ภาพรวมของการจัดงบประมาณ

เกือบทุกบริษัทที่ใช้ฟังก์ชัน Financials ใน Microsoft Dynamics 365 Finance จําเป็นต้องสร้างรายงานงบประมาณเทียบกับที่เกิดขึ้นจริง บทความนี้อธิบายการกําหนดค่าขั้นต่ําที่คุณจําเป็นต้องสร้างงบประมาณในการเงินและการดําเนินงานหรือโหลดจากโปรแกรมของบริษัทอื่น

Overview

คุณรักษางบประมาณที่ได้รับอนุมัติสําหรับนิติบุคคลในเอกสารที่เรียกว่า รายการทะเบียนงบประมาณ บรรทัดในเอกสารรายการทะเบียนงบประมาณจะเรียกว่ารายการบัญชีงบประมาณ ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลมิติทางการเงิน วันที่ และยอดเงินของงบประมาณที่ได้รับอนุมัติ เอกสารรายการลงทะเบียนงบประมาณทำงานร่วมกับรายงานทางการเงินพื้นฐานและหน้าสอบถาม ซึ่งมีการเปรียบเทียบยอดเงินจริงในบัญชีแยกประเภทกับยอดเงินงบประมาณ

คุณสามารถสร้างรายการทะเบียนงบประมาณในหลายวิธี:

• ป้อนข้อมูลเอกสารด้วยตนเองในหน้า รายการทะเบียนงบประมาณ
• ใช้เทมเพลต Microsoft Excel ซึ่งคุณสามารถเปิดได้โดยเลือกปุ่ม เปิดใน Excel บนหน้า รายการลงทะเบียนงบประมาณ
• ใช้เอนทิตีข้อมูล รายการบัญชีงบประมาณ ในการจัดการข้อมูลเพื่อนำเข้ารายการทะเบียนงบประมาณ พิจารณาใช้วิธีนี้และเปิดใช้งานพารามิเตอร์ ตั้งค่าการประมวลผลตาม เมื่อคุณต้องนําเข้ารายการบัญชีงบประมาณจํานวนมาก
• ถ้าบริษัทของคุณใช้ฟังก์ชันการวางแผนงบประมาณเพื่อจัดเตรียมข้อมูลงบประมาณ คุณสามารถใช้กระบวนการเป็นครั้งคราวที่ สร้างรายการทะเบียนงบประมาณ ได้

รายการทะเบียนงบประมาณจะเสร็จสมบูรณ์เมื่อคุณอัพเดตยอดดุลงบประมาณ บนหน้า รายการทะเบียนงบประมาณ ให้เลือก อัพเดตยอดดุลงบประมาณ สําหรับรายการทะเบียนงบประมาณที่เลือกหรือหลายรายการ หลังจากที่คุณอัพเดตยอดดุลงบประมาณ สถานะของรายการการลงทะเบียนงบประมาณจะเปลี่ยนเป็น เสร็จสมบูรณ์ คุณไม่สามารถเปิดรายการทะเบียนงบประมาณที่เสร็จสมบูรณ์เพื่อแก้ไขได้อีก คุณต้องสร้างรายการทะเบียนงบประมาณใหม่แทนการแก้ไขข้อมูลในรายการทะเบียนงบประมาณที่เสร็จสมบูรณ์

การกำหนดค่า

เมื่อคุณตั้งค่าคอนฟิกการจัดงบประมาณ เริ่มต้นในหน้า พารามิเตอร์การจัดทำงบประมาณ ในหน้านี้ คุณต้องกำหนดสมุดรายวันงบประมาณ ลำดับหมายเลขสำหรับรายการทะเบียนงบประมาณ และลักษณะการทำงานเริ่มต้นในพื้นที่ทำงาน

บนหน้า พารามิเตอร์งบประมาณ ฟิลด์ที่พร้อมใช้งานมีดังต่อไปนี้

• คีย์การปันส่วน – ฟิลด์นี้จะเป็นตัวกำหนดวิธีการปันส่วนยอดเงินสำหรับรายการบัญชีงบประมาณในการคาดการณ์กระแสเงินสด
• ใช้กฎเพื่อโอนย้ายงบประมาณ – เลือกตัวเลือกนี้เพื่อเปิดใช้งานการโอนย้ายงบประมาณ
• แสดงการสอบถามการวิเคราะห์งบประมาณแบบดั้งเดิม – เลือกตัวเลือกนี้เพื่อแสดงการสอบถามการวิเคราะห์งบประมาณแบบดั้งเดิม
• โครงสร้างทางบัญชีเริ่มต้น – เลือกกล่องทำเครื่องหมายนี้เพื่อเติมข้อมูลอัตโนมัติในโครงสร้างทางบัญชีในรายการทะเบียนงบประมาณตามบัญชีหลัก กล่องกาเครื่องหมายนี้จะพร้อมใช้งานถ้าคุณลักษณะ ค่าเริ่มต้นของโครงสร้างทางบัญชีในรายการทะเบียนงบประมาณ เปิดใช้งานอยู่ในการจัดการคุณลักษณะ
• สมุดรายวันงบประมาณ – เลือกชื่อสมุดรายวันสำหรับการจัดสรรงบประมาณ ฟิลด์นี้จะพร้อมใช้งานถ้ามีการเลือกฟิลด์ เปิดใช้งานการปรับปรุงงบประมาณ ในหน้า พารามิเตอร์บัญชีแยกประเภททั่วไป

ถัดไป ถ้านโยบายที่ควบคุมการอนุมัติของรายการทะเบียนงบประมาณที่ยึดตามชนิดงบประมาณ (เช่น การโอนย้ายหรือการแก้ไข) ให้สร้างลําดับงานของรายการทะเบียนงบประมาณบนหน้า ลําดับงานการจัดทํางบประมาณ ถ้ามีสถานการณ์จำลองที่การโอนย้ายอาจได้รับอนุญาตโดยไม่มีการอนุมัติลำดับงาน คุณสามารถกำหนดกฎการโอนย้ายงบประมาณเพื่อสนับสนุนสถานการณ์จำลองเหล่านั้นได้

บนหน้า มิติการจัดทํางบประมาณ ให้เลือกมิติทางการเงินที่ใช้สําหรับการจัดงบประมาณ ตามมิติที่ใช้ในผังบัญชี คุณสามารถเลือกมิติทางการเงินทั้งหมดหรือชุดย่อยสำหรับการจัดทำงบประมาณ

กำหนดเป็น แบบจำลองงบประมาณ ที่สอดคล้องกับทั้งหมดหรือบางส่วนของงบประมาณ คุณสามารถใช้แบบจำลองงบประมาณเดียวสำหรับรายการทะเบียนงบประมาณทั้งหมด อีกทางหนึ่งคือ คุณสามารถสร้างแบบจำลองแยกต่างหากที่ขึ้นอยู่กับชนิดงบประมาณ ที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ หรือวิธีอื่นที่งบประมาณสามารถถูกจัดประเภทได้

สร้าง รหัสงบประมาณ ที่ระบุชนิดของธุรกรรมงบประมาณกับเรกคอร์ดและลำดับงานใด ๆ ที่เกี่ยวข้อง รหัสงบประมาณสามารถสนับสนุนชนิดงบประมาณต่อไปนี้:

• งบประมาณเดิม
• การโอนย้าย
• การแก้ไข
• ภาระผูกพัน
• ภาระผูกพันที่เกิดขึ้นก่อน
• งบประมาณยกไป

รหัสงบประมาณจะให้บันทึกการตรวจสอบของการแก้ไขงบประมาณที่อนุมัติตลอดวงจรงบประมาณ ถ้าคุณเชื่อมโยงลําดับงานกับรหัสงบประมาณ เวิร์กโฟลว์จะเปิดใช้งานสําหรับรายการทะเบียนงบประมาณทั้งหมดที่ใช้รหัสงบประมาณนั้น และต้องดําเนินการขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ให้เสร็จสมบูรณ์ก่อนที่รายการทะเบียนงบประมาณจะถึงระยะที่เสร็จสมบูรณ์

คุณยังสามารถตั้งค่า กฎการโอนย้ายงบประมาณ ได้ด้วยเช่นกัน การใช้กฎการโอนย้ายงบประมาณ เลือก ใช้กฎสำหรับการโอนย้ายงบประมาณ ในหน้า พารามิเตอร์งบประมาณ ถ้ามีการใช้กฎการโอนย้ายงบประมาณ ถ้าผู้ใช้สร้างเอกสารโดยใช้รหัสงบประมาณของชนิด การโอนย้าย จะไม่มีการอัพเดตยอดดุลงบประมาณถ้ากฎการโอนย้ายงบประมาณถูกละเมิด ตัวอย่างเช่น คุณสามารถอนุญาตให้มีการโอนย้ายเอกสารงบประมาณที่โอนย้ายงบประมาณค่าใช้จ่ายมาระหว่างบัญชีหลักสําหรับแผนกขายและการตลาด แต่สามารถห้ามการโอนย้ายงบประมาณจากหรือไปยังแผนกนั้น เว้นแต่ว่ามีการอนุมัติเวิร์กโฟลว์สําหรับรายการบัญชีงบประมาณชนิดนั้น

ฟังก์ชันที่นํามาใช้ใน Microsoft Dynamics 365 Finance เวอร์ชัน 10.0.7 (มกราคม 2020) เพิ่มความสามารถและความยืดหยุ่นสําหรับรายการทะเบียนงบประมาณ เมื่อต้องการเปิดใช้งานการปรับเหล่านี้ ไปที่พื้นที่ทำงาน การจัดการคุณลักษระ และเลือก รายการทะเบียนงบประมาณสำหรับปริมาณเท่านั้น และ/หรือ รายการทะเบียนงบประมาณกำหนดค่าเริ่มต้นของชนิดจำนวน

คุณลักษณะเฉพา รายการทะเบียนงบประมาณสำหรับปริมาณ ช่วยให้คุณลงรายการบัญชีรายการทะเบียนงบประมาณด้วยจำนวนเฉพาะปริมาณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถลงรายการบัญชีรายการงบประมาณที่มีปริมาณเป็น 32 และราคาเป็นศูนย์ ซึ่งส่งผลให้มียอดเงินเป็นศูนย์ จากนั้น คุณสามารถใช้ปริมาณนี้ภายในบริบทของรายงานทางการเงินเพื่อกำหนดราคาต่อปริมาณ ไม่มีการอัปเดตการสอบถามหรือรายงานเป็นส่วนหนึ่งของคุณลักษณะนี้ คุณลักษณะเพียงแค่ช่วยให้คุณสามารถโพสต์จํานวนศูนย์ได้

คุณลักษณะ รายการทะเบียนงบประมาณกำหนดค่าเริ่มต้นของชนิดจำนวน ช่วยให้ชนิดยอดเงินเริ่มต้นภายในรายการทะเบียนงบประมาณเป็นชนิดยอดเงินอื่นที่ไม่ใช่ค่าใช้จ่าย ขณะนี้ บรรทัดรายการทะเบียนงบประมาณจะเริ่มต้นเป็นค่าใช้จ่ายเมื่อชนิดบัญชีหลักเป็นค่าใช้จ่าย ซึ่งจะเป็นค่าเริ่มต้นสําหรับรายได้เมื่อชนิดบัญชีหลักคือรายได้ และค่าเริ่มต้นเป็นค่าใช้จ่ายสําหรับบัญชีประเภทอื่น ๆ ทั้งหมด

การใช้พื้นที่ทำงานและหน้าการสอบถามเพื่อติดตามงบประมาณเทียบกับที่เกิดขึ้นจริง

ผู้จัดการงบประมาณสามารถตรวจสอบสถานะปัจจุบันของงบประมาณในพื้นที่ทำงาน การคาดการณ์และงบประมาณบัญชีแยกประเภท ได้ แท็บ ค่าใช้จ่ายที่เกินงบประมาณ และ รายได้ภายใต้งบประมาณ แสดงมุมมองด่วนของชุดมิติทางการเงินที่ไม่ตรงกับงบประมาณเป้าหมายหรือกำลังเข้าใกล้ขีดจำกัด คุณสามารถกำหนดเปอร์เซ็นต์ขีดจำกัดงบประมาณและเซ็ตมิติทางการเงินที่ใช้บนแท็บเหล่านั้น โดยการคลิก ของฉันพื้นที่ทำงานการตั้งค่าคอนฟิก ได้ คุณสามารถเลือก ผู้จัดการหน่วย เพื่อดูผู้ปฏิบัติงานที่รับผิดชอบชุดมิติทางการเงินเฉพาะที่เลือกบนแท็บเหล่านั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเห็นว่างบประมาณค่าใช้จ่ายของแผนกดำเนินงานกำลังจะเกินขีดจำกัดงบประมาณ คุณสามารถค้นหา และติดต่อผู้จัดการแผนกดำเนินงานเพื่อเจรจาประเด็นนั้นได้โดยง่าย

หน้าการสอบถาม งบประมาณเทียบกับที่เกิดขึ้นจริงเทียบกับงบประมาณ ช่วยให้คุณเข้าถึงรายละเอียดของงบประมาณเทียบกับยอดเงินที่เกิดขึ้นจริง เลือกบรรทัดบนหน้าการสอบถาม จากนั้นเลือก ยอดดุลรอบระยะเวลา เพื่อดูงบประมาณและยอดเงินจริงที่กระจายในรอบระยะเวลาทางบัญชี หน้า รายการบัญชีงบประมาณ เจาะลึกถึงรายละเอียดของยอดเงินงบประมาณในรายการทะเบียนงบประมาณ หน้า รายการสมุดรายวันทั่วไป เปิดธุรกรรมบัญชีแยกประเภทที่ถูกรวมในการคำนวณจำนวน ที่เกิดขึ้นจริง

บริษัทที่ใช้ฟังก์ชันการวางแผนงบประมาณสามารถสร้างและใช้การคาดการณ์งบประมาณในพื้นที่ทํางาน งบประมาณบัญชีแยกประเภท และการคาดการณ์