Hantera löpande communityverksamhet

Den här artikeln beskriver hur du bibehåller engagemanget i communityn mellan evenemang och sätter upp ett system för att mäta deltagande och fortlöpande förbättra dina program.

Communityengagemang och programverksamhet

Mellan stora evenemang behöver samhället kontinuerliga pulsslagsaktiviteter för att hålla människor engagerade, dela kunskap och bygga relationer. Dessa pågående program förvandlar engångsdeltagare till långsiktiga samhällsdeltagare och så småningom förespråkare.

Regelbundna engagemangsaktiviteter

Här är några effektiva engagemangsaktiviteter för att hålla uppe engagemanget:

  • Kontorstid och Q&A-kliniker: Schemalägg ett veckovis eller varannan vecka drop-in-samtal eller chattfönster där tillverkare kan ställa frågor och få hjälp med sina Copilot Studio-projekt. Låt ambassadörerna turas om att vara värdar, så att det inte alltid är kärnteamet som svarar. Det här schemat ger ett säkerhetsnät för tillverkare som testar nya agenter, så att de inte kör fast. Det uppmuntrar också problemlösning mellan medlemmar (medlemmarna kan svara på varandras frågor).

  • Diskussionsforum: Håll en aktiv Viva Engage- eller Teams-kanal för communityn. Uppmuntra interaktion med omröstningar ("Vilket användningsfall ska vi ta oss an nästa?"), utmaningar ("Dela din mest kreativa prompt för en agent!"), och snabba tips ("Visste du att du kan använda färdigbyggda agentmallar för att spara tid? Så här gör du..."). Målet är att gå från kärnteamets tillkännagivanden till öppna diskussioner där medlemmarna delar frågor, idéer och lärdomar.

  • Mentorskap och kamratstöd: Skapa ett formellt mentorsprogram när din community växer. Till exempel kan nya utvecklare anmäla sig för att paras ihop med en erfaren utvecklare eller champion under en period på 4–6 veckor. Tillhandahåll en mentorsguide med mötesförslag (t.ex. "träffas 30 minuter varje vecka för att gå igenom adeptens projekt eller lärandeframsteg"). Denna mentorrelation hjälper nya medarbetare att lyckas och hålla sig engagerade. Det hjälper också mentorer att utveckla sina ledarskapsförmågor.

  • Gamification och utmaningar: Introducera vänskapliga tävlingar eller emblem för att öka engagemanget. Till exempel kan du arrangera en månadslång "agentutmaning". Medlemmar tjänar poäng för att slutföra uppgifter som att delta i ett evenemang (fem poäng), posta ett tips (två poäng), publicera en agent i produktion (tio poäng) och handleda någon (fem poäng). Visa topplistor för att skapa lekfull tävlan och dela ut små priser.

  • Innehållsfokus: Håll spotlight-sessioner – 15 till 30 minuter långa mini-evenemang – där en medlem delar med sig av ett tips eller ger en snabb demonstration. Till exempel kan en champion skapa en agent live under ett Teams-möte eller förklara hur de löste ett utmanande problem. Detta format sprider kunskap, stärker presentatörens självförtroende och inspirerar andra att ta initiativ och presentera i framtiden.

Uppmuntra champions att leda aktiviteter

Champions bör vara kärnan i din community:

  • Uppmuntra champions att leda några av de aktiviteter som nämnts tidigare (hosta office hours eller moderera forumet under en vecka). Denna metod fördelar arbetsbördan och stärker dem.

  • Låt en champion hålla ett månatligt eller varannan månad rundabordssamtal för andra champions. Uppmuntra dem att dela feedback från sina avdelningar, samordna kommande evenemang (varje champion kan anordna en lokal träff eller utbildning i sin del av organisationen) och diskutera avancerade ämnen. Detta möte skapar gemenskap och utvecklar ledarskapskompetens.

Se till att det är roligt och givande

Communityn ska kännas som en plats för passion, nyfikenhet och professionell utveckling – inte extra arbete. Här är några förslag:

  • Inled möten eller nyhetsbrev med ett kort och roligt inslag, som "Agent Trivia" (visste du att den första versionen av Copilot Studio bara kunde X?) eller ett mem om livet före och efter Copilot Studio.

  • Använd reaktionsfunktioner (gilla, berömmärken i Teams) generöst för att uppmärksamma hjälpsamma inlägg eller svar.

  • När någon bidrar (svarar på en fråga, delar en komponent och så vidare) kan en medlem i kärnteamet tacka dem och föreslå att de gör om sitt bidrag till en kort demo eller blogg för communityn. Detta tillvägagångssätt hjälper personer som bidrar att bli tankeledare.

Koppling till evenemang

Använd evenemang som milstolpar i din aktivitetskalender, men fyll ut tiden mellan dem med program såsom:

  • Innan ett hackathon, arrangera förberedelsesessioner (drop-in-tider om hackathonämnen eller team-matchningsinlägg, såsom "Letar du efter ett team? Presentera dig här!").

  • Efter ett event, använd forumet för uppföljande diskussioner (till exempel en tråd "Posta länkar och uppdateringar till ditt hackathonprojekt här!") för att uppmuntra team att fortsätta förfina sina lösningar med feedback från communityn.

  • Besvara frågor som inte behandlades under ett events Q&A i forumet och tagga de som ställde dem. Det här arbetssättet visar lyhördhet och gör att evenemanget fortsätter att skapa värde.

Ett engagerat community behöver regelbunden uppmärksamhet. Erbjud flera sätt att delta så att medlemmarna kan välja det som fungerar bäst för dem: delta i ett evenemang, ställa en fråga online, handleda en kollega eller gå med i en utmaning. Med tiden bygger dessa interaktioner upp ett starkt nätverk av kollegialt stöd och kunskapsdelning, vilket gör communityn självförsörjande. Medlemmarna börjar svara på varandras frågor och organisera träffar. Detta pågående engagemang håller farten vid liv och gör community till en del av arbetslivet.

Mätning, feedback och påverkan

För att visa värdet av din Copilot Studio-community och evenemang, och för att förstå vad som fungerar eller behöver justeras, etablera ett robust mät- och feedbacksystem. Betrakta din community och dina evenemang som en produkt: fastställ nyckeltal (KPI:er) och använd data för att iterera.

Händelsemått

För varje händelse, fånga:

  • Närvaro: Antal registrerade i förhållande till faktiska närvarande (till exempel, "120 registrerade, 90 närvarande, med 75% närvarograd").

  • Deltagarprofil: Uppdelning efter roll eller avdelning för att se vem du når (till exempel 50 % IT, 30 % ekonomi, 20 % HR).

  • Engagemang under evenemanget: Deltagandenivåer såsom antal ställda frågor, svar på omröstningar, genomförandegrad i praktiska övningar under en workshop och andra engagemangsmått.

  • Feedback och nöjdhet: Använd Microsoft Forms för att undersöka deltagarna efter evenemanget. Nyckelfrågor inkluderar övergripande nöjdhet (1–5), Net Promoter Score (sannolikhet att rekommendera till kollegor), mest värdefulla sessionen och en sak som kan förbättras till nästa gång. Följ dessa mätvärden över tid och sikta på uppåtgående trender eller konsekvent höga värden. Till exempel, om genomsnittlig nöjdhet är under målet, läs kommentarerna för att identifiera förbättringsmöjligheter. Kommentarer kan visa att innehållet är för avancerat eller att demonstrationerna inte fungerade på grund av miljöproblem – faktorer som du kan åtgärda.

  • Omedelbara resultat: Fråga om evenemanget ledde till någon handling. Till exempel: "Planerar du att starta ett agentprojekt inom den närmaste månaden?" eller "Känner du dig mer säker på att använda Copilot Studio efter detta evenemang?" Om de flesta svarar ja indikerar det framgång i motivation och lärande.

Communitysnyckeltal

Övervaka kontinuerligt följande mätvärden:

  • Medlemskap och tillväxt: Antal medlemmar i communityn, samt tillväxten (till exempel +30% under senaste kvartalet). Spåra även konverteringsgraden från evenemangsdeltagare till medlemmar i communityn. Om några deltagare inte går med i forumet, följ upp med dem.

  • Aktivitet och engagemang: Månatliga aktiva användare i ditt communityforum (inlägg, kommentarer, gilla-markeringar). Om du har en Viva Engage-grupp visar analysdata antalet aktiva användare och inlägg per dag eller vecka. I Teams kan du göra en manuell räkning av meddelanden eller trådar som startas. Följ också evenemangsdeltagande över tid – kontrollera om deltagarantalet ökar när du upprepar evenemang och om deltagarna återvänder eller är nya.

  • Champion och färdighetsutveckling: Antal champions och aktiva mentorer. Antal tillverkare på varje färdighetsnivå. Skapa en instrumentpanel för att övervaka antalet personer som genomfört "nybörjarutbildning", skapat minst en agent eller publicerat flera agenter.

  • Effekt av lösningar: Dokumentera resultaten från projekt som drivs av communityn:

    • Antal agenter som distribuerats till produktionsmiljö eller pilottest och härrör från communitymedlemmar eller event.
    • Nyckelresultat från dessa lösningar (tid sparad, användartillfredsställelse, färre fel och liknande). Till exempel: "Vår HR-onboardingrobot som skapades under hackathonet hanterar 300 frågor från anställda per månad och sparar uppskattningsvis 50 timmar av HR-personalens tid varje månad."
    • Om möjligt, koppla till affärsmått (till exempel: Försäljningsagenten som skapats av en medlem i communityn bidrog till en 10 % snabbare hantering av förslag, vilket påverkade intäktsgenereringen).

  • Indikatorer för införande: Arbeta tillsammans med IT för att avgöra om det finns telemetripunkter som kan användas som proxy för användning. Till exempel:

    • Tillväxt av aktiva Copilot Studio-användare eller publicerade agenter i klientorganisationer över tid.
    • Förbrukning av relaterade resurser, inklusive ökad användning av vissa anslutningsprogram och miljöförfrågningar i Power Platform för att utveckla agenter.
    • Om din organisation använder Copilots kontrollsystem eller andra övervakningsverktyg, inkludera dessa adoptionsmått som en del av rapporteringen om gemenskapens påverkan.

Återkopplingsloopar

Gör det enkelt för medlemmar att ge feedback:

  • Använd formulär eller snabbomröstningar efter evenemang. Överväg också att samla in anekdotisk feedback. Till exempel citat som "Jag trodde aldrig att jag kunde skapa en AI-agent, men efter workshopen gjorde jag det på 2 timmar!" Dessa berättelser är lika betydelsefulla som siffror.

  • Genomför regelbundet en "Pulse-undersökning" i communityn för att känna hur medlemmarna känner: Får de värde? Vilka utmaningar står de inför? Känner de sig stöttade av communityn? Använd både betygsfrågor och öppna textsvar för att samla insikter.

  • Analysera vilket innehåll i communityn som är mest populärt. Till exempel, om SharePoint-hubbens analys visar att "hur man gör"-artiklar får många visningar, skapa fler. Om deltagandet är lågt vid den månatliga live Q&A och forumet får många frågor, prova istället en asynkron Ask Me Anything (AMA)-tråd.

Rapportera och iterera

Konsolidera mätvärden i en instrumentpanel eller rapport för intressenter:

  • Använd Power BI för att skapa en instrumentpanel som hämtar data från olika källor (resultat från Forms, analys av communityplattformen och så vidare) för en ögonblicksbild av communityns hälsa. Denna instrumentpanel kan innehålla diagram över medlemstillväxt över tid, trender för evenemangsdeltagande och nöjdhetsbetyg.

  • Dela en kvartalsvis communityrapport med ledarskapet som lyfter fram hur insatser i communityn leder till resultat. Kombinera till exempel mätvärden med en berättelse: ”Vid våra tre evenemang under andra kvartalet utbildades 75 medarbetare (25 per evenemang) till nya Copilot Studio-utvecklare.” Som ett resultat ökade antalet aktiva Copilot Studio-användare i organisationen från 50 till 85 under de senaste tre månaderna. ”Ett av hackathonprojekten, en agent för automatisk rapportgenerering, pilottestas nu på ekonomiavdelningen med målet att spara cirka 10 timmars manuellt arbete per månad.” Den här rapporten kopplar aktiviteter till resultat och visar att programmet är effektivt.

Mätningar gör mer än att bara bevisa värde. De visar var förbättringar kan göras. Om en avdelning har låg deltagande, rikta in dig på det området med ett specialevenemang eller en champion. Om utbildningsevenemang har lägre nöjdhetspoäng, justera innehåll och format. Behandla communityinitiativ som en produkt i kontinuerligt förbättringsarbete. Använd mätvärden och feedback som användardata för att förfina upplevelsen.

Nästa steg

När du har etablerat dina löpande engagemangs- och mätsystem, ta dessa steg:

  1. Implementera regelbundna program: Börja med mottagningstider och forumaktiviteter.
  2. Skapa mätpaneler: Börja spåra nyckeltal från dag ett.
  3. Etablera återkopplingsloopar: Genomför regelbundna enkäter och inför metoder för att samla in feedback.
  4. Gå vidare till infrastruktur: Bygg upp den tekniska grunden för att stödja din verksamhet.

När du har etablerat dina löpande engagemangs- och mätsystem, bygg den tekniska infrastrukturen och partnerskap som stödjer din gemenskaps tillväxt och hållbarhet.

Etablera infrastruktur och partnerskap

  • Last updated on