工作管理

任務管理幫助你建立必須完成的任務，以聘用（入職）、解雇（離職）及轉移（過渡）員工。 任務管理使用核對清單的概念。 清單是一份入職、離職或轉換任務的清單。 任務管理利用檢查清單將任務分組並指派給個人或群組。 到職、離職和轉調的核對清單功能類似。

核對清單概觀

核對清單是一組任務。 檢查清單提供了靈活的方式來分組任務，且你可以重複使用（例如當你增加員工時）。 您可以如您所需建立核對清單，指派相同任務給多份核對清單。

Examples

以下範例展示了如何在入職流程中使用檢查清單。 不過，因為到職、離職和轉換的核對清單功能類似，資訊也適用離職和轉換流程。

作為到職流程的其中環節，人力資源 (HR) 專業人員可以建立任務追蹤新進員工和最近錄用員工的到職進度。 因為到職流程可能互異，您可以依照員工的職位或地理位置建立多份到職核對清單，適應不同的招募情況。

範例 1

美國境內每位錄用員工必須完成諸如填寫預扣稅表單等任務。 不過，諸如指派公司汽車之類的任務可能只適用行政級職員。 在這種情況下，請建立兩份到職檢查清單：美國員工和僅限高階主管。 接著，當你在美國聘僱中階經理時，請選擇美國員工核對清單。 然而，當您在美國聘用高階主管時，請同時選擇這兩份清單，以確保所有必要的到職工作都已完成。

範例 2

公司編列季節性員工和正式的全職員工。 儘管某些任務 (例如驗證新員工的到達時間) 適用兩種類型的員工，但某些附加任務只適用正式的全職員工。 在這種情況下，請建立兩份清單。 兩份核對清單包括適用季節性和正式全職員工的工作，但只有一份核對清單包括特定於正式全職員工的工作。

任務管理工作區

任務管理工作區列出所有在入職、離職及過渡流程中分配給個人的任務。 若要檢視流程的任務，選取左上角的適當索引標籤：到職、離職或過渡。 預設只有 HR 專業人員可以存取任務管理工作區。

到職索引標籤包含即將開始清單顯示新進員工，而最近錄用員工顯示最近錄用的員工清表。 您只能在兩份清單中選取一名員工。 當您選取員工時，與該員工到職有關的所有任務都會顯示在頁面右側。 到職索引標籤也包含所有任務清單顯示所有新進或最近錄用員工的所有任務清單。 最後，它包含過期任務清單和指派給目前使用者的任務清單。

離職分頁包含即將離職的員工名單，以及已離職的員工名單。 您只能在兩份清單中選取一名員工。 當您選取員工時，與該員工離職有關的所有任務都會顯示。 離職索引標籤也包含所有任務清單顯示所有正在離開或已離開員工的所有任務。 最後，它包含過期任務清單和指派給目前使用者的任務清單。

「轉換」標籤包含「所有任務」清單，顯示所有正在轉換職位或最近變動職位的員工所有任務。 還有一份逾期任務清單，以及分配給目前使用者的任務清單。

三個索引標籤上的人力資源助理和經理都可以完成下列活動：

• 套用核對清單到員工
• 更新工作的狀態
• 重新指派任務
• 更新工作的截止日期

設定任務

您可以個別建立任務，然後在多份核對清單中重複使用它們。 若要建立任務，請在到職設定頁面上的任務索引標籤，選取新增。

透過選擇任務，然後在選單中選擇 「套用至清單 」，將已建立的任務指派到多個檢查清單。

或者，您可以直接新增任務到核對清單。 若要新增任務到核對清單，請在到職設定頁面上的核對清單索引標籤，建立新核對清單新增任務，或新增任務到既有的核對清單。

若要在庫中編輯工作，請在工作庫選單上選取編輯 。 如果任務與任何檢查清單相關聯， 編輯任務 頁面會顯示這些檢查清單。 如果你想更新任何檢查清單中的任務並加入編輯，請在 「套用到檢查清單 」區塊中選擇這些檢查清單。

若要從庫中刪除工作，請選取刪除選項。 如果任務與任何檢查清單相關聯，這個動作不會從該清單中刪除該任務。 你必須在另一個動作中將該任務從清單中移除。

下表說明當您借助任何一種方法建立任務時，開放使用的欄位。

任務連結

任務連結提供外部網頁連結或 Dynamics 365 應用程式頁面連結。 如果被指派到某個任務的人應該前往特定網頁或 Dynamics 365 應用程式中的某個頁面來完成該任務，請指定一個任務連結。 建立任務連結時，請選擇以下選項之一：

• 選單項目 – 選擇此選項以顯示 Dynamics 365 應用程式中所有頁面的清單。 請在清單中選取一頁。

• 網址 – 選擇此選項，並輸入你希望該任務人員前往的網頁網址。 特定頁面可以是不屬於 Dynamics 365 應用程式的頁面。

• 工作人員細節 – 如果您選取此選項，請選取下列其中一個選項：

  • Employee 自助服務動作 – 此選項顯示 Employee 自助服務開放使用的頁面清單。 如果指派給到職員工的任務必須在 Employee 自助服務中完成，就使用它。 例如，如果您希望員工輸入他們的個人聯絡資訊，選取 Employee 自助服務動作，然後選取個人細節>個人資訊。
  • 背景工作角色管理動作 – 此選項顯示與背景工作角色記錄有關，但員工無法存取的頁面清單。 例如，如果你希望任務擁有者輸入特定於已入職員工的資訊，例如薪酬資訊，請選擇員工管理行動，然後選擇>薪酬固定薪酬。

指派類型

當員工被錄用、終止或轉調時，可以選取一份或多份核對清單。 核對清單選取後，且招募、終止或轉調流程已完成，將建立任務並指派給使用者追蹤進度。

建立任務時，它會指派給特定使用者。 被指派任務的使用者取決於為該任務選取的指派類型。 指派類型欄位開放使用下列數值：

• 背景工作角色 – 指派任務給特定背景工作角色。 選取此值後，在指派對象欄位選取背景工作角色。

• 職位 – 指派任務給特定職位。 選取此值後，在指派對象欄位選取職位。

  例如，IT 工程師總是負責為新員工準備筆記型電腦。 此時，當您建立筆記型電腦配置任務時，將職位選取為指派類型，然後選取 IT 工程師作為職位。 接著，當你聘用員工並指派檢查清單時，筆電設定任務會分配給當時處於 IT 工程師職位的員工。

• 群組 – 指派任務給一組職位 (指派群組)。 選取此值後，在指派對象欄位選取群組。 更多資訊，請參閱設定指派群組 (選擇性)章節。

• 經理 – 指派工作給正被錄用、終止或轉調的員工所屬經理。

  Important

  當套用核對清單時，如果目前沒有職位指派給被錄用、終止或轉調的員工，無法判定經理。 此時，任務會指派給核對清單所有人。 更多資訊，請參閱設定核對清單章節。

• 員工 – 指派被錄用、終止或轉調的員工。

任務到期日和到期日偏移欄位

任務到期日以僱用開始日期、終止日期或轉換日期為主。 一些任務必須在員工的開始日期之前完成，而其他任務則可以在之後完成。 當你定義任務時，請設定 截止日期偏移 欄位，指定相對於開始日期、終止日期或過渡日期的截止日期。 例如，IT 工程師必須在新員工到職前兩天為該名員工準備一台筆記型電腦。 此時，當您建立筆記型電腦配置任務時，請設定到期日偏移欄位為-2。 如果員工的入職日期是5月5日，任務截止日期為5月3日。

到期日是根據核對清單關聯行事曆計算。 更多資訊，請參閱設定核對清單章節。

操作說明

複雜的任務可能需要多個步驟，或執行者需要提供額外資訊。 在 指示 欄位輸入指示或額外資訊，幫助負責任務的人完成任務。

設定核對清單

核對清單是一組任務。 你可以建立任意數量的檢查清單，也可以將相同的任務分配給多個檢查清單。

若要在核對清單中建立新工作，請在工作功能表列上選取新。 當您建立新工作時，您可以選取以將該工作新增至工作庫，讓它可以在多個核對清單之間共用。 只有在將工作套用至庫選項設為是時，您才可以將工作新增至庫。 如果您將工作新增至工作庫，您也可以同時將它新增至其他核對清單，方法是在套用到核對清單部分選取這些清單。 如果你沒有把任務加入函式庫，它只會存在於你建立任務的清單中。

若要編輯核對清單中的工作，請選取編輯。 如果任務與任何檢查清單相關聯，這些檢查清單會出現在 編輯任務 頁面。 如果您希望其他核對清單中的工作透過編輯進行更新，請在套用到核對清單部分選取這些核對清單。

若要從核對清單移除工作，請選取移除。 此動作只會從核對清單移除工作。 它不會將它們從工作庫刪除。 若要從庫刪除工作，請開啟工作庫頁面，然後選取刪除。

建立核對清單時，您指明所有人和行事曆。

若任務的 指派類型 欄位設為 職位、 經理或 組，但無法從指派類型中推導出特定個人，該任務將被分配給檢查清單擁有者。 以下是一些任務被指派給檢查清單擁有者的情況範例：

• 沒有職位指派給被錄用、終止的員工。 因為員工未指派職位，因此無法判定所屬經理。
• 指派類型欄位設定為職位，但任務建立時沒有員工指派到職位。 例如，設定筆記型電腦任務指派到職位編號 000876 (技術支援專家)。 錄用員工時，沒有員工指派到職位 000876。 因此，系統會為檢查清單擁有者建立一項任務。
• 指派類型欄位設定為群組，但任務建立時沒有員工指派到群組裡的職位。

針對核對清單指明的行事曆用來計算屬於該核對清單的任務到期日。 工作日與非工作日在行事曆設定中定義。 計算任務截止日期時會包含工作天數，非工作天則不計入。 非工作日包括週末及假日。

設定好行事曆後，將其與清單範本連結起來。 如此一來，核對清單的每項任務到期日皆以相同方式計算。 你可以設定多個行事曆，但每個清單只能綁定一個行事曆。

設定指派群組 (選擇性)

偶爾由一組個人負責一項任務。 例如，一組 IT 背景工作角色可能負責為新錄用員工準備筆記型電腦。

要建立作業小組，請遵循以下步驟：

1. 請在群組指派 頁面上選取新增。
2. 輸入名稱 (例如 IT 筆記型電腦) 和群組說明。
3. 選取 [儲存]。
4. 請在成員 FastTab 上選取新增。
5. 請在職位欄位，選取所有負責該項任務的職位。

指派群組建立後，開放建立任務時選取。 若要選取任務專屬特定群組，您必須在指派類型中選取群組。 接著，您建立的群組將開放指派對象欄位選取。

設定任務群組 (選擇性)

到職、離職或轉換流程可以包括許多任務。 為了方便將所有必要任務分配到檢查清單，可以建立可選的任務群組來分類相關任務。 例如，HR、IT 和工資部門必須各自完成特定任務才能錄用新員工。 因此，您建立的任務群組如下：人力資源、IT和工資。 接著當您建立任務時，您可以與其中一項任務群組產生關聯。

當你想將任務加入檢查清單時，請依照該任務所分配的任務群組來篩選。 例如，當您建立核對清單範本時，您可以篩選清單，以便顯示僅指派給 IT 工作群組的 IT 工作。 因此，您可以確保只選取相關 IT 任務。

使用核對清單

當背景工作角色被錄用、終止或轉調時，可以選取一份或多份核對清單。 任務到期日和背景工作角色指派是在招募、終止或轉換流程完成後建立。 例如，當您選取錄用或錄用並新增細節按鈕時，任務會根據指派類型為個人建立。

透過從員工的開始日期加上或減去截止日期偏移量，為每項任務指定截止日期。 更多資訊，請參閱任務到期日和到期日偏移欄位章節。

如果您正在使用人事動作，則選取完成按鈕或核對動作時，會建立任務。

您可以在任務管理工作區藉由在簡單清單頁面或細節頁面上選取員工，然後選取套用核對清單。 目標日期欄位值將用來計算任務的到期日。 目標日期通常應該與員工的錄用、終止或轉換日期相符。

您也可以藉由打開員工的背景工作角色頁面和選取選單上的核對清單將核對清單套用在員工身上。

完成任務中

員工可以在 Employee 自助服務頁面上檢視指派給他們的所有任務。 對於每個分配任務，頁面會顯示 任務、 描述、 指示及 聯絡人 值。 此外，員工可以在 Dynamics 365 應用程式打開關聯的外部網頁或關聯頁面查看每項任務。

你也可以在預設儀表板上顯示任務。 若要在預設儀表板上顯示工作：

1. 前往 使用者選項 – 偏好設定 – 任務管理。
2. 將 預設儀表板上的「顯示任務 」選項設為 開啟。

任務可以標記為進行中、已取消或已完成。 若任務被分配給某組，當其中一人完成時，該任務會被標記為 已完成 。

你也可以重新指派任務。