อัปโหลดไฟล์ไปยัง SharePoint ด้วยเมตาดาต้าจากแอปแบบจําลองข้อมูล

สถาปัตยกรรมอ้างอิงนี้จะอธิบายวิธีการใช้หน้าแบบกําหนดเองในแอปแบบจําลองข้อมูลเพื่อจับภาพเมตาดาต้าขณะอัปโหลดเอกสารไปยัง SharePoint วิธีนี้ช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้ในแอปแบบจําลองข้อมูล และสนับสนุนการกํากับดูแลเอกสารและความสามารถในการค้นหาใน SharePoint โดยการบังคับใช้เมตาดาต้าในเวลาที่อัปโหลด

แผนภาพสถาปัตยกรรม

เวิร์กโฟลว์

1. ผู้ใช้เปิดแอปที่ขับเคลื่อนด้วยแบบจําลองและนําทางไปยังระเบียนที่จําเป็นต้องอัปโหลดเอกสาร (ตัวอย่างเช่น กรณี ผู้ติดต่อ หรือบัญชี)

2. ผู้ใช้เลือกการดําเนินการ อัปโหลดเอกสาร (ปุ่มแถบคําสั่ง) ซึ่งเปิดใช้งานหน้าแบบกําหนดเองเป็นกล่องโต้ตอบภายในแอปแบบจําลองข้อมูล

3. หน้าแบบกําหนดเองมี:

   1. การเลือกไฟล์ (เดียวหรือหลายไฟล์)
   2. เขตข้อมูลเมตาดาต้าสอดคล้องกับคอลัมน์ในไลบรารีเอกสารของ SharePoint
   3. การตรวจสอบความถูกต้องและคําแนะนําตามกฎทางธุรกิจ
   4. บริบทของเรกคอร์ดต้นทางผ่านรหัสเรกคอร์ดใน URL ของแอปแบบจําลองข้อมูล

4. เมื่อผู้ใช้ส่งฟอร์ม หน้าแบบกําหนดเองจะเรียกใช้โฟลว์ Power Automate ระบบคลาวด์

5. Power Automate:

   1. อัปโหลดไฟล์ไปยังเป้าหมาย SharePoint ไลบรารีเอกสารและ/หรือโฟลเดอร์ตามตรรกะตําแหน่งที่ตั้งที่ต้องการภายในโฟลว์

   2. ตั้งค่าเมตาดาต้า SharePoint โดยใช้ค่าที่กําหนดไว้ในหน้าแบบกําหนดเอง

   3. สร้างหรืออัปเดตเรกคอร์ดตําแหน่งเอกสารที่สอดคล้องกันใน Dataverse เพื่อรักษาความเข้ากันได้ย้อนหลังกับการรวม Dataverse และ SharePoint ที่มีอยู่แล้วภายใน

6. เอกสารที่อัปโหลดคือ:

   • เชื่อมโยงกับข้อมูลต้นทางของ Dataverse
   • สามารถค้นหาและกรองได้ใน SharePoint โดยใช้เมตาดาต้า

รายละเอียดของสถานการณ์จำลอง

องค์กรมักใช้ SharePoint การจัดการเอกสารด้วยแอปแบบจําลองข้อมูลเพื่อจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับบันทึกทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม การรวม SharePoint ที่มีอยู่ภายในไม่อนุญาตให้ผู้ใช้ใส่ข้อมูลเมตาดาต้าที่จําเป็นในระหว่างการอัปโหลด ซึ่งนําไปสู่:

• เมตาดาต้าที่ไม่สมบูรณ์หรือไม่สอดคล้องกัน
• ความสามารถในการค้นหาและการปฏิบัติตามกฎระเบียบลดลง
• ทําใหม่ด้วยตนเองเพื่อจัดประเภทเอกสารหลังจากอัปโหลด

สถาปัตยกรรมนี้แก้ไขข้อจํากัดโดยการนําเสนอประสบการณ์การอัปโหลดที่ใช้หน้าแบบเฉพาะที่ช่วยให้สามารถเก็บข้อมูลเมตาดาตาได้ตรงจุดที่อัปโหลด วิธีนี้ช่วยปรับปรุงคุณภาพข้อมูล ประสบการณ์ของผู้ใช้ และการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ขณะที่ยังคงอยู่ภายใน Power Platform และระบบนิเวศของ Microsoft 365

มูลค่าทางธุรกิจที่สําคัญรวมถึง:

• ปรับปรุงการกํากับดูแลเอกสารและคุณภาพเมตาดาต้า
• ประสบการณ์ของผู้ใช้ที่สอดคล้องกันที่ฝังอยู่ในแอปแบบจําลองข้อมูล
• ลดการแทรกแซงด้วยตนเองและการจัดประเภทใหม่
• ความสามารถในการเพิ่มสําหรับเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนโดยไม่มีโค้ดแบบกําหนดเอง

คอมโพเนนต์

Power Apps (แอปที่ขับเคลื่อนด้วยแบบจําลอง): โฮสต์ประสบการณ์ทางธุรกิจหลักและให้บริบทสําหรับการอัปโหลดเอกสาร

Power Apps หน้าแบบกําหนดเอง: มี UI ที่ยืดหยุ่นและมีรหัสต่ําสําหรับการอัปโหลดไฟล์และเมตาดาต้า ซึ่งแสดงเป็นกล่องโต้ตอบที่เปลี่ยนแปลงภายในแอปที่ขับเคลื่อนด้วยแบบจําลอง

Power Automate: จัดการการอัปโหลดไฟล์ การกำหนดเมตาดาต้า และกระบวนการต่อเนื่องเพิ่มเติมโดยใช้ตัวเชื่อมต่อแบบดั้งเดิมของ SharePoint และ Dataverse

SharePoint: ทําหน้าที่เป็นที่เก็บเอกสาร การจัดการเอกสาร เมตาดาต้า การกําหนดเวอร์ชัน และการรักษาความปลอดภัย

Microsoft Dataverse: จัดเก็บข้อมูลทางธุรกิจและระเบียนตําแหน่งที่ตั้งของเอกสารที่เชื่อมโยง SharePoint เอกสารไปยังระเบียนแอปแบบจําลอง

ทางเลือกที่พิจารณา (ความพยายามในการพัฒนาและการบํารุงรักษาที่สูงขึ้น):

• ทรัพยากรบนเว็บแบบกําหนดเอง
• Power Apps Component Framework (PCF) ส่วนประกอบของโค้ด

ข้อควรพิจารณา

ข้อควรพิจารณาเหล่านี้ใช้เสาหลักของ Power Platform Well-Architected ซึ่งเป็นชุดหลักการชี้นําเพื่อช่วยปรับปรุงคุณภาพของปริมาณงาน เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Microsoft Power Platform Well-Architected

ความน่าเชื่อถือ

สถาปัตยกรรมนี้ช่วยให้มั่นใจว่าการอัปโหลดเอกสารที่เชื่อถือได้และเมตาดาต้าจะคงอยู่ทั่วทั้งคอมโพเนนต์ของแพลตฟอร์ม

• UI ที่แยกส่วนและที่เก็บข้อมูล: หน้าแบบกําหนดเองจัดการการโต้ตอบของผู้ใช้และการเก็บข้อมูล SharePoint จัดการการจัดเก็บไฟล์และความคงทนของเมตาดาต้า และ Dataverse สร้างลิงก์ระหว่าง SharePoint และเรกคอร์ดแอปแบบจำลอง

• การจัดการเอกสารทางธุรกรรม: การกําหนดการอัปโหลดเอกสารและเมตาดาต้าเป็นการดําเนินการเชิงตรรกะเดียว หากแอปพลิเคชันเมตาดาต้าล้มเหลว กระบวนการจะลองใหม่หรือย้อนกลับการอัปโหลด เพื่อที่คุณจะไม่ได้รับเอกสารที่ถูกกําพร้าหรือจัดประเภทบางส่วน

• Platform-native durability: SharePoint มีความทนทาน การกําหนดเวอร์ชัน และความซ้ําซ้อนสําหรับที่เก็บเอกสาร Dataverse ช่วยรับประกันการคงอยู่ของตําแหน่งที่ตั้งเอกสารและข้อมูลทางธุรกิจที่เชื่อถือได้

• ตัวจัดการ Retry และความล้มเหลว: Power Automate ใช้นโยบายการลองใหม่แบบเนทีฟและการจัดการข้อผิดพลาดเพื่อจัดการความล้มเหลวชั่วคราวเมื่อโต้ตอบกับ SharePoint หรือ Dataverse วิธีนี้ช่วยปรับปรุงความยืดหยุ่นโดยไม่ต้องใช้โครงสร้างพื้นฐานแบบกําหนดเอง

Security

การรักษาความปลอดภัยจะถูกบังคับใช้อย่างสม่ำเสมอในประสบการณ์ของผู้ใช้ การจัดการอัตโนมัติ และการเก็บข้อมูลในเลเยอร์

• ตัวควบคุมการเข้าถึงตาม Identity: ผู้ใช้รับรองความถูกต้องผ่าน Microsoft Entra ID การรักษาความปลอดภัยตามบทบาทและสิทธิ์ SharePoint จะควบคุมการเข้าถึงแอปแบบจําลองข้อมูล หน้าแบบกําหนดเอง และเอกสาร SharePoint

• การออกแบบที่ให้สิทธิ์น้อยที่สุด: ผู้ใช้สามารถอัปโหลดและดูเอกสารได้เฉพาะสำหรับระเบียนที่พวกเขาได้รับอนุญาตให้เข้าถึงใน Dataverse เท่านั้น

• ไม่มีการเข้าถึง SharePoint โดยตรง: ผู้ใช้จะไม่โต้ตอบกับไลบรารี SharePoint โดยตรง การอัปโหลดทั้งหมดเกิดขึ้นผ่านหน้าแบบกําหนดเองภายในแอปที่ขับเคลื่อนด้วยแบบจําลอง ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงของการข้ามกฎทางธุรกิจหรือข้อกําหนดของเมตาดาต้า

• การใช้ตัวเชื่อมต่อความปลอดภัย: การเชื่อมต่อ Power Automate ใช้ข้อมูลประจําตัวที่มีการจัดการหรือบริการหลักตามความจําเป็น

• ความสอดคล้องของขอบเขตข้อมูล: เมตาดาต้าที่จับภาพในหน้าแบบกําหนดเองได้รับการตรวจสอบเทียบกับ Schema ของ Dataverse และ SharePoint ป้องกันการใส่ค่าที่ไม่ได้รับอนุญาตหรือมีรูปแบบที่ไม่ถูกต้อง

ความเป็นเลิศในการดำเนินงาน

สถาปัตยกรรมเน้นไปที่การดูแลรักษา ความสามารถในการสังเกตการณ์ และความสะดวกในการเปลี่ยนแปลง

• ความสามารถในการขยายโค้ดภาษา: โดยใช้หน้าแบบกําหนดเองและ Power Automate คุณสามารถเปลี่ยนข้อกําหนดของเมตาดาต้า กฎการตรวจสอบความถูกต้อง หรืออัปโหลดลักษณะการทํางานโดยไม่ต้องปรับใช้โค้ดแบบกําหนดเองใหม่

• การแยกข้อกังวลที่ชัดเจน:

  • แอปแบบจําลองข้อมูล: บริบททางธุรกิจและการนําทาง
  • หน้าแบบกําหนดเอง: การอัปโหลดเอกสารและจับภาพเมตาดาต้า
  • Power Automate: การเรียงและการรวม
  • SharePoint: การจัดการเอกสารและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

• Monitoring และการวินิจฉัย: ประวัติการเรียกใช้ Power Automate และการตรวจสอบ Dataverse ให้มองเห็นความล้มเหลวของการอัปโหลด ปัญหาเมตาดาต้า และลักษณะการทํางานของผู้ใช้ คุณสามารถขยายการตรวจสอบนี้เพื่อใช้กับข้อมูลเชิงลึก Azure Application ถ้าจําเป็น

• การปรับแนวกลยุทธ์ Environment: โซลูชันนี้สนับสนุนกลยุทธ์สภาพแวดล้อมของ Power Platform มาตรฐาน (การพัฒนา ทดสอบ การผลิต) โดยใช้ตัวแปรโซลูชันและสภาพแวดล้อมที่มีการจัดการสําหรับเป้าหมาย SharePoint

• การแยกการเปลี่ยนแปลง: คุณสามารถสะท้อนการเปลี่ยนแปลงสคีมาของเมตาดาต้าใน SharePoint ใน UI หน้าแบบกำหนดเองโดยไม่มีผลต่อโครงสร้างแอปแบบจำลองพื้นฐาน

ประสิทธิภาพการทำงาน

ข้อควรพิจารณาด้านประสิทธิภาพการทํางานเน้นเพื่อลดเวลารอของผู้ใช้และการประมวลผลที่ไม่จําเป็นให้เหลือน้อยที่สุด

• การอัปโหลดการโต้ตอบครั้งเดียว: การอัปโหลดเริ่มต้นจะจับภาพและใช้เมตาดาต้า ดังนั้นคุณจึงหลีกเลี่ยงการอัปเดตด้วยตนเองสํารองหรือการประมวลผลพื้นหลังซ้ํา

• UI โมดอลในบริบท: หน้าแบบกําหนดเองทํางานเป็นกล่องโต้ตอบแบบโมดอลภายในแอปแบบจําลองข้อมูล วิธีนี้ช่วยลดการนําทางไปยังหน้าและปรับปรุงการตอบสนองที่รับรู้ได้

• การประมวลผลแบบอะซิงโครนัส: การดําเนินการหลังการอัปโหลดที่ไม่สําคัญ เช่น การแจ้งเตือนหรือการจัดประเภท จะได้รับการจัดการแบบอะซิงโครนัส เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้จะไม่ถูกบล็อก

• การถ่ายโอนข้อมูลที่ถูกปรับ: ไฟล์จะถูกถ่ายโอนโดยตรงไปยัง SharePoint โดยใช้ตัวเชื่อมต่อดั้งเดิมแทนการจัดเก็บชั่วคราวใน Dataverse

• บริการแพลตฟอร์ม Scalable: SharePoint และ Power Automate ปรับมาตราส่วนโดยอัตโนมัติเพื่อรองรับปริมาณเอกสารที่แตกต่างกันโดยไม่ต้องวางแผนความจุด้วยตนเอง

การปรับปรุงประสบการณ์ใช้งาน

สถาปัตยกรรมนี้ให้ประสบการณ์ผู้ใช้ที่ใช้งานง่ายและสอดคล้องกัน

• การอัปโหลดเอกสารตามบริบท: ผู้ใช้อัปโหลดเอกสารโดยตรงจากระเบียนธุรกิจที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นระบบจึงเชื่อมโยงเอกสารได้อย่างถูกต้องโดยอัตโนมัติ

• การจับข้อมูลเมตาดาต้าที่แนะนํา: หน้าแบบกําหนดเองบังคับใช้เมตาดาต้าที่จําเป็น ให้การตรวจสอบความถูกต้อง และสามารถปรับเปลี่ยนเขตข้อมูลตามชนิดเอกสารหรือบริบทเรกคอร์ดแบบไดนามิก

• การโหลดองค์ความรู้ลดลง: การโต้ตอบแบบโมดอลช่วยให้ผู้ใช้มุ่งเน้นไปที่งานโดยไม่ต้องนําทางออกจากแอปที่ขับเคลื่อนด้วยแบบจําลอง

• สอดคล้องกับ Power Platform UX: โซลูชันนี้ใช้ตัวควบคุมและรูปแบบ Power Apps แบบเนทีฟ ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการเข้าถึง การตอบสนอง และความคุ้นเคย

• คําติชมทันที: ผู้ใช้ได้รับการยืนยันว่าเอกสารและเมตาดาต้าได้รับการบันทึกเรียบร้อยแล้ว ซึ่งจะเพิ่มความเชื่อมั่นและเชื่อถือในระบบ

ผู้สนับสนุน

Microsoft ดูแลบทความนี้ ผู้เขียนต่อไปนี้ได้เขียนบทความนี้

ผู้เขียนหลัก:

• Kevin McDonald, Enterprise Architect