associada a um registo de cliente.

• Tenha em atenção que as atividades são "acumuladas" nos registos associados. Imagine que pretende lembrar-se de dar seguimento com Cecil Langer, um contacto associado à conta​Wingtip Toys. Tem de adicionar uma atividade de tarefa ao registo de contacto para Cecil (e não para a conta, Wingtip Toys).

  Dessa forma, a tarefa "acumula" automaticamente sobre a conta e o Utilizador e os membros da sua equipa veem a tarefa quando estiverem a ver o contacto e quando estiverem a ver a conta da Wingtip Toys. (E sabem que tens isso sob controlo.)

Não consegue encontrar a funcionalidade na sua aplicação?

Existem algumas possibilidades:

• Você não tem a licença necessária para usar esse recurso. Consulte a tabela de comparação e o guia de licenciamento para ver quais as funcionalidades disponíveis com a sua licença.
• Você não tem a função de segurança necessária para usar esse recurso.
  • Para configurar ou configurar um recurso, você precisa ter as funções Administração e personalização
  • Para usar recursos relacionados a vendas, você precisa ter as funções de vendas principais
  • Algumas tarefas requerem funções funcionais específicas.
• O seu administrador não ativou a funcionalidade.
• Sua organização está usando um aplicativo personalizado. Contacte o seu administrador para saber os passos exatos. As etapas descritas neste artigo são específicas para os aplicativos prontos para uso do Sales Hub e do Sales Professional.

Informações relacionadas

Trabalhar com atividades na vista de Kanban