Microsoft 365 產品的必要服務資料

當您搭配 Microsoft 365 應用程式使用服務時，例如將影像插入 PowerPoint 投影片或更新至最新版本的 Excel，資料會傳送至 Microsoft 處理，以為您提供該功能。 這項資料我們稱為「必要服務資料」，是 Microsoft 提供這項功能的必要資料，可協助確保這項功能安全、為最新狀態且如預期般執行。

當您與 Microsoft 365 應用程式互動時，連線體驗、Microsoft Copilot 和基本服務全都會產生必要的服務資料。

• 連線體驗使用雲端式功能來提供增強的 Microsoft 365 應用程式功能。 例如，[編輯器] 可協助檢查 Word 文件中的文法，或 [焦點收件匣] 可協助整理 Outlook 中的電子郵件。

• Microsoft Copilot 提供 Microsoft 365 應用程式，使用人工智慧 (AI) 支援的功能。 例如，Copilot 可以摘要長篇 Word 文件，或從 Microsoft Teams 會議建立動作項目。

• 基本服務是一組服務，是 Microsoft 365 應用程式運作的關鍵服務。 例如，可確認您取得使用 Microsoft 365 應用程式之正確授權的授權服務，或是協助更新 Windows 裝置上 Microsoft 365 應用程式的隨選即用服務。

服務呼叫、內容和服務相關的診斷資料

必要服務資料不是特定的資料類型，例如客戶資料或個人資料 (，這些資料定義在 Microsoft 產品和服務資料保護增補合約 (DPA) ) 。 相反地，它是透過 Microsoft 365 應用程式與服務互動時，需要處理之所有資料的一般描述。 它包含下列不同的元素：

• 服務呼叫，這是服務執行其工作所需的暫時性資訊和指示。

• 內容，在 Microsoft 365 中儲存及處理時，會成為客戶資料。

• 服務相關診斷資料，其中包含讓基礎服務保持安全、在最新狀態， 並如預期執行所需連線體驗操作相關的資訊。 此資料不會包含使用者名稱或電子郵件地址、使用者檔案的內容，或與 Office 無關之應用程式的相關資訊。

下圖說明必要服務資料的元素，包括其與用戶端相關診斷資料 (必要診斷資料 和 選擇性診斷資料) 的關係。

診斷事件的其他相關資訊

• 屬於必要服務資料一部分的診斷事件不包含內容，但可能包含假名識別碼。 這些事件會以個人資料的形式儲存並處理在 Microsoft 365 中。

• 可以在 DSRs) 中檢閱針對特定使用者使用 Microsoft 365 應用程式活動收集的診斷事件 (。 如需詳細資訊，請參閱 Microsoft 隱私權聲明、GDPR 和 CCPA 的 Office 365 資料主體要求，以及了解匯出資料中的 Microsoft 365 診斷事件。

• 診斷事件會分組到事件命名空間中。 事件命名空間表示產生事件的功能、應用程式或服務。 如需詳細資訊，請參閱 Microsoft 365 產品和 Microsoft Copilot 的診斷事件命名空間。

• 診斷事件是使用標準網際網路通訊協定來收集。 由於有關這些協議的文件可在其他地方在線獲得，因此本文不涉及。

收集並傳送至 Microsoft 之資料的範例案例

以下是兩個可收集並傳送給 Microsoft 的必要服務資料範例。

使用 Microsoft Copilot 摘要 Word 文件

在 Word 中，您會要求 Microsoft Copilot 建立文件摘要。 傳送至 Microsoft 並經過處理以滿足您的要求的資料可能包含下列資訊。

服務呼叫

• 以便傳回結果的用戶端 IP 位址。
• 管理 HTTP 要求所需的 HTTP 通訊協定資訊。

內容

• 您提供給 Microsoft Copilot 的提示。 例如，「建立文件摘要」。
• 提供對提示的回應所需的任何基礎資訊。 在此案例中，您希望 Microsoft Copilot 摘要的文件內容。

服務相關的診斷資料

• Microsoft Copilot 是否成功傳回回應。
• Microsoft Copilot 回應所花的時間時間。
• 是否保留 Microsoft Copilot 建議的摘要。

使用 PowerPoint Designer 取得投影片設計構想

在 PowerPoint 中，您會要求 PowerPoint Designer 提供投影片的設計構想。 傳送至 Microsoft 並經過處理以滿足您的要求的資料可能包含下列資訊。

服務呼叫

• 以便傳回結果的用戶端 IP 位址。
• 管理 HTTP 要求所需的 HTTP 通訊協定資訊。

內容

• 您新增至投影片的文字或影像。
• 您正在處理的投影片和投影片的版面配置。

服務相關的診斷資料

• 設計構想是否已正確套用到您的投影片。
• PowerPoint 與設計工具服務之間的互動是否如預期執行。

管理收集並傳送給 Microsoft 的資料

針對連線體驗和 Microsoft Copilot，您可以使用我們現有的隱私權控制項和設定來防止必要的服務資料會收集並傳送給 Microsoft。

• 對於連線體驗，您可以選擇您想要在 Microsoft 365 應用程式中使用的連線體驗類型。 例如，如果您選擇關閉 分析內容的連線體驗，系統將不會收集並傳送給 Microsoft 關於這些連線體驗的必要服務資料。 如需詳細資訊，請參閱 Microsoft 365 Apps 企業版隱私權控制的概觀。

• 針對 Microsoft Copilot，連線體驗的部分隱私權設定可用來關閉 Microsoft Copilot。 如需詳細資訊，請參閱連線體驗的 Microsoft Copilot 和隱私權控制。

針對基本服務，系統一律會收集必要服務資料並將其傳送給 Microsoft。 您無法關閉這些基本服務，因為它們是 Microsoft 365 應用程式運作的關鍵。