Important
- 這是預覽功能。
- 預覽功能不供生產時使用，而且功能可能受限。 這些功能會受到補充使用規定影響，且在正式發佈前可用，以便客戶可以儘早使用並提供意見反應。
應用程式通常需要資料，例如任務、資產、請求或客戶紀錄。 當你在 Microsoft Copilot Studio 建立應用程式時，你可以從範例資料開始，將資訊儲存在瀏覽器中，或將應用程式連接到組織資料來源。
本文說明應用程式如何處理資料，以及連線、身份與權限如何影響使用者。
Note
可用的資料來源與儲存選項取決於預覽版本、您的環境、管理員政策、授權、權限及現有連線。
應用程式處理資料的常見方式
應用程式可以使用以下一種或多種方法。
| Approach | 運作原理 | 何時使用它 |
|---|---|---|
| 範例資料 | Copilot Studio 會作為應用程式的一部分產生代表性紀錄，讓你預覽它的設計與行為。 | 在探索點子或優化應用程式時，先用它來連結商業數據。 |
| 瀏覽器本地資料 | 這個應用程式將資訊儲存在目前的瀏覽器中，而非組織資料來源。 | 用於個人或自成一體的體驗，不需要在使用者或裝置間分享資訊。 |
| 連結的組織資料 | 該應用程式透過環境中的連線讀取或更新現有的組織來源。 | 當紀錄必須被保留、集中管理或提供給其他允許使用者時，請使用此方法。 |
有些應用程式不需要資料儲存。 例如，計算機或單位轉換器可以在不儲存結果的情況下產生結果。 應用程式也可以使用多個來源，這取決於其環境的能力與政策。
選擇數據方法
請參考以下問題來決定應用程式應該如何處理資料：
| Question | 建議方法 |
|---|---|
| 你還在探索這個設計嗎？ | 先從樣本資料開始。 |
| 這些資訊是否只需要保留在一個人的瀏覽器中？ | 瀏覽器本地儲存可能就足夠了。 |
| 紀錄是否需要共享、集中管理，或跨裝置存取？ | 連結組織資料來源。 |
| 這些資料已經存在了嗎？ | 直接連接現有的資料表，而不是建立一個副本。 |
| 這個應用程式需要一個地方來儲存新紀錄嗎？ | 連接到支援的 SharePoint 清單或適當的現有組織資料表。 |
| 你是從試算表開始嗎？ | 判斷該檔案是撰寫上下文、即時 Excel 連線，還是使用者上傳到執行中的應用程式的輸入。 |
從樣本資料開始
如果你沒有連接現有的來源，Copilot Studio 可以產生與你描述的應用程式相符的樣本資料。 範例資料讓早期版本的應用程式更容易預覽和測試。
將範例資料視為代表性內容，而非存放商業紀錄的地方。 使用樣本資料時所做的變更，可能會在應用程式重新載入或 Copilot Studio 重新生成部分應用程式時重置。
範例紀錄也可以包含在生成的應用程式中。 因此，刷新應用程式預覽並不是判斷應用程式資料存放位置的可靠方法。 在依賴應用程式來保留資訊前，請先檢視應用程式的資料與連結。
將應用程式資料儲存在瀏覽器中
部分自給自足的應用程式可在瀏覽器中儲存資訊。 瀏覽器本地資料可以在刷新後保留，但這與連接的組織資料不同。
瀏覽器本地資料一般：
- 只在你建立的瀏覽器設定檔中取得
- 不會自動與其他應用程式使用者分享
- 可能其他裝置無法使用
- 不會像 SharePoint、Dataverse 或其他已連線資料的記錄一樣受到控管
當你需要分享紀錄、集中管理資料，或讓資料跨裝置取得時，請使用組織資料來源。
儲存與使用組織資料
連結的組織資料可支援兩個相關的工作流程：
- 儲存人們透過應用程式建立或更新的紀錄
- 使用貴組織已在使用的表格
設置方式會因資料來源而異。 Copilot Studio 負責支援的連線流程，並產生所需的應用程式設定，以處理所選資料。 連接的資料表可以包含現有紀錄，並持續接收應用程式的新紀錄。
Note
本文著重於連接儲存應用程式記錄的資料表。 連接器也能透過服務動作擴展應用程式的功能，例如發送 Outlook 電子郵件、建立行事曆事件，或發布 Microsoft Teams 訊息。
服務動作不會提供應用程式紀錄的儲存空間。 更多資訊請參閱 連接器總覽。
使用 SharePoint 清單
當你的應用程式需要直接、以清單形式呈現團隊資料時，請使用 SharePoint 清單。 根據支援的預覽情境，Copilot Studio 可以將應用程式連接到現有清單，或在 SharePoint 網站上建立新的清單供你使用。
Copilot Studio 可能會問你想儲存哪些應用程式記錄、是否使用現有的 SharePoint 網站，以及清單應該屬於哪個網站。 建立或使用連結可能需要你對所選網站和列表的批准與許可。
Important
並非所有預覽版都能為應用程式建立新的 SharePoint 網站。 在設計依賴新建立網站的應用程式前，請先確認 Copilot Studio 中顯示的選項。
使用 Dataverse 現有資料表中的資料
當應用程式應該能處理組織已在 Power Platform 環境中管理的結構化組織資料時，請使用 Dataverse。 預覽版中，Copilot Studio 會將應用程式連接到現有的 Dataverse 表格。
Important
並非所有預覽版都支援建立新的 Dataverse 資料表。 在設計依賴新建立的 Dataverse 資料模型的應用程式前，請確認 Copilot Studio 中顯示的選項。
Copilot Studio 可能會要求你選擇 Dataverse 環境、資料表和連線。 您必須擁有使用所選資料表並執行應用程式所需操作的權限。
比較 SharePoint 清單與 Dataverse
SharePoint 清單與 Dataverse 皆以管理員治理方式儲存組織資料，但需求不同。 如果兩種選項皆有，請使用以下比較圖來選擇最合適的方案。
| 考量項目 | SharePoint 清單 | Dataverse |
|---|---|---|
| 在以下情況選擇它 | 你的資料採清單形式，而你的團隊已經在 SharePoint 上協作 | 你的組織已經在 Dataverse 中管理結構化資料 |
| 很好 | 團隊追蹤器、庫存、請求與簡潔的紀錄 | 相關的業務紀錄、受規範流程與已建立的資料模型 |
| 管理位置 | SharePoint 網站 | Power Platform 環境 |
| 關聯性 | 清單之間的查閱資料行 | 資料表間已定義的關係 |
| 許可 | SharePoint 網站與清單權限 | Dataverse 安全角色與資料表或記錄權限 |
| 處理資料 | 人們可以直接在 SharePoint 中查看並維護紀錄 | 創作者與管理員透過 Dataverse 與 Power Platform 工具管理資料 |
| Copilot Studio 預覽 | 支援的情境可以建立或使用 SharePoint 清單 | 連接現有的 Dataverse 資料表;可能無法建立新資料表 |
Tip
當資料本身就是簡單明確的團隊清單時，請選擇 SharePoint。 當應用程式應使用現有的 Dataverse 資料模型，或需要透過 Dataverse 管理關係與安全性時，選擇 Dataverse。 可用性仍取決於你的環境和管理員政策。
連接 SharePoint 或 Dataverse 資料表後，檢查應用程式的資料與連線，確認它使用的來源。
連接其他現有資料表
如果你的組織已經擁有應用程式所需的資料，請客服人員將應用程式連接到該來源。 除了 SharePoint 和 Dataverse 之外，應用程式還能搭配環境中其他可用的表格來源，如 Excel 或 SQL。
資料連線讓應用程式能在結構化原始碼中讀寫資料列。 具體設定會因來源而異，但 Copilot Studio 會引導你選擇應用程式應該使用的資料和連線方式。
在「Work with Excel and CSV 檔案」中，了解應用程式如何使用 Excel 或 CSV 檔案的不同方式。 其他表格來源也可能存在。 可用性取決於應用程式的環境。 在發布應用程式前，請檢視並測試結果，尤其是當應用程式使用者可以新增、更新或刪除紀錄時。
變更或刷新資料連線
如果來源、資料表結構或連線發生變化，請代理程式更新應用程式的資料連線。 在發佈前，請檢視更新後的欄位並再次測試應用程式。 避免直接更改已產生的連線代碼。
連線可用性與管理員政策
應用程式可以使用其環境中可用且允許的資料來源與連結。 資料政策及其他管理員控制決定可用的來源與連線。
Copilot Studio 應用程式可能能存取更廣泛連接器目錄的子集。 了解管理員如何在 資料政策中分類與控制連接器。
資料來源或連線可能因以下原因之一無法使用：
- 有政策會阻擋它。
- 環境的連接器目錄裡沒有包含這個功能。
- 所需的連結不存在。
- 你的帳號沒有權限使用它。
- 所需的執照目前無法取得。
如果你預期有資料來源可用，但無法選擇或使用，請聯絡你的管理員。
使用 Excel 和 CSV 檔案
你可以用多種方式使用檔案，取決於你想提供上下文、連結即時資料，或讓應用程式使用者上傳檔案。
建立應用程式時附上檔案
在聊天中選擇+附加一個檔案，讓客服人員獲得更多背景資訊。 例如，工作簿可以幫助客服人員理解應用程式應顯示的欄位與資訊。 將檔案附加為上下文並不會與該檔案建立持久的連結。
連接 Excel 資料表
當 Excel 連接器可用時，Copilot Studio 可以將應用程式連接到 Excel 工作簿中的表格。 此連線使用即時資料，而非一次性檔案附件。 工作簿必須包含已定義的 Excel 資料表，且連接器的可用性和權限仍然適用。
新增檔案上傳到 App
Copilot Studio 也能產生應用程式體驗，使用者選擇 Excel 或 CSV 檔案讓應用程式在瀏覽器中處理。 在這種情況下，檔案會被輸入到執行中的應用程式。 它不會自動成為一個集中共享或持續同步的資料來源。
了解身份與權限
應用程式會代表已登入使用者存取連接的資料。
此條件表示：
- 這個應用程式不會自動讓某人存取原本無法使用的資料。
- 不同使用者可能會根據權限看到不同的資料。
- 使用者在首次使用該應用程式時，可能需要建立或同意連線。
- 如果使用者沒有執行權限，連接的資料操作可能會失敗。
Important
分享應用程式與分享其底層資料是不同的行為。 授權某人開啟應用程式，並不代表他們自動能存取該應用程式的 SharePoint 清單、Dataverse 表格、工作簿或其他相關來源。
發布前，請用權限與預期使用者相近的帳號測試應用程式。
準備應用程式資料以供發佈
一個常見的工作流程是：
- 描述應用程式並檢視應用程式預覽。
- 透過使用範例或瀏覽器本地資料來精煉其欄位、畫面與動作。
- 連接組織資料來源，不論是已為應用程式設定，或是已存在。
- 檢視應用程式 的資料 與 連結。
- 用代表目標用戶的帳號來測試。
- 發佈應用程式。
- 分享應用程式，並另行確認用戶是否能存取底層資料。
當你已經知道應用程式應該使用哪個來源時，也可以直接從現有的組織資料開始。
在你的應用程式中管理連線
當應用程式與組織來源或外部服務合作時，會透過連接器——一個預先建構的連結，連接到像是 Outlook、SharePoint 或 Dataverse 等服務。 連線是你的應用程式和其中一個連接器之間的授權連結。 連接器可用於多種 Microsoft 及第三方服務;欲瀏覽，請參閱連接器參考資料。
你不是手動建立連結的。 描述你想讓應用程式做什麼，Copilot Studio 就會自動加入應用程式所需的連接器。 例如，當新增紀錄時要求應用程式發送訊息，就是為郵件連接器加上連線。 要刪除，只要在聊天室詢問是否移除已建立的連結即可。
連結會以以下方式影響使用你應用程式的人。
| 考慮事項 | 這是什麼意思? |
|---|---|
| Identity | 每個開啟應用程式的人都用自己的帳號登入該應用程式使用的連接器。 你的帳號不會與你分享應用程式的對象共享。 |
| 許可 | 因為每個人都以自己身份連線，他們只能看到自己帳號能存取的紀錄。 兩個人打開同一個應用程式，結果可能不同。 |
| 可用性 | 管理員政策決定了哪些連接器可以在你的組織中使用。 這些政策是管理員在 Microsoft 管理中心設定的。 |
如果你預期的連接器無法使用，管理員政策是最常見的原因。 請聯絡你的管理員，了解哪些連接器在你的環境中是被允許的。
檢視應用程式中的連線
要查看你的應用程式使用了哪些連線，請在指令列中選擇應用程式名稱，然後選擇「連線」。 每個連接都會列出連接器的圖示、名稱，以及簡短的功能說明。 你可以依照姓名或描述搜尋名單。
在你的應用程式中排除資料與連線問題
- 應用程式重新載入時，變更會消失。 應用程式可能使用了範例資料或其他暫存資料來源。 檢視其 資料 與 連結 ，並請客服人員連結組織資料來源。
- 資料在刷新後會保留，但其他使用者看不到。 應用程式可能使用瀏覽器本地儲存。 瀏覽器本地資訊不會自動在使用者、瀏覽器或裝置間共享。
- 沒有資料來源或連線。 該資料來源可能在環境中無法取得或被阻擋。 確認連線存在，且管理員政策、權限和授權是否允許。
- 使用者可以開啟應用程式，但無法看到其資料。 開啟應用程式並不會授權其底層資料。 確認使用者有權存取 SharePoint list、Dataverse 表格、工作簿或其他來源，並同意任何必要的連線。
- 附加檔案的變更不會在應用程式中顯示。 附加的檔案可為建立應用程式提供內容脈絡，但不會自動成為即時連線。 如果應用程式需要讀取目前活頁簿中的資料，請透過可用的連接器連線至 Excel 表格。
- 連接的來源有變動，但應用程式仍使用較舊的結構。 產生的連線可能需要重新更新或重建，讓應用程式能使用更新後的結構。 在手動更改產生的應用程式程式碼前，請先檢查來源和連線。