Prepare seus dados para pesquisas no Microsoft 365 Copilot

Para se preparar para o Microsoft 365 Copilot, você deve preparar suas informações para pesquisa. Por exemplo, se sua organização já estabeleceu os controles e políticas de acesso de informações certos, seus usuários só terão acesso às informações de que precisam e nada mais à medida que pesquisam em locais como o SharePoint. Portanto, se sua organização já implementou esses tipos de controles, você está um passo à frente.

Caso contrário, a boa notícia é que há ferramentas e controles que você pode usar para obter visibilidade sobre como sua organização compartilha informações. Você pode implementar controles automatizados para garantir o nível certo de acesso e interromper o compartilhamento excessivo antes de implantar o Microsoft 365 Copilot. Portanto, assim como você prepararia as informações em seu locatário do Microsoft 365 para pesquisa, os mesmos princípios se aplicam ao Microsoft 365 Copilot. Por quê? Porque o Microsoft 365 Copilot só recupera informações às quais cada usuário tem acesso explicitamente.

Dicas para preparação de dados

As organizações que melhoram a qualidade dos dados do Microsoft 365 permitem que o Microsoft 365 Copilot gere sugestões mais precisas e relevantes, adaptadas às suas necessidades de negócios. Os administradores devem considerar a implementação das seguintes práticas recomendadas para melhorar a qualidade dos dados de sua organização:

• Limpe o conteúdo ROT (redundante, desatualizado e trivial). Realize uma auditoria extensiva de todo o conteúdo organizacional, incluindo documentos, emails, chats e wikis. Remova quaisquer materiais desatualizados que não sejam mais precisos ou relevantes. Por exemplo, exclua folhas de especificações de produtos antigas de mais de 5 anos atrás, emails promocionais de campanhas expiradas e conversas de tíquetes de TI resolvidas. Habilite políticas de arquivamento/exclusão em plataformas colaborativas para automatizar a remoção de conteúdo obsoleto. A remoção contínua de conteúdo obsoleto e irrelevante concentra o Microsoft 365 Copilot em informações atuais e de alto valor. O uso de políticas de retenção e rótulos de retenção pode ajudar as organizações a cumprir proativamente as regulamentações e políticas internas do setor, reduzir o risco se ocorrer um evento de litígio ou uma violação de segurança e garantir que os usuários trabalhem apenas com conteúdo atual e relevante para eles.
  
  Além de remover o conteúdo ROT, as organizações também devem identificar e limpar sites inativos do SharePoint. Sites inativos geralmente têm conteúdo desatualizado, sobrecarregando a fonte de dados do Copilot e levando a respostas menos precisas. A remoção desses sites ajuda o Copilot a se concentrar nas informações atuais para obter melhores resultados. As organizações podem identificar sites inativos executando a política de Sites Inativos do SharePoint, que é uma ferramenta de Gerenciamento Avançado do SharePoint. Essa política combate a proliferação de conteúdo e reduz o conteúdo ROT identificando e gerenciando automaticamente sites inativos do SharePoint. Ela permite definir critérios de inatividade, como falta de atualizações ou atividade do usuário durante um determinado período. Depois de identificar esses critérios, os proprietários do site receberão notificações por email para confirmar o estado ativo/inativo do site.
• Organize o conteúdo em pastas lógicas e sites. Estruture seus arquivos, emails e páginas cuidadosamente. Crie uma taxonomia detalhada para categorizar e organizar documentos, emails e páginas. Por exemplo, nas bibliotecas de documentos, coloque os relatórios financeiros na pasta “Finanças” e os ativos de marketing na pasta “Marketing”. No SharePoint, crie sites para "Políticas de RH", "Recursos de TI", "Documentação do Produto" e assim por diante. Adicione metadados como nomes de cliente e códigos de projeto em arquivos para identificá-los ainda mais. Quando as organizações projetam uma arquitetura de informações lógica dessa maneira, isso permite que o Microsoft 365 Copilot infira relações e relevância.
• Marque arquivos com palavras-chave. Use amplamente rótulos, hashtags, marcas de metadados em todos os documentos, emails e páginas para descrever características. Por exemplo, rotule os tíquetes de suporte ao cliente com #reembolso, #problemanopagamento ou outros rótulos de problemas. Adicione atributos de produto como número do modelo, mercado e ano de fabricação como marcas de metadados em imagens e folhas de especificação. A rotulagem e a marcação completas permitem que o Microsoft 365 Copilot categorize, pesquise e recomende conteúdo rapidamente.
• Padronize nomes de arquivos. Exija convenções consistentes de nomenclatura de arquivo, como "Relatório de Resultados do 3º trimestre de 2023" em vez de nomes cheios de abreviação. Configure modelos recomendados para documentos e apresentações. As organizações que usam nomes consistentes e descritivos em vez de abreviações permitem que o Microsoft 365 Copilot compreenda melhor o conteúdo.
• Consolide várias versões. Sempre que possível, mantenha apenas a versão final de documentos, apresentações e assim por diante. Encontre iterações antigas de arquivos e consolide-as para manter apenas a versão mais nova. A versão final deve indicar claramente que é a mais recente. A eliminação de rascunhos redundantes e versões desatualizadas reduz a confusão e as contradições para o Microsoft 365 Copilot.
• Promova hábitos de higiene de dados. Implemente o treinamento e o gerenciamento de alterações em toda a organização para promover bons hábitos de higiene de dados entre os funcionários. Forneça diretrizes sobre como nomear arquivos efetivamente, marcar conteúdo, manter apenas versões atuais, excluir emails e conteúdo obsoletos e outras práticas. Considere a gamificação reconhecendo os principais colaboradores para a higiene de dados. As organizações também devem monitorar o consentimento do uso de dados. Se algum conjunto de dados incluir informações pessoais, certifique-se de que os funcionários forneçam o consentimento adequado para uso no Microsoft 365 Copilot. Crie expectativas de qualidade de dados no estabelecimento de metas e nas avaliações dos funcionários. As organizações que estabelecem uma cultura focada em manter dados limpos e bem organizados garantem alta qualidade ao longo do tempo, o que maximiza a eficácia do Microsoft 365 Copilot.

Considerações sobre governança de dados

Quando os administradores preparam dados para o Microsoft 365 Copilot, eles também devem considerar os seguintes fatores de governança de dados:

• Implemente as ferramentas de Gerenciamento Avançado do Microsoft SharePoint. Implementar o SAM (Gerenciamento Avançado do Microsoft SharePoint) é um movimento estratégico para administradores que visam aprimorar a governança de dados de sua organização, especialmente ao se preparar para integrar o Microsoft 365 Copilot. O Gerenciamento Avançado do SharePoint oferece ferramentas robustas para classificação, retenção e conformidade de dados, garantindo que as informações confidenciais sejam gerenciadas e protegidas adequadamente. Essas ferramentas são cruciais para manter a integridade dos dados e atender aos requisitos regulatórios, o que é importante, pois as organizações dependem cada vez mais de ferramentas orientadas por IA, como o Copilot. Os administradores que aplicam esses recursos avançados de gerenciamento podem estabelecer uma base sólida de confiança e segurança, essencial para a implantação e a operação bem-sucedidas do Microsoft 365 Copilot. Além disso, o SAM fornece recursos abrangentes de auditoria e relatórios que fornecem aos administradores informações profundas sobre o uso de dados e os padrões de acesso. Essa transparência ajuda a identificar possíveis riscos e garantir que as políticas de governança de dados estejam sendo seguidas. Com esses insights, as organizações podem tomar decisões informadas sobre o gerenciamento de dados e resolver rapidamente quaisquer problemas de conformidade que surjam. Como o Microsoft 365 Copilot se integra a várias fontes de dados e fluxos de trabalho, ter um ambiente de dados bem governado garante que a ferramenta de IA funcione de maneira ideal, fornecendo insights precisos e confiáveis, mantendo os mais altos padrões de segurança e conformidade de dados.

• Atribuir um administrador de dados para supervisionar a preparação e continuar mantendo a qualidade. As organizações têm informações confidenciais sob seu controle, tais como dados financeiros, dados proprietários, números de cartão de crédito, registros de saúde ou números de previdência social. Dessa forma, eles devem considerar a designação de um especialista experiente em governança de dados ou uma equipe de especialistas em governança como o administrador de dados oficial da Microsoft 365. Essa pessoa deve ser responsável por auditar dados, estabelecer regras de acesso, treinar os usuários sobre higiene, monitorar continuamente como o Microsoft 365 e o Microsoft 365 Copilot utilizam dados organizacionais e promover melhorias. Ter um administrador de dados responsável ajuda a criar excelentes hábitos de dados e promove a responsabilidade em todo o ciclo de vida da IA. Para ajudar a proteger seus dados confidenciais e reduzir o risco de compartilhamento excessivo, as organizações devem impedir que seus usuários compartilhem dados confidenciais inadequadamente com pessoas que não deveriam tê-los. Eles podem atingir essa meta implementando rótulos de confidencialidade e políticas de DLP (proteção contra perda de dados). Para obter mais informações, consulte Saiba mais sobre prevenção contra perda de e Saiba mais sobre rótulos de confidencialidade.

• Documente suas políticas e práticas de dados relacionadas à utilização do Microsoft 365 e do Microsoft 365 Copilot. Como prática recomendada, as organizações devem descrever formalmente suas políticas de gerenciamento de dados, regras de acesso, casos de uso e procedimentos relacionados à segurança e a governança de dados no Microsoft 365. Como mencionado anteriormente, as poderosas ferramentas de segurança nos ecossistemas do Microsoft 365 e do Azure podem ajudar as organizações a restringir as permissões e implementar "acesso apenas o suficiente". As políticas e configurações que os administradores definem nessas ferramentas são usadas não apenas pelo Microsoft 365 para evitar o compartilhamento excessivo de dados, mas também pelo Microsoft 365 Copilot. As organizações que não documentam suas políticas de governança de dados devem considerar fazer isso antes de implementar o Microsoft 365 Copilot. A elaboração de uma política abrangente de governança de dados deve codificar regras para:

  • Dados restritos
  • Procedimentos de anonimização
  • Funções de administração
  • Requisitos de treinamento de funcionários
  • Procedimentos de autorização de acesso
  • Práticas de monitoramento
  • Outras políticas aplicáveis

  Uma organização deve compartilhar sua política de governança de dados em toda a empresa e atualizá-la regularmente. Por exemplo, ele pode criar uma política de governança de dados que define os dados confidenciais restritos ao acesso do usuário, requer anonimato de determinados conjuntos de dados e designa um especialista ou uma equipe de governança de dados para supervisionar continuamente suas práticas de dados do Microsoft 365. Formalizar os requisitos de governança dessa maneira ajuda a criar responsabilidade em uma organização.

Uma governança robusta é crucial para garantir que o Microsoft 365 e o Microsoft 365 Copilot estejam em conformidade com os padrões legais e éticos de dados. Como prática recomendada, as organizações devem nomear equipes multifuncionais de dados, segurança e conformidade para decretar restrições de dados, anonimização, administração, políticas de Gerenciamento Avançado do SharePoint e treinamento.

As organizações também devem ter em mente que, embora auditorias iniciais, restrições de acesso e políticas de governança sejam cruciais ao implantar pela primeira vez o Microsoft 365 e o Microsoft 365 Copilot, elas devem ver a governança de dados como um processo iterativo e contínuo. Por quê? Como os ativos de dados e os padrões de uso inevitavelmente evoluem ao longo do tempo. Por exemplo:

• As organizações adicionam novos repositórios de dados à medida que as necessidades de negócios são alteradas. Novos repositórios exigem auditoria e controles de acesso adequados colocados em prática.
• Os usuários e as permissões mudam. Nos negócios, a alteração é uma ocorrência constante, especialmente à medida que os funcionários vêm e vão. Por exemplo, novos funcionários ingressam ou funcionários existentes mudam de função. Os administradores devem conceder/revogar o acesso adequadamente.
• Os regulamentos e os requisitos de conformidade mudam. As políticas de dados devem refletir quaisquer novas restrições.

Para manter o ritmo, as organizações devem executar revisões e atualizações regulares, como:

• Auditorias mensais de novas fontes de dados que podem exigir alterações de acesso.
• Verificações trimestrais de permissões e compartilhamento externo para identificar qualquer nova superexposição.
• Revisões de política anuais para atualizar novos regulamentos e atualizar o treinamento dos funcionários.

Nomear um especialista em governança de dados ou uma equipe de governança para supervisionar esse processo contínuo ajuda a arraigá-lo como um conjunto de políticas de dados e controles de acesso vivos e em evolução. Esse processo também permite adaptar a governança do Microsoft 365 e do Microsoft 365 Copilot às mudanças ao longo do tempo.

Habilitar ou impedir que o conteúdo em um site seja pesquisável

Quando os usuários pesquisam em um site, os resultados podem vir de vários lugares, como colunas, bibliotecas e páginas. Um proprietário de site pode alterar as configurações de pesquisa em um site para decidir se o conteúdo do site pode aparecer nos resultados da pesquisa. Esse processo é conhecido como indexação. As configurações de pesquisa definem qual conteúdo será incluído no índice de pesquisa. O conteúdo dos sites indexados aparece nos resultados da pesquisa. Os proprietários de sites podem usar configurações para controlar se o conteúdo de seus sites pode ser indexado ou impedido de ser indexado.

As permissões no conteúdo também afetam se os usuários têm permissão para ver o conteúdo nos resultados da pesquisa. Uma boa compreensão de como as permissões e as configurações de pesquisa funcionam pode ajudá-lo a garantir que os usuários possam ver os documentos e sites certos nos resultados da pesquisa.

Há cenários específicos em que os usuários têm permissões para ver o conteúdo, mas ainda não conseguem encontrá-lo nos resultados da pesquisa. Para obter mais informações, consulte Os resultados da pesquisa não aparecem para os proprietários do grupo após a criação de um novo grupo do Office 365.

O conteúdo é armazenado em muitos lugares, incluindo sites, listas, bibliotecas, Web Parts e colunas. Por padrão, a maior parte do conteúdo contido em um site, lista, biblioteca, página de Web Part ou coluna é rastreada e adicionada ao índice de pesquisa. O que está no índice de pesquisa decide qual conteúdo pode aparecer nos resultados da pesquisa nas experiências de pesquisa clássicas e modernas. As permissões definidas em itens, listas, bibliotecas, sites, etc., também afetam se os usuários podem ver o conteúdo nos resultados da pesquisa.

Por padrão, o conteúdo de um site pode aparecer nos resultados da pesquisa. Se um proprietário de site ou administrador de conjunto de sites especificar que o conteúdo de um site específico não pode aparecer nos resultados da pesquisa, as outras configurações de resultados da pesquisa, como as de listas, bibliotecas, páginas ASPX e colunas definidas nesse site, não terão nenhum efeito. Da mesma forma, se um proprietário de site ou administrador de conjunto de sites impedir que o conteúdo de lista ou biblioteca apareça nos resultados da pesquisa, a exclusão de colunas não terá nenhum efeito. É importante saber quais configurações são herdadas de níveis mais altos para planejar a pesquisa com eficiência.

Execute as seguintes etapas para permitir ou impedir que o conteúdo de um site do SharePoint apareça nos resultados da pesquisa:

1. No site do SharePoint, selecione o ícone de engrenagem (Configurações) no canto superior da tela.
2. No menu exibido, selecione Configurações do site. Se você não vir Configurações do site, selecione Informações do site e, em seguida, selecione Exibir todas as configurações do site.
3. Em Pesquisar, selecione Pesquisa e disponibilidade offline.
4. Na seção Conteúdo do Site de Indexação , em Permitir que este site apareça nos resultados da pesquisa, selecione Sim para permitir que o conteúdo do site apareça nos resultados da pesquisa. Para evitar que o conteúdo apareça nos resultados da pesquisa, selecione Não.

Gerenciar a Pesquisa da Microsoft

O Microsoft Search fornece uma interface amigável para ajudar os usuários a encontrar informações como arquivos e documentos, sites internos e ferramentas de negócios, pessoas e grupos, locais e direções, conversas e respostas. Ele faz isso acessando com segurança todas as fontes de dados, incluindo emails, arquivos, arquivos do SharePoint, conteúdo do OneDrive e outros recursos compartilhados. Com o Microsoft Search, você também pode obter resultados de pesquisa da Internet.

A Pesquisa da Microsoft está ativada por padrão para todos os aplicativos da Microsoft compatíveis, como parte do Microsoft 365. Embora nenhuma configuração seja necessária, você pode melhorar a experiência geral do Microsoft Search por meio de algumas tarefas administrativas básicas. Como administrador, você deve considerar algumas coisas que podem tornar a experiência da Pesquisa da Microsoft eficiente e amigável em sua organização.

• Preparar-se para gerenciar a Pesquisa da Microsoft. Um administrador global deve atribuir estas funções a usuários que podem gerenciar as configurações e o conteúdo de pesquisa da sua organização:

  • Administrador de pesquisa. Essa função pode criar e gerenciar o conteúdo dos resultados da pesquisa e definir configurações de consulta para melhorar os resultados da pesquisa dentro da organização. O administrador de Pesquisa gerencia a configuração da Pesquisa da Microsoft e pode realizar todas as tarefas de gerenciamento de conteúdo que um editor de Pesquisa pode.
  • Editor de pesquisa. Cria, gerencia e exclui conteúdo para a Pesquisa da Microsoft no Centro de administração do Microsoft 365. Essa função pode criar e gerenciar conteúdos editoriais, como perguntas frequentes e respostas, locais importantes e localizações, sites e aplicativos pesquisados e usados com frequência.

  Dica

  Os administradores de pesquisa influenciam diretamente a experiência de pesquisa para os usuários finais, escolhendo os tipos de resultados que você deseja exibir para seus usuários. Pode ser difícil para uma pessoa escolher e criar conteúdo autoritativo em muitos tópicos diferentes pelos quais os usuários pesquisam em uma organização. A Microsoft recomenda que você aproveite a experiência e o conhecimento de especialistas no assunto (SME) e outros usuários adicionando-os como editores de pesquisa. No momento, um administrador global deve atribuir as funções de administrador de Pesquisa e Editor de pesquisa.

• Configurar a Pesquisa da Microsoft. Você gerencia a Pesquisa da Microsoft do Centro de administração do Microsoft 365 acessando Configurações>, Pesquisa & inteligência.

• Aprimore a Pesquisa da Microsoft criando respostas. O Microsoft Search fornece aos administradores as ferramentas que eles podem usar para criar uma experiência de pesquisa robusta para seus usuários. Você pode selecionar respostas de diferentes tipos para fornecer resultados de alta confiança para as pesquisas dos usuários. Os indicadores são o tipo de resposta mais comumente usado. Eles promovem os melhores resultados possíveis para as consultas dos usuários para o topo dos resultados da pesquisa e tornam mais fácil para os usuários encontrarem o que estão procurando. Por exemplo:

  • Conteúdo informativo que está disponível para todos, como informações sobre a empresa, ajuda para aplicativos do Windows e do Office, e assim por diante.
  • Conteúdo que as pessoas na organização geralmente pesquisam no trabalho cotidiano.
  • Pesquisas comuns relacionadas ao trabalho incluem benefícios de funcionários, relatórios de tempo e despesas, envio de pedidos de compras e obtenção de ajuda de serviços de TI.