จัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงและระบุแนวทางแก้ไข

บริหารความเสี่ยงอย่างต่อเนื่องตลอดระยะเวลาโครงการ:

• ระบุความเสี่ยงตั้งแต่เนิ่นๆ: ในระหว่างขั้นตอนการวางแผนและเมื่อเริ่มต้นแต่ละรอบ ให้ระดมความคิดว่าอะไรอาจผิดพลาดหรือขัดขวางความคืบหน้า ตัวอย่างเช่น

  • "การผนวกรวมกับบริการอาจล่าช้า"
  • "เราไม่แน่ใจว่าโมเดลภาษาธรรมชาติสามารถแยกแยะจุดประสงค์ทั้งสองนี้ได้หรือไม่"
  • "จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติทางกฎหมายสำหรับคำตอบของฝ่ายทรัพยากรบุคคล"

  ระบุความเสี่ยงเหล่านี้

• ประเมินผลกระทบและความเป็นไปได้: สังเกตว่าความเสี่ยงใดจะมีผลกระทบมากที่สุด ความเสี่ยงที่ว่า "Application Insights อาจเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล" อาจมีผลกระทบสูง (ปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนด) ความเป็นไปได้อาจแตกต่างกันไป ประเมินและจัดลำดับความสำคัญในการจัดการกับความเสี่ยงที่มีโอกาสเกิดและผลกระทบสูง

• วางแผนการบรรเทา: กำหนดแผนการบรรเทาหรือแผนฉุกเฉินสำหรับความเสี่ยงหลักแต่ละรายการ ตัวอย่างเช่น

  • ความเสี่ยง: API ที่ไม่ใช่ของ Microsoft สำหรับการติดตามคำสั่งซื้ออาจไม่พร้อมในช่วงการทดสอบ
  • การบรรเทาผลกระทบ: สร้างบริการจำลองเพื่อจำลองการตอบ เพื่อให้การพัฒนาและการทดสอบสามารถดำเนินต่อไปได้ ผนวกรวม API จริงเมื่อพร้อมใช้งาน อีกวิธีหนึ่งคือเตรียมทางเลือกสำรอง ("ขออภัย ข้อมูลการสั่งซื้อไม่พร้อมใช้งานในขณะนี้ โปรดติดต่อฝ่ายสนับสนุน") ในกรณีที่การผนวกรวมขณะใช้งานจริงล้มเหลว เพื่อจัดการอย่างเหมาะสมแทนที่จะแสดงข้อผิดพลาดให้ผู้ใช้เห็น

• ติดตามอุปสรรคทุกวัน: ในการดำเนินการแบบคล่องตัว ให้พูดคุยเกี่ยวกับอุปสรรคในการประชุมสั้น หากมีบางอย่างหยุดความคืบหน้า (เช่น รอข้อมูลรับรอง, ตัวเชื่อมต่อของลูกค้ายังไม่พร้อมใช้งาน, ข้อกำหนดไม่ชัดเจน) ให้ดำเนินการส่งต่อหรือแก้ไขโดยเร็วที่สุด

กลยุทธ์การแก้ไขปัญหาชั่วคราวสำหรับอุปสรรค

บางครั้ง แม้จะเตรียมการไว้ทั้งหมดแล้ว คุณก็อาจเจอกับอุปสรรคที่ไม่สามารถแก้ไขได้ทันที ตัวอย่างเช่น การพึ่งพาภายนอกหรือปัญหาทางเทคนิคที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขอาจขัดขวางความคืบหน้า แทนที่จะหยุดโครงการ การบริหารโครงการแบบสมัยใหม่มักเลือกใช้วิธีแก้ไขที่สร้างสรรค์:

• ลดขอบเขตชั่วคราว: หากคุณลักษณะซับซ้อนเกินไปหรือถูกบล็อก ให้ส่งเวอร์ชันที่เรียบง่ายออกไปก่อน
• ใช้กระบวนการที่ทำด้วยตนเองเป็นสะพานเชื่อม: ให้ทำสิ่งที่ทำแบบอัตโนมัติได้ไปก่อน และเพิ่มขั้นตอนทำด้วยตนเองในส่วนที่จำเป็น หากโมเดล AI ไม่สามารถจำแนกประเภทคำขอที่ไม่ค่อยพบได้ ให้ส่งกรณ์เหล่านั้นไปยังเอเจนต์มนุษย์ หรือส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านในขณะที่คุณฝึกโมเดลใหม่ หากโฟลว์การอนุมัติอัตโนมัติยังไม่พร้อม ให้เจ้าหน้าที่ดำเนินการอนุมัติด้วยตนเอง บันทึกวิธีแก้ปัญหานี้และทำเครื่องหมายไว้ในงานค้าง เพื่อให้ทีมจำได้ว่าต้องปรับเปลี่ยนหรือแทนที่ในภายหลัง เป้าหมายคือเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าของโครงการ โดยมีแนวทางชั่วคราวเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
• การเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วและการวิจัยแบบคู่ขนาน: กำหนด "การเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว" แบบกล่องเวลาเพื่อตรวจสอบพื้นที่ที่มีความเสี่ยง เช่น การประเมิน API ใหม่หรือการทดสอบนิพจน์ทั่วไปที่ซับซ้อนสำหรับการแยกเอนทิตี แนวทางนี้ไม่ได้สร้างฟังก์ชันการใช้งานโดยตรงสำหรับผู้ใช้ แต่ช่วยลดความเสี่ยงจากความไม่แน่นอน หากผลลัพธ์จากการทดลองทำออกมาดี คุณก็สามารถดำเนินงานต่อไปได้ หากปรากฏว่าไม่สามารถทำได้ อย่างน้อยคุณก็ทราบแต่เนิ่นๆ และสามารถปรับเปลี่ยนไปใช้แนวทางอื่นได้โดยไม่ต้องให้คำมั่นว่าจะมีคุณลักษณะนั้น กลยุทธ์นี้เป็นวิธีแก้ปัญหาสำหรับความไม่แน่นอน
• สื่อสารและสร้างความเข้าใจที่ตรงกัน: แจ้งให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องเกี่ยวกับอุปสรรคสำคัญและแผนการบรรเทาของคุณ ความโปร่งใสช่วยลดความตื่นตระหนก

การจัดการความเสี่ยงเชิงรุกและการจัดลำดับความสำคัญหมายความว่าคุณกำลังทำงานในสิ่งที่สำคัญที่สุดก่อนเสมอ

สมมติฐานและข้อกังวล

การรวบรวมสมมติฐานและข้อกังวลตั้งแต่เนิ่นๆ จะช่วยให้ทีมระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ องค์ประกอบเหล่านี้รวมกันเป็นรากฐานของโครงการ Copilot Studio ที่ประสบความสำเร็จ องค์ประกอบเหล่านี้ช่วยให้เกิดความชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้นและสร้างวิสัยทัศน์ร่วมกันเกี่ยวกับสิ่งที่เอเจนต์ตั้งใจจะทำให้สำเร็จ

รวบรวมสมมติฐานหรือข้อกังวลตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อประกอบการออกแบบและการจัดการความเสี่ยง:

• ตัวอย่างข้อสมมติฐาน:

  • โซลูชันรองรับการปรับใช้งานแบบสำเร็จรูปในทุกช่องทางที่จำเป็น
  • AI สร้างสรรค์ช่วยลดความจำเป็นในการจัดการข้อมูลความรู้ด้วยตนเอง
  • การจดจำจุดประสงค์และการแยกเอนทิตีที่ล้ำสมัย

• ตัวอย่างข้อกังวล:

  • มีข้อจำกัดในการควบคุมคำตอบที่สร้างโดย LLM
  • การต่อต้านภายในที่อาจมีต่อระบบอัตโนมัติ
  • ความต้องการของฝ่ายไอทีสำหรับการโฮสต์ในองค์กรหรือความต้องการด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เฉพาะเจาะจง

ขั้นตอนถัดไป

สร้างทีมข้ามสายงานของคุณด้วยบทบาทที่จำเป็นในการส่งมอบและดำเนินงานเอเจนต์ให้ประสบความสำเร็จ