Configurar um rótulo de confidencialidade padrão para uma biblioteca de documentos do SharePoint

Descrição do serviço Microsoft Purview

Quando o SharePoint estiver habilitado para rótulos de confidencialidade, você poderá configurar um rótulo padrão para bibliotecas de documentos. Em seguida, todos os novos arquivos carregados nessa biblioteca ou arquivos existentes editados na biblioteca terão esse rótulo aplicado se ainda não tiverem um rótulo de confidencialidade ou tiverem um rótulo de confidencialidade, mas com prioridade mais baixa.

Por exemplo, você configura o rótulo Confidencial como o rótulo de confidencialidade padrão para uma biblioteca de documentos. Um usuário que tem Geral como rótulo padrão da política salva um novo arquivo nessa biblioteca. O SharePoint rotulará esse arquivo como Confidencial devido à prioridade mais alta desse rótulo. Para obter um resumo rápido dos resultados possíveis, consulte Um rótulo existente será substituído nesta página.

Um rótulo padrão oferece um nível básico de proteção e uma forma de rotulagem automática sem inspeção de conteúdo. Para ajudar você a distinguir entre o rótulo padrão desse recurso e o rótulo padrão nas políticas de rótulos:

• Rótulo de confidencialidade padrão para uma biblioteca de documentos: rotulagem baseada em localização, aplicável apenas ao SharePoint. Substitui um rótulo de prioridade mais baixa, a menos que seja aplicado manualmente.
• Rótulo de confidencialidade padrão de uma política: sempre aplicável a todos os locais. Nunca substitui um rótulo existente.

Quando você usa o Office para a Web para criar ou editar um arquivo, o rótulo de confidencialidade padrão de uma biblioteca de documentos pode ser aplicado sem atrasos. No entanto, a rotulagem não será imediata se você carregar um arquivo ou criá-lo usando o Microsoft 365 Apps no Windows, macOS, iOS ou Android e salvar no SharePoint:

• Upload de arquivo: pode levar alguns minutos para que o rótulo seja aplicado.
• Microsoft 365 Apps: o rótulo é aplicado após o aplicativo ser fechado.

Para ler o anúncio de visualização desse recurso, confira a postagem no blog.

Será que um rótulo existente será substituído?

Resumo dos resultados:

Requisitos

• Você criou e publicou rótulos de confidencialidade que incluem o escopo do rótulo de Files & outros ativos de dados e esses rótulos são publicados para os usuários que selecionarão um rótulo de confidencialidade padrão para uma biblioteca de documentos do SharePoint.

• Você habilitou rótulos de confidencialidade para arquivos do Office no SharePoint e no OneDrive. Para marcar esse status, você pode executar (Get-SPOTenant).EnableAIPIntegration no Shell de Gerenciamento do SharePoint Online para confirmar se o valor está definido como True.

• Para oferecer suporte a rótulos de confidencialidade para PDFs, você adicionou suporte para PDFs no SharePoint. Para marcar esse status, você pode executar (Get-SPOTenant).EnableSensitivityLabelforPDF no Shell de Gerenciamento do SharePoint Online para confirmar se o valor está definido como True.

• O IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação) do SharePoint não está habilitado para a biblioteca. Essa tecnologia mais antiga não é compatível com o uso de um rótulo de confidencialidade padrão para uma biblioteca de documentos do SharePoint. Se uma biblioteca estiver habilitada para IRM, você não poderá selecionar um rótulo de confidencialidade padrão.

• As permissões de administrador do site são necessárias para aplicar e alterar o rótulo de confidencialidade no SharePoint.

• Files devem conter conteúdo a ser rotulado. Arquivos vazios são rotulados quando são atualizados com conteúdo.

Se você precisar examinar uma lista de tipos de arquivo compatíveis com rótulos de confidencialidade no SharePoint, consulte Tipos de arquivo com suporte.

Limitações

• Não se aplica a arquivos existentes em repouso no SharePoint.

• A menos que tenha habilitado a coautoria de arquivos criptografados com rótulos de confidencialidade, você verá um atraso na aplicação do rótulo de confidencialidade padrão para uma biblioteca de documentos quando os usuários selecionarem a opção Salvar como Arquivo>.

• Assim como os rótulos de confidencialidade do Office para a Web, algumas configurações de rótulo que aplicam criptografia não são adequadas para o SharePoint e, portanto, não dão suporte a um rótulo de confidencialidade padrão para uma biblioteca de documentos do SharePoint:

  • Permitir que os usuários atribuam permissões quando aplicarem o rótulo e a caixa de seleção no Word, PowerPoint e Excel, solicitar que os usuários especifiquem as permissões está selecionada. Às vezes, essa configuração é chamada de "permissões definidas pelo usuário".
  • O acesso do usuário ao conteúdo expira é definido como um valor diferente de Nunca.
  • Criptografia de Chave Dupla é selecionada.

Como configurar um rótulo de confidencialidade padrão para uma biblioteca de documentos do SharePoint

Essa configuração é feita por um administrador do site do SharePoint: Adicione um rótulo de confidencialidade à biblioteca de documentos do SharePoint.

Monitorando o aplicativo de rótulos de confidencialidade padrão da biblioteca

Use a coluna de Confidencialidade do SharePoint para ver os nomes dos rótulos de confidencialidade aplicados aos arquivos. Quando o rótulo tiver sido aplicado por esses recursos, a dica de ferramenta para o nome do rótulo exibirá Este arquivo foi rotulado automaticamente. No entanto, essa dica de ferramenta não é exclusiva do rótulo de confidencialidade padrão de uma biblioteca de documentos. Ele também exibe quando os rótulos de confidencialidade são aplicados usando políticas de rotulagem automática ou como resultado do rótulo padrão de um usuário das políticas de rótulo de confidencialidade.

Para identificar especificamente quando o rótulo foi aplicado devido ao rótulo de confidencialidade padrão da biblioteca, use a ferramenta de pesquisa de log de auditoria e o evento de auditoria de arquivo de rótulo de confidencialidade Aplicado do grupo Atividades de rótulo de confidencialidade . Depois:

1. Selecione uma entrada para exibir os detalhes em um painel de submenu.

2. No painel de detalhes, role até a seção SensitivityLabelEventData e identifique o valor de ActionScourceDetails.

3. Um valor de 6 é usado para quando o rótulo foi aplicado devido ao rótulo de confidencialidade padrão da biblioteca de documentos.

Para auditar a definição de configuração desse recurso, use o evento Auditoria de lista atualizada do grupo de atividades de lista do SharePoint . No painel de submenu de detalhes da biblioteca de documentos, role até a seção SensitivityLabelEventData em que OldSensitivityLabeld e SensitivityLabelId podem refletir três alterações de estado:

• Rótulo de confidencialidade aplicado
• O rótulo de confidencialidade foi alterado de um rótulo para outro
• Rótulo de confidencialidade removido

Para mapear GUIDs de rótulos de confidencialidade para nomear nomes, use o cmdlet Get-Label :

1. Primeiro, conecte-se a Segurança e Conformidade do PowerShell.

2. Em seguida, execute o seguinte comando, no qual você especifica o GUID:

   Get-Label -Identity "<GUID>" | Name
   
   

Como desativar este recurso

Se necessário, você pode desativar esse recurso que oferece suporte a um rótulo de confidencialidade padrão para bibliotecas de documentos do SharePoint. Essa é uma configuração de nível de locatário que exige que você use o cmdlet Set-SPOTenant com o parâmetro DisableDocumentLibraryDefaultLabeling definido como True usando o Shell de Gerenciamento do SharePoint Online atual:

Set-SpoTenant -DisableDocumentLibraryDefaultLabeling $true

Depois de executar esse comando, você não verá a opção de configurar rótulos de confidencialidade padrão para uma biblioteca de documentos. Você não poderá selecionar um rótulo de confidencialidade padrão para bibliotecas novas ou existentes.

Para bibliotecas de documentos que foram configuradas anteriormente para um rótulo de confidencialidade padrão:

• A seleção de rótulo para a biblioteca de documentos permanece, mas é desativada para que novos arquivos não tenham o rótulo de confidencialidade selecionado aplicado.
• Os rótulos de confidencialidade que foram aplicados como um rótulo padrão não são removidos.

Assim como acontece com todas as alterações de configuração no nível do locatário do SharePoint, leva cerca de 15 minutos para que a alteração entre em vigor.

Próximas etapas

A rotulagem padrão garante um nível mínimo de proteção, mas não leva em conta o conteúdo do arquivo que pode exigir um nível mais alto de proteção. Considere complementar esse método de rotulagem com rotulagem automática que usa inspeção de conteúdo e incentive a rotulagem manual para que os usuários substituam o rótulo padrão quando necessário.

• Saiba mais sobre a Criptografia de Chave Dupla