Aprovações com várias fases e de IA em fluxos de agentes (pré-visualização)

[Este artigo é uma documentação de pré-lançamento e está sujeito a alterações.]

Este artigo descreve como utilizar aprovações de várias fases e IA em fluxos de agentes.

Acesso a aprovações em várias etapas

As aprovações com várias fases estão disponíveis exclusivamente em fluxos de agentes. Fluxos de agentes são automações ou fluxos construídos no Copilot Studio e usados de forma autónoma ou com agentes do Copilot Studio. Saiba mais sobre fluxos de agente em visão geral de fluxos de agente.

O que são aprovações em várias fases?

Uma aprovação com várias fases é uma capacidade que atende a processos de aprovação mais complexos. Oferece um rico conjunto de capacidades que permitem que as organizações criem fluxos de trabalho de aprovação robustos para os seus processos de negócios, agora melhorados com a tomada de decisões com tecnologia de IA.

As aprovações com várias fases combinam revisões humanas e de IA para tomar decisões de aprovação com base em instruções, documentos e imagens fornecidos. Esta combinação permite o processamento automatizado de pedidos de rotina, mantendo a supervisão humana para decisões complexas, o que acelera significativamente os ciclos de aprovação ao mesmo tempo que assegura a conformidade com as políticas organizacionais.

As aprovações multifásicas baseiam-se em aprovações padrão encontradas em fluxos de nuvem. Antes de avançar para aprovações em etapas múltiplas, deve primeiro familiarizar-se com as aprovações padrão. Aqui estão alguns recursos para você começar:

• Começar com aprovações
• Referência do conector de aprovações do Microsoft Power Platform e Azure Logic Apps

Principais funcionalidades das aprovações em várias fases

As aprovações com várias fases oferecem as seguintes funcionalidades principais que as diferenciam das aprovações padrão:

• Fases de aprovação manuais: peça decisões de aprovação dos intervenientes humanos em várias fases do processo.
• Fases de aprovação de IA: implemente a tomada de decisões automatizada em pontos-chave do seu fluxo de trabalho de aprovação com modelos de IA.
• Condições/aprovações condicionais: coloque condições entre as fases para controlar dinamicamente o fluxo de trabalho de aprovação com base em critérios específicos.

Todas estas capacidades estão em versão de avaliação.

Fases de aprovação manuais

As fases manuais na sua aprovação em múltiplas fases permitem que peça decisões de aprovação de diferentes partes interessadas humanas em várias fases do processo. Nestas fases, pode definir o tipo de aprovação como "Primeiro a responder" ou "Todos têm de aprovar", o título do pedido de aprovação, a quem a aprovação deve ser atribuída e os detalhes relevantes que o aprovador humano precisa para tomar uma decisão.

Fases de aprovação de IA

As fases de inteligência artificial no seu processo de aprovação em múltiplas fases permitem implementar a tomada de decisões automatizada em pontos-chave do fluxo de trabalho de aprovação. Nestas fases, fornece ao modelo de IA com instruções específicas e entradas relevantes, como documentos, imagens, texto e conhecimentos organizacionais, e a IA produz uma decisão clara de Aprovar ou Rejeitar com uma lógica clara com base nas suas instruções. Pode configurar decisões de aprovação a partir de fase de IA para revisão e aprovação por aprovadores humanos em fases subsequentes. A revisão humana assegura que os humanos mantêm o controlo, beneficiando ao mesmo tempo de um processamento mais rápido das avaliações rotineiras.

Condições e aprovações condicionais

As condições podem ser colocadas entre as fases na sua aprovação com várias fases para fornecer controlo dinâmico do fluxo de trabalho, avaliando critérios específicos para determinar a próxima ação no seu processo de aprovação. Com condições, pode definir regras lógicas com base em entradas e configurar o fluxo de trabalho para aprovar, rejeitar, encaminhar automaticamente para outra fase ou ignorar fases inteiramente com base no cumprimento destas condições. As condições permitem uma tomada de decisão flexível que adapta o seu fluxo de trabalho de aprovação a diferentes cenários sem intervenção manual.

Configurar a aprovação multietapas

Existem alguns passos para configurar uma aprovação com várias fases.

Adicionar a ação com várias fases

No seu fluxo, pode adicionar Executar aprovação em várias fases como uma ação através do novo conector Revisão humana.

1. Abra o designer do fluxo ao qual pretende adicionar uma aprovação multinível.

2. Selecione o botão + no local entre os nós onde deseja adicionar a aprovação em várias etapas.

3. A partir do cartão ou painel Adicionar uma ação, procure a ação Executar uma aprovação em várias fases na secção Revisão humana. Também pode encontrar a mesma ação no conector de revisão humana da lista. Se não conseguires ver a ação ou o conector, pesquise por eles.

4. Para facilitar o acesso da próxima vez, adicione a ação aos favoritos selecionando o ícone de estrela no cartão de ação.

5. Selecione a ação Executar uma aprovação com várias fases. Esta ação inicia um processo de aprovação, envia-o aos destinatários necessários e aguarda a conclusão dos pedidos de aprovação antes de o restante fluxo continuar.

1. Por defeito, o nome da sua aprovação multietapa é o nome da ação, "Executar uma aprovação multietapa." Para renomear a sua aprovação, faça-o no painel esquerdo. Se estiver a usar o novo editor inline, selecione o botão para abrir o painel à esquerda.

1. No painel esquerdo, selecione o nome da ação e renomeie-o conforme necessário.

1. Selecione Configurar a aprovação a fim de abrir o modal.

Adicionar e configurar uma fase manual

As aprovações são configuradas em etapas. Os estágios representam diferentes pontos de entrada no processo de aprovação, onde o fluxo pausa e aguarda que um aprovador designado analise e aprove antes de continuar. Pode configurar cada etapa de forma independente, personalizando-a para satisfazer as necessidades de cada grupo de intervenientes.

Vamos começar com como configurar uma fase manual.

1. Na janela modal, selecione Criar e, em seguida, selecione Fase manual no menu suspenso. Um único mosaico aparece no visualizador de aprovação.

2. No lado direito do diálogo, selecione o tipo de aprovação que pretende. Confira os tipos de aprovação e seus comportamentos para saber mais sobre os diferentes tipos de aprovações e como elas funcionam.

3. Outras opções de configuração aparecem. Configure estes campos tal como configuraria uma aprovação padrão. Os três campos principais são Título, Atribuído eDetalhes.

Utilizar dados de entrada numa etapa manual

Se quiseres usar, na tua etapa de aprovação manual, tokens ou variáveis criados no teu fluxo, tens de criar parâmetros de entrada. Você não pode usar diretamente tokens ou variáveis dentro da aprovação sem criar entradas primeiro. Na imagem anterior, foram criadas três entradas: ID de Despesa, montante da despesa e detalhes de aprovação do Gestor. Para adicionar uma entrada, escreva uma barra (/) onde quer a entrada, escolha um destes tipos, String, Number, e Boolean, e depois dê um nome à sua entrada. Depois de guardar o processo de aprovação, aparecem campos para as entradas que criou no designer de fluxo, onde pode mapear tokens ou variáveis do fluxo para essas entradas.

Adicionar e configurar uma fase de IA

Vamos agora configurar uma fase de IA.

1. No visualizador de aprovação no painel esquerdo, selecione o botão mais (+) acima da fase manual que criou.

2. Selecione Fase de IA na lista pendente. É apresentado um único mosaico para a fase de IA no visualizador de aprovação.

3. Selecionar o texto no mosaico e mudar o nome da etapa.

4. No painel de Instruções , escreve as instruções e critérios que queres que a fase de IA use para tomar uma decisão.

1. Se quiser que a fase de IA use entradas como documentos, imagens, texto e conhecimento para tomar uma decisão de aprovação, escreva / onde quer essa entrada nas instruções ou selecione Adicionar conteúdo. Aparece um menu onde podes selecionar um tipo de entrada e carregar uma amostra para testes.

2. Se tiver utilizado entradas nas suas instruções, certifique-se de que carrega amostras antes de testar.

3. A partir do seletor de modelos, selecione o modelo de IA que pretende usar para tomar a decisão de aprovação.

1. Selecione Testar para testar as instruções.

2. No painel de decisão de aprovação , reveja o resultado do teste e a justificação.

3. No próximo passo, com base na decisão, configure como a aprovação se encaminha com base no resultado da fase da IA. Por predefinição, se a fase de IA aprovar, o processo de aprovação avança para a próxima fase. Se a fase de IA for rejeitada, a aprovação termina como rejeitada. Se a aprovação não resultar numa decisão de aprovação ou rejeição, avança para a fase seguinte.

1. Depois de guardar e fechar a aprovação multinível, os campos para as entradas que configurou nesta fase de IA aparecem no designer de fluxo.

Adicionar e configurar uma condição

As condições são essenciais para encaminhar aprovações e aprovar ou rejeitar automaticamente com base em critérios específicos. Se não forem definidas condições entre fases, o comportamento predefinido é:

• Se uma etapa for aprovada, o processo passa para a etapa seguinte.
• Se uma etapa for rejeitada, o processo de aprovação termina.

No entanto, com condições, pode personalizar o comportamento predefinido da sua aprovação com várias fases.

1. Para adicionar uma condição, selecione + no visualizador multi-estágio entre as duas fases.

2. Selecione Condição na lista pendente.

3. Adicione instruções condicionais conforme necessário.

1. Configurar o destino da aprovação com base no facto de a condição ser cumprida:

Se a condição se verificar, pode continuar para a fase seguinte, aprová-lo ou rejeitá-lo, ou encaminhá-lo para outra fase.

Se a condição não for cumprida, pode continuar para a próxima fase, aprovar ou rejeitar, ou seguir para outra fase.

Neste exemplo simples, se o montante da despesa for superior a $5.000, o pedido continua até à aprovação do gestor. Se o montante for inferior a $5.000 e a fase de IA o aprovar, o pedido pode contornar a aprovação do gestor e terminar automaticamente como aprovado.

Mapear variáveis do seu fluxo para entradas na aprovação

Se criaste entradas dentro da aprovação, precisas de mapear variáveis do teu fluxo para essas entradas. Quando guarda e fecha o diálogo de aprovação, aparecem campos para realizar estes mapeamentos no cartão de ação.

Selecione os campos e, em seguida, selecione os itens das ações anteriores do fluxo que pretende utilizar na aprovação em tempo de execução.

Requisitos de formato de documento para ficheiros de aprovação

Os documentos utilizados nas aprovações devem estar no formato Base64. Alguns conectores devolvem saídas que já estão no Base64. Se estiveres a usar saídas dos conectores que não o suportam, usa a função String do Power Fx no ficheiro, como se mostra na imagem seguinte:

Unindo tudo

Vejamos um exemplo de como este processo de aprovação funciona com passos e condições manuais e de IA. A imagem a seguir mostra um processo de aprovação completo com quatro fases e uma verificação de condição.

1. O pedido de aprovação atinge primeiro a fase de análise de despesas por IA quando a aprovação é executada.

Se aprovada, a solicitação passa para a verificação de condição.

Se rejeitado, o processo de aprovação termina sem atingir a verificação de condição.

1. Na verificação de condição:

Se o montante da despesa for maior que 5000, a aprovação continuará para a fase de aprovação do gestor.

Se o montante da despesa não ultrapassar 5000, a aprovação termina como aprovada.

1. Para despesas superiores a 5000 que atingam a fase de aprovação do Gestor :

Se aprovado, o pedido avança para a fase de verificação do orçamento de IA para controlos finais de conformidade.

Se rejeitado, o processo de aprovação termina como rejeitado.

1. A fase de verificação orçamental de IA realiza a validação final do orçamento e da conformidade:

Após aprovação pela IA, o pedido segue para análise financeira para processamento.

Se a IA rejeitar, o processo de aprovação termina como rejeitado.

1. Finalmente, os profissionais financeiros na fase de revisão financeira realizam a sua própria avaliação com base nas regras contabilísticas, disponibilidade orçamental e requisitos de processamento de pagamentos:

Se aprovado, o processo de aprovação termina como aprovado e o pagamento é iniciado dentro do fluxo.

Se rejeitado, o processo de aprovação termina como rejeitado.

Isto demonstra como pode criar fluxos de trabalho de aprovação inteligentes que combinam a eficiência da IA com a supervisão humana, encaminhando automaticamente os pedidos com base em regras de negócios específicas, como montantes de despesas.

Responder às aprovações

A resposta às solicitações de aprovação é consistente tanto nas aprovações padrão quanto nas avançadas. Utilizadores atribuídos a aprovações podem responder por meio de:

• Aplicação de Aprovações do Teams da Microsoft
• Outlook
• Portal do Power Automate

Mais informações sobre as fases de IA

Utilizar aprovações de IA para casos confidenciais

Embora as aprovações de IA possam simplificar muitos processos de negócios, tenha cuidado ao implementá-las para aprovações altamente confidenciais, como transações financeiras, decisões legais, ações de pessoal ou processos críticos de conformidade. Nestes cenários, certifique-se de que as fases de aprovação humana são alcançadas no fluxo, para que as pessoas mantenham o controlo último sobre decisões importantes. Reveja estes termos para mais orientações: https://www.microsoft.com/en-us/business-applications/legal/legal-landing-page/

Para obter mais informações sobre a utilização responsável da IA para aprovações, consulte FAQ sobre aprovações de IA.

O que acontece quando a fase de IA não tem a certeza da decisão a tomar

Às vezes, a fase de IA pode devolver uma resposta identificada como "Falha na análise". Isto normalmente ocorre quando o modelo de IA não consegue determinar uma decisão de aprovação apropriada. As causas comuns incluem instruções contraditórias ou fora do tópico, ou informações insuficientes fornecidas para apoiar uma decisão clara.

Eis um exemplo em que a IA devolveu uma resposta "Falha na análise" devido a entradas em conflito.

Neste exemplo, a etapa de IA é instruída a aprovar despesas abaixo de $500 e rejeitar as que ultrapassem $300. No entanto, a despesa anexada é de 400 USD, o que se enquadra em ambos os critérios. Como resultado, a IA não consegue determinar com confiança se deve aprovar ou rejeitar o pedido.

Visualizar a decisão e a justificação da fase de IA no Power Automate

Há duas formas de ver a decisão e a lógica da fase de IA depois de ser executada:

• Centro de aprovações
• Ecrã de atividade do criador de prompts

Ver no centro de aprovações

Se for aprovador numa aprovação multi-etapa concluída, deve ver a decisão e a justificação das etapas de IA no Power Automate.

1. Inicie sessão no make.powerautomate.com.

2. No seletor de ambiente, selecione o ambiente a partir do qual a aprovação foi executada.

3. No painel de navegação esquerdo, selecione Aprovações.

4. No separador Histórico, selecione a aprovação que foi concluída e que inclui a fase de IA.

5. Veja a decisão de aprovação e a lógica das fases de IA anteriores no painel direito que se abre.

Ver no painel de atividade do construtor de comandos

1. Inicie sessão no make.powerautomate.com.

2. No seletor de ambiente, selecione o ambiente a partir do qual a aprovação foi executada.

3. No painel de navegação esquerdo, selecione atividade do criador de prompts. Se não vires essa opção, seleciona os três pontos (...) >Descubra tudo.

4. Debaixo do cabeçalho de monitor no ecrã Descobrir, selecione atividade do criador de prompts. Pode afixar este ecrã à sua navegação para facilitar o acesso no futuro.

Neste ecrã, pode ver todas as execuções dos seus prompts de IA, incluindo as fases dos níveis de IA.

1. Selecione a parte Tempo de processamento de uma das linhas para ver a decisão e a justificação dessa execução.

Aqui vê o Input, que é o texto, documento ou imagem fornecido na instrução, e o Output, que contém a decisão e a justificação da fase de IA em formato JSON.

Como escrever instruções na sua fase de IA para melhores resultados

As aprovações são um componente crítico dos processos de negócio, por isso é essencial que as suas instruções estejam claramente escritas e produzam resultados consistentemente precisos. Siga estas melhores práticas para garantir que as suas fases de aprovação de IA fornecem decisões fiáveis e consistentes.

1. Mantenha as instruções focadas no processo empresarial: Certifique-se de que as suas instruções de aprovação se referem a aprovações legítimas de processos de negócio, como aprovações de despesas, aprovações de encomendas de compra, revisões de contratos e processos semelhantes.

2. Use modelos mais poderosos para tarefas complexas: Como decisões de aprovação precisas são críticas para o seu negócio, utilize os modelos de IA mais capazes disponíveis sempre que possível. Por exemplo, prefira o GPT-o3 ao GPT-4.1 para melhorar o raciocínio e a consistência.

3. Foque-se em razões para rejeitar ou razões para aprovar: Foca-te em critérios de aprovação ou de rejeição, e evita ambos.

Boa instrução: "Rejeitar se o montante da despesa exceder 500 USD ou se nenhum recibo estiver anexado"

Evite: "Aprovar se for inferior a $500, mas rejeitar se for superior a $500, exceto se forem despesas de viagem"

1. Refira especificamente os seus ficheiros carregados: Ao utilizar ficheiros, documentos ou dados carregados, refira-os pelo nome e especifique exatamente onde a IA deve procurar a informação.

Bom: "Verifique o ficheiro 'Budget_Report.pdf' e aprove se a receita do terceiro trimestre ultrapassar $100.000."

Evitar: "Consulte o ficheiro do orçamento para os valores da receita."

1. Seja específico e mensurável: evite termos subjetivos que possam ser interpretados de forma diferente.

Bom: "Aprovar se a data de entrega estiver dentro de cinco dias úteis da data do pedido"

Evitar: "Aprovar se o prazo for razoável"

1. Garanta a qualidade do ficheiro: verifique se as entradas, como as imagens e os documentos, estão claras, desprotegidas e legíveis.

2. Teste com dados realistas: Para validar que as suas instruções funcionam como esperado, use exemplos representativos que espelhem os seus cenários reais de aprovação.

3. Defina casos-limite e comportamento de contingência: especifique o que deve acontecer quando a IA encontrar informações pouco claras, incompletas ou inesperadas.

4. Defina limiares e intervalos claros: evite limites ambíguos definindo pontos de corte exatos.

Bom: "Aprovar se a pontuação de satisfação for 4,0 ou superior numa escala de 5 pontos"

Evite: "Aprovar pontuações altas de satisfação"

1. Use formatos estruturados para critérios complexos: Para avaliações em vários passos, divida a sua lógica em passos numerados ou árvores de decisão.

Rejeite o relatório de despesas se QUALQUER uma das seguintes condições for verdadeira:

• O montante no campo "Total" excede 500,00 USD
• Nenhum ficheiro de imagem de recibo foi carregado
• A data de despesa é mais de 60 dias antes da data de vencimento encontrada nas diretrizes de despesas
• O campo de assinatura do gestor no formulário de despesas está em branco
• O campo ID do funcionário está vazio ou não corresponde ao formato XXX-XXXX (três números, traço, quatro números)

1. Inclua contexto organizacional relevante: Consulte políticas específicas da empresa, requisitos de conformidade ou regras de negócio que a IA deve aplicar.

2. Evite referências sensíveis ao tempo: não utilize referências relativas de datas ou horas que se tornem desatualizadas.

Boa instrução: aprova-se se a data de envio ocorrer em até 30 dias após a data da despesa

Evite: "Aprovar se for submetido este mês"

1. Use uma terminologia consistente: Mantém os mesmos termos ao longo das tuas instruções.

Limitações conhecidas

As limitações conhecidas são as seguintes:

• Apenas conteúdos codificados em base64 nas entradas de ficheiro para as fases de IA são suportados.
• Se um utilizador num ambiente diferente de onde foi enviada uma aprovação responder à aprovação, esta pode falhar. Para evitar a falha, identifique o usuário para o qual você deseja enviar a aprovação, vá para o centro de administração da Power Platform e adicione o usuário a esse ambiente.
• Não é possível atribuir o mesmo aprovador a estágios diferentes.
• Os anexos de ficheiros não são suportados atualmente.
• A gestão do ciclo de vida da aplicação (ALM) não é atualmente suportada para aprovações avançadas, o que significa que, se importar um fluxo com aprovação avançada, terá de recriar a aprovação em múltiplas fases no fluxo.
• A partilha não é atualmente suportada, o que significa que, se partilhar um fluxo que tenha o conector de revisão humana, o destinatário precisa de recriar a aprovação em múltiplas fases no fluxo.