Konfigurera utgiftsagenten (förhandsversion)

Gäller för Dynamics 365 Project Operations integrerat med ERP och Dynamics 365 Project Operations för tillverkning

Utgiftsagenten samlar funktioner från Microsoft Dynamics 365 Project Operations, ekonomi- och driftappar, Microsoft Copilot Studio, Power Automate och Dataverse för att automatisera arbetsflöden för kostnadsbearbetning med hjälp av AI. Den här funktionen hjälper till att spara tid och minska den manuella ansträngningen genom att göra det möjligt för systemet att bearbeta kvitton och generera utgiftsrader och utgiftsrapporter för användare. Den använder Microsoft Power Platform connectorer för integration med Outlook, Microsoft Teams, användarkalendrar och den ekonomiska och operativa applikationsmiljön via Dataverse virtuella entiteter.

Utgiftsagenten innehåller flera flöden, varav tre fungerar som kärnorkestrerare:

• Process Emails – Det här flödet söker igenom en konfigurerad postlådemapp varje timme och lagrar bilagorna som ej anslutna kvitton i Dynamics 365 Finance.
• Extrahera kvitto-ID:n – Det här flödet hämtar okopplade kvitton och utlöser agenten för att extrahera kvittoinformation och skapa en okopplad utgiftsrad.
• Processkostnadsrapport – Det här flödet konverterar oanslutna utgiftsrader och genererar utgiftsrapporter baserat på de grupprapporter efter konfiguration som du angav i programmet för varje juridisk person.

Dessutom integreras agenten med Microsoft Teams, vilket möjliggör användning av adaptiva kort för granskning och inlämning av utgiftsrapporter.

Agenten förlitar sig på flera Microsoft Power Platform kontakter. Dessa kontakter refereras automatiskt i Power Automate-flöden som tillhandahålls.

• Outlook (Office 365) – Den här anslutningsappen kommer åt den delade postlådan för att extrahera kvitton.
• Dataverse (virtuella entiteter) – Det här anslutningsprogrammet integreras med appar för ekonomi och drift via virtuella entiteter.
• Microsoft Copilot Studio – Den här anslutningsappen anropar AI-modeller för att extrahera kvittoinformation.
• Microsoft Teams – Den här anslutningsappen skickar adaptiva kort för användarinteraktioner (om Teams-integrering är aktiverat).
• Microsoft 365 Användare – Den här anslutningsappen hämtar information om användarkalendern (valfritt om kvittoparsning är sammanhangsmedveten).

Förutsättningar

1. Ekonomi- och driftsmiljö: Du behöver minst version 10.0.45 (10.0.2345.170 och senare), 10.0.46 (10.0.0 2428.108 och senare) eller 10.0.47 (10.0.2527.38 och senare) av ekonomi- och driftmiljön för att installera agenten.
2. Roller som krävs för att konfigurera utgiftsagentanvändaren: För att slutföra stegen i den här artikeln måste du vara systemadministratör för organisationen och ha följande roller för att konfigurera utgiftsagentanvändaren för att installera utgiftsagenten.

Steg för att konfigurera Utgiftsagenten

Följ dessa steg för att installera och konfigurera utgiftsagenten:

1. Installera Copilot för appar för ekonomi och drift.
2. Aktivera agentfunktionerna i din miljö.
3. Skapa en utgiftsanvändare för agentkörning.
4. Konfigurera en delad postlåda.
5. Installera Expense Agent med hjälp av agentdistributionsverktyget
6. Aktivera utgiftsagenten i Microsoft Teams (valfritt – om du behöver Microsoft Teams integrering)

I följande avsnitt beskrivs varje steg i detalj.

Steg 1: Installera Copilot för appar för ekonomi och drift

Utgiftsagenten är tillgänglig som en del av paketet Copilot för ekonomi- och åtgärdsappar. När du installerar det här paketet i din miljö får du automatiskt alla nödvändiga tillgångar, inklusive agenten, miljövariabler och Power Automate flöden.

Följ dessa steg för att installera den nödvändiga appen:

1. Gå till Power Platform-administratörscenter i webbläsaren.
2. I listan över miljöer väljer du namnet på miljön där du vill installera appen.
3. På miljöns informationssida (INTE från det vänstra navigeringsfältet) går du till avsnittet Resurser och väljer Dynamics 365-appar.
4. Sök efter Copilot för ekonomi- och driftappar i listan över Dynamics 365 appar. Om den redan är installerad och en uppdatering är tillgänglig väljer du knappen Uppdatera.
5. Om appen inte visas under Dynamics 365 appar väljer du Installera app väljer du Copilot för ekonomi- och driftappar och följer anvisningarna för att slutföra installationen.
6. Copilot för appar för ekonomi och drift ska vara version 1.0.3231.4 eller senare.

Steg 2: Aktivera agentfunktionerna i din miljö

När du har installerat paketet Copilot for finance and operations apps aktiverar du utgiftsagenten inifrån din Dataverse- och ekonomi- och driftmiljö.

Aktivera funktionen i Dataverse

Aktivera copilot-funktionsflaggan i administrationscentret för Power Platform. Så här aktiverar du Copilot-funktionsflaggan:

1. Gå till Power Platform-administratörscenter.
2. Välj Miljöer> välj din miljö >Inställningar>Produkt> välj Funktioner.
3. Bekräfta att Copilot-funktionsflaggan är aktiverad.

Aktivera funktionen i din miljö för ekonomi och drift

Följ dessa steg för att aktivera agenten i ekonomi- och åtgärdsappar:

1. Logga in i din miljö för ekonomi och drift.
2. Gå till Funktionshantering och aktivera funktionen Integrerad startsida och funktionerna för Agenthantering.
3. Om du vill konfigurera Utgiftsagenten (konfigurationen är per juridisk person) går du till Utläggshantering>Inställningar>Allmänt>Parametrar för Utläggshantering.
4. På fliken Agenten Utgiftsregistrering konfigurerar du parametrarna enligt följande tabell.

Steg 3: Skapa en användare för utgiftsagent för att köra agenten

Skapa en dedikerad utgiftsagentanvändare för att säkerställa att agenten körs oberoende av någon anställds identitet. Den här metoden hjälper till med säkerhet, hanterbarhet och långsiktigt underhåll. Även om du kan använda ett befintligt användarkonto som har de behörigheter som krävs använder du en systemägd identitet.

Skapa utgiftsagentanvändaren i Microsoft Entra-ID

1. Logga in på Azure-portalen.
2. Från de tillgängliga Azure tjänsterna väljer du Microsoft Entra ID.
3. Under Microsoft Entra ID skapar du en ny användare.
4. Välj Lägg till>Användare>Skapa ny användare och ange följande information.
   • Användarens huvudnamn
   • Välja rätt domän
   • Visningsnamn
   • Lösenord
   • Markera Konto aktiverat
5. Om du vill visa information och slutföra processen för att skapa användare väljer du Granska + skapa och väljer Skapa.
6. På sidan Användare (Hantera > användare) väljer du en användare och sidan Visa information.
7. Välj Redigera egenskaper, gå till fliken Inställningar och fyll i lämplig användningsplats.

Tilldela de licenser som krävs för användaren av Utgiftsagenten

Om du vill installera Utgiftsagenten tilldelar du följande licenser till utgiftsagentanvändaren:

• licens för Dynamics 365 Teams-medlemmar
• Microsoft 365 Business Basic eller någon licens som omfattar Microsoft Teams och Outlook (till exempel Office 365 E5 med team)
• Power Apps Premium-plan

Följ dessa steg för att tilldela licenser:

1. Logga in på Microsoft 365 administrationscenter med en användare som har åtkomst till att tilldela licenser som är en användare med licensadministratör eller senare.
2. Välj Fakturering>Licenser>Dynamics 365 Teams-medlemmarlicens.
3. Välj +Tilldela licenser.
4. Sök efter den användare av Utgiftsagenten som skapades i föregående steg.
5. Välj Tilldela för att slutföra licenstilldelningen.
6. Följ steg 2 till 5 för de andra licenserna – Microsoft 365 Business Basic och Power Apps Premium också.

Lägga till användaren i Power Platform-miljön

Följ dessa steg för att lägga till användaren i Power Platform-miljön:

1. Logga in på Power Platform-administratörscenter och välj lämplig miljö.

   Tips/Råd

   Den här sidan innehåller information om miljö-ID för Dataverse, miljö-URL för Dataverse, URL för ekonomi och drift. Lagra dessa värden som ska användas i senare avsnitt.

2. Gå till Åtkomst > Användare > Visa alla.

3. Välj Lägg till användare, ange den nyligen skapade agentanvändaren och välj Lägg till.

4. Lägg till följande roller på sidan Hantera säkerhetsroller .

   • Roll som AI-agent för utgifter
   • Ekonomi- och operationsagent Konfigurationshanterare
   • Systemanpassare

5. Välj Spara för att bekräfta rolltilldelningen.

Dessa roller ger åtkomst till Dataverse och Power Automate komponenter som agenten behöver för att fungera.

Tilldela den roll som krävs i miljön för ekonomi och drift

Följ dessa steg för att tilldela rollen ExpenseAgentRole i ekonomi- och driftmiljön:

1. I miljön för ekonomi och drift går du till Systemadministration>Användare.
2. Skapa en användarprofil för agentanvändaren.
3. När du har skapat användaren går du till avsnittet för användarens roller, väljer Tilldela roller och söker efter ExpenseAgentRole.
4. Välj Spara.

Tilldela åtkomst för den delade postlådan

Agentanvändaren måste ha behörigheten Mail.Read.Shared Microsoft Graph. Med den här behörigheten kan agenten läsa kvitton från den konfigurerade delade postlådan under flödeskörningen.

Följ dessa steg för att tilldela åtkomst till den delade postlådan:

1. Gå till Microsoft Graph Explorer och logga in med den skapade agentanvändaren.
2. Välj ikonen användare i det övre högra hörnet > och välj Medgivande till behörigheter.
3. Välj den nedrullningsbara menyn för E-post> leta efter Mail.Read.Shared> välj Medgivande och välj Acceptera.

Sammanfattning av nödvändiga roller för den skapade agentanvändaren

Steg 4: Konfigurera den delade postlådan

Utgiftsagenten använder en delad postlåda för att ta emot och bearbeta e-postkvitton. En användare med rollen Exchange-administratör måste skapa och konfigurera postlådan i administrationscentret för Microsoft 365.

Följ dessa steg för att skapa och konfigurera den delade postlådan:

1. Logga in på Microsoft 365 Admin Center med hjälp av ett Exchange Admin-konto.

2. Välj Teams & Grupper>Delade postlådor i den vänstra rutan.

   Tips/Råd

   Du kan behöva välja Visa alla för att expandera den fullständiga listan.

3. Välj Lägg till en delad postlåda.

4. Ange ett namn och en e-postadress för den delade postlådan.

5. Välj Spara ändringar.

6. Under Nästa steg väljer du Lägg till medlemmar i den delade postlådan. (Det kan ta några minuter innan Medlemshantering blir tillgängligt.)

7. Välj Lägg till medlemmar

8. Välj den skapade agentanvändaren och alla andra som ska övervaka postlådan och välj Lägg till.

9. Välj Nära.

Steg 5: Konfigurera Utgiftsagenten

Om du vill konfigurera utgiftsagenten följer du stegen i Använd verktyget Agentdistribution.

Publicera lösningen

När du har konfigurerat alla miljövariabler och flöden följer du de här stegen för att publicera lösningen.

1. I Power Apps går du till Solutions.
2. Välj din miljö och lösning.
3. Välj Publicera alla anpassningar.

När du slutför de här stegen är utgiftsagenten helt konfigurerad och redo att användas.

Steg 6: Aktivera utgiftsagenten i Microsoft Teams (valfritt)

Om du vill aktivera Teams-baserad kommunikation för utgiftsagenten lägger du till Teams-kanalen i agenten i Power Apps. Agenten kan sedan skicka adaptiva kort via Teams.

Aktivera Teams-kanalen

Följ dessa steg för att aktivera Teams-kanalen:

1. Logga in på Copilot Studio och välj rätt miljö.
2. På fliken Agenter väljer du Agenten Utgiftsregistrering.
3. I agentvyn, på fliken Kanaler, välj Teams och Microsoft Copilot.
4. Välj Lägg till kanal för att aktivera Teams-integration och följ stegen i avsnittet Konfigurera tillgänglighet för Teams-appar för att konfigurera vem du vill dela appen med.

Läs mer i Öppna konfigurationspanelen för kanalen Teams + Microsoft 365.

Konfigurera tillgänglighet för Teams-appar

Följ dessa steg för att konfigurera tillgänglighet för Teams-appar:

1. När Teams-appen har skapats väljer du Tillgänglighetsalternativ.

2. Välj vem du vill dela appen med:

   • Specifika användare inom organisationen
   • Hela organisationen

3. Skicka in appen för godkännande.

Publicera appen i administrationscentret för Teams

Följ dessa steg för att publicera appen i administrationscentret för Teams:

1. Logga in på Teams-administrationscenter.
2. Gå till teams-appen > Hantera appar. Sök efter "utgift" och välj appen Utgiftsinmatningsagent där appstatusen är blockerad.
3. Välj Publicera om du vill avblockera appen. När publiceringsåtgärden har slutförts kontrollerar du att appstatusen ändras till avblockerad.

Läs mer i Anslut och konfigurera en agent för Teams och Microsoft 365.

När du slutför de här stegen är din utgiftsagent redo att använda.

Avinstallera Utgiftsagenten

Så här avinstallerar du utgiftsagenten:

1. Logga in på Microsoft Power Apps Maker-portalen.
2. Välj Lösningar, sök efter msdyn_ExpenseAI, välj de tre punkterna och välj Ta bort.
3. Sök efter msdyn_FnOCopilotAnchor och ta bort lösningen.