代理流程中的多階段核准和 AI 核准 (預覽版)

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本文說明如何在 Agent 流程中使用多階段與 AI 核准功能。

取得多階段核准

多階段核准功能僅限於 Agent 流程中使用。 代理流程是 Copilot Studio 內建的自動化或流程，可獨立使用或與 Copilot Studio 代理一起使用。 如需進一步了解 Agent 流程，請參閱 Agent 流程概觀。

什麼是多階段核准？

多階段核准是一種滿足更複雜核准流程的功能。 它提供了一組豐富的功能，使組織能夠為其業務流程建構強大的核准工作流，現在透過 AI 驅動的決策得到增強。

多階段核准結合人工與 AI 審查，根據所給指示、文件及影像做出核准決策。 此組合能自動化處理例行申請，同時維持人工監督複雜決策，大幅加速核准週期，同時確保遵守組織政策。

多階段核准建立在雲端流程中的標準核准之上。 在深入了解多階段核准流程之前，您應先熟悉標準核准流程。 以下是一些可幫助您入門的資源：

• 開始使用核准程序
• Microsoft Power Platform 與 Azure Logic Apps 核准連接器參考

多階段核准的主要功能

多階段認證提供以下關鍵功能，使其有別於標準認證：

• 手動核准階段：在流程各階段向相關人員請求核准決策。
• AI 核准階段：在核准流程的關鍵點運用 AI 模型實現自動化決策。
• 條件/有條件核准：在各階段之間設定條件，依據特定標準動態控制核准流程。

這些功能目前都在預覽階段。

人工核准階段

多階段核准中的手動階段功能，可讓您在流程的不同階段向各相關人員提出核准決策請求。 在這些階段，您可以定義核准類型為「先回應」或「所有人必須核准」，核准請求的標題、核准應指派給誰，以及人工核准者需用來做決定所需的相關細節。

AI 核准階段

多階段核准中的 AI 階段，能讓您在核准流程的關鍵點實施自動化決策。 在這些階段，您會給 AI 模型具體指示和相關輸入，如文件、圖片、文字和組織知識，AI 會根據您的指示，根據您的指示產生明確的核准或拒絕決策。 您可以設定 AI 階段的核准決策，讓後續階段的真人核准者進行審查及核准。 人工審查確保人員掌控全局，同時能更快處理例行評估。

條件與有條件核准

可在多階段核准的各階段間放置條件，透過評估特定標準來提供動態工作流程控制，決定核准流程中的下一步行動。 有了條件，您可以根據輸入定義邏輯規則，並根據是否符合條件自動核准、拒絕、導向其他階段或跳過流程。 條件系統允許靈活決策，調整您的核准工作流程以適應不同情境，無需人工介入。

設定您的多階段核准

設定多階段核准只需幾個步驟。

新增多階段動作

在你的流程中，你可以透過新的 Human Review 連接器新增「執行多階段核准」作為動作。

1. 開啟你要在其中新增多階段核准的流程設計器。

2. 在您希望新增多階段核准的節點之間位置，點選 + 按鈕。

3. 從 新增動作 卡片或窗格中，在 人工審核 區段尋找 執行多階段核准 動作。 你也可以在清單中的 Human review 連接器中找到相同的動作。 如果沒有看到該動作或連接器，請搜尋。

4. 若要方便下次快速存取，請選取動作卡片上的星號圖示，將該動作加入我的最愛。

5. 選擇執行多階段核准動作。 此動作啟動批准，發送給所需指派者，並等待批准請求完成後，流程才繼續。

1. 預設情況下，你的多階段審核名稱是動作名稱，「執行多階段審核」。若要更改您的批准名稱，請在左側欄格中操作。 如果您正在使用新的內嵌設計工具，請選擇按鈕開啟左側窗格。

1. 在左側窗格，選擇動作名稱並視需要重新命名。

1. 選取設定核准以開啟對話方塊。

新增和設定手動階段

核准是分階段設定的。 階段代表核准流程中的不同關卡，流程在此暫停並等待指定的核准者審核和核准後再繼續。 你可以獨立配置每個階段，並依照各利害關係人群體的需求客製化。

我們先從如何設定手動階段開始。

1. 在模態中，選擇 「建立」，然後從下拉選單中選擇 「手動階段 」。 核准查看器中會出現一個圖塊。

2. 在對話框右側，選擇你想要的核准類型。 查看核准類型及其行為，以了解不同類型的核准及其工作方式。

3. 出現其他設定選項。 像設定標準核准一樣設定這些欄位。 三個主要欄位分別是職稱、指派與細節。

在手動階段中使用輸入

如果你在流程中建立了代幣或變數，想用在手動階段批准中，你需要建立輸入。 若未先建立輸入，就無法直接在核准內使用權杖或變數。 在前一張圖片中，建立了三個輸入： 費用編號、 費用金額及 經理核准細節。 要新增輸入，請在你想要的輸入位置輸入斜杠/（），選擇其中一種類型、 String、 Number和 Boolean，然後給輸入一個名稱。 儲存審核流程後，流程設計器中會出現你建立的輸入欄位，你可以將流程中的代幣或變數映射到這些輸入。

新增和設定 AI 階段

現在讓我們設定一個 AI 階段。

1. 在左側窗格的核准檢視器中，選取您所建立之手動階段上方的加號按鈕 (+)。

2. 從下拉式清單中選取 AI 階段。 AI 階段的單個圖塊顯示於核准檢視器中。

3. 選擇圖塊中的文字並重新命名關卡。

4. 在 指令 面板中，寫下你希望 AI 階段用來做決策的指示和條件。

1. 如果你希望 AI 階段能利用文件、圖片、文字和知識等輸入來做出審核決策，請在說明中輸入 / 你想要的輸入位置，或選擇 新增內容。 會出現一個選單，你可以選擇輸入類型並上傳範例輸入進行測試。

2. 如果您在說明中使用了輸入，務必在測試前上傳樣本。

3. 從模型選擇器中，選擇你想用來做審核決策的 AI 模型。

1. 選擇 測試 以測試指示。

2. 在 核准決策 欄目中，檢視測試結果及其理由。

3. 在 「下一步根據決策」中，根據 AI 階段結果設定審核路由。 預設情況下，若 AI 階段通過，批准程序會進入下一階段。 如果在 AI 階段遭拒，核准流程即以「已拒絕」結束。 如果核准流程未作出核准或拒絕的決定，則將繼續進入下一個階段。

1. 儲存並關閉多階段核准後，流程設計器中會出現你在 AI 階段設定的輸入欄位。

新增並設定條件

條件對於路由核准以及根據特定標準自動核准或拒絕至關重要。 如果階段之間未設定任何條件，則預設行為是：

• 如果某個階段獲得核准，流程將進入下一個階段。
• 若階段被拒絕，審核程序即告終止。

不過，透過條件，您可以自訂多階段核准的預設行為。

1. 要新增條件，請在多階段檢視器中選擇 + 兩個階段之間的選項。

2. 從下拉式清單中選取條件。

3. 需要時加入條件陳述。

1. 根據是否滿足條件設定核准去向：

若條件達成，您可以繼續下一階段、批准或拒絕，或轉至下一階段。

如果條件未達成，你可以繼續進入下一階段，批准或拒絕，或轉接到另一個階段。

在這個簡單的例子中，如果費用金額超過5,000美元，請求會繼續等待經理批准。 如果金額低於 5,000 美元，且在 AI 審核階段獲得核准，該申請即可略過主管核准，並自動結案為已核准。

將您的流程變數對應到核准中的輸入

如果你在核准中建立了輸入欄位，就需要將流程中的變數對應至這些輸入欄位。 儲存並關閉核准對話方塊後，用來執行這些對應的欄位就會顯示在動作卡片中。

選取欄位，然後從流程中前一個動作中選取你想在執行時用於核准的項目。

核准檔案的文件格式要求

用於核准的文件必須採用 base64 格式。 有些連接器傳回的輸出本身就已經是 base64 格式。 如果您使用未提供該格式輸出的連接器，請如下圖所示，對檔案使用 Power Fx 的字串函式：

將一切整合在一起

讓我們看一個範例，了解此核准流程如何在手動和 AI 階段以及各種條件下進行。 下圖顯示了包含四個階段和條件檢查的完整核准流程。

1. 當核准流程啟動時，核准請求首先進入 AI 費用篩選階段。

如果獲得核准，請求將進入條件檢查階段。

如果遭到拒絕，核准流程就會結束，無需達到條件檢查。

1. 在狀況檢查時：

若費用金額超過 5000，核准將持續至主管核准階段。

如果費用金額不超過 5000，核准流程將結束，且狀態為已核准。

1. 對於金額超過 5000 且已到達主管核准階段的費用：

若獲核准，申請將進入 AI 預算驗證階段，進行最終合規檢查。

若被拒絕，審核程序即視為拒絕。

1. AI 預算驗證階段執行最終預算與合規驗證：

如果人工智能批准，申請會繼續送財務部門進行審查處理。

如果 AI 拒絕，審核程序即視為拒絕。

1. 最後，財務 審查 階段的財務專業人士會根據會計規則、預算可用性及付款處理需求進行自身評估：

若獲批准，審核流程即視為核准結束，付款會在流程中啟動。

若被拒絕，審核程序即視為拒絕。

這展示了如何建立結合 AI 效率與人為監督的智能核准流程，依據特定商務規則 (例如費用金額) 自動分派申請案件。

回應核准

對核准的回應在標準核准和進階核准之間保持一致。 被指派進行審批流程的使用者可以透過以下方式回應：

• Microsoft Teams 核准應用程式
• Outlook
• Power Automate 入口網站

更多關於 AI 階段的資訊

在敏感案件中使用 AI 核准

雖然 AI 核准能簡化許多商務程序，但在執行高度敏感的核准時，如財務交易、法律決策、人事行動或合規關鍵流程時，務必謹慎。 在這些情境下，確保流程中達到人類批准階段，讓人類對重要決策保持最終控制權。 請參閱以下條款以獲得更多指引： https://www.microsoft.com/en-us/business-applications/legal/legal-landing-page/

有關 AI 在核准流程中負責任使用的更多資訊，請參閱《AI 核准常見問答集》。

當 AI 階段對該做的決定感到不確定時會發生什麼事

有時 AI 階段會回傳標示為「分析失敗」的回應。這通常發生在 AI 模型無法做出適當的核准決策時。 常見原因包括指示矛盾或離題，或提供不足資訊以支持明確決策。

這裡有一個例子，AI 因為輸入衝突而回傳了「分析失敗」的回應。

在此範例中，AI 階段被指示批准低於 500 美元的支出，並拒絕超過 300 美元的支出。 不過，附加費用為 400 美元，這同時符合這兩個標準。 因此，AI 無法自信地判斷是否批准或拒絕該請求。

在 Power Automate 中檢視 AI 階段的決策及理由

在 AI 階段執行後，有兩種方式可以看待其決策與理由：

• 核准中心
• 提示產生器活動畫面

在核准中心中檢視

如果您是完成多階段核准的核准者，您應該能看到 Power Automate 中 AI 階段的決策與理由。

1. 登入 make.powerautomate.com。

2. 從環境選擇器中，選擇執行核准程序所用的環境。

3. 從左側導覽窗格中，選擇核准。

4. 在歷程記錄索引標籤中，請選取已完成且包含 AI 階段的核准流程。

5. 在右側窗格中查看前一階段 AI 的核准決策與理由。

在提示產生器活動畫面中檢視

1. 登入 make.powerautomate.com。

2. 從環境選擇器中，選擇執行核准程序所用的環境。

3. 從左側導覽窗格選取Prompt Builder 活動。 如果沒有看到這個選項，請點選三個點（...） >探索一切。

4. 在探索畫面的監視器標題下，選擇提示產生器活動。 您可以將此畫面釘選到導航系統，方便未來存取。

在此畫面中，你可以查看你的 AI 提示詞的所有執行記錄，包括 AI 階段中的執行記錄。

1. 選擇其中一列的 處理時間 部分，可以看到該次執行的決策與理由。

這裡您會看到 輸入，也就是指令中提供的文字、文件或圖片，以及 輸出，其中包含 AI 階段的決策及其理由，並以 JSON 格式呈現。

如何在 AI 階段撰寫指令以取得更好的效果

核准是業務流程中至關重要的一環，因此您的指示必須清晰撰寫，並持續產生準確的結果。 遵循這些最佳實務，確保您的 AI 核准階段能提供可靠且一致的決策。

1. 保持指示聚焦於業務流程： 確保您的核准指示與合法的業務流程核准相關，例如費用核准、採購訂單核准、合約審查及類似流程。

2. 為複雜任務使用更強大的模型：由於準確的核准決策對您的企業至關重要，請盡可能使用最強大的 AI 模型。 例如，為提升推理能力與一致性，建議優先採用 GPT-o3 而非 GPT-4.1。

3. 請僅聚焦於拒絕理由或核准理由其中之一： 請僅聚焦於核准標準或拒絕標準其中之一，避免同時包含兩者。

正確表述：「若費用超過 500 美元或未附收據，則駁回」

應避免表述：「若低於 500 美元則核准，但若超過 500 美元則駁回，除非是差旅費用」

1. 具體參考你的輸入：使用上傳的輸入、文件或資料時，請以名稱標示，並明確指定 AI 應該在哪裡尋找資訊。

正確：「檢查 'Budget_Report.pdf' 檔案，若第三季營收超過 100,000 美元則予以批准。」

避免：「查看預算檔中的收入數字。」

1. 具體且可衡量：避免使用可能產生不同解讀的主觀性詞彙。

良好：「若交貨日期為申請日期起五個工作天以內，則核准」

避免：「如果時程合理，則核准」

1. 確保檔案品質：驗證輸入的圖像與文件等內容是否清晰、未受保護且可讀取。

2. 以真實數據測試：為了驗證你的指示是否如預期運作，請使用與實際核准情境相符的代表性範例。

3. 定義邊線案例與後備行為：明確規定當 AI 遭遇模糊不清、不完整或意外資訊時應採取的處理方式。

4. 設定明確的門檻與範圍：透過定義精確的分界點，避免模糊不清的界線。

正確表述：「若滿意度評分達 5 分制 4.0 分或以上，則核准」

應避免表述：「核准高滿意度評分」

1. 複雜標準使用結構化格式：多步驟評估時，將邏輯拆解為編號步驟或決策樹。

若符合以下任一條件，請拒絕該費用報告：

• 『總額』欄位金額超過 $500.00
• 未上傳收據圖像檔案
• 費用日期早於費用指南規定截止日期超過 60 天
• 費用表單中的主管簽署欄位為空白
• 員工ID欄位為空或格式不符 XXX-XXXX（三個數字、破折號、四個數字）

1. 包含相關的組織背景： 引用 AI 應執行的特定公司政策、合規要求或商業規則。

2. 避免使用時間敏感的參考資料：請勿使用會隨時間失效的相對日期或時間參考。

良好：若送交日期在費用發生日起 30 天內，則核准

避免：「若為本月提交，則核准」

1. 使用一致的術語： 在指示中請遵守相同的術語。

已知的限制

以下是已知的限制：

• AI 階段的檔案輸入僅支援 base64 編碼的檔案內容。
• 如果來自不同環境的使用者回應批准，該批准可能會失敗。 為避免失敗，請先識別需發送核准請求的使用者，前往 Power Platform 管理中心將該使用者新增至目標環境。
• 您不能將同一個核准者分配到不同的階段。
• 目前不支援文件附件。
• 應用程式生命週期管理（ALM）目前不支援進階核准，意即若您匯入帶有進階核准的流程，需在流程中重建多階段核准。
• 目前不支援共用功能，代表如果您共用含有「人工審查」連接器的流程，接收者必須在該流程中重新建立多階段核准。