Automatisera matchning av bekräftelse av anskaffningsorder med Copilot Studio och SAP

Använd Microsoft Copilot Studio agenter för att automatisera matchningen från slutpunkt till slutpunkt för bekräftelser av leverantörsbeställningar mot öppna inköpsorder i ett ERP-system (Enterprise Resource Planning), till exempel SAP.

Den här metoden gör det möjligt för en anskaffningsorganisation att bekräfta den stora majoriteten av inkommande orderbekräftelser automatiskt, samtidigt som endast verkliga avvikelser dirigeras till en upphandlingsspecialist för granskning. Ett system med flera agenter extraherar bekräftelseuppgifter, jämför dessa med den registrerade inköpsordern, tillämpar toleransregler och skriver tillbaka bekräftade resultat till ERP-systemet med minimal manuell handpåläggning.

Tip

Den här artikeln innehåller ett exempelscenario och en visuell representation av hur du automatiserar matchning av anskaffningsorderbekräftelse med hjälp av Microsoft Copilot Studio och SAP. Den här lösningen är en generaliserad exempelarkitektur som du kan använda för många olika scenarier och branscher. Den här artikeln är begränsad till metodtips.

Arkitekturdiagram

Diagram över en arkitektur med flera agenter med intag, orkestrering, valideringsport och resultat för matchning av automatisk orderbekräftelse.

Workflow

Den här arkitekturen automatiserar matchningsarbetsflödet för orderbekräftelse:

  1. Bekräftelseintag: Leverantörer skickar orderbekräftelser (orderbekräftelser) som anländer via en övervakad kanal, till exempel en delad postlåda eller ett EDI-flöde (elektroniskt datautbyte), med bekräftelseinformation för en eller flera inköpsorder. Power Automate-molnflöden utlöses för att registrera orderbekräftelser.

  2. Bekräftelselagring: Power Automate molnflöden sparar inkommande orderbekräftelser till Dataverse.

  3. Utlösare: Ett Power Automate-molnflöde som använder en Dataverse-utlösare startar dirigentagenten. Flödet körs när en orderbekräftelse sparas i Dataverse.

  4. Fältextrahering: En extraheringsagent som har byggts i Copilot Studio läser bekräftelsen och normaliserar nyckelfälten (inköpsordernummer, orderrader, antal, priser, måttenhet och bekräftade leveransdatum) till ett enhetligt internt schema.

  5. Hämtning av inköpsorder: Orchestrator-agenten hämtar motsvarande inköpsorder från SAP via SAP-anslutningsappen med inköpsordernumret som nyckel.

  6. Matchning och validering: En matchande agent jämför bekräftelsen med inköpsordern rad för rad, mellan kvantiteter, priser, datum och andra konfigurerade fält. Agenten tillämpar sedan organisationens matchningsvillkor, som kan innehålla krav för exakt matchning, affärsdefinierade toleranser eller en kombination av båda, för att avgöra om ordern kan bekräftas automatiskt.

  7. Automatisk bekräftelse: När bekräftelsen matchar inom toleransen bekräftar agenten ordern och skriver tillbaka resultatet till SAP automatiskt, utan mänsklig inblandning.

  8. Undantagseskalering: När en avvikelse identifieras eskaleras agenten till en anskaffningsspecialist via Microsoft Teams. Agenten tillhandahåller bekräftelsen, inköpsordern och de specifika skillnaderna så att personen snabbt kan lösa undantaget.

  9. Loggning och granskning: Microsoft Dataverse registrerar varje resultat, oavsett om det är en bekräftelse eller en eskalering, och tillhandahåller ett enhetligt spårnings- och undantagsspårningslager för rapportering och kontinuerlig förbättring.

Komponenter

Dessa tjänster och tekniker matar in orderbekräftelser, extraherar bekräftelsedata, matchar dem mot inköpsorder i SAP, bekräftar matchande beställningar och eskalerar och spårar undantag.

Component Roll i arkitekturen
Copilot Studio Är värd för systemet med flera agenter. En orchestrator-agent samordnar en specialiserad extraheringsagent och en matchande agent, hanterar toleransregler och bestämmer mellan autonom bekräftelse och mänsklig eskalering.
SAP ERP Fungerar som det primära systemet för inköpsorder. Agenterna hämtar inköpsorderdata och skriver tillbaka bekräftade beställningar via SAP-anslutningsappen.
Power Automate-molnflöden Identifiera nya bekräftelser i intagskanalerna och utlös agentnätverket. Anslutningsappar tillhandahåller integreringspunkter till e-post- eller EDI-källor och till SAP.
Dataverse Används som sanningskälla för inkommande orderbekräftelse och möjliggör statusbaserad orkestrering. Tillhandahåller status, granskningslogg och lagret för undantagsspårning, vilket ger en samlad dokumentation över varje bekräftelse och eskalering för rapportering och verksamhetsstyrning.
Microsoft Teams Levererar undantagseskaleringar och meddelanden till inköpsspecialister, presenterar bekräftelsen, inköpsordern och de specifika avvikelserna för snabb lösning.
Microsoft Entra-ID Tillhandahåller identitets- och åtkomstkontroll, inklusive tjänstkonton med lägsta behörighet för agenternas läs- och skrivåtgärder mot SAP och Dataverse.

Scenario-information

Det här användningsfallet baseras på en företagsmetod för att skapa en tillförlitlig, automatiserad och granskningsbar process för att bekräfta leverantörsorderbekräftelser mot ett ERP-system samtidigt som manuella ansträngningar minimeras.

Företagsutmaningar

Organisationer som köper i stor skala får stora mängder leverantörsbeställningsbekräftelser. Historiskt sett kontrolleras och styrs en betydande del av dessa bekräftelser manuellt: inköpspersonalen öppnar varje bekräftelse, hittar den matchande inköpsordern i SAP och jämför kvantiteter, priser och datum för hand.

Den här manuella processen är långsam, kostsam och felbenägen. Den skalas dåligt med tillväxt, binder kvalificerad upphandlingspersonal till repetitiv kontroll snarare än undantagshantering och gör det svårt att tillämpa matchnings- och toleransregler konsekvent i regioner och leverantörsformat.

Lösning

Implementera en arkitektur med flera agenter i Copilot Studio som automatiserar anskaffningsorderbekräftelsebearbetning. Lösningen använder specialiserade agenter för att extrahera bekräftelsedata, hämta inköpsorder från SAP, tillämpa affärsdefinierade matchningsvillkor och avgöra om bekräftelser kan bekräftas automatiskt eller kräva mänsklig granskning.

Arkitekturen kombinerar agentorkestrering, SAP-integrering, Power Automate molnflöden och Dataverse-baserad spårning för att skapa en tillförlitlig och granskningsbar process. Upphandlingsspecialister fokuserar på undantag medan rutinmässiga bekräftelser bearbetas automatiskt.

Viktiga funktioner:

  • Automatisera intag och bearbetning av bekräftelser.
  • Normalisera leverantörsbekräftelser i olika format.
  • Verifiera bekräftelser mot inköpsorder genom att tillämpa organisationens matchningsvillkor, till exempel krav för exakt matchning eller konfigurerbara toleranser.
  • Vidarebefordra undantag till inköpsspecialister.
  • Underhålla en spårningslogg för styrning och rapportering.

Resultat: Med det här mönstret kan en organisation flytta de flesta orderbekräftelser från manuell hantering till direktbearbetning, vilket gör att inköpsspecialister kan fokusera på undantag snarare än rutinkontroll. Metoden ger en återanvändbar skiss för andra dokumentdrivna processer med stora volymer i domäner som ekonomi och försäljning.

Considerations

Dessa överväganden utgör grundpelarna i Power Platform Well-Architected, en uppsättning vägledande grundsatser som förbättrar kvaliteten på en arbetslast. Läs mer i Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

  • Felisolering: Hantera extraheringsfel, matchande fel och SAP-integreringsproblem separat så att en misslyckad bekräftelse aldrig blockerar resten av batchen.

  • Idempotent-bearbetning: Använd inköpsordernumret och bekräftelseidentifieraren för att identifiera och hoppa över dubbletter, vilket förhindrar upprepade bekräftelser om ett meddelande skickas igen.

  • Reservmekanismer: Skicka bekräftelser som inte kan bearbetas automatiskt till en manuell undantagskö så att ingen bekräftelse går förlorad.

  • Loggning med dubbla lager: Registrera resultat i Dataverse och skicka ett sekundärt meddelande om fel, så undantag förblir synliga även om ett loggningssteg misslyckas.

Security

  • Åtkomstkontroll: Begränsa intagskanaler, Dataverse-tabeller och SAP-tjänstkonto till endast auktoriserade identiteter.

  • Minsta behörighet: Bevilja agenterna läsbehörighet för inköpsorder och skrivåtkomst endast till de orderbekräftelseåtgärder som krävs.

  • Dataskydd: Processbekräftelsedata, som kan omfatta kommersiellt känsliga priser, på ett säkert sätt och skydda känsliga fält under överföring och i vila.

  • Efterlevnad: Anpassa validerings- och revisionsregler till organisationens finansiella kontroller och krav på dokumentbevarande.

Operativ skicklighet

  • Standardisering: Normalisera olika leverantörsbekräftelseformat till ett enda internt schema för att hålla matchningslogiken enkel och konsekvent.

  • Dokumentation: Underhålla runbooks för vanliga undantagstyper, problem med leverantörsformat och SAP-konfigurationsändringar. Dokumentera matchningsvillkoren, inklusive krav på exakt matchning, toleranser och eskaleringsvillkor.

  • Supportprocess: Träna anskaffnings- och IT-supportteam för att tolka agentkörningshistorik, diagnostisera fel och utföra manuell återställning.

  • Ändringshantering: Verifiera ändringar av extrahering, matchning och SAP-mappningar i en icke-produktionsmiljö före lanseringen och använd källkontroll för agent- och flödesdefinitioner.

Prestandaeffektivitet

  • Genomströmning: Dimensionera lösningen för höga dagliga volymer och bearbeta bekräftelser parallellt där anslutningarna tillåter.

  • Optimering: Cachelagrar referensdata som används ofta, till exempel leverantörs- och inköpsordersökningar, för att undvika redundanta SAP-frågor.

  • Strypning av anslutningsprogram: Ta hänsyn till plattformens och SAP-anslutningsprogrammens begränsningar och inför köhantering via Dataverse vid toppbelastning.

  • Skalbarhet: Utöka samma orchestrator-mönster till nya domäner och dokumenttyper utan att designa om kärnmatchningsflödet.

Upplevelseoptimering

  • Självbetjäning: Gör det möjligt för anskaffningsspecialister att lösa och omarbeta eskalerade bekräftelser direkt, utan IT-beroende.

  • Transparens: Visa status för bearbetning och undantagsköer via Dataverse, med analysfunktioner i Power BI för trend- och prestandarapportering.

  • Tydliga eskaleringar: Presentera varje eskalering med en strukturerad sammanfattning: bekräftelsen, inköpsordern, de specifika skillnaderna och en rekommenderad åtgärd.

  • Måltjänstnivå: Ange ett rakt mål, till exempel bekräfta de flesta bekräftelser automatiskt, och övervaka mot det.

Ansvarig AI

  • Tillförlitlighet och säkerhet: Övervaka agentutdata kontinuerligt för noggrannhet och håll en människa i slingan för att granska avvikelser och undantag innan de påverkar ERP-systemet.

  • Sekretess och säkerhet: Se till att de data som agenterna bearbetar följer tillämpliga sekretess- och datahanteringsprinciper.

  • Transparens: Gör agentbeslut spårbara, med loggar tillgängliga för granskning av varje bekräftelse och eskalering.

  • Ansvar: Använd granskning med mänsklig medverkan så att inköpsteamet även fortsättningsvis ansvarar för undantag och gränsfall.

Contributors

Microsoft underhåller den här artikeln. Följande bidragsgivare skrev den här artikeln.

Huvudsakliga författare:

  • Uppdaterades senast