Microsoft 365 系統管理中心使用情況報告概觀

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Microsoft 365 系統管理中心使用情況報告可讓您深入了解組織中的人員如何使用商務用 Microsoft 365 服務。 例如，您可以看到誰最大限度地使用服務，以及誰幾乎不使用服務，而且可能不需要 Microsoft 365 授權。

過去 7、30、90 和 180 天的使用情況報告通常可供使用。 如需特定報告可用性的詳細資訊，請參閱 個別使用情況報告文章。 並非所有報告期間的資料都能立即提供。 報告通常會在 24 到 72 小時內提供，但有時可能需要數天才能使用。

觀看：依 Microsoft 365 中的使用情況報告來採取行動

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開始之前

若要檢視使用情況報告，您必須擁有下列其中一個權限：

• 全域管理員

  重要事項

  Microsoft 建議您使用權限最少的角色。 使用權限最少的角色有助於改善組織的安全性。 全域系統管理員是高度特殊權限角色，應僅在無法使用現有角色的緊急案例下使用。 如需詳細資訊，請參閱 Microsoft 365 系統管理中心的關於系統管理員角色。

• Exchange 系統管理員
• Sharepoint 系統管理員
• 使用方式摘要報表 [閱讀器] (，沒有使用者詳細資料) 。 根據預設，此角色具有 Microsoft 365 系統管理中心中使用者、群組和其他設定的讀取存取權，因為該角色是以 Microsoft Entra 為基礎。
• 報告讀取者
• Teams 系統管理員
• Teams 通訊系統管理員
• 使用者體驗成功管理員 (沒有使用者詳細資料)
• AI 系統管理員

如需詳細資訊，請參閱 關於系統管理員角色 和 指派系統管理員角色。

檢視報告儀表板

1. 移至 Microsoft 365 系統管理中心。

2. 在瀏覽功能表中，選取 [報告]。 如果您沒有看到 [報表]，請選取 [全部顯示]，然後選取 [報表]。

3. 選取 [使用方式]。

4. 從電子郵件或 OneDrive) 等服務 (的活動卡片中選取 [ 檢視更多 ]，以查看報告詳細資料頁面。 在該頁面中，有不同的服務報告會在索引標籤中提供。

   

Microsoft 365 系統管理中心的可用使用情況報告

視您的訂閱而定，下列報告在所有環境中都可用：

不適用¹：報告將在未來發布。 Microsoft 365 藍圖會在發行前更新。

N/A²：該服務在環境中無法使用;因此，沒有發布該報告的計劃。

檢視授權資訊

若要查看您指派和已取消指派的授權數量，請使用下列步驟：

1. 移至 Microsoft 365 系統管理中心。
2. 在導覽功能表中，選取 [計費>授權]。

若要查看誰已獲授權、誰未授權或訪客，請使用下列步驟：

1. 移至 Microsoft 365 系統管理中心。
2. 在瀏覽功能表中，選取 [使用者>作用中使用者]。

檢視特定使用者的使用狀況資訊

使用服務報告來研究特定使用者使用服務的程度。 例如，若要找出特定使用者耗用了多少信箱儲存空間，請開啟 [信箱使用狀況] 報告，然後依名稱排序使用者。 如果您有數千個使用者，請將報表匯出至 Excel、Power BI 或使用 Microsoft Graph 報表 API。

您無法在輸入使用者帳戶的地方產生報告和取得其使用的服務清單及使用多寡的清單。

新使用者有時候會顯示 為「未知」。 此問題通常是由於建立使用者設定檔時偶爾會延遲而發生。

在使用情況報告中顯示使用者、群組或網站詳細資料

報告提供貴組織使用狀況資料的資訊。 根據預設，所有報告都會隱藏使用者資訊，例如使用者名稱、顯示名稱、群組和網站，以協助公司支援當地隱私權法。

根據預設，您的使用者清單類似下列螢幕擷取畫面：

隱藏或顯示此資訊的組織設定適用於下列屬性：

其他報告，例如 Microsoft Teams 系統管理中心中的一些報告，會遵循此組織設定。

如果貴組織的隱私權做法允許，全域系統管理員可以更新設定以顯示隱藏資訊。

這些變更生效需要幾分鐘的時間。 此設定也適用於 Microsoft Graph 和 Power BI 中的 Microsoft 365 使用方式報告，以及 Microsoft Teams 系統管理中心的使用方式報告。 顯示可識別的使用者資訊是 Microsoft Purview 入口網站稽核記錄檔中的記錄事件。

使用 Microsoft 365 系統管理中心顯示使用者、群組或網站詳細資料

1. 移至 Microsoft 365 系統管理中心。
2. 在瀏覽功能表中，選取 [設定]。 如果您看不到 [設定]，請選取 [ 全部顯示]，然後選取 [設定]。
3. 選取 [ 組織設定]。
4. 在 [服務] 索引標籤上，選取 [報告]。
5. 在 [報表 ] 面板中，取消勾選 [隱藏所有報表中的使用者、群組和網站名稱] 旁的核取方塊。
6. 選取 [儲存]。

使用 adminReportSettings 顯示使用者、群組或網站詳細資料

系統管理員可以在所有環境中使用 API 來變更此設定，而無需造訪 Microsoft 365 系統管理中心。 如需詳細資訊，請參閱 adminReportSettings 資源類型。

此 API 已核准兩種方法：

報告只包含 [隱私權設定] 屬性。 如需圖形 API 的詳細資訊，請參閱使用 Microsoft 圖形 API。 您可以使用軟體開發套件 (SDK) ，或使用任何具有網路功能的程式語言直接呼叫 API，例如 Graph 總管。

刪除使用者帳戶時，使用狀況資料會發生什麼情況？

當您刪除使用者帳戶時，Microsoft 會在 30 天內刪除該使用者的使用狀況資料。 使用狀況圖表總計仍包含已刪除使用者在其使用期間的期間，但不會顯示在 [使用者詳細資料] 資料表中。

不過，當您選取從目前日期起最多 28 天 () 的特定天時，報告會在 [使用者詳細資料] 資料表中顯示該使用者當天的使用情況。

如何解譯使用情況報告中使用者、群組或網站詳細資料中的上次活動日期？

使用者、群組或網站詳細資料中的上次活動日期代表使用者在過去 7、30、90 或 180 天中選取的時段為何，均代表使用者在應用程式內執行任何刻意活動的最近日期。

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