Skapa enkäter

Gäller dessa Dynamics 365-appar:
Personal

Den här artikeln beskriver processen för att skapa en enkät. Det första steget är att utforma enkäten. När du utformar en enkät skriver du inte bara frågorna och svaren, utan skapar också den struktur som möjliggör inspelning och tabulerande svar.

En noggrant utformad enkät ökar kvaliteten på informationen som du samlar in. Med noggrann utformning är det lättare att du välja lämpliga alternativ vid en lämplig tidpunkt för en enkät. Följande punkter kan hjälpa dig att planera en effektiv enkät:

• Definierar tydligt syftet med enkäten för att garantera att frågorna stöder syftet.
• Bestäm vilken person eller vilken grupp personer som du vill ska fylla i enkäten.
• Skriv frågor som visas i enkäten och inkludera svarsalternativ, om tillämpligt.
• Se till att enkäten flödar logiskt så att respondenterna förblir engagerade.
• Ordna frågor och svar i den ordning du presenterar dem för respondenterna.
• Bestäm hur du ska utvärdera resultaten, om tillämpligt.
• Bestäm om du behöver ytterligare funktioner. Du kan till exempel avgöra om och hur resultat ska kategoriseras, om en tidsgräns krävs eller om alla frågor är obligatoriska.

Designfasen innehåller fyra uppgiftskategorier du måste slutföra i följande ordning:

1. Nödvändiga inställningar efter behov.
2. Skapa svarsgrupper och svar, om tillämpligt.
3. Skapa frågor och deras koppling till svarsgrupperna.
4. Skapa själva enkäten och koppla frågor till den.

Förutsättningar

Innan du kan skapa enkäter, svar och frågor måste du ha vissa förutsättningar på plats. Dock krävs inte alla förutsättningar för fullständig funktionalitet.

Obligatoriskt

Valfritt

Enkättyper

Du måste tilldela enkättyper när du skapar en enkät. Enkättyper hjälpa dig att hantera och klassificera enkäter enklare. Använd enkättyper för att klassificera enkäter och skilja dem från varandra. Om du till exempel har flera enkäter att välja bland, kan du filtrera dem efter typ för att göra det enklare att hitta en viss enkät. Här följer några exempel på enkättyper:

• Personalutveckling
• Kundenkäter
• Granska process

Frågetyper

Frågetyper krävs och måste ha tilldelats när du skapar en fråga.

Använd Frågetyper om du vill kategorisera frågor för rapportering. Frågetyper gör det även enklare att hitta frågor, detta eftersom du kan använda typer som filter på sidan Frågor. Här följer några exempel på frågetyper:

• Personal
• Hantera affärer
• Kursutvärdering

Enkätparametrar

Enkätparametrar är valfria. Du kanske inte använder dem, beroende på företagets behov.

Enkätparametrar definierar anonymitet, nummerseriekoder och referenstyperna för en enkät. När en organisation distribuerar en enkät kan alternativet att låta svarande förbli anonyma vara viktigt.

Nummersekvenskoderna ordnar frågor och svar. Baserat på nummerserierkoderna tilldelas värden automatiskt till objekt.

Definiera alla parametrar innan du börjar skapa dina data. Du kan ändra enkätparameterinställningarna när som helst.

Enkätkomponenter

Frågeformulär består av tre huvuddelar: svarsgrupper som innehåller svaren på en flervalsfråga frågor, frågor i enkäten samt själva enkäten. Du kan även gruppera frågorna i en enkät i resultatgrupper. Resultatgrupper låter dig kategorisera frågor och tillhandahåller ytterligare analys i enkäten.

Svarsgrupper och svar

Svarande kan besvara en fråga på två sätt beroende på frågans ämne:

• Öppna frågor kräver inte svar i ett visst format. Svarande svara med text, ett tal, ett datum eller en tid. Dessa frågor kräver vanligen att de svarande tillhandahåller subjektiv information i sina svar, till exempel en åsikt, en beskrivning, en värdering eller en uppskattning.
• Stängda frågor kräver att svaranden väljer ett svar från en lista med möjliga korrekta svar.

Skapa svar på sidan Svarsgrupper om du vill ange en lista över möjliga svar för stängda frågor.

Svarsgrupper och svar är komponenter som utgör det huvudsakliga informationsmaterialet som frågor skapas från. När du har skapat en svarsgrupp kan du koppla svarsgruppen till en fråga i fältet Svarsgrupp på sidan Frågor.

Du kan använda en svarsgrupp för mer än en fråga i samma enkät och du kan också använda den i mer än en enkät.

Frågor

En enkät måste innehålla frågor. Frågor kan vara antingen öppna eller stängda.

• Svaren för öppna frågor kontrolleras inte och svarande kan skriva in sina svar.

• Stängda frågor kräver en lista med fördefinierade svarsalternativ, och frågorna kan struktureras för att tillåta att svaranden väljer flera svar. Frågor bör utformas för att få fram specifik information från en svarande och måste vara länkade till en svarsgrupp som innehåller svarsalternativen för varje stängd fråga.

  Note

  Innan du kan skapa stängda frågor måste du skapa svarsgrupper och svar.

Du kan ordna frågor i en hierarki för villkorsstyrda frågor, så att sekundära frågor är beroende av svaret som svaranden väljer för den föregående frågan. Du kan skriva frågorna först och sedan flytta ordna dem till en hierarki senare.

Ställa in enkäter

För varje enkät kan du ange följande information:

• Den totala tiden eller tidsgränsen för svar på obligatoriska frågor.
• Om alla frågor är obligatoriska.
• Att beräkna poäng i en enkät eller inte.
• Hur du kategoriserar resultat.
• Om enkäten är tillgänglig för en begränsad uppsättning svarande.
• Om du vill visa en formulärmall som bakgrund bakom varje sida i enkäten.
• Om ytterligare anteckningar ska krävas för att klargöra avsikten med enkäten för de svarande.
• Om du vill visa frågor i en viss ordningsföljd eller välja dem slumpvis från en pool.
• Om frågor endast ska ställas om vissa svar har getts på tidigare frågor.

Ställ in en enkät

Använd sidan Enkäter för att konfigurera en enkät. Ställ in en enkät genom att slutföra följande uppgifter i ordningsföljd:

1. Skapa en enkät.

2. Bifoga frågor till enkäten med någon av följande metoder:

   • Om du använder resultatgrupper bifogar du frågor till en enkät med hjälp av resultatgrupper. Ställ först in resultatgrupper för enkäten och lägg sedan till frågor till resultatgrupperna.
   • Om du inte använder resultatgrupper bifogar du frågor direkt till enkäten.

3. Ställ in en hierarki för villkorsfrågor om en sådan krävs.

4. Testa enkäten.

På sidan Enkäter väljer du Verifiera för att testa om enkäten har sammanställts korrekt. Det är dock också praktiskt att fylla i enkäten och testa den själv innan du distribuerar den.

Ändra en enkät

På sidan Enkäter kan du:

• Redigera informationen i enkäten, inklusive resultatgrupper och frågor.
• Radera och lägga till frågor.
• Göra ändringar i resultgrupperna och sekvensnummer.

I en enkät kan du inte ta bort följande typer av frågor:

• Frågor som har kopplats till en enkät
• Frågor som användarna redan har besvarat och därför visas i dialogrutan Svar .

Resultatgrupper

Resultatgrupper är valfria när du kopplar frågor till en enkät.

Använd en resultatgrupp för att beräkna punkter och kategorisera resultatet av en enkät. Om du använder resultatgrupper kan du utföra följande uppgifter:

• Utvärdera enkätresultat baserat på poängstatistik.
• Utvärdera den svarandes poäng för varje den resultatgrupp du ställer in.
• Skapa statistik för varje resultatgrupp som hjälper dig att analysera resultaten.
• Skriv ut en rapport som visar resultat för varje resultatgrupp, samt valfria punkter och texter som baseras på poäng som intjänas i varje resultatgrupp.

• Skapa stängda frågor. För stängd fråga måste ange indatatypen på sidan Frågor vara Kryssruta, Alternativknapp eller Kombinationsruta.
• Definiera punkter för svar i de svarsgrupper som du tilldelar varje fråga.
• Ställ in en enkät.

Bifoga frågor till en enkät genom att använda resultatgrupper, genom att först lägga till resultatgrupper för enkäten och sedan lägga till frågor till resultatgrupperna. Om du inte använder resultatgrupper kan du koppla frågor direkt till enkäten.

Konfigurera flera resultatgrupper för att utvärdera de poäng som en svarande tjänar i varje kategori. När en enkät har slutförts kan du visa de punkter som uppnås för varje resultatgrupp.

För varje resultatgrupp kan du även skapa en eller flera poängbaserade meddelanden som svaranden får när denne har fyllt i en enkät. Texten som visas kan variera beroende på poängen som en svarande får i en resultatgrupp. Om du vill använda punktbaserade meddelanden definierar du punktintervall och en beskrivning av varje intervall. När en svarande uppnår en poäng i ett speciellt intervall inkluderas texten för det intervallet i resultatrapporten.

Eftersom en resultatgrupp är relaterad till de poäng som är kopplade till specifika frågeuppsättningar i en enkät, kan du endast använda en viss resultatgrupp för en enkät.

Exempel: Punkter och texter för resultatgrupp 3

Du använder en enkät för ett ledarskapstest som har 15 frågor i tre kategorier. Du skapar tre resultatgrupper och lägger till fem frågor till varje resultatgrupp. Poängen räknas sedan samman i de tre grupperna. De tre resultatgrupper är följande:

• Kreativa förmågor
• Ledarskapsförmågor
• Tekniska förmågor

Om du vill använda punktbaserade meddelanden konfigurerar du textintervall för varje resultatgrupp. Varje fråga tilldelas två poäng. Därför är 10 den maximala poängsumman i respektive resultatgrupp.

I följande tabell visas de punktbaserade meddelanden som du definierar för resultatgruppen "ledarskapsförmåga".

Du kan ställa in poängintervall och texter för varje resultatgrupp i en enkät. Texter som motsvarar respektive svarandes poäng visas för varje resultatgrupp.

Hierarkier med villkorsfrågor

Hierarkier med villkorsfrågor är valfria när du skapar en enkät.

Om du vill använda villkorsfrågor för att skapa en frågehierarki i en enkät gör du sekvensen som frågorna presenteras i beror på svaret som en svarande väljer för varje fråga. Genom att på detta sätt basera frågesekvensen på svaren kan du ändra enkäten medan den svarande svarar på den.

Exempel

En juridisk person erbjuder både artiklar och tjänster till sina kunder. Såsom inträffar normalt i sådana fall köper en del kunder endast artiklar, andra bara tjänster, och en del köper både artiklar och tjänster. Om företaget skickar ut en enkät om kundnöjdhet, använder det en villkorsstruktur i enkäten så att kunder som endast köper tjänster slipper att svara på frågor om artiklar.

Alternativt kan du skapa en enkät så att om den svarande väljer Svar A på fråga 1 är fråga 2 är nästa fråga i frågesekvensen. Om svarande väljer svar B på fråga 1 följs den av fråga 5.