Iniciar revisões de acesso ao site para relatórios de governança de acesso a dados

As revisões de acesso ao site no Centro de administração do SharePoint permitem que os administradores de TI deleguem o processo de revisão dos relatórios de governança de acesso a dados aos proprietários de sites compartilhados em excesso.

Esse processo de revisão é crucial porque:

• Os motivos de conformidade impedem que os administradores de TI acessem detalhes no nível do arquivo ou do item.
• Os proprietários de sites estão em melhor posição para analisar e resolver problemas de compartilhamento excessivo para seus próprios sites.

O que você precisa para iniciar uma revisão de acesso ao site?

Consulte os pré-requisitos do Gerenciamento Avançado do SharePoint.

Além disso, antes de iniciar uma revisão de acesso ao site, verifique se os proprietários do site estão disponíveis para responder às solicitações de revisão, tomar as ações necessárias e concluir a revisão.

O Microsoft 365 operado pela 21Vianet não dá suporte a revisões de acesso ao site, mesmo que você tenha as licenças necessárias.

Como funciona a revisão de acesso ao site

• Você pode iniciar análises de acesso a sites para até 100 sites diretamente da exibição da Web de relatórios de governança de acesso a dados.
• Se você precisar examinar um número maior de sites, use o PowerShell para iniciar as revisões.
• Quando você inicia uma revisão, o proprietário do site recebe um email adaptado ao problema específico de compartilhamento excessivo identificado no relatório selecionado. Por exemplo, se a revisão for para a categoria "Conteúdo compartilhado com 'todos, exceto usuários externos'", o email se concentrará apenas no compartilhamento de preocupações relacionadas a esse relatório.

Relatórios suportados

As análises de acesso ao site estão disponíveis para os seguintes relatórios:

• Relatórios de link de compartilhamento (Qualquer pessoa, PeopleInYourOrg, Specific People compartilhado externamente)
• Relatórios de "Conteúdo compartilhado com 'Todos, exceto usuários externos'"
• Compartilhamento excessivo do relatório de linha de base usando permissões

Como iniciar uma revisão de acesso ao site

1. Entre no Centro de administração do SharePoint com suas credenciais de administrador.

2. Expanda a seção Relatórios e selecione Governança de acesso a dados.

3. Selecione Exibir relatórios para qualquer um dos relatórios com suporte.

4. Escolha um relatório e selecione os sites que você deseja examinar.

   

5. Selecione Iniciar revisão de acesso ao site.

6. Selecione Personalizar e visualizar email para personalizar o conteúdo do email para proprietários de sites.

   

7. Personalize a mensagem para os proprietários do site, conforme descrito na seção de personalização de email.

8. Selecione Enviar para iniciar a solicitação de revisão.

Você também pode iniciar revisões de acesso ao site usando o PowerShell.

Acompanhar as revisões de acesso ao site

Para acompanhar todas as revisões de acesso ao site iniciadas, acesse a guia Minhas solicitações de análise na página de aterrissagem de governança de acesso a dados.

Depois que uma revisão é iniciada, seu status permanece como "pendente" até que o proprietário do site a conclua. Após a conclusão, o status e os comentários da revisão são atualizados com o nome do revisor e a data e hora de conclusão. Se uma revisão falhar (por exemplo, devido a um email inválido para o proprietário do site), ela será marcada como falha.

Você também pode acompanhar as revisões de acesso ao site usando o PowerShell.

Processo de revisão de acesso ao site para proprietários de sites

Quando você inicia uma revisão, os proprietários do site recebem um email que inclui:

• Um título relevante.
• Seus comentários, se houver.
• Uma solicitação para revisar as permissões do site.
• Um link para uma página de revisão de acesso detalhada, específica para o problema identificado no relatório de governança de acesso a dados.

Aqui estão exemplos dos diferentes emails que um proprietário de site pode receber:

• Conteúdo compartilhado com o relatório "Todos, exceto usuários externos" nos últimos 28 dias:

  

• Relatório de links de compartilhamento dos últimos 28 dias:

  

• Compartilhamento excessivo do relatório de linha de base usando permissões:

  

Examinar solicitações de acesso ao site 'Todos, exceto usuários externos'

Os proprietários do site podem examinar e gerenciar o acesso em duas áreas principais:

• Grupos do SharePoint:

  • Veja quais grupos contêm 'Todos, exceto usuários externos.'
  • Veja quando e por quem o grupo foi adicionado.
  • Remova "Todos, exceto usuários externos" dos grupos, se necessário:

    1. Abra a página de associação de grupo do SharePoint.

    2. Selecione Todos, exceto usuários externos, selecione Ações e selecione Remover usuários do grupo.

       

• Itens individuais (arquivos/pastas/listas):

  • Exibir itens compartilhados com 'Todos, exceto usuários externos' nos últimos 28 dias.
  • Veja os detalhes do compartilhamento (quem compartilhou e quando).
  • Gerencie o acesso e remova permissões conforme necessário:

    1. Selecione Gerenciar acesso.

    2. No grupo "Todos, exceto usuários externos" na guia Grupos , selecione o grupo e selecione Remover acesso. Consulte Parar de compartilhar arquivos ou pastas do OneDrive ou do SharePoint ou alterar as permissões para obter mais informações.

       

Examinar relatórios de 'Compartilhamento de link'

Quando o proprietário do site abre o email, ele é redirecionado para um relatório detalhado de links de compartilhamento. Este relatório mostra:

• Files para os quais os links foram gerados, com a data e o usuário que criou o link.
• O botão Gerenciar acesso que os proprietários do site usam para remover ou modificar permissões.

A captura de tela a seguir mostra o relatório detalhado de links de compartilhamento:

Examinar relatórios de 'Linha de base de compartilhamento excessivo usando permissões'

Quando os proprietários do site selecionam o email, eles são redirecionados para a página de revisão de acesso ao site, onde podem ver a linha de base de compartilhamento em excesso usando o relatório de permissões. Este relatório ajuda os proprietários de sites a identificar itens com permissões excessivas e a tomar as medidas necessárias.

O administrador do SharePoint exibe o número de usuários com permissões para um site no relatório de governança de acesso a dados. Os proprietários do site podem ver esse número, juntamente com a forma como as permissões são distribuídas entre diferentes itens do site. Os itens com o maior número de usuários com permissão são mostrados primeiro, para que o proprietário do site possa resolver os itens mais expostos.

Noções básicas sobre o relatório de permissões

Número de usuários com permissão

Esta coluna mostra o número total de usuários que têm permissões para um escopo específico (Site, Lista, Pasta ou Arquivo). Ele reflete a exposição desse item em comparação com outros. No entanto, esse número não é exclusivo; se o mesmo usuário tiver permissões diretas e indiretas, elas serão contadas várias vezes.

Exemplo:

Imagine uma pasta "F" com as seguintes permissões:

• 40 usuários do Grupo "A"
• 10 usuários com permissões diretas
• 20 usuários com permissões por meio de links de compartilhamento

O número total de usuários com permissões para a pasta "F" é 80 (40 do Grupo "A" + 10 diretos + 20 por meio de links de compartilhamento). Nenhuma eliminação de duplicação é aplicada, portanto, se o mesmo usuário estiver em ambos os Grupo "A" e tiver acesso por meio de um link de compartilhamento, eles serão contados duas vezes.

Além disso, o número total de usuários com permissões em todos os escopos pode exceder o número de usuários mostrados no relatório de governança de acesso a dados ou email. Essa situação ocorre porque os usuários podem ter permissões em vários itens. Embora um usuário possa ser contado uma vez no nível do site, eles são contados separadamente para cada item ao qual têm acesso.

Número de grupos

Esta coluna mostra quantos grupos têm permissões para um item ou escopo específico. Muitas vezes, uma grande parte da exposição vem de permissões concedidas a grupos, especialmente aqueles com muitos membros. Você pode reduzir a exposição ajustando as associações de grupo ou removendo grupos desnecessários das permissões.

Selecione o número do grupo para ver a contagem de membros de cada grupo. Essas informações ajudam a identificar quais grupos devem ser direcionados para reduzir as permissões.

Links e EEEU/Todos

Esta seção exibe:

• O número de links (por exemplo, "Qualquer pessoa" ou "People em sua organização") que são compartilhados para o escopo.
• Se o item está exposto a Todos ou EEEU (todos, exceto usuários externos).

Se o número de links for alto ou a coluna EEEU/Todos disser "Sim", essa condição será um indicador imediato de que o item tem ampla exposição e o proprietário do site deverá se concentrar em reduzir as permissões para esse item.

Gerenciar acesso

O botão Gerenciar Acesso fornece uma maneira para o proprietário do site executar uma ação:

• Removendo usuários individuais
• Modificando associações a um grupo
• Excluindo links
• Ajustando permissões

Para um site do SharePoint, selecionar este botão redireciona para a página de gerenciamento de grupo do SharePoint . Para itens individuais, ele abre a interface Gerenciar Acesso , que fornece controle mais granular sobre permissões.

Revisões completas de acesso ao site

Depois que o proprietário do site fizer as alterações necessárias, como modificar ou remover permissões, ele deverá:

1. Selecione Concluir revisão.

2. Adicione comentários relevantes.

3. Envie a revisão.

O processo envia comentários de volta ao administrador de TI e a revisão é marcada como concluída.

Gerenciar várias revisões de acesso ao site

Os proprietários do site podem receber e lidar com várias solicitações de revisão de acesso ao site simultaneamente. Para rastrear todas as solicitações de revisão:

1. Acesse a página Avaliações do site por meio de:
   • O link no email de revisão.
   • O ícone de engrenagem na página inicial do site:

     1. Selecione Configurações do site.

     2. Selecione Revisões do site.

        

     3. Exibir todas as revisões de acesso ao site pendentes.

     4. Revisões completas conforme necessário.

Personalizar o email para proprietários de sites

Agora você pode personalizar o email enviado aos proprietários de sites para aumentar a probabilidade de que os proprietários do site vejam o email como uma solicitação genuína dos administradores do SharePoint e não como um email suspeito. Os valores a seguir são novos e estão disponíveis para personalização:

• Endereço do remetente: O nome de usuário personalizado especificado no Centro de administração do Microsoft 365 em perfil organizacional fornece automaticamente esse valor.
• Título do email
• Mensagem para o proprietário do site que geralmente descreve o cenário
• Quaisquer comentários adicionais relacionados ao pedido de revisão
• Um link para qualquer página ou documento do SharePoint que liste detalhes ou instruções adicionais

Selecione Salvar para salvar suas personalizações para este tipo de relatório. Essa ação substitui quaisquer alterações anteriores e se aplica automaticamente às revisões subsequentes do site desse tipo de relatório. Em outras palavras, você pode salvar uma versão personalizada para cada tipo de relatório, conforme mostrado na página inicial de Governança de Acesso a Dados. Selecione Redefinir para reverter todas as personalizações para os padrões definidos pelo produto.