Microsoft Dataverse 支援自訂保留政策，以成本效益的方式長期安全地保留無限資料。 雖然 Dataverse 對於使用中資料無設限，可以支援您的商務成長，但您或許會想要把非使用中的資料移至 Dataverse 長期保留儲存區。
Important
保留原則所在的 Power Platform環境必須是受管理的環境。 這同樣適用於 Dynamics 365 客戶，如果該環境尚未是受管環境，則必須升級到受管環境。
不符合此要求的客戶可以繼續建立資料保留原則，但這些原則將被停用。
觀看這段影片來了解 Dataverse 長期資料保留。
商務應用程式資料生命週期
請把商務應用程式資料生命週期想成三個階段。 首先是使用中資料，隨著時間會轉換為非使用中資料，最終轉換為已刪除的資料。
| Stage | 描述 |
|---|---|
| 1. 使用中資料 | 資料隨時可以使用且透過應用程式轉換。 跨所有應用程式工作流程存取。 也稱為即時資料。 |
| 2. 非使用中的資料 | 資料是不可改變且唯讀的。 已儲存在長期保留中。 存取受限 為了合乎法規、稽核及法律調查而保留。 |
| 3. 已刪除的資料 | 已永久刪除。 資料生命週期已完成。 |
Dataverse 提供原生平台支援，以實現資料的長期保存。 它幫助您的組織獲得即時且持續的效益：
- 安全地長期保留歷史應用程式資料，以用於稽核、法律和法規需求。
- 限於查詢目的，存取唯讀資料。
- 減少已消耗的資料庫容量，並節省非使用中資料的成本。
- 避免為了長期保存歷史應用程式資料而建立與維護客製化解決方案所需的 IT 投資。
運作原理
應用程式管理員會設定帶有準則之表格的自訂原則，以長期保留資料。 保留的資料永遠不會移出 Dataverse，資料會儲存在 Dataverse 長期保留中。 資料始終以 Dataverse 安全保護，並由 Microsoft Entra ID 支持。
Important
- 一旦資料用 Dataverse 長期保留來保留後，就無法再將它移回 Dataverse 即時 (使用中) 應用程式狀態。
- 當執行保留政策時，程序會在 Microsoft Power Platform 中提出 API 請求。 這些請求將計入您計劃中現有的 API 請求數量。 其他資訊：要求限制與分配
Dataverse 透過以下方式提供保留資料的唯讀存取權：
- 應用程式中的進階尋找。
- Power Automate 雲端流程。
- Dataverse OData APIs 用於自訂畫面。
長期保留資料的類型
Dataverse 標準 (系統除外) 表格、自訂表格，以及附件還有圖像，都可以保留在 Dataverse 長期存放區中。
備註
長期保留目前不支援稽核資料表和彈性資料表。
當應用程式製作者為表格啟用長期保留時，管理員會在表格上設定保留原則。 當製作者在上層根資料表啟用保留時，也會同時啟用所有子資料表以及相關附件與影像的保留。
長期資料保留及現有的刪除動作和外掛程式
當在表格上執行資料保留原則時，會執行該表格的所有現有刪除操作的級聯關係及外掛程式。 此外，保留動作可用來觸發自訂行為。 應用程式製作者可以寫入保留動作的自訂外掛程式。
其他資訊：長期資料保留
存放區容量報表
透過 Dataverse 長期保留，資料永遠不會移出 Dataverse。 現有 Power Platform 系統管理報告中的已報告容量包括即時（使用中）和保存（非使用中）資料，以 GB 計算。
已報告的資料庫容量詳細資料：
- 已報告的資料庫容量為即時和保留資料的總和。 佔用的整體資料庫容量會依原則執行期間保留的資料列比例，而有所減少。
請注意，原則執行需要 72 到 96 小時才能完成，且之後還需要額外的 24 小時才會顯示資料庫容量報表。
如果可用，報表會顯示已啟用長期保留之資料表的兩個項目：
- 表格，如案例1 或連絡人。
- 表格-保留，例如案例-保留和連絡人-保留。
1 案例表需要一個Dynamics 365應用程式，例如 Dynamics 365 Customer Service。
已報告的檔案容量詳細資料：
- 如果有相關的檔案附件被長期保留，則檔案容量會反映即時數據和保留資料的總量。 執行包含檔案附件的保留原則後，檔案容量將不會減少或節省。
記錄容量報表目前無法使用。
查看容量報表
假設一個非生產環境案例，其中案例和連絡人資料表的所有即時資料都會使用 Dataverse 的長期保留加以保留。 當長期保留原則順利完成後，在報表中便會有案例-保留和連絡人-保留項目。 資料庫容量的減少量，取決於保留過程中涉及的列數和欄位資料類型。 報表可能需要幾天到一週的時間才會在產生環境中反映完全減少後的節省成效。 對於非商業執行環境，報告可能需要最多兩周的時間才能反映節省量。
備註
- 如果報告中看不到這些表格，請透過選擇容量報告右上角的三條垂直條，然後選擇Download all tables，將檢視匯出到Excel工作表。
- 如果資料表通常含有相關的子資料表，容量報表也會顯示子資料表所佔用的 GB 大小。
欲了解更多容量報告資訊，請前往 New Microsoft Dataverse storage capacity。
了解長期資料保存的儲存成本
Dataverse 長期保留不需要購買額外的儲存體，也不需要把此功能當成單獨服務另外購買。 從 Dataverse 資料庫移至 Dataverse 長期保留後，每轉移 1 GB 的數據，平均會消耗少 50% 的資料庫容量。 這是因為資料會在 Dataverse 長期保留中進行壓縮。
例如：
- 假設 Contoso 目前使用的資料庫容量為 1,000 GB，且執行了安排好的長期保留原則，並用 Dataverse 長期保留保留了 200 GB 的資料。
- 平均壓縮率至少為 50%，保留的資料大小為 100 GB，與資料處於活動狀態時相比節省了 50%。
- 這表示 Contoso 現在有 800 GB 的使用中資料，而在 Dataverse 中有 100 GB 的非使用中資料。
- 在此案例中， 儲存體容量報表會將資料庫的使用顯示為 900 GB (800 GB + 100 GB)。
備註
- Dataverse 長期保留會壓縮資料庫資料。 壓縮量要視 Dataverse 中的資料類型而定。 在某些資料（非確定性）中，您可能會注意到節省超過 50%，而在其他資料中，您可能會注意到節省低於 50%。 您也可能注意到，當保留較大量的資料（數百 GB）且使用長期保留方案時，節省的效果會更加顯著。
- 至於檔案和圖像附件，Dataverse 長期保留不會減少所耗用的容量。 在極少的案例中，視檔案或圖像而定，您可能會發現省下微不足道的檔案容量。
解決方案感知保留原則
Dataverse 保留原則為解決方案感知原則。 新增至解決方案的 Dataverse 保留原則稱為解決方案感知保留原則。 您可以將多個保留原則新增至單一解決方案中。 保留原則已新增至未受管理的解決方案。 這有助於製作者在使用 Dataverse 保留原則時，遵循應用程式生命週期管理 (ALM) 最佳做法。
當您將您的保留原則納入解決方案時，其定義會變成可攜的，讓您可以更輕鬆地將它們從一個環境移至另一個環境，省下建立保留原則所需的時間。 例如，您先在開發或沙箱環境中建立包含保留原則的解決方案。 接著，將該保留原則移至預生產環境以測試和驗證該解決方案能否順利運作，和是否已準備好進行生產。 測試完成後，系統管理員會將解決方案匯入生產環境。
要為解決方案新增保留政策，請前往Power Apps（make.powerapps.com），建立或開啟解決方案，然後依照以下步驟操作：
- 選擇新增現有>的「其他>>資料生命週期設定」（顯示名稱由 RetentionConfig 改為「資料生命週期設定」以支援保留與刪除兩種情境）。
- 選擇一個或多個保留政策加入解決方案。
資料生命週期設定支援在解決方案中新增歸檔與刪除策略。
備註
- 保留原則所保留的資料不屬於解決方案的一部分，因而無法轉移，只有保留原則的定義可以。 您必須在環境中執行保留原則，才能將資料保留在 Dataverse 長期存放區中。
- 只有 Power Platform 環境中所建立的保留原則才可以是解決方案感知原則。
- 透過解決方案匯入過程啟用長期保留時，不會自動啟用相關的子表格。
您必須先建立解決方案，才能將保留原則新增至其中。 匯出和匯入包含保留政策的解決方案，和其他解決方案元件相同。
如需有關解決方案和解決方案元件的詳細資訊，請移至解決方案總覽。