São 12h45 de uma quarta-feira, e Shane, um associado de desenvolvimento de negócios, está terminando o almoço quando uma notificação do Teams aparece:
Gerente: "Ei, você pode preparar um conjunto de propostas para a reunião com o cliente às 15h de hoje?"
O coração de Shane salta uma batida. São pouco mais de duas horas para criar uma apresentação elegante e pronta para o cliente. Não há um briefing formal - apenas algumas notas dispersas de uma chamada de descoberta na semana passada, uma planilha (Pricing.xlsx) e um punhado de e-mails descrevendo as preferências e os pontos problemáticos do cliente.
Shane abre o Copilot Chat e respira fundo. O relógio está correndo.
A situação de Shane é uma que muitos profissionais enfrentam:
- Prazo apertado
- Informações fragmentadas
- Grandes expectativas de polimento e clareza
O objetivo é criar uma apresentação de propostas atraente que reflita as necessidades do cliente, esteja alinhada com a estratégia interna de preços e pareça profissional o suficiente para apresentar aos executivos, tudo em menos de duas horas.
Não existe uma única maneira "certa" de abordar esse cenário. Dependendo dos pontos fortes de Shane, dos dados disponíveis e das expectativas da equipe, há várias maneiras de usar o Microsoft 365 Copilot para fazer o trabalho.
Depois de considerar como você abordaria esse cenário, selecione cada fluxo de trabalho para ver como você poderia proceder:
Objetivo: Extrair as necessidades dos clientes dos emails e criar uma apresentação de propostas refinada usando o Outlook e o PowerPoint.
Etapa 1: resumir as preferências do cliente a partir do email
Shane começa no Copilot Chat do Outlook e digita:
Resuma as preferências do cliente e os principais pontos de discussão dos emails com [Nome do Cliente] nas últimas duas semanas.
O Copilot examina o Outlook e retorna um resumo das metas do cliente, pontos problemáticos e quaisquer solicitações específicas mencionadas nos threads de email.
Essa etapa ajuda Shane a evitar a releitura de longas cadeias de e-mail e garante que nada importante seja perdido.
Etapa 2: examinar e refinar o resumo
Shane analisa o resumo e faz perguntas de acompanhamento:
O que o cliente disse sobre flexibilidade de preços?
Houve alguma preocupação sobre os cronogramas de implementação?
Esse acompanhamento ajuda Shane a esclarecer quaisquer pontos vagos e reunir conteúdo mais direcionado para a proposta.
Se o Copilot perder algo, Shane poderá pesquisar manualmente palavras-chave como "orçamento", "linha do linha do tempo" ou "preocupações" no Outlook.
Etapa 3: construir o conjunto de slides no PowerPoint
Shane abre o PowerPoint e pergunta ao Copilot:
Crie um conjunto de propostas para [Nome do cliente] usando o resumo do email. Inclua slides para as necessidades do cliente, nossa solução, preços e próximas etapas.
O Copilot gera uma apresentação estruturada com conteúdo de espaço reservado com base nos insights de email. Shane personaliza os slides adicionando identidade visual, ajustando o tom e inserindo visuais ou logotipos.
Com a ajuda do Copilot, Shane transforma anotações dispersas em uma proposta pronta para o cliente — bem a tempo da reunião.
Objetivo: criar uma proposta narrativa usando insights de reuniões e chat do Teams e, em seguida, convertê-la em uma apresentação.
Etapa 1: Resumir anotações de reuniões e tópicos de chat
Shane abre o Copilot no Teams e digita:
Resumir a última reunião de sincronização com o cliente e o canal de #client propostas.
O Copilot retorna um resumo conciso do que foi discutido, incluindo metas do cliente, objeções e quaisquer itens de ação.
Dica
Se o Copilot não retornar os resultados esperados, Shane deverá marcar se a reunião foi gravada e se o chat está acessível, e também pode especificar palavras-chave como "orçamento" ou "linha do tempo" para refinar o resumo.
As equipes geralmente contêm insights informais, mas críticos, que não chegam ao email.
Etapa 2: Elaborar uma narrativa no Word
Shane abre o Word e solicita ao Copilot:
Faça um rascunho de uma proposta com base no resumo do Teams. Inclua seções para Histórico do cliente, Desafios, Solução proposta e Benefícios.
O Copilot cria uma proposta de estilo narrativo que Shane pode revisar e editar. Shane poderia definir ainda mais o prompt para incluir instruções sobre tom ou estrutura. Se o rascunho for muito longo, Shane pede ao Copilot para condensar cada seção em marcadores para facilitar a conversão em slides.
Etapa 3: converter para PowerPoint
Shane então pergunta ao Copilot do Word:
Transforme essa proposta em uma apresentação do PowerPoint com um slide por seção.
O Copilot gera um conjunto de slides com a narrativa dividida em slides digeríveis. Shane aplica um modelo de marca e adiciona visuais ou gráficos para aprimorar a apresentação.
Esse fluxo de trabalho ajuda Shane a transformar insights informais em uma narrativa refinada que ressoa com o cliente.
Objetivo: visualizar a estratégia de preços e integrar insights de dados em uma apresentação de propostas atraente.
Etapa 1: Visualizar dados de preços no Excel
Shane abre Pricing.xlsx e pergunta ao Excel Copilot:
Crie um gráfico comparando os tipos de preço e destaque a opção mais econômica.
O Copilot gera um gráfico de barras ou de linhas mostrando as diferenças entre as camadas Standard, Premium e Custom.
Dica
Shane pode pedir ao Copilot para aplicar formatação condicional ou fazer anotações no gráfico para destacar as principais diferenças.
Os recursos visuais ajudam os clientes a entender rapidamente o valor e tomar decisões.
Etapa 2: Analisar tendências com o agente Analista
Shane abre o Copilot Chat, navega até o agente Analista e digita:
Analise tendências de preços e preferências de clientes de propostas recentes. Destaque o que clientes semelhantes escolheram e por quê.
O agente Analista retorna insights como:
-
A maioria dos clientes no [setor] escolheu o nível Premium devido ao suporte adicional.
-
Os clientes com menos de 50 usuários preferiram a camada Standard.
Se os resultados forem vagos, Shane refina o prompt para se concentrar em setores ou tamanhos de clientes específicos.
Etapa 3: construir o conjunto de slides no PowerPoint
Shane abre o PowerPoint e pergunta ao Copilot:
Crie uma apresentação de propostas para [Nome do Cliente] usando o gráfico e a análise de preços. Inclua slides para Proposta de valor, ROI e Opções de preços.
O Copilot constrói um deck baseado em dados que Shane pode ajustar para obter o tom e os elementos visuais. Shane adiciona um slide de resumo com uma recomendação clara e chamada para ação.
Com a ajuda do Copilot, Shane transforma dados brutos de preços em uma proposta persuasiva e orientada por insights — pronta para orientar a decisão do cliente com clareza e confiança.