幾乎所有在Microsoft Dynamics 365 Finance中使用財務功能的公司都需要建立預算與實際的報告。 本文說明了在財務與營運中建立預算或從第三方程式載入預算所需的最低配置。
Overview
你在一份稱為 預算登記冊記錄的文件中，維護法人實體核准的預算。 預算登記分錄憑證中的明細稱為預算科目分錄。 它們包含財務維度資訊、日期及核准預算金額。 預算登記簿輸入文件整合於基本財務報告及查詢頁面，將帳本實際金額與預算金額進行比較。
您可以透過多種方式建立預算登記簿條目：
- 在預算登記分錄頁面手動輸入文件資訊。
- 請使用您可在 預算登錄項目 頁面上選取 在 Excel 中開啟 按鈕來開啟的 Microsoft Excel 範本。
- 使用資料管理中的預算科目分錄資料實體，來匯入預算登記分錄。 考慮使用此方法，並在您必須匯入大量預算帳戶項目時啟用 集合式處理 參數。
- 如果公司使用預算計劃功能來準備預算資料，您可以使用產生預算登記分錄週期流程。
當你更新預算餘額時，預算登記簿的輸入就被視為完成。 在 預算登記簿條目 頁面，選擇 更新預算餘額 ，針對所選預算登記冊條目或多個條目。 更新預算餘額後，預算登記分錄的狀態將變更為已完成。 你無法重新開啟已完成的預算登記冊進行編輯。 因此，若必須調整預算資料，必須建立新的預算登記簿資料，而非在已完成的預算登錄中修正資料。
Configuration
配置預算時，從預算編制參數頁面上開始。 在此頁面上，您必須定義預算日記帳、預算登記分錄的編號規則以及工作區中的預設行為。
在預算參數頁上，可以使用以下欄位：
- 分配金鑰 – 此欄位確定如何在現金流量預測中分配預算科目分錄的金額。
- 使用預算轉移規則 – 選擇此選項可啟用預算轉移。
- 顯示舊有預算分析查詢 – 選擇此選項以顯示舊有預算分析查詢。
- 預設帳戶結構 – 勾選此核取方塊，系統將根據主帳戶自動填入預算登記簿中的帳戶結構。 此核取方塊僅在功能管理中啟用預設預算登錄分錄中的帳戶結構功能時顯示。
- 預算日記帳 - 選取預算撥款的日記帳名稱。 此欄位僅在總帳參數頁面勾選啟用預算撥款欄位時顯示。
接著，若政策依預算類型（例如轉移或修訂）規範預算登記簿條目核准，請在 預算工作流程 頁面建立預算登錄條目工作流程。 如果存在允許轉移而無需工作流程審核的方案，您可以定義預算轉移規則以支持這些方案。
在 預算維度 頁面上，依據會計科目表中使用的維度，選取用於編製預算的財務維度。 您可以選擇所有財務維度或其中的一個子集進行預算編制。
定義對應於全部或部分預算的預算模型。 您可以對所有預算登記分錄使用單一預算模型。 或者，您可以建立根據預算類型、地理位置或其他預算分類方式來建立單獨的模型。
Note
如果你使用預算控制，你只能將一個預算模型與特定的預算週期時間範圍關聯起來。
建立用於識別要記錄的預算交易類型和任何相關工作流程的預算代碼。 預算代碼可以支援以下預算類型：
- 原始預算
- 轉帳
- Revision
- 保留款
- 預先保留款
- 結轉預算
預算代碼提供預算週期中核准預算修改的審計紀錄。 若您將工作流程與預算代碼關聯，該工作流程將對所有使用該預算碼的預算登記簿項目啟用，且必須完成工作流程步驟後，預算登錄器條目才能進入 完成 階段。
您還可以選擇設定預算轉移規則。 要使用預算轉移規則，請在預算參數頁面選擇使用預算轉移規則。 當使用預算轉移規則時，若使用者使用 轉移類型的預算 代碼建立文件，若違反預算轉移規則，預算餘額不會更新。 例如，您可以允許預算轉移文件，讓銷售與行銷部門的主要帳戶之間轉移費用預算；但若該類型的預算帳戶分錄未獲得工作流程核准，則可禁止預算從該部門轉出或轉入該部門。
Microsoft Dynamics 365 Finance 10.0.7 版（2020 年 1 月）中引入的功能，為預算登錄項目新增了更多功能與彈性。 要啟用這些增強功能，請前往功能管理工作區，然後選擇僅限數量的預算登記分錄和/或金額類型的預算登記分錄預設設定。
僅限數量的預算登記分錄功能可讓您過帳僅包含數量的預算登記分錄。 例如，您可以過帳數量為 32 且價格為零的預算分錄，其金額為零。 然後，您可以在財務報表的內容中使用此數量來確定每個數量的價格。 此功能不會更新任何查詢或報告；它只是讓您能夠輸入零金額。
金額類型的預算登記分錄預設設定功能允許預算登記分錄中的預設金額類型是費用以外的其他金額類型。 當主要帳戶類型為費用時，預算登記簿的輸入欄現在預設為費用;當主要帳戶類型為收入時，預設為收入;其他帳戶類型則預設為費用。
使用工作區和查詢頁面來追蹤預算與實際值
預算經理可以在分類帳預算和預測工作區中檢查預算的目前狀態。 費用超出預算和收入低於預算索引標籤可快速查看未達到預算目標或接近閾值的財務維度組合。 您可以通過點擊設定我的工作區來個人化這些索引標籤上使用的預算閾值百分比和財務維度集。 你可以選取單位經理，以查看負責這些分頁中所選特定財務維度組合的員工。 例如，如果您看到營業部門的費用預算超過預算閾值，您可以輕鬆找到並聯絡營業部門經理討論此問題。
Note
組織單位頁面上的部門經理欄位可確定哪些經理支援特定的財務維度組合。 選擇分頁底部的「 查看更多 」以開啟 預算與實際 查詢頁面，以獲得更多關於預算金額與實際金額的詳細資訊。
實際值與預算查詢頁面可讓您深入了解預算與實際金額的詳細資料。 在查詢頁面選擇一行，然後選擇 期間餘額 ，即可查看跨財政期間的預算與實際金額分布。 預算科目分錄頁面可讓您深入了解預算登記分錄中預算金額的詳細資料。 普通日記帳分錄頁面可打開包含在計算的實際金額中的分類帳交易。
使用預算規劃功能的公司可以在 Ledger 預算與預測工作區建立並使用預算預測。