Budgetöversikt

Nästan alla företag som använder financials-funktioner i Microsoft Dynamics 365 Finance behöver skapa rapporter om budget jämfört med faktiska värden. I den här artikeln förklaras den minsta konfiguration som du behöver för att skapa budgetar inom ekonomi och drift eller läsa in dem från ett program från tredje part.

Overview

Du upprätthåller den godkända budgeten för en juridisk enhet i ett dokument som kallas budgetregistreringspost. Raderna i ett budgetregisterpostdokument kallas budgetkontoposter. De innehåller information om den ekonomiska dimensionen, datum och beloppen för den godkända budgeten. Dokumentet för budgetregistreringsposter integreras i grundläggande ekonomiska rapporter och frågesidor, där faktiska redovisningsbelopp jämförts med budgeterade belopp.

Du kan skapa budgetregisterposter på flera sätt:

• Ange information om budgeten registrera poster sida.
• Använd den Microsoft Excel mall som du kan öppna genom att välja knappen Öppna i Excel på Budget-registerposterna sidan.
• Använd Budgetkonto poster data i Data Management (Datahantering) för att importera poster i registret. Överväg att använda den här metoden och aktivera parametern Ange baserad bearbetning när du måste importera många budgetkontoposter.
• Om företaget använder Budget planeringsfunktionen för att förbereda budgeten data, kan du använda funktionen Generera budget registret regelbundet återkommande process.

Budgetregisterposten anses vara slutförd när du uppdaterar budgetsaldona. På sidan Budgetregisterposter väljer du Uppdatera budgetsaldon för en vald budgetregistreringspost eller flera poster. När du uppdaterar budgetsaldon, budgetens status registret ändras till Avslutad. Du kan inte öppna en slutförd budgetregistreringspost för redigering. Om du måste justera budgetdata måste du därför skapa en ny budgetregistreringspost i stället för att korrigera data i den slutförda budgetregistreringsposten.

Konfiguration

När du konfigurerar budgetering, starta om budgetering parametrar sidan . På den här sidan måste du definiera den budget journal, nummersekvensen för budget registrera poster, och standardinställningen i arbetsytorna.

På sidan Budgeteringsparametrar är följande fält tillgängliga:

• Allokeringsnyckel – detta fält bestämmer hur beloppet för en budgetkontopost allokeras i en kassaflödesprognos.
• Använd regler för budgetöverföringar – Välj det här alternativet om du vill aktivera budgetöverföringar.
• Visa en äldre budgetanalysförfrågan – Välj det här alternativet om du vill visa den äldre budgetanalysförfrågan.
• Standardkontostruktur – Välj den här kryssrutan om du vill fylla i kontostrukturen i budgetregistret automatiskt, baserat på huvudkontot. Den här kryssrutan är tillgänglig om funktionen Standardvärde för kontostrukturen i budgetregisterposten är aktiverad i Funktionshantering.
• Budgetjournal – Välj ett journalnamn för budgetanslag. Detta fält är tillgängligt om fältet Aktivera budgetanslag har valts på sidan Redovisningsparametrar.

Om principer sedan styr godkännandet av budgetregisterposter baserat på budgettyp (till exempel överföringar eller revisioner) skapar du arbetsflöden för budgetregistreringsposter på sidan Budgeteringsarbetsflöden . Om det finns scenarier där överföringar kan tillåtas utan workflow godkännande kan du definiera budgetöverföring regler att stödja dessa scenarion.

På sidan Budgeteringsdimensioner väljer du de ekonomiska dimensioner som används för budgetering, baserat på de dimensioner som används i kontodiagrammet. Du kan välja alla finansiella mått eller en delmängd av dem för budgetering.

Definiera en budgetmodell som motsvarar hela eller en del av budgeten. Du kan använda en enda budget modell för alla budget registrera poster. Alternativt kan du skapa separata modeller som baseras på budgeten, geografisk placering, eller några andra sätt som en budget kan klassificeras.

Skapa budget koder som identifierar typ av budgettransaktioner till urkunden och tillhörande arbetsflöde. Budget koder kan stödja följande budgetposter:

• Ursprunglig budget
• Överföring:
• Ändring
• Inteckning
• Förinteckning
• Överförd budget

Budgetkoder ger en spårningskedja med godkända budgetändringar under hela budgetcykeln. Om du associerar ett arbetsflöde med en budgetkod är arbetsflödet aktiverat för alla budgetregisterposter som använder den budgetkoden, och arbetsflödesstegen måste slutföras innan budgetregistreringsposten kan nå steget Slutfört .

Du kan också ställa in Budgetöverföringsregler (valfritt). Om du vill använda budgetöverföringsregler väljer du Använd regler för budgetöverföringar på sidan Budgetparametrar. När budgetöverföringsregler används, om en användare skapar ett dokument med hjälp av en budgetkod av överföringstypen , uppdateras inte budgetsaldon om budgetöverföringsreglerna överträds. Du kan till exempel tillåta budgetöverföringsdokument där utgiftsbudgeten överförs mellan huvudkontona för försäljnings- och marknadsföringsavdelningen, men kan förhindra att budgeten överförs från eller till den avdelningen om inte arbetsflödesgodkännande beviljas för den typen av budgetkontopost.

Funktioner som introducerades i Microsoft Dynamics 365 Finance version 10.0.7 (januari 2020) lägger till funktioner och flexibilitet för budgetregistreringsposter. Om du vill aktivera dessa förbättringar går du till arbetsytan funktionshantering och väljer Endast budgetregisterposter för kvantitet och/eller Budgetregisterposter som är standard med beloppstyp.

Med funktionen endast budgetregisterposter för kvantitet kan du bokföra en budgetregisterpost med endast belopp. Du kan till exempel bokföra en budgettransaktion med kvantiteten 32 och priset noll, vilket resulterar i ett belopp på noll. Du kan sedan använda den här kvantiteten inom ramen för en ekonomisk rapport för att fastställa ett pris per kvantitet. Inga förfrågningar eller rapporter uppdaterades som en del av den här funktionen; funktionen gör det bara möjligt för dig att registrera ett belopp på noll.

Funktionen Budgetregisterposter som är standard med beloppstyp tillåter att standardbeloppstypen i en budgetregisterpost är en annan beloppstyp än utgift. Budgetregisterpostraden används nu som standard för utgift när huvudkontotypen är utgift. Den återställs till intäkt när huvudkontotypen är intäkt, och återställs till utgift för alla andra kontotyper.

Med hjälp av arbetsytor och utredning sidor till bana budget vs. actuals

Den budgetansvarige kan granska det aktuella tillståndet för en budget i huvudboken budgetar och prognoser som arbetsyta. Kostnader över budget och intäkterna under budget flikar ger en snabb överblick över den ekonomiska dimensionen kombinationer där budgetmål inte uppfylls eller närmar sig gränsen. Du kan anpassa budgeten tröskelprocentsats och finansiella mått som används på dessa flikar genom att klicka på Konfigurera min arbetsyta. Du kan välja Enhetschefer för att se de arbetare som ansvarar för specifika kombinationer av ekonomiska dimensioner som väljs på dessa flikar. Om du till exempel ser att budget för den operativa avdelningen går över budget tröskelvärde kan du enkelt hitta och kontakta avdelningen för att diskutera frågan.

Den faktiska vs budget undersökning sidan kan du borra i detaljerna i budgeten kontra faktiska belopp. Välj en rad på förfrågningssidan och välj sedan Periodsaldon för att se budget och faktiska belopp spridda över räkenskapsperioder. Budgetkontot poster sida ger djupare genom att detaljerna i budgeten beloppet i budgeten registrera poster. Allmänna journalposter sidan öppnar reskontratransaktioner som ingår i beräknade faktiska belopp.

Ett företag som använder funktionen Budgetplanering kan skapa och använda budgetprognoser i arbetsytan Huvudboksbudgetar och prognoser.