Exportar itens de um conjunto de revisão na Descoberta Eletrônica

O recurso de exportação permite personalizar o conteúdo incluído no pacote de download ao exportar itens de um conjunto de revisão na Descoberta Eletrônica. Os processos de exportação são mantidos durante a vida útil do caso. No entanto, você deve baixar o conteúdo de um processo de exportação dentro de 30 dias após a conclusão do processo de exportação.

Para exportar documentos de um conjunto de revisão, conclua as seguintes etapas:

1. Acesse o portal do Microsoft Purview e entre com as credenciais de uma conta de usuário com permissões de Descoberta Eletrônica atribuídas.
2. Selecione o card de solução de Descoberta Eletrônica e, em seguida, selecione Casos na navegação à esquerda.
3. Selecione uma ocorrência e, em seguida, selecione a guia Conjuntos de revisão .
4. Selecione o conjunto de revisão que você deseja exportar e selecione a guia Todos os itens .
5. No conjunto de revisão, selecione os itens a serem exportados.
6. Selecione Exportação de Ação> na barra de comandos.
7. A página de submenu Exportar é exibida com as configurações para configurar a exportação. Algumas opções são selecionadas por padrão, mas você pode alterá-las. Consulte a seção de opções de exportação para obter descrições das opções que você pode configurar.
8. Depois de configurar as opções de exportação, selecione Exportar para iniciar o processo de exportação. Vá para o Gerenciador de processos para acompanhar o progresso e baixar o conteúdo exportado.

Escolher opções de exportação para um conjunto de revisão

Use as opções a seguir para configurar a exportação. Algumas opções de saída não permitem todas as opções. Por exemplo, ao exportar para o formato PST, você não pode exportar arquivos de texto ou PDFs redigidos.

• Nome da exportação: nome do trabalho de exportação. Esse valor nomeia os arquivos ZIP baixados.

• Descrição da exportação: campo de texto livre para você adicionar uma descrição.

• Selecione os itens a serem incluídos na exportação

  • Somente documentos selecionados: essa opção exporta apenas os documentos selecionados no momento. Essa opção só está disponível quando você seleciona itens em um conjunto de revisão.
  • Todos os documentos filtrados: essa opção exporta os documentos em um filtro ativo. Essa opção só está disponível quando você aplica um filtro ao conjunto de revisão.
  • Todos os documentos do conjunto de revisão: essa opção exporta todos os documentos do conjunto de revisão.

• Expanda os documentos selecionados para incluir: Use as opções a seguir para exportar itens adicionais relacionados a itens filtrados ou selecionados no conjunto de revisão:

  • Itens familiares associados: essa opção inclui itens familiares associados. Itens de família são itens que compartilham o mesmo valor de propriedade de metadados FamilyId. Por exemplo, um documento anexado a uma mensagem de email compartilha o mesmo FamilyId da mensagem de email. Se você selecionar essa opção, a mensagem de email e o documento serão exportados neste exemplo, mesmo que o documento não esteja incluído na lista de itens do conjunto de revisão.

  • Itens de conversa associados: Essa opção inclui itens associados que estão na mesma conversa do Teams ou do Viva Engage. Itens de conversa são itens que compartilham o mesmo valor da propriedade de metadados ConversationId. Todas as mensagens, postagens e arquivo de transcrição correspondente de uma conversa compartilham o mesmo ConversationId.

    Se você selecionar Itens de família associados ou Itens de conversa associados, todos os itens que compartilham a mesma ID de associação serão exportados, mesmo que alguns desses itens não estejam nos resultados da consulta do conjunto de revisões atual.

• Tipo de exportação: O conteúdo exportado está disponível para download diretamente por meio de um navegador da Web ou pode ser enviado para uma conta de Armazenamento do Azure. As opções Exportar somente relatório de item e Exportar itens com relatório de item habilitam o download direto.

  • Exportar somente relatório de item: somente o resumo e o relatório de item são criados. Quando você seleciona "Exportar somente relatório de item", as várias opções para organizar dados, estrutura de pastas e caminhos, caminhos de condensação e outras opções são ocultadas para evitar qualquer confusão.

    • Exportar marcas: inclui marcas criadas e aplicadas durante a revisão no relatório Item.

  • Exportar itens com relatório de item: os itens são exportados com o relatório de item.

    • Exportar redação: quando selecionado, os itens no pacote de exportação que foram confirmados são entregues como o PDF editado ({itemId}_burn.pdf) em vez do arquivo nativo original. Especificamente:

      • Documentos individuais e anexos de email com redações confirmadas: o arquivo nativo é substituído pelo PDF redigido no pacote de exportação. O nativo original não está incluído ao lado.
      • Conversas (por exemplo, Microsoft Teams ou threads do Viva Engage): o arquivo de conversa nativo e o PDF redigido estão incluídos.
      • Os arquivos de texto extraídos para itens redigidos contêm o texto OCR do PDF redigido, não o texto original.
      • A expansão da família se aplica à redação da mesma forma que se aplica ao restante da exportação: um anexo filho redigido de um pai responsivo é incluído como o PDF editado.

      Se você precisar do arquivo nativo original e do PDF redigido para o mesmo item, execute duas exportações — uma com a opção Exportar redação selecionada e outra sem — e combine os pacotes.

      Se você não selecionar essa opção, a exportação conterá apenas arquivos nativos originais, mesmo para itens que foram submetidos a redações.

    • Exportar arquivos de texto: esta opção exporta o texto extraído do documento em um arquivo separado.

    • Exportar marcas: essa opção inclui marcas criadas e aplicadas durante a revisão no relatório Item.

    • Converter formatos de arquivo com suporte em HTML: essa opção converte formatos de arquivo nativos de nuvem com suporte, como .loop arquivos e .page (usados pelo Notebook do Copilot e pelo conteúdo da página), em HTML durante a exportação. Essa opção é útil quando os fluxos de trabalho pós-exportação da sua organização dão suporte a HTML, mas não têm ferramentas para formatos de arquivo de nuvem nativos. Essa opção não está marcada por padrão.

• Formato de exportação: opções de conteúdo exportado para itens do Exchange.

  • Crie PSTs para mensagens sempre que possível: essa opção cria arquivos .pst para mensagens.

  • Criar arquivos .msg para mensagens: essa opção cria arquivos .msg para mensagens.

    As configurações a seguir controlam se o pacote de saída contém divisões com base na localização do item e se devem incluir a estrutura de pastas e a convenção de nomenclatura.

  • Na seção Configurações de tamanho do pacote , configure o tamanho máximo do pacote de exportação criado pelo processo de exportação.

    • Se escolher Criar PSTs para mensagens, você poderá configurar o tamanho máximo do pacote PST para 1 GB, 2 GB, 5 GB (padrão) ou 10 GB.

    • Você pode configurar o tamanho máximo .zip pacote para 2 GB, 10 GB (padrão), 20 GB ou 40 GB. O tamanho máximo do pacote .zip precisa ser igual ou maior que o tamanho máximo do pacote PST para conter os arquivos PST em .zip pacotes quando baixados.

    • Selecione uma ou mais das seguintes opções:

      • Organizar dados de locais diferentes em pastas separadas ou PSTs: essa opção organiza os dados em pastas separadas para cada local de dados. Ao exportar conteúdo de caixa de correio, os itens da caixa de correio principal e de todas as caixas de correio de arquivo morto associadas (incluindo vários arquivos) são mesclados em um único arquivo PST, mesmo se essa opção de exportação estiver selecionada.
      • Incluir estrutura de pasta e caminho da origem: essa opção inclui a estrutura de pasta original e caminho de pasta para itens.
      • Condensar caminhos para caber em 259 caracteres: essa opção condensa o caminho da pasta de cada item em 259 caracteres ou menos.
      • Dê a cada item um nome amigável: Esta opção cria um nome amigável para cada item.

      A opção de uma estrutura de diretório condensada estava disponível anteriormente na experiência de Descoberta Eletrônica herdada. Para obter uma experiência semelhante, desmarque as seguintes opções na seção Formato de exportação :

      • Organizar dados de locais diferentes em pastas separadas ou PSTs
      • Incluir a estrutura de pasta e caminho da origem
      • Dê um nome amigável a cada item

Para obter mais informações sobre tipos de arquivo de exportação e item.csv campos de relatório, consulte Campos de metadados do documento na Descoberta Eletrônica.

Monitorar o processo de exportação e exibir as configurações de exportação

Depois de enviar seu processo de exportação, você pode monitorar o progresso no Gerenciador de processos. Você também pode exibir as configurações escolhidas para as informações de exportação e download para esse processo de exportação em um relatório consolidado. Se estiver trabalhando com o suporte da Microsoft, você poderá copiar as informações do trabalho do processo para compartilhar com seu representante de suporte.

Para melhorar o desempenho da exportação, reduza o tamanho do pacote exportado usando intervalos de datas ou outros tipos de filtros para diminuir o tamanho total dos resultados da pesquisa. Se uma exportação for executada por mais de sete dias sem ser concluída, ela será cancelada automaticamente. Para evitar o cancelamento, divida as exportações em lotes menores.

Exibir exportações concluídas de um conjunto de revisão

Para exibir uma lista e detalhes sobre exportações concluídas de um conjunto de revisão, selecione a guia Exportações em um caso. Na guia Exportações , você verá os seguintes detalhes para cada processo de exportação:

• Nome da exportação: o nome da exportação.
• Status: o status atual do processo de exportação.
• Nome do conjunto de revisão: o nome do conjunto de revisão a partir do qual a exportação foi criada (quando a exportação é criada a partir de um conjunto de revisão).
• Nome da pesquisa: o nome da pesquisa a partir da qual a exportação foi criada (quando a exportação é criada a partir de uma pesquisa).
• Criado: A data e hora UTC em que a exportação foi criada.
• Concluído: a data e hora UTC em que a exportação foi concluída.
• Duração: a duração do processo de exportação.
• Criado por: o usuário que criou o processo de exportação.