โซลูชันการจัดการผู้บริจาคที่เปิดใช้งาน AI

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับโซลูชันการจัดการผู้บริจาคที่ใช้ AI, Microsoft Power Platform, Microsoft Copilot Studio และ Microsoft 365 เพื่อดําเนินการสอบถามผู้บริจาคโดยอัตโนมัติ เปลี่ยนรูปแบบการบริจาคให้เป็นตัวเลขและปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การมีส่วนร่วมข้ามระบบ

แผนภาพสถาปัตยกรรม

เวิร์กโฟลว์

วิธีแก้ปัญหาผสานการมีส่วนร่วมของผู้บริจาคใน Microsoft 365 และ Power Platform ด้วยการวิเคราะห์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ระบบอัตโนมัติของตัวแทน และการอนุมัติแบบรวม ข้อมูลผู้บริจาคถูกจัดเก็บใน Dataverse พร้อมทั้งจัดการสอบถามที่เข้ามาจาก Outlook, SharePoint และ OneDrive ใช้ AI Builder สำหรับการวิเคราะห์ความรู้สึกและการดึงข้อมูลจากแบบฟอร์ม และใช้ตัวแทน Copilot Studio เพื่อคัดกรอง เส้นทาง และดำเนินการผ่าน Power Automate ลงในระบบธุรกิจหลัก (เช่น SAP Finance) และ Microsoft 365 (การอนุมัติ, Teams, Copilot)

กระบวนการครบวงจร:

1. คำสอบถามขาเข้าหรือบันทึกข้อมูลเอกสารผู้บริจาค:

   1. ผู้ใช้ส่งการสอบถามผ่านทางอีเมล (Outlook) หรืออัปโหลดเอกสารที่เกี่ยวข้องกับผู้บริจาคไปยัง SharePoint หรือ OneDrive

   2. ระบบจับไฟล์และข้อความในระดับแหล่งข้อมูลสําหรับการประมวลผลปลายทาง

2. การนําเข้าข้อมูลลงในชั้นข้อมูลทรานแซคชัน:

   1. ระบบจะนําเข้าเนื้อหาและเมตาดาต้าที่เลือกลงใน Dataverse ซึ่งจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของสถานะของเครื่องและแหล่งที่มาของความจริง (ตัวอย่างเช่น การสอบถาม ฟอร์มผู้บริจาค บันทึกผู้บริจาค)

   2. เนื้อหาที่แยกออกมาและสถานะการตรวจสอบจะถูกเก็บไว้ข้างเอนทิตีผู้บริจาคหลัก

3. การประมวลผล AI ของเนื้อหา:

   1. ระบบจะเรียกใช้ AI Builder เพื่อ:

      1. ดําเนินการวิเคราะห์ความคิดเห็นเกี่ยวกับการสอบถาม

      2. เรียกใช้การประมวลผลฟอร์มแบบกําหนดเองสําหรับฟอร์มการบริจาค (เช่น กระดาษหรือดิจิทัล) การแยกเขตข้อมูลที่มีโครงสร้าง (รายละเอียดผู้บริจาค จํานวน ธงความยินยอม)

   2. เอาต์พุต AI (เอนทิตี ความคิดเห็น ความเชื่อมั่น) จะยังคงอยู่กลับไปยัง Dataverse และแนบมากับบันทึกต้นทางสําหรับการตรวจสอบย้อนกลับ

4. การประสานรวมเอเจนต์สำหรับการคัดแยกและการดำเนินการ:

   1. Copilot Studio โฮสต์ตัวแทนการมีส่วนร่วมของผู้บริจาคที่:

      1. อ่านระเบียนที่ได้รับการเสริมข้อมูล และผลลัพธ์ AI ที่ประยุกต์ใช้

      2. กําหนดการดําเนินการที่ดีที่สุดลําดับถัดไป (ตัวอย่างเช่น จัดประเภทการสอบถาม สร้างงานผู้บริจาค จัดกําหนดการติดตามผล เริ่มต้นการอนุมัติ)

      3. โต้ตอบกับผู้ใช้สําหรับการชี้แจงตามความจําเป็น และโพสต์อัปเดตกลับไปยังแอปการจัดการผู้บริจาค

   2. คุณสามารถเผยแพร่ตัวแทนไปยัง Microsoft 365 Copilot สําหรับการเข้าถึงการสนทนาผ่าน Teams หรือ Outlook

5. การประมวลผลคําสั่งผ่าน Power Automate:

   1. ระบบจะเรียกใช้โฟลว์ระบบคลาวด์ของ Power Automate เพื่อ:

      1. สร้างการอนุมัติ (การอนุมัติ Microsoft 365) สําหรับการประมวลผลการบริจาคหรือการเปลี่ยนแปลงข้อมูล

      2. แจ้งให้พนักงานใน Microsoft Teams ทราบด้วยบริบทและลิงก์โดยตรงไปยังระเบียน

      3. เรียกใช้ระบบที่เชื่อมต่อ (ตัวอย่างเช่น SAP Finance) สําหรับการประมวลผลการชําระเงินของผู้บริจาคหรือการกระทบยอด

   2. ผลลัพธ์ของโฟลว์ (ได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธ ข้อผิดพลาด) จะถูกเขียนกลับไปยัง Dataverse

6. ประสบการณ์การใช้งานแอปการจัดการผู้บริจาค:

   1. ผู้ใช้จัดการผู้บริจาคผ่านแอปที่ขับเคลื่อนด้วยแบบจําลอง Power Apps:

      1. เอนทิตี: ผู้บริจาคการบริจาคการสอบถามงานการอนุมัติบันทึกการสื่อสาร

      2. มุมมองและแดชบอร์ดแสดงสถานะ (ความคิดเห็นของ AI ขั้นตอนการประมวลผล การอนุมัติที่ค้างอยู่)

   2. คำตอบจากเอเจนต์และโฟลว์จะปรากฏภายในแอปและในโพสต์ของ Teams

7. การแจ้งเตือนผู้ใช้และการทํางานร่วมกัน:

   1. ผู้ใช้ได้รับการแจ้งเตือนจาก Teams, คำขอการอนุมัติ, และสรุปที่สร้างโดย Copilot

   2. พนักงานสามารถอนุมัติ แสดงข้อคิดเห็น หรือเลื่อนระดับโดยตรงใน Microsoft 365 พร้อมการเปลี่ยนแปลงที่ซิงค์กับ Dataverse ได้

8. การกํากับดูแล ความปลอดภัย และการปฏิบัติตามกฎระเบียบ:

   1. นโยบายการรักษาความปลอดภัยและนโยบายการกํากับดูแลของข้อมูลถูกบังคับใช้ในแหล่งข้อมูล Dataverse, AI Builder, Copilot Studio และระบบที่เชื่อมต่อ (นโยบายข้อมูล บทบาททางสภาพแวดล้อม การตรวจสอบ การเก็บรักษา)

   2. การดําเนินการทั้งหมดจะถูกบันทึกกับระเบียนหลักสําหรับการตรวจสอบย้อนกลับและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

รายละเอียดของสถานการณ์จำลอง

สํารวจความท้าทายที่องค์กรไม่แสวงหากําไรต้องเผชิญกับการจัดการผู้บริจาค วิธีแก้ปัญหาที่เปิดใช้งาน AI นี้จัดการกับความท้าทายเหล่านี้และคุณค่าที่ส่งมอบ

ปัญาหาทางธุรกิจ

องค์กรไม่แสวงหากําไรและทีมระดมทุนมักจะต่อสู้กับการจัดการข้อสอบถามของผู้บริจาคจํานวนมากการประมวลผลแบบฟอร์มการบริจาคตามกระดาษและรักษาการมีส่วนร่วมทันเวลากับผู้บริจาค การจัดเรียงลำดับความสำคัญด้วยตนเองของอีเมล แบบฟอร์มที่ใช้กระดาษ และการอนุมัติทำให้เกิดปัญหาคอขวด ความล่าช้าในกระบวนการเริ่มต้นของผู้บริจาค และเพิ่มความเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดในการกระทบยอดทางการเงิน ความไร้ประสิทธิภาพเหล่านี้นําไปสู่โอกาสที่พลาดโอกาสในการเก็บรักษาผู้บริจาคและลดความน่าเชื่อถือในการตอบสนองขององค์กร

ภาพรวมของโซลูชัน

สถาปัตยกรรมนี้นําเสนอโซลูชันการจัดการผู้บริจาคที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งสร้างขึ้นบน Microsoft Power Platform และ Copilot Studio ซึ่งจะทำให้การรับและการจำแนกคำถามจากผู้บริจาคเป็นแบบอัตโนมัติ ดิจิไทซ์แบบฟอร์มการบริจาค และจัดการเวิร์กโฟลว์ระหว่าง Dataverse, AI Builder และ Power Automate ตัวแทน Copilot Studio ให้การจัดลำดับความสำคัญของการสนทนาและข้อเสนอแนะสำหรับการดำเนินการถัดไป ในขณะที่การอนุมัติและการแจ้งเตือนที่ผนวกรวมใน Microsoft Teams ช่วยให้การทำงานร่วมกันรวดเร็วขึ้น ระบบที่เชื่อมต่อเช่น SAP Finance จัดการการประมวลผลการชําระเงินอย่างราบรื่น

ค่าที่สร้างขึ้น

• ประสิทธิภาพในการดําเนินงาน: ทําให้งานซ้ํา ๆ เช่น การวิเคราะห์ความคิดเห็น การแยกแบบฟอร์ม และการกําหนดเส้นทางการอนุมัติ เป็นการลดปริมาณงานด้วยตนเองมากถึง 60%

• การตอบสนองของผู้บริจาคที่รวดเร็วยิ่งขึ้น: การจัดลําดับความสําคัญที่ขับเคลื่อนด้วย AI และการจัดลําดับตัวแทนช่วยให้สามารถจัดการการสอบถามข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ปรับปรุงความพึงพอใจและความน่าเชื่อถือของผู้บริจาค

• ความถูกต้องและการปฏิบัติตามข้อกําหนดของข้อมูล: บันทึกผู้บริจาคส่วนกลางใน Dataverse ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีแหล่งข้อมูลความจริงเพียงแหล่งเดียว พร้อมเส้นทางการตรวจสอบเต็มรูปแบบสําหรับการกํากับดูแลและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

• การมีส่วนร่วมที่ปรับขนาดได้: สนับสนุนแคมเปญที่มีปริมาณสูงโดยไม่ต้องเพิ่มจํานวนพนักงาน ช่วยให้องค์กรไม่แสวงหากําไรสามารถลดสัดส่วนและระดมทุนได้

• ข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติม: การให้คะแนนความคิดเห็น AI และแยกแดชบอร์ดฟีดข้อมูลการบริจาคเพื่อความเป็นผู้นํา ช่วยให้สามารถตัดสินใจเชิงรุกและกลยุทธ์ผู้บริจาคตามเป้าหมายได้

คอมโพเนนต์

• Power Automate: ทํางานเวิร์กโฟลว์ผู้บริจาคโดยอัตโนมัติทั่วทั้งแอปและบริการ ได้รับเลือกสำหรับการผสานการทำงานแบบเนทีฟกับ Microsoft 365, ได้รับความนิยมมากกว่า Logic Apps เพราะความง่ายในการใช้งานแบบโค้ดต่ำ

• Microsoft Dataverse: ทําหน้าที่เป็นระบบรักษาความปลอดภัยของการบันทึกสําหรับข้อมูลผู้บริจาค เลือกสําหรับการกํากับดูแลและความสามารถเชิงสัมพันธ์เหนือรายการ SQL หรือ SharePoint

• AI Builder: ให้การวิเคราะห์ความคิดเห็นและการประมวลผลแบบฟอร์ม ถูกเลือกสําหรับการรวม AI แบบโค้ดต่ํา ด้วย Azure AI ที่พิจารณาสําหรับการรู้จําอักขระด้วยแสงที่ซับซ้อน (OCR)

• Copilot Studio: จัดเรียงตัวแทนการมีส่วนร่วมของผู้บริจาคที่เผยแพร่ไปยัง Teams และ Microsoft 365 Copilot นิยมใช้งานมากกว่าบอทแบบกำหนดเองสำหรับการกำกับดูแลและความง่ายดาย

• Power Apps (ขับเคลื่อนด้วยโมเดล): ให้บริการส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับการจัดการผู้บริจาค เลือกสำหรับสถานการณ์ข้อมูลที่มีความเชื่อมโยงซึ่งมีกระบวนการที่มีความซับซ้อนสูง แทนที่การใช้แอปประเภท Canvas

• แพลตฟอร์ม Power Pages: แพลตฟอร์มธุรกิจให้กับลูกค้า (B2C) ช่วยให้สามารถทําธุรกรรมการบริจาคออนไลน์และการสนับสนุนการสอบถามข้อมูล

• SharePoint และ OneDrive: จัดเก็บเอกสารผู้บริจาค ถูกเลือกสำหรับการทำงานร่วมกันและการทริกเกอร์ด้วย Power Automate บน Azure Blob Storage

• ทีม และ การอนุมัติ: เปิดใช้งานการทํางานร่วมกันและการตัดสินใจ เลือกสำหรับการผสานรวมแบบเนทีฟแทนการ์ดที่ปรับเปลี่ยนเอง

• ตัวเชื่อมต่อ SAP: รวมการประมวลผลการชําระเงิน ถูกเลือกเพื่อการผสานรวม RFC (การเรียกฟังก์ชันระยะไกล) และ BAPI (ส่วนต่อประสานการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชันธุรกิจ) แทนที่ Robotic Process Automation (RPA) หรือทางเลือก OData

ข้อควรพิจารณา

ข้อควรพิจารณาเหล่านี้ใช้เสาหลักของ Power Platform Well-Architected ซึ่งเป็นชุดหลักการชี้นําเพื่อช่วยปรับปรุงคุณภาพของปริมาณงาน เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Microsoft Power Platform Well-Architected

ความน่าเชื่อถือ

สถาปัตยกรรมใช้ Dataverse เป็นระบบบันทึกที่มีความพร้อมใช้งานสูงภายในและการกู้คืนระบบจากภัยพิบัติ โฟลว์ของ Power Automate ประกอบด้วยนโยบายการทําซ้ําและการจัดการข้อผิดพลาดสําหรับการรวม SAP และการเรียกใช้ AI Builder เอเจนต์ของ Copilot Studio โฮสต์อยู่บนคลาวด์ของ Microsoft โดยมีความน่าเชื่อถือที่ได้รับการสนับสนุนโดยข้อตกลงระดับการให้บริการ (SLA) การตรวจสอบจะเปิดใช้งานผ่านศูนย์การจัดการ Power Platform และประวัติการเรียกใช้โฟลว์

Security

การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาทใน Dataverse ช่วยรับประกันสิทธิ์การใช้งานน้อยที่สุดสําหรับข้อมูลผู้บริจาค นโยบายข้อมูลจํากัดตัวเชื่อมต่อและการใช้งาน AI คอมโพเนนต์ทั้งหมดจะรับรองความถูกต้องผ่าน Microsoft Entra ID และข้อมูลที่สําคัญจะถูกเข้ารหัสลับไว้ที่พักและในระหว่างการขนส่ง บันทึกการตรวจสอบติดตามการโต้ตอบกับตัวแทน การอนุมัติ และเรียกใช้ระบบภายนอกสําหรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ความเป็นเลิศในการดำเนินงาน

ไปป์ไลน์การจัดการวงจรชีวิตแอปพลิเคชันทราบโซลูชัน (ALM) จะจัดการการพัฒนา การทดสอบ และสภาพแวดล้อมการผลิต ศูนย์ความเป็นเลิศ (CoE) Power Platform และนโยบายการกำกับดูแลบังคับใช้มาตรฐานสำหรับโฟลว์ แอป และเอเจนต์ การแจ้งเตือนอัตโนมัติและแดชบอร์ดให้ความสามารถในการมองเห็นของการปฏิบัติตามข้อตกลงระดับสถานภาพของกระบวนการและระดับบริการ (SLA)

ประสิทธิภาพการทำงาน

ตารางและดัชนีข้อมูลถูกปรับให้เหมาะสมสําหรับระเบียนผู้บริจาคและปริมาณการสอบถาม โฟลว์ของ Power Automate ใช้ตัวควบคุมการประมวลผลพร้อมกันและการประมวลผลเป็นชุดเท่าที่เป็นไปได้ แบบจําลอง AI Builder ได้รับการฝึกฝนสําหรับภาษาที่เกี่ยวข้องและปรับให้เหมาะสมสําหรับความถูกต้องและความเร็ว การแจ้งเตือนและการอนุมัติของทีมมีน้ําหนักเบาและอะซิงโครนัสเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวด

การปรับปรุงประสบการณ์ใช้งาน

แอปที่ขับเคลื่อนด้วยแบบจำลองส่งมอบ UI ที่ตอบสนองและมีความสอดคล้องสําหรับการบริหารจัดการผู้บริจาค ตัวแทน Copilot Studio มอบประสบการณ์การสนทนาใน Teams และ Microsoft 365 Copilot ซึ่งเป็นการลดแรงเสียดทานสําหรับพนักงาน การอนุมัติและการแจ้งเตือนถูกรวมเข้ากับเครื่องมือการทํางานร่วมกันที่คุ้นเคย ปรับปรุงการปรับใช้และลดค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม

AI ที่รับผิดชอบ

สถาปัตยกรรมนี้ใช้หลักการ AI ที่รับผิดชอบของ Microsoft เมื่อใช้ตัวแทน Copilot Studio และแบบจําลอง AI Builder

• Fairness ได้รับการแก้ไขด้วยการฝึกแบบจําลอง AI Builder เกี่ยวกับข้อมูลที่เป็นตัวแทนและใช้กฎทางธุรกิจที่สอดคล้องกันสําหรับการสอบถามผู้บริจาค
• ความน่าเชื่อถือและความปลอดภัย สามารถทําได้ผ่านการให้คะแนนความเชื่อมั่น การตรวจทานด้วยตนเองสําหรับเอาต์พุตที่มีความเชื่อมั่นต่ํา และการจัดการข้อผิดพลาดในโฟลว์ Power Automate
• ความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย มีผลบังคับใช้โดยการเข้ารหัสข้อมูลผู้บริจาค มาสก์เขตข้อมูลที่สําคัญในพร้อมท์ของตัวแทนและการใช้นโยบายข้อมูล
• ความครอบคลุม ได้รับการสนับสนุนผ่านการวิเคราะห์ความคิดเห็นหลายภาษาและประสบการณ์ที่สามารถเข้าถึงได้ใน Teams และ Power Apps
• ความโปร่งใส มั่นใจด้วยการจัดเก็บเอาต์พุตของ AI ด้วยคะแนนความเชื่อมั่นและเวอร์ชันของโมเดลใน Dataverse และตัวแทนจะเปิดเผยเมื่อคำแนะนำถูกสร้างโดย AI
• ความรับผิดชอบ จะได้รับการเก็บรักษาไว้ผ่านบันทึกการตรวจสอบของการปฏิสัมพันธ์ของ AI และการอนุมัติจากมนุษย์สําหรับการดําเนินการที่สําคัญ

ผู้สนับสนุน

Microsoft ดูแลบทความนี้ ผู้เขียนต่อไปนี้ได้เขียนบทความนี้

ผู้เขียนหลัก:

• Andrew Ly (MVP, FTRSA), ผู้นำความสามารถด้านกระบวนการธุรกิจ Microsoft AI

แหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

• Power Platform Well-Architected
• คู่มือ Copilot Studio
• คําแนะนํา Copilot Studio