Administratörsupplevelse för Microsoft Copilot-sökning

Administratörsupplevelsen för Microsoft Copilot-sökning är en ny funktion i Administrationscenter för Administrationscenter för Microsoft 365. Använd den för att hantera, anpassa och optimera Copilot-sökupplevelsen i hela organisationen.

Få åtkomst till Copilot-sökning i Administrationscenter för Administrationscenter för Microsoft 365

Du behöver inte vidta någon åtgärd för att konfigurera Microsoft Copilot-sökning. Om en användare har en berättigad Microsoft Copilot licens kan de komma åt Copilot-sökning från sökmodulen i Microsoft Copilot appen. Användare utan en berättigad Microsoft Copilot licens får Microsoft Search upplevelse när de väljer sökmodulen i Microsoft 365-appen.

Konfigurera Copilot-sökning för din organisation

Skapa en anpassad Copilot-sökning-upplevelse som ger mer relevanta resultat för dina användare. Du kan till exempel hantera kopplingar, bokmärken och förkortningar för Copilot-sökning på samma sätt som för Microsoft Search. Om du redan har konfigurerat bokmärken och förkortningar för Microsoft Search krävs inga ytterligare åtgärder för att aktivera granskade bokmärken och förkortningar för Copilot-sökning.

Administratörsupplevelsen för Copilot-sökning gör det möjligt för administratörer att:

• Konfigurera innehåll som ofta söks i organisationen, t.ex. bokmärken och förkortningar.
• Anpassa sökresultat och filter.
• Övervaka användning, införande och prestandamått.
• Hantera alla dina datakällor med över 100 anslutningsprogram i Microsoft Catalog, anpassade anslutningsprogram och hundratals anslutningsprogram från leverantörer av integrerad programvara (ISV). Mer information finns i galleriet med Microsoft 365 Copilot-kopplingar.

Hantera förkortningar i Copilot-sökning

Du kan hantera förkortningar för Copilot-sökning på samma sätt som för Microsoft Search. Om du redan har konfigurerat förkortningar för Microsoft Search är allt klart.

Genom att skapa förkortningar för användarna kan du råda bot på vanliga frustrationer på arbetsplatsen. Användare stöter ofta på okända akronymer och förkortningar som används i deras organisationer. Termer som är specifika för organisationer eller team kan vara förvirrande för personer som flyttar från ett team till ett annat, samarbetar med partnerteam eller är nya i organisationen.

Avsaknaden av en enda referenskälla gör det svårt att hitta definitioner för dessa akronymer. Copilot-sökning löser det problemet genom att låta administratörer skapa förkortningar för optimerade sökresultat.

Konfigurera administratörsmiljön för Copilot-sökning

I Administrationscenter för Microsoft 365:

1. Gå till admin.microsoft.com.
2. I den vänstra navigeringsmenyn väljer du Copilot i den nedrullningsbara menyn och väljer Sök.

Användarupplevelse av Copilot-sökning

I sökrutan kan användare som vill förstå en akronym ange frågor som:

• KPI (KPI)
• Definiera KPI
• Definition av KPI
• Expandera KPI
• Expansion av KPI:er
• Betydelse av KPI
• KPI betyder
• KPI står för

Om organisationens administratör kurerar förkortningen KPI innehåller Copilot-sökning-resultaten alla betydelser av KPI som användarens organisation identifierar.

Konfigurera akronymsvar

I Administrationscenter för Microsoft 365:

1. Gå till den nedrullningsbara Copilot-menyn .
2. Välj Sök och sedan Akronymer.
3. Välj Lägg till förkortningar.

Konfigurera akronymer utvalda av administratören

Sökadministratörer kan lägga till förkortningar på fliken Förkortningar i administratörsupplevelsen för Copilot-sökning. Du kan lägga till förkortningar från en intern webbplats eller lagringsplats i administrationscentret. Lägg till dessa förkortningar i tillståndet Publicerad eller Utkast .

• Publicerat tillstånd: Användare i organisationen kan komma åt förkortningar via Copilot-sökning.
• Utkast till tillstånd: Om du vill granska en förkortning innan du gör den tillgänglig i Copilot-sökning lägger du till förkortningen i utkastläge. Förkortningar med utkasttillstånd visas inte i sökresultaten. Du måste flytta förkortningen till publiceringstillståndet för att den ska visas i sökresultaten.
• Undantagen delstat: Om du vill förhindra att en förkortning visas i Microsoft Search kan du använda Utelämna en förkortning för att göra det. Om du inte vill att en förkortning utesluts tar du bort den uteslutna förkortningen och lägger till den eller kontrollerar att den finns i din publicerade lista.

Importera förkortningar

Du kan lägga till förkortningar individuellt eller massimportera dem i en .csv-fil. Ladda upp en .csv fil med fälten som visas i följande tabell:

CSV-fält

• Akronym: Innehåller själva kortformen eller förkortningen. Ett exempel är KPI.

• Står för: Innehåller definitionen av förkortningen. Ett exempel är Key Performance Indicator.

• Beskrivning: En kort beskrivning av förkortningen som ger användarna mer information om förkortningen och dess definition. En KPI är till exempel ett mätbart värde som hjälper organisationer att spåra och utvärdera sina framsteg mot att uppnå specifika mål.

• Källa: URL:en för sidan eller webbplatsen dit du vill att användarna ska gå för att få mer information om förkortningen.

• Status: Det här fältet kan ha tre värden:

• Utkast: Lägger till förkortningen i utkastläget.

  • Publicerat: Lägger till förkortningen i tillståndet Publicerad och gör den tillgänglig i Copilot-sökresultaten.
  • Undantagna: Lägger till förkortningen i det uteslutna tillståndet och förhindrar att den visas i sökresultat för Copilot.

• Senast ändrad: Datumet då förkortningen senast ändrades. Redigera inte data i det här fältet.

• Senast ändrad av: Användaren som gjorde den senaste ändringen i förkortningen. Redigera inte data i det här fältet.

• ID: Unik identifierare för förkortningen. Redigera inte data i det här fältet. Om du anger ID för en befintlig förkortning ersätts den med informationen i importfilen.

Hantera bokmärken i Copilot-sökning

Bokmärken hjälper människor att hitta webbplatser och verktyg som är särskilt viktiga i en organisation med en snabb sökning. Varje bokmärke innehåller en rubrik, URL, en uppsättning användarvänliga nyckelord som aktiverar bokmärket och en kategori.

Vad kännetecknar ett bra bokmärke

Ett bra bokmärke har fyra nyckelelement:

• En stark, informativ rubrik: Sikta på högst åtta ord eller högst 60 tecken. Du vill att användarna ska välja titeln och visa innehållet, men undvika uppenbara klickbeten eftersom användarnas förtroende förlorar dem. Tänk på de här exemplen:

• Bra: Prova veckans goda favoriter från cafeteriamenyn. Titeln är tydlig, kortfattad och intressant, men den kan vara överdrivet lovande.

• Bättre: Veckans cafeteriameny. Det lovar inte för mycket och låter inte som en annons.

• Undvik följande: Du kommer inte att tro vad som kommer på cafeteriamenyn den här veckan. Använder clickbait som låter som en annons.

• En kortfattad beskrivning: Cirka 300 tecken, som sammanfattar den länkade resursens syfte eller funktion.

• En samling nyckelord: För att hjälpa användare att hitta bokmärket när de söker. Använd minst fem nyckelord. Inkludera även varianter som personer i organisationen kan använda. Till exempel kan matmenyn, lunchmenyn och caf-menyn alla vara variationer på cafeteriamenyn.

• En användbar uppsättning kategorier: Det gör det enklare att sortera och filtrera bokmärken i administrationscentret. Användarna ser aldrig de tilldelade kategorierna.

Skapa bokmärkessvar

I Administrationscenter för Microsoft 365:

1. Gå till Copilot-kontrollsystemet och välj Sök.
2. Välj Bokmärken och välj hur du vill skapa nya bokmärken:
   • Lägga till bokmärken
   • Importera SharePoint-resultat
   • Importera bokmärken

Lägga till bokmärken

Administratörer kan lägga till bokmärken i Administrationscenter för Microsoft 365 och antingen publicera dem eller spara dem som utkast. När du publicerar ett bokmärke uppdateras sökindexet direkt så att användarna kan hitta det direkt. Du kan också schemalägga ett bokmärke genom att ange datum och tid för publiceringen.

• Publicerat: Användare i organisationen kan komma åt bokmärken via Copilot-sökresultat.
• Utkast: Användare kan inte komma åt bokmärken som sparats som utkast. Använd den här statusen om du vill granska eller uppdatera bokmärken före publicering.
• Schemalagd: Bokmärken är inställda på att publiceras på angivet datum och tid.

Importera bokmärken

Lägg till ett bokmärke i taget eller massimportera dem med hjälp av en .csv-fil. Ladda upp en .csv fil med fälten som visas i följande tabell:

Förhindra importfel

Du får ett felmeddelande om någon obligatorisk data saknas eller är ogiltig. Dessutom genereras en loggfil med mer information om de rader och kolumner som ska korrigeras. Gör nödvändiga ändringar och försök importera filen igen. Du kan inte importera eller spara bokmärken förrän du har löst alla fel.

För att förhindra fel kontrollerar du att importfilen är korrekt formaterad och:

• Här ingår rubrikraden och alla kolumner som fanns i importmallen
• Kolumnordningen är densamma som i importmallen
• Alla kolumner har värden utom de tre som kan vara tomma: ID, Senast ändrad och Senast ändrad av
• Kolumnen Status är inte tom, den kräver information
• För publicerade, föreslagna, schemalagda eller utkast av bokmärken krävs kolumnerna Titel, URL och Nyckelord
• För undantagna bokmärken krävs URL-kolumnen

Så här förhindrar du kopieringsfel mellan bokmärken:

• Använd inte samma webbadress i olika bokmärken. Du får ett felmeddelande om du försöker importera ett bokmärke med en URL-adress som används i en befintlig bokmärke. Den här regeln gäller även för dubbletter av webbadresser i andra typer av svar.
• När du uppdaterar befintliga bokmärken använder du kolumnen bokmärkes-ID. Du kan uppdatera andra egenskaper för ett befintligt bokmärke, till exempel nyckelord eller beskrivning, men du bör kontrollera att bokmärkes-ID:t finns i rätt kolumn i importfilen. Om bokmärkes-ID:t finns behandlas det inte som ett nytt tillägg och bearbetas inte som ett fel.

Video: Förkortningar och bokmärken

I följande video får du en översikt över hur du kan skapa och hantera förkortningar och bokmärken i Microsoft Copilot sökningar. Den är 1 minut och 54 sekunder lång.