กระบวนการขาย

นำไปใช้กับแอป Project Service รุ่น 3.x

กระบวนการขายที่ใช้ในองค์กรตามโครงการแตกต่างจากกระบวนการขายที่ใช้ในองค์กรตามผลิตภัณฑ์ ความแตกต่างนี้เกิดขึ้นเนื่องจากรอบการขายสําหรับองค์กรตามโครงการมีความยาวและจําเป็นต้องใช้เทคนิคการประมาณการที่กําหนดเองในการวิเคราะห์และสร้างใบเสนอราคาสําหรับแต่ละข้อตกลง Dynamics 365 Project Service Automation ใช้ฟังก์ชันเดียวกันที่ใช้ในกระบวนการขายสําหรับ Dynamics 365 Sales ยกตัวอย่างเช่น

• เอนทิตีลูกค้าเป้าหมายถูกใช้เพื่อติดตามกระบวนการขาย
• ลูกค้าเป้าหมายที่คัดเลือกจะถูกติดตามเป็นโอกาสทางการขาย กระบวนการขายยังสามารถเริ่มต้นด้วยโอกาสทางการขาย
• หลักฐานอ้างอิงทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโอกาสสามารถเข้าถึงได้ สิ่งประดิษฐ์เหล่านี้รวมถึงทีมขาย ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ความน่าจะเป็น การจัดอันดับ ระยะการขาย และกระบวนการทางธุรกิจ
• ใบเสนอราคาหลายรายการจะถูกสร้างขึ้นสําหรับโอกาสทางการขาย
• ใบเสนอราคาถูกทำเครื่องหมาย ปิดในสถานะชนะ เพื่อสร้างใบสั่งขาย ใน PSA คําสั่งขายจะถูกกําหนดเองและเรียกว่าสัญญาโครงการ

ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงกระบวนการขายทั่วไปในองค์กรตามโครงการ

การประเมินยอดขาย

มูลค่าของการขายสามารถประเมินได้ตามโครงการที่ได้จัดส่งแล้วก่อนหน้านี้และความซับซ้อนของโครงการ สําหรับโครงการที่เกี่ยวข้องกับส่วนขยายของโครงการก่อนหน้า หรือโครงการที่ใช้ความเชี่ยวชาญของผู้ขายเป็นเทมเพลตงานที่สูงและเป็นที่รู้จักกันดี คุณสามารถใช้กระบวนการประเมินค่าที่ง่ายขึ้นได้ โครงการที่ซับซ้อนมากขึ้นมักจะมีกระบวนการซื้อที่ยาวขึ้น ดังนั้นจึงมีระยะในกระบวนการประมาณการยอดขายเพิ่มเติม ในช่วงต้นของกระบวนการ ทีมขายใช้การป้อนข้อมูลของผู้จัดการบัญชีและผู้เชี่ยวชาญเนื้อหา (SMEs) เพื่อเริ่มสร้างการประเมินระดับสูงสําหรับองค์ประกอบที่แตกต่างกันของแต่ละงานที่อ้างอิง ส่วนประกอบเหล่านี้ของงานถูกแสดงตามบรรทัดใบเสนอราคา

คุณสามารถสร้างการประเมินระดับสูงของใบเสนอราคาได้ ในที่สุดการประเมินระดับสูงนี้จะถูกแทนที่ด้วยการประเมินโดยละเอียดที่มากขึ้น ซึ่งขึ้นอยู่กับแผนโครงการที่คุณสร้างขึ้นโดยใช้เทมเพลตโครงการมาตรฐาน เทมเพลตเหล่านี้ช่วยให้คุณสร้างกําหนดการและกําหนดค่าการเงินบนใบเสนอราคาและคอมโพเนนต์ของใบเสนอราคา (บรรทัดใบเสนอราคา)

คุณสามารถสร้างใบเสนอราคาหลายรายการสําหรับโครงการและจัดกลุ่มภายใต้ประเภทเอนทิตีโอกาสเดียวได้ ในท้ายที่สุด หนึ่งในใบเสนอราคาเหล่านั้นมีการทำเครื่องหมาย ปิดงานในฐานะชนะ และจัดทำสัญญาโครงการหรือข้อตกลงการทำงาน (SOW) สัญญาโครงการมีมูลค่าที่ทำสัญญาสำหรับแต่ละส่วนประกอบ (บรายละเอียดการให้บริการตามสัญญา) ที่ลูกค้ายอมรับสำหรับการจัดส่ง SOW มักถูกสร้างเป็นเอกสาร Microsoft Word ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ส่งให้กับลูกค้าในระหว่างการจัดส่งของโครงการอ้างอิงสัญญาโครงการหรือ SOW

คุณยังสามารถสร้างใบเสนอราคาสํารองภายใต้ชนิดเอนทิตีโอกาสหนึ่งชนิด หรือตั้งค่าระบบเพื่อให้สัญญาโครงการถูกสร้างขึ้นเมื่อใบเสนอราคาชนะ ในกรณีนี้ คุณสามารถแนบเอกสาร Word ที่แสดง SOW เข้ากับระเบียนสัญญา project ได้

การกําหนดค่ากระบวนการขาย

คุณสามารถใช้ลําดับงานของกระบวนการทางธุรกิจ (BPFs) ใน Microsoft Dynamics 365 เพื่อกําหนดค่ากระบวนการขายของคุณ BPF ให้ส่วนติดต่อวิชวลที่แนะนําแก่พนักงานขายของคุณ ซึ่งพวกเขาสามารถใช้เพื่อย้ายข้อเสนอไปข้างหน้าตามขั้นตอนทั่วไปสําหรับบริษัทของคุณ

ตัวอย่างเช่น บริษัทของคุณอาจมีขั้นหกขั้นต่อไปนี้ในกระบวนการขาย:

1. มีคุณสมบัติเหมาะสม
2. ประมาณการ
3. การตรวจทานภายใน
4. สัญญา
5. ส่งมอบ
6. ปิด

ขั้นทั้งหกเหล่านี้จะแสดงด้วยเครื่องหมายบั้ง (>) ที่คุณเลือกเพื่อขยายในแต่ละชนิดเอนทิตีโอกาสทางการขายที่คุณสร้าง

องค์กรของคุณอาจใช้เอนทิตีที่แตกต่างกันเพื่อแสดงข้อตกลงเดียวกันกับที่พัฒนาขึ้น ในช่วงต้นของกระบวนการขาย การจัดการจะแสดงโดยเอนทิตีโอกาสทางการขาย เมื่อเวลาผ่านไปและรายละเอียดเพิ่มเติมปรากฏขึ้น คุณอาจใช้การประมาณระดับสูงเพื่อสร้างใบเสนอราคาอย่างน้อยหนึ่งรายการ ถ้าหนึ่งในใบเสนอราคาเหล่านี้จะถูกรีวิวโดยผู้เกี่ยวข้องภายในและลูกค้า เอนทิตีใบเสนอราคาจะแสดงถึงข้อตกลง หลังจากที่ลูกค้ายอมรับใบเสนอราคา สัญญาโครงการหรือ SOW เป็นตัวแทนของข้อตกลง เพื่อสนับสนุนลักษณะการทํางานนี้ BPFs มีโครงสร้างเพื่อให้แต่ละลําดับขั้นในกระบวนการเชื่อมโยงกับตารางฐานข้อมูลที่แตกต่างกัน

ขั้นตอน การรับรองคุณสมบัติ ในกระบวนการขายสามารถสนับสนุนโดยเอนทิตีโอกาสทางการขาย ลําดับขั้น การประมาณ และการ ตรวจทานภายใน สามารถรับการสนับสนุนโดยเอนทิตีใบเสนอราคาได้ ระยะ สัญญาการจัดส่ง และ ปิด สามารถรับการสนับสนุนโดยเอนทิตีสัญญาโครงการได้

ขณะที่คุณย้ายข้อเสนอผ่านขั้นตอนต่างๆ คุณจะได้รับพร้อมท์เพื่อสร้างเรกคอร์ดเอนทิตีที่เหมาะสมในการช่วยและแนะนำคุณตลอดกระบวนการ ขั้นตอนอาจเป็นแบบมีเงื่อนไข ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการการตรวจทานใบเสนอราคาภายในเฉพาะเมื่อใบเสนอราคาใช้รายการราคาแบบกําหนดเอง คุณสามารถกําหนดค่าเงื่อนไขนั้นในลําดับขั้นที่เหมาะสมของกระบวนการทางธุรกิจได้ จากนั้น ลําดับขั้น การตรวจทานภายใน จะแสดงเฉพาะสําหรับใบเสนอราคาที่ใช้รายการราคาแบบกําหนดเองเท่านั้น สําหรับข้อตกลงและใบเสนอราคาอื่น ๆ ทั้งหมด ขั้นตอนการประเมินจะตามด้วยขั้นตอนสัญญา

ความแตกต่างระหว่าง Project Service Automation และฝ่ายขาย

แม้ว่ากระบวนการขายใน PSA จะใช้ความสามารถพื้นฐานของกระบวนการขายในฝ่ายขาย แต่ก็มีความแตกต่างที่สําคัญบางเรื่องเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงในแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจขององค์กรตามโครงการ ยกตัวอย่างเช่น

• ใบเสนอราคาโครงการ – ใน Project Service Automation ใบเสนอราคาจะถูกปิดหลังจากสร้างสัญญาโครงการจากใบเสนอราคา ในการขาย คุณสามารถเปิดใบเสนอราคาต่อไปได้หลังจากที่คุณชนะ เหตุผลสําหรับความแตกต่างนี้คือการจับคู่ระหว่างใบเสนอราคาและสัญญาโครงการดีกว่าสําหรับองค์กรที่ใช้โครงการ
• การเปิดใช้งานและการแก้ไข – ใน PSA การเปิดใช้งานและการตรวจทานจะไม่ได้รับการรองรับสําหรับใบเสนอราคาโครงการ ในการขาย ใบเสนอราคาสามารถถูกล็อกเพื่อป้องกันการแก้ไขเพิ่มเติม
• การปิดใบเสนอราคาเป็นแพ้หรือชนะ – ใน PSA เมื่อปิดใบเสนอราคาโครงการเป็นชนะหรือแพ้ โอกาสทางการขายจะยังคงเปิดอยู่ ใบเสนอราคาอื่นๆ ทั้งหมดในโอกาสทางการขายจะถูกปิดเป็นสถานะแพ้ ในการขาย เมื่อปิดใบเสนอราคาเป็นชนะหรือแพ้ ผู้ใช้จะได้รับการแจ้งเตือนให้ดําเนินการกับโอกาสทางการขาย โอกาสพื้นฐานอาจปิดหรือเปิดค้างไว้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการป้อนข้อมูลของผู้ใช้

การติดตามการแก้ไขใบเสนอราคาและแผนโครงการในวงจรการขาย

ใน PSA คุณไม่สามารถติดตามการแก้ไขที่เกิดขึ้นกับใบเสนอราคาได้ คุณต้องทำเครื่องหมายใบเสนอราคาที่มีอยู่ว่า ปิดในสถานะแพ้ แล้วสร้างใบเสนอราคาใหม่แทน คุณสามารถคัดลอกใบเสนอราคาหรือโคลนใบเสนอราคาตามโครงการโดยใช้ PSA

การติดตามข้อคิดเห็นและการอนุมัติของใบเสนอราคาและสัญญาโครงการ

คุณสามารถจัดการการทบทวนและการอนุมัติของใบเสนอราคาและสัญญาโครงการโดยใช้วอลล์และโพสต์ของเรกคอร์ด องค์กรของคุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกําหนดเองและปลั๊กอินเพื่อกําหนด เปลี่ยนเส้นทาง เลื่อนระดับ และจัดการการแจ้งเตือนของการตรวจทานและอนุมัติรายการงาน