จัดการการดำเนินงานของชุมชนอย่างต่อเนื่อง

บทความนี้จะอธิบายวิธีการส่งเสริมการมีส่วนร่วมของชุมชนระหว่างกิจกรรม และสร้างระบบเพื่อติดตามการมีส่วนร่วมและปรับปรุงโปรแกรมของคุณอย่างต่อเนื่อง

การมีส่วนร่วมของชุมชนและการจัดกิจกรรม

ระหว่างช่วงกิจกรรมใหญ่ ๆ ชุมชนต้องการกิจกรรมต่อเนื่องที่เป็นเหมือนหัวใจหลัก เพื่อให้ผู้คนมีส่วนร่วม แบ่งปันความรู้ และสร้างความสัมพันธ์กัน โปรแกรมต่อเนื่องเหล่านี้เปลี่ยนผู้เข้าร่วมกิจกรรมเพียงครั้งเดียวให้กลายเป็นผู้เข้าร่วมชุมชนในระยะยาวและในที่สุดก็เป็นแชมเปี้ยน

กิจกรรมการมีส่วนร่วมประจำ

ต่อไปนี้คือกิจกรรมการมีส่วนร่วมที่มีประสิทธิภาพเพื่อรักษาแรงผลักดัน:

• เวลาทําการและคลินิกถาม&ตอบ: จัดกำหนดการสายโทรหรือหน้าต่างแชทแบบประจำสัปดาห์หรือทุกสองสัปดาห์ที่ผู้สร้างสามารถเข้ามาถามคำถาม และขอความช่วยเหลือเกี่ยวกับโปรเจกต์ Copilot Studio ของตนได้ หมุนเวียนเจ้าภาพแชมเปี้ยนเพื่อให้ทีมหลักไม่ต้องเป็นผู้ตอบตลอด ตารางเวลานี้เป็นเครือข่ายความปลอดภัยสำหรับผู้สร้างที่พยายามใช้เอเจนต์ใหม่ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะไม่ประสบปัญหา นอกจากนี้ยังสนับสนุนการแก้ปัญหาร่วมกันในกลุ่มสมาชิก (สมาชิกอาจตอบคำถามให้กันและกันได้ด้วย)

• ฟอรัมสนทนา: รักษาแชนเนล Viva Engage หรือ Teams ที่ใช้งานอยู่สำหรับชุมชน ส่งเสริมการโต้ตอบด้วยแบบสำรวจ ("กรณีการใช้งานใดที่เราควรแก้ไขต่อไป?") การท้าทาย ("แชร์ พร้อมท์ ที่สร้างสรรค์ที่สุดสำหรับ เอเจนต์ ของคุณ!") และเคล็ดลับง่ายๆ ("รู้ไหมว่าคุณสามารถใช้เทมเพลตเอเจนต์ ที่สร้างไว้ล่วงหน้าเพื่อประหยัดเวลา? นี่คือวิธี…") เป้าหมายคือการเปลี่ยนจากการประกาศของทีมหลักไปสู่การพูดคุยแบบเปิดที่สมาชิกสามารถแบ่งปันคำถาม ไอเดีย และบทเรียนที่ได้รับ

• การให้คําปรึกษาและการสนับสนุนจากเพื่อนร่วมงาน: สร้างโปรแกรมการให้คําปรึกษาอย่างเป็นทางการเมื่อชุมชนของคุณเติบโตขึ้น ตัวอย่างเช่น ผู้สร้างรายใหม่สามารถสมัครเพื่อได้รับการจับคู่กับผู้สร้างหรือแชมเปี้ยนที่มีประสบการณ์เป็นระยะเวลา 4–6 สัปดาห์ จัดเตรียมคู่มือการให้คำปรึกษาพร้อมคำแนะนำสำหรับการประชุม (ตัวอย่างเช่น "นัดพบกัน 30 นาทีทุกสัปดาห์เพื่อทบทวนโครงการหรือความก้าวหน้าในการเรียนรู้ของผู้รับคำปรึกษา") ความสัมพันธ์แบบพี่เลี้ยงนี้สามารถช่วยให้พนักงานใหม่ประสบความสำเร็จและมีส่วนร่วมกับชุมชนได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้พี่เลี้ยงพัฒนาทักษะความเป็นผู้นำ

• Gamification และความท้าทาย: แนะนำการแข่งขันกระชับมิตรหรือเหรียญตราเพื่อกระตุ้นกิจกรรม ตัวอย่างเช่น จัดกิจกรรม "Agent Challenge" เป็นระยะเวลาหนึ่งเดือน สมาชิกจะได้รับคะแนนจากการทำกิจกรรมต่าง ๆ เช่น เข้าร่วมงาน (5 คะแนน), โพสต์เคล็ดลับ (2 คะแนน), เผยแพร่เอเจนต์ในระบบ (10 คะแนน), และให้คำปรึกษาแก่ผู้อื่น (5 คะแนน) แชร์ลีดเดอร์บอร์ดเพื่อสร้างการแข่งขันที่สนุกสนาน และมอบรางวัลเล็ก ๆ น้อย ๆ

• สปอตไลต์เนื้อหา: จัดเซสชัน "สปอตไลต์" ซึ่งเป็นกิจกรรมสั้น ๆ 15-30 นาที ที่สมาชิกจะแบ่งปันเคล็ดลับหรือสาธิตอย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น แชมเปี้ยนอาจสร้างเอเจนต์แบบสดในระหว่างการประชุมบน Teams หรืออธิบายวิธีที่เขาแก้ไขปัญหาที่ยาก รูปแบบนี้เผยแพร่ความรู้ สร้างความมั่นใจให้กับผู้นําเสนอ และกระตุ้นให้ผู้อื่นก้าวขึ้นมานําเสนอในอนาคต

สนับสนุนให้แชมเปี้ยนชุมชนเป็นผู้นำกิจกรรม

แชมเปี้ยนควรเป็นหัวใจสำคัญของชุมชนของคุณ:

• สนับสนุนให้แชมเปี้ยนรับผิดชอบกิจกรรมบางรายการที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ (เช่น เป็นเจ้าภาพช่วงเวลาทําการ หรือดำเนินการดูแลฟอรัมเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์) แนวทางนี้ช่วยกระจายภาระงานและเสริมอำนาจให้กับพวกเขา

• ให้แชมเปี้ยนจัดโต๊ะกลมรายเดือนหรือรายปักษ์สำหรับแชมเปี้ยนคนอื่น ๆ สนับสนุนให้พวกเขาร่วมแบ่งปันข้อเสนอแนะจากแผนกของตน ประสานงานกิจกรรมที่จะเกิดขึ้น (แชมเปี้ยนแต่ละคนอาจจัดงานพบปะหรือฝึกอบรมในพื้นที่ของตน) และหารือเกี่ยวกับหัวข้อขั้นสูง การประชุมครั้งนี้สร้างความรู้สึกของชุมชนและเสริมสร้างทักษะความเป็นผู้นำ

รักษาบรรยากาศให้สนุกและคุ้มค่า

ชุมชนควรรู้สึกเหมือนเป็นสถานที่สำหรับความหลงใหล ความอยากรู้อยากเห็น และการเติบโตทางวิชาชีพ ไม่ใช่ภาระเพิ่มเติม นี่คือไอเดียบางส่วน:

• เริ่มการประชุมหรือจดหมายข่าวด้วยกิจกรรมสั้น ๆ ที่สนุกสนาน เช่น "Agent Trivia" (คุณรู้หรือไม่ว่าเวอร์ชันแรกของ Copilot Studio สามารถทำได้แค่ X) หรือมีมเกี่ยวกับชีวิตก่อนและหลัง Copilot Studio

• ใช้คุณลักษณะการโต้ตอบ (เช่น กดถูกใจ, เหรียญชมเชยใน Teams) อย่างเต็มที่เพื่อแสดงการยอมรับโพสต์หรือคำตอบที่เป็นประโยชน์

• เมื่อมีใครสักคนมีส่วนร่วม (เช่น ตอบคำถาม แชร์ส่วนประกอบ ฯลฯ) สมาชิกในทีมหลักสามารถขอบคุณพวกเขาและแนะนำให้ไปนำเสนอสิ่งที่มีส่วนร่วมนั้นเป็นเดโมสั้น ๆ หรือบล็อกสำหรับชุมชน แนวทางนี้ช่วยให้ผู้ร่วมให้ข้อมูลกลายเป็นผู้นำทางความคิด

การเชื่อมต่อกับกิจกรรม

ใช้ เหตุการณ์เป็นหมุดหมายในปฏิทินการมีส่วนร่วมของคุณ และเติมเต็มช่วงเวลาระหว่างเหตุการณ์เหล่านั้นด้วยโปรแกรมต่าง ๆ เช่น:

• ก่อนจัดกิจกรรมแฮกกาธอน ให้จัดเซสชันเตรียมความพร้อม (เช่น เซสชันเวลาทำการเกี่ยวกับหัวข้อแฮกกาธอน หรือโพสต์การจับคู่ทีม เช่น "กำลังมองหาทีมอยู่ใช่ไหม? แนะนำตัวเองที่นี่!")

• หลังจบกิจกรรม ใช้ฟอรัมชุมชนสำหรับการติดตามผลการอภิปราย (เช่น เธรด "โพสต์ลิงก์และอัปเดตโปรเจกต์แฮกกาธอนของคุณที่นี่!") เพื่อสนับสนุนให้ทีมปรับปรุงโซลูชันต่อไปโดยใช้ข้อเสนอแนะจากชุมชน

• ตอบคำถามที่ยังไม่ได้รับการตอบในช่วงถาม&ตอบของงานกิจกรรมผ่านฟอรัม และแท็กผู้ที่ถามคำถามเหล่านั้น แนวทางนี้แสดงให้เห็นถึงการตอบสนองและเพิ่มคุณค่าให้กับงานกิจกรรม

ชุมชนที่มีส่วนร่วมต้องการความสนใจอย่างสม่ำเสมอ เสนอช่องทางการมีส่วนร่วมหลากหลายรูปแบบ เพื่อให้สมาชิกสามารถเลือกวิธีที่เหมาะกับตัวเองได้ เช่น เข้าร่วมกิจกรรม ถามคำถามออนไลน์ เป็นพี่เลี้ยงให้เพื่อนร่วมงาน หรือเข้าร่วมกิจกรรมท้าทาย เมื่อเวลาผ่านไป ปฏิสัมพันธ์เหล่านี้จะสร้างเครือข่ายที่แข็งแกร่งของการสนับสนุนจากเพื่อนร่วมงานและการแบ่งปันความรู้ระหว่างสมาชิก ทำให้ชุมชนสามารถดำรงอยู่ได้ด้วยตนเอง สมาชิกเริ่มตอบคำถามของกันและกันและจัดกิจกรรมพบปะ การมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่องนี้ช่วยรักษาโมเมนตัมและทำให้ชุมชนกลายเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตการทำงานประจำวัน

การวัดผล ข้อคิดเห็น และผลกระทบ

เพื่อแสดงคุณค่าของชุมชน Copilot Studio และกิจกรรมของคุณ และเพื่อเรียนรู้ว่าสิ่งใดได้ผลหรือจำเป็นต้องปรับปรุง ควรจัดตั้งกระบวนการวัดผลและข้อเสนอแนะที่มีความเข้มแข็ง ปฏิบัติต่อชุมชนและกิจกรรมของคุณเหมือนกับที่คุณทำกับผลิตภัณฑ์: กำหนดตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) และใช้ข้อมูลเพื่อปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

เมตริกเหตุการณ์

สำหรับแต่ละกิจกรรม ให้เก็บข้อมูลดังต่อไปนี้:

• การเข้าร่วม: จำนวนผู้ลงทะเบียนเทียบกับผู้เข้าร่วมจริง (เช่น "ลงทะเบียน 120 คน เข้าร่วม 90 คน มีอัตราการเข้าร่วม 75%")

• โปรไฟล์ผู้เข้าร่วม: แยกย่อยตามบทบาทหรือแผนกเพื่อดูว่าคุณกำลังเข้าถึงใคร (เช่น ไอที 50%, การเงิน 30%, ทรัพยากรบุคคล 20%)

• การมีส่วนร่วมระหว่างงานกิจกรรม: อัตราการมีส่วนร่วม เช่น คําถามที่ถาม การตอบแบบสํารวจ อัตราการลงมือปฏิบัติจริงในเวิร์กช็อป และเมตริกการมีส่วนร่วมอื่น ๆ

• คําติชมและความพึงพอใจ: ใช้ Microsoft Forms เพื่อสํารวจผู้เข้าร่วมหลังจบกิจกรรม คําถามสําคัญ ได้แก่ ความพึงพอใจโดยรวม (1-5), Net Promoter Score (NPS) (โอกาสที่จะแนะนําให้เพื่อนร่วมงาน), เซสชันที่มีประโยชน์ที่สุด, และสิ่งหนึ่งที่ควรปรับปรุงในครั้งหน้า ติดตามเมตริกเหล่านี้เมื่อเวลาผ่านไป และตั้งเป้าหมายเพื่อให้เกิดแนวโน้มขาขึ้นหรือรักษาค่าที่สูงอย่างต่อเนื่อง ตัวอย่างเช่น หากความพึงพอใจโดยเฉลี่ยต่ำกว่าเป้าหมาย ควรอ่านความคิดเห็นเพื่อค้นหาโอกาสในการปรับปรุง ข้อคิดเห็นอาจแสดงว่าเนื้อหายากเกินไป หรือการสาธิตไม่ทำงานเนื่องจากปัญหาสภาพแวดล้อม ซึ่งเป็นปัจจัยที่คุณสามารถแก้ไขได้

• ผลลัพธ์ทันที: ถามว่างานนี้ส่งผลให้เกิดการดำเนินการอะไรหรือไม่ ตัวอย่างเช่น "คุณมีแผนจะเริ่มโครงการเอเจนต์ในเดือนหน้าหรือไม่" หรือ "คุณรู้สึกมั่นใจมากขึ้นในการใช้ Copilot Studio หลังจากงานนี้หรือไม่" หากคำตอบ "ใช่" ส่วนใหญ่ ถือว่างานนี้ประสบความสำเร็จในการสร้างแรงจูงใจและการเรียนรู้

ตัวชี้วัดชุมชน

ตรวจสอบเมตริกต่อไปนี้อย่างต่อเนื่อง:

• การเป็นสมาชิกและการเติบโต: จำนวนสมาชิกชุมชน พร้อมแนวโน้ม (เช่น +30% ในไตรมาสที่ผ่านมา) ติดตามอัตราการแปลงของผู้เข้าร่วมกิจกรรมเป็นสมาชิกในชุมชนด้วย หากผู้เข้าร่วมบางคนไม่เข้าร่วมฟอรัม ให้ติดตามผลกับพวกเขา

• กิจกรรมและการมีส่วนร่วม: ผู้ใช้ที่ใช้งานรายเดือนในฟอรัมชุมชน (โพสต์ ความคิดเห็น การกดถูกใจ) หากคุณมีกลุ่ม Viva Engage การวิเคราะห์จะแสดงจำนวนผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่และจำนวนโพสต์ตามวันหรือสัปดาห์ ใน Teams คุณอาจนับจำนวนข้อความหรือเธรดที่เริ่มต้นแบบแมนนวล ติดตามการเข้าร่วมกิจกรรมเมื่อเวลาผ่านไปด้วย—ตรวจสอบว่าการเข้าร่วมเพิ่มขึ้นเมื่อคุณทํากิจกรรมซ้ำหรือไม่ และผู้เข้าร่วมจะกลับมาหรือใหม่

• การเติบโตของแชมเปี้ยนและทักษะ: จํานวนแชมเปี้ยนและที่ปรึกษาที่ใช้งานอยู่ จํานวนผู้สร้างในแต่ละระดับทักษะ ใช้แดชบอร์ดเพื่อติดตามจำนวนคนที่ผ่าน "การฝึกอบรมสำหรับผู้เริ่มต้น" สร้างเอเจนต์อย่างน้อยหนึ่งคน หรือเผยแพร่เอเจนต์หลายคน

• ผลลัพธ์ของโซลูชัน: จัดทำเอกสารผลลัพธ์ของโครงการที่ขับเคลื่อนโดยชุมชน:

  • จํานวนเอเจนต์ที่ปรับใช้กับการทำงานจริงหรือในการนําร่องที่มาจากสมาชิกชุมชนหรือเหตุการณ์
  • ผลลัพธ์ที่สำคัญจากโซลูชันเหล่านั้น (เวลาที่ประหยัดได้, ความพึงพอใจของผู้ใช้, การลดข้อผิดพลาด ฯลฯ) ตัวอย่างเช่น "บอทสำหรับการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่ของเรา ที่สร้างขึ้นในงานแฮกกาธอน สามารถจัดการคำถามพนักงานได้ 300 ข้อต่อเดือน ช่วยลดเวลาทำงานของเจ้าหน้าที่ HR ลงประมาณ 50 ชั่วโมงต่อเดือน"
  • หากเป็นไปได้ ให้เชื่อมโยงกับตัวชี้วัดทางธุรกิจ (ตัวอย่างเช่น เอเจนต์การขายที่สร้างโดยสมาชิกในชุมชนช่วยให้การตอบกลับข้อเสนอรวดเร็วขึ้น 10% ส่งผลต่อรายได้ขององค์กร)

• ตัวบ่งชี้การนำไปใช้: ทำงานร่วมกับฝ่ายไอทีเพื่อพิจารณาว่ามีการวัดและส่งข้อมูลทางไกลที่คุณสามารถใช้เป็นเอเจนต์สำหรับการนำไปใช้หรือไม่ ตัวอย่างเช่น:

  • การเติบโตของผู้ใช้ Copilot Studio ที่ใช้งานอยู่ หรือเอเจนต์ที่เผยแพร่ในผู้เช่าเมื่อเวลาผ่านไป
  • การบริโภคทรัพยากรที่เกี่ยวข้อง เช่น การใช้ตัวเชื่อมต่อบางอย่างที่เพิ่มขึ้น และการขอสภาพแวดล้อม Power Platform เพื่อพัฒนาเอเจนต์
  • หากองค์กรของคุณใช้ ระบบควบคุม Copilot หรือเครื่องมือมอนิเตอร์อื่น ๆ ให้นำมาตรการการนำไปใช้เหล่านั้นมารวมเป็นส่วนหนึ่งของการรายงานผลกระทบของชุมชนด้วย

วงจรการส่งเอกสารกลับเพื่อการปรับปรุง

อำนวยความสะดวกให้สมาชิกในการให้ข้อเสนอแนะ:

• หลังจากกิจกรรม ให้ใช้ฟอร์มหรือโพลล์สั้น ๆ พิจารณาเก็บรวบรวมข้อเสนอแนะเชิงประสบการณ์หรือเรื่องราวด้วย ตัวอย่างคำพูดอย่าง "ฉันไม่เคยคิดว่าฉันจะสร้างเอเจนต์ AI ได้ แต่หลังจากเวิร์กช็อป ฉันก็ทำได้ใน 2 ชั่วโมง!" เรื่องราวเหล่านี้มีความสำคัญพอ ๆ กับข้อมูลตัวเลข

• จัดทำแบบสำรวจสั้น ๆ ในชุมชนเป็นระยะเพื่อประเมินความรู้สึกของสมาชิก: พวกเขาได้รับคุณค่าหรือไม่ พวกเขาเผชิญกับความท้าทายอะไรบ้าง พวกเขารู้สึกได้รับการสนับสนุนจากชุมชนหรือไม่ ใช้คำถามแบบให้คะแนนและคำตอบแบบข้อความเปิดผสมกันเพื่อรับข้อมูลเชิงลึก

• วิเคราะห์ว่าเนื้อหาใดในชุมชนได้รับความนิยมมากที่สุด ตัวอย่างเช่น หากข้อมูลวิเคราะห์ของฮับ SharePoint ของคุณแสดงว่าบทความ "วิธีการ" มีผู้เข้าชมจำนวนมาก ควรสร้างบทความเพิ่มเติม หากการเข้าร่วมถาม&ตอบสดรายเดือนมีจำนวนน้อยและฟอรัมได้รับคำถามจำนวนมาก ให้ลองใช้กระทู้ Ask Me Anything (AMA) แบบอะซิงโครนัสแทน

รายงานและปรับปรุงต่อเนื่อง

รวบรวมเมตริกลงในแดชบอร์ดหรือรายงานสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย:

• ใช้ Power BI สร้างแดชบอร์ดที่ดึงข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ (ผลการตอบแบบฟอร์ม, การวิเคราะห์แพลตฟอร์มชุมชน ฯลฯ) เพื่อแสดงภาพรวมสุขภาพของชุมชนแบบเรียลไทม์ แดชบอร์ดนี้อาจรวมแผนภูมิสำหรับการเติบโตของสมาชิกเมื่อเวลาผ่านไป แนวโน้มการเข้าร่วมกิจกรรม และคะแนนความพึงพอใจ

• นำเสนอรายงานชุมชนรายไตรมาสต่อผู้นำ โดยเน้นการเชื่อมโยงระหว่างความพยายามของชุมชนกับผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น จับคู่เมตริกกับการเล่าเรื่อง: "กิจกรรมไตรมาสที่ 2 ทั้งสามกิจกรรมของเราฝึกอบรมพนักงาน 75 คน (25 คนต่อกิจกรรม) ให้เป็นผู้สร้าง Copilot Studio หน้าใหม่ ด้วยเหตุนี้ จำนวนผู้ใช้ Copilot Studio ที่ใช้งานอยู่ในองค์กรจึงเพิ่มขึ้นจาก 50 เป็น 85 ในช่วงสามเดือนที่ผ่านมา หนึ่งในโครงการแฮกกาธอนคือโปรแกรมเอเจนต์สร้างรายงานอัตโนมัติ กำลังนําร่องในฝ่ายการเงิน โดยมีเป้าหมายเพื่อประหยัดเวลาการทำงานด้วยตนเองประมาณ 10 ชั่วโมงต่อเดือน รายงานนี้เชื่อมโยงกิจกรรมกับผลลัพธ์และแสดงให้เห็นว่าโปรแกรมมีประสิทธิภาพ

การวัดทําได้มากกว่าการพิสูจน์คุณค่า เพราะแสดงให้เห็นว่าต้องปรับปรุงตรงไหน หากแผนกใดแผนกหนึ่งมีการมีส่วนร่วมต่ำ ให้กําหนดเป้าหมายพื้นที่นั้นด้วยกิจกรรมพิเศษหรือแชมป์เปี้ยน ถ้ากิจกรรมการฝึกอบรมมีคะแนนความพึงพอใจต่ำกว่า ให้แก้ไขเนื้อหาหรือรูปแบบ บริหารจัดการโครงการชุมชนเสมือนเป็นผลิตภัณฑ์ที่ต้องพัฒนาอย่างต่อเนื่อง นำเมตริกและคำติชมมาใช้เป็นข้อมูลผู้ใช้เพื่อพัฒนาประสบการณ์ให้ดียิ่งขึ้น

ขั้นตอนถัดไป

เมื่อคุณวางระบบการมีส่วนร่วมและการวัดผลอย่างต่อเนื่องแล้ว ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. จัดโปรแกรมกิจกรรมประจำ: เริ่มต้นด้วยกิจกรรมในช่วงเวลาทำการและกิจกรรมในฟอรัม
2. ตั้งค่าแดชบอร์ดการวัดผล: เริ่มติดตามเมตริกหลักตั้งแต่วันแรก
3. สร้างวงจรการส่งเอกสารกลับเพื่อการปรับปรุง: สร้างแบบสำรวจและกลไกการรวบรวมคำติชมเป็นประจำ
4. ย้ายไปยังโครงสร้างพื้นฐาน: ตั้งค่ารากฐานทางเทคนิคเพื่อสนับสนุนการดําเนินงานของคุณ

เมื่อคุณตั้งระบบการมีส่วนร่วมและการวัดผลอย่างต่อเนื่องแล้ว ให้วางโครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิคและสร้างพันธมิตรเพื่อสนับสนุนการเติบโตและความยั่งยืนของชุมชนของคุณ