Konfigurera skrivare för Universell utskrift

Universell utskrift är en Microsoft 365 prenumerationsbaserad tjänst som körs helt på Microsoft Azure. Det ger dig centraliserad skrivarhantering via Universell utskrift-portalen. Business Central gör skrivare konfigurerade i Universell utskrift tillgängliga för klientanvändare via tillägget Universell utskrift Integration.

Den fullständiga installationen kräver att du arbetar i både Microsoft Azure med hjälp av Azure-portalen och i Business Central. Inställningarna delas upp mellan två huvuduppgifter enligt beskrivningen i den här artikeln:

1. I Microsoft Azure konfigurerar du Universell utskrift och lägger till de skrivare som du vill använda i Business Central till en utskriftsresurs. Gå till detta avsnitt.
2. I Business Central lägger du till skrivarna via utskriftsresurserna i Universell utskrift. Gå till det här avsnittet för online eller här för lokalt.

Förutsättningar

• Skrivare som stöds

  Business Central stöder samma skrivare som Universell utskrift, som kan vara antingen Universell utskrift-kompatibla eller icke-kompatibla skrivare. Icke-kompatibla skrivare kan inte kommunicera med Universell utskrift direkt, så de kräver extra anslutningsprogram som tillhandahålls av Universell utskrift. Vissa äldre skrivare kanske inte stöds.

• Universell utskrift:

  • En Universell utskrift prenumeration/licens för din organisation.

    Läs mer på License Universell utskrift.

  • Du har minst rollen Skrivaradministratör i Microsoft Entra ID.

    För att kunna hantera Universell utskrift måste ditt konto åtminstone inneha rollen Skrivaradministratör i Microsoft Entra ID. De här rollerna behövs bara för att hantera Universell utskrift. De krävs inte av de personer som använder skrivarna från Business Central.

• Business Central online och lokalt:

  • Business Central utgivningscykel 1 för 2021 eller senare.

  • Universell utskrift Integration-tillägget är installerat.

    Det här tillägget publiceras och installeras som standard som en del av Business Central online och lokalt. Du kan kontrollera om den är installerad på sidan Tilläggshantering. Läs mer på Installera och avinstallera tillägg i Business Central.

• Business Central endast lokalt:

  • Microsoft Entra ID- eller NavUserPassword-autentisering har konfigurerats.

    Note

    Universell utskrift-tillägget stöder inte tjänst-till-tjänstautentisering (S2S). Det kräver att en inloggad användare skickar utskriftsjobb till Universell utskrift-tjänsten via Graph API.

  • En app för Business Central har registrerats i din Microsoft Entra-klientorganisation och Business Central.

    Precis som andra Azure-tjänster som arbetar med Business Central kräver Universell utskrift en appregistrering för Business Central i Microsoft Entra ID. Appregistreringen tillhandahåller autentiserings- och auktoriseringstjänster mellan Business Central och Universell utskrift.

    Din distribution kanske redan använder en appregistrering för andra Azure-tjänster som Power BI. Om så är fallet ska du använda den befintliga appregistreringen även för Universell utskrift, i stället för att lägga till en ny. Det enda du behöver göra i det här fallet är att ändra appregistreringen så att den innehåller relevanta utskriftsbehörigheter för Microsoft Graph API: PrinterShare.ReadBasic.All, PrintJob.Create och PrintJob.ReadBasic.

    Om du vill registrera en app och ange rätt behörigheter följer du stegen som beskrivs i Registrera ett program i Microsoft Entra ID.

Konfigurera Universell utskrift och skrivare i Microsoft Azure

Innan du kan börja hantera Universell utskrift-skrivare i Business Central finns det flera uppgifter för att Universell utskrift ska kunna köras i Azure med de skrivare du vill använda.

För detaljerade instruktioner om hur du installerar, se Komma igång: Ställ in Universell utskrift i Universell utskrift-dokumentation. Här följer en översikt över de steg du måste utföra. De flesta av dessa steg är gjorda på Azure-portalen.

1. Tilldela Universell utskrift licenser till dig själv och andra användare.

   Hur du tilldelar licensen beror på om du integrerar med Business Central online eller lokalt.

   • Med Business Central online tilldelar du licenser med hjälp av administrationscentret för Microsoft 365.

     Läs mer i Hjälp för Microsofts administrationscenter – tilldela licenser till användare.

   • Med Business Central lokalt tilldelar du licenser i din klientorganisation med hjälp av Azure-portalen.

     Läs mer på Tilldela eller ta bort licenser i Azure-portalen.

2. Installera Universell utskrift-anslutningsappen för att registrera skrivare som inte kan kommunicera med Universell utskrift direkt.

   De flesta skrivare på marknaden kan inte kommunicera med Universell utskrift direkt, så du måste installera Universell utskrift-anslutningsappen. Läs mer på Installera Universell utskrift Connector.

3. Registrera dina skrivare i Universell utskrift.

   Att registrera en skrivare gör Universell utskrift medveten om skrivaren.

   • Följ instruktionerna från skrivartillverkaren för skrivare som kan kommunicera direkt med Universell utskrift.

   • För andra skrivare registrerar du skrivarna med hjälp av Universell utskrift-anslutningsappen.

     Läs mer i Skrivarregistrering.

4. Ändra skrivaregenskaper (valfritt)

   När en skrivare har registrerats kan du visa och ändra skrivaregenskaperna, som standardinställningar.

   Läs mer på Hantera skrivarinställningar med hjälp av Universell utskrift-portalen.

5. Dela skrivare med användare.

   Alla skrivare som du vill använda i Business Central måste läggas till i en skrivardelning i Universell utskrift. Alla användare som behöver ha tillgång till skrivaren måste läggas till som medlem av dela skrivare. Läs mer i Dela en skrivare.

   Tips/Råd

   Du kan alltid lägga till eller ta bort användare senare. Läs mer i Konfigurera användarbehörigheter för skrivardelning.

6. Aktivera dokumentkonvertering.

   Universell utskrift renderar innehåll för utskrift i XPS-format. Vissa äldre skrivare på marknaden stöder inte rendering av XPS-innehåll, och i många fall endast PDF-format. Utskrift till dessa skrivare misslyckas om inte Universell utskrift har konfigurerats för att konvertera dokument till formatet som stöds av skrivaren.

   Läs mer i Dokumentkonvertering.

Nu är du redo att lägga till skrivarna i Business Central, konfigurera standardskrivare för rapporter och skriva ut.

Lägga till skrivare i Business Central online

När skrivare har konfigurerats och delats i Universell utskrift är du redo att lägga till dem i Business Central för användning. Det finns två sätt att lägga till skrivare i Universell utskrift. Du kan lägga till alla skrivarna på en gång eller individuellt, en i taget.

Genom att lägga till skrivare individuellt kan du konfigurera samma Universell utskrift-skrivare i Business Central mer än en gång. För varje skrivare som har lagts till kan du ändra utskriftsinställningarna, t.ex. papperskassett, storlek och orientering. På så sätt kan du konfigurera skrivare för olika rapporter och dokument som har särskilda krav på utdata.

1. Välj Sök (Alt+Q) i det övre högra hörnet, ange Skrivarhantering och välj sedan den relaterade länken.

2. Välj Universell utskrift och välj sedan något av följande alternativ:

   • Lägg till alla skrivare för Universell utskrift som inte redan har lagts till. Du kan använda det här alternativet även om det redan finns skrivare som har lagts till.
   • Lägga till en skrivare för Universell utskrift om du vill lägga till en viss skrivare.

3. Följ instruktionerna på skärmen.

   • Om du väljer Lägg till alla skrivare för Universell utskrift, sedan startar inställningen av Lägg till skrivare för Universell utskrift.

   • Om du väljer att Lägga till en skrivare för Universell utskrift, så visas sidan Universella skrivarinställningar. Fyll i fältet Namn, välj ... bredvid fältet Utskriftsdelning i Universell utskrift för att välja skrivare som har Universell utskrift. Fyll i återstående fält om det behövs. Placera markören över ett fält om du vill läsa en kort beskrivning.

När du har lagt till en skrivare kan du visa och ändra dess inställningar från sidan Skrivarhantering. Markera bara skrivaren och välj sedan Redigera skrivarinställningar.

Lägg till skrivare på plats i Business Central

Innan en användare kan lägga till eller använda skrivare med Universell utskrift i Business Central måste de tillåta åtkomst till de Azure-tjänster som används vid universell utskrift och ge dem behörighet att använda data och åtgärder som:

• Logga in och läsa användarprofilen
• Läsa grundläggande information om utskriftsprojekt
• Skapa utskriftsjobb

Detta görs vanligtvis första gången de ansluter till den Azure-registrerade app som används för universell utskrift. I Business Central Online utförs det här auktoriseringsflödet sömlöst utan användarinteraktion. Men Business Central lokalt fungerar annorlunda. Detta kräver att du eller någon annan användare som vill använda skrivare med Universell utskrift initierar autentiseringsflödet - normalt endast en enda gång. Det mest direkta sättet beskrivs i följande steg. Ett mindre direkt sätt är att ansluta till en annan integrerad tjänst som använder samma Azure-registrerade app, som Power BI eller OneDrive. Varje användare behöver normalt bara utföra den här uppgiften en gång.

Anslut till universell utskrift för första gången

Slutför de här stegen för att ansluta till Universell utskrift-tjänsten för första gången.

1. Välj Sök (Alt+Q) i det övre högra hörnet, ange Skrivarhantering och välj sedan den relaterade länken.

2. Välj Universell utskrift>Lägg till alla Universell utskrift-skrivare för att starta den assisterade installationsguiden Lägg till Universell utskrift-skrivare.

3. Följ instruktionerna på skärmen tills du kommer till sidan SERVICEBEHÖRIGHETER FÖR MICROSOFT ENTRA.

   

4. Välj länken Authorize Azure Services.

   1. Om sidan Behörighet som krävs visas, läs den ordentligt och välj Acceptera för att acceptera och fortsätta. Om du kör som administratör kan du välja medgivande för organisationens räkning om du vill samtycka till alla användare.

      .

   2. Logga in på med ditt användarnamn och lösenord om du uppmanas till det.

5. När auktoriseringen är klar kommer du tillbaka till sidan Lägg till skrivare med universell utskrift. Välj Nästa>Slutför om du vill slutföra installationen.

När du har lagt till en skrivare kan du visa och ändra dess inställningar från sidan Skrivarhantering. Markera bara skrivaren och välj sedan Redigera skrivarinställningar.

När du har slutfört den första inloggningen kan du använda Universell utskrift skrivare för att skriva ut rapporter och andra utskriftsjobb. Mer information finns i Skriva ut en rapport. Om du vill lägga till, ta bort eller ändra skrivare går du tillbaka till sidan Print Management och väljer Universell utskrift.

Vanliga problem och lösningar

I det här avsnittet får du lära dig mer om vanliga problem som användare kan uppleva när de försöker konfigurera eller använda Universell utskrift skrivare.

Du har inte åtkomst till skrivaren <your-printer>..

Om en användare får det här meddelandet när han eller hon försöker skriva ut ett dokument till en Universell utskrift skrivare kan det bero på något av följande:

• Användaren har inte Universell utskrift licensierad till sitt Microsoft 365- eller Azure Active AD-konto.
• Användaren är inte tilldelad till skrivardelning i universell utskrift.
• (Lokal) Den Azure app-registrering som används för universell utskrift fungerar inte eller har nyligen ändrats sedan användaren senast loggade in.
• (Lokalt) Användaren har ännu inte loggat in på den Azure-registrerade appen för Universal Printer och gett sitt samtycke för första gången.

Det gick inte att hämta skrivare som delats med dig.

Om en användare får detta meddelande när han försöker lägga till en skrivare för Universell utskrift från sidan Skrivarhantering. Det beror vanligtvis på att de ännu inte har loggat in på den Azure-registrerade appen för Universell utskrift-appen och gett sitt samtycke för första gången.

Nästa steg

Ställa in standardinställningar för skrivare.

Relaterad information

Översikt över skrivare
Konfigurera e-postskrivareSkriva ut en rapport
Arbeta med Business Central
Kör batchprojekt

Sök efter kostnadsfria e-utbildningsmoduler för Business Central här