角色、任務與時間軸簡介

在規劃建立或更新組織內聯網時，會有多人參與。 最優秀的內聯網團隊規模不大，但擁有合適的合作夥伴和利害關係人，能做出服務整個組織的決策。

角色與任務一覽

看看 內部網路的生命週期 是什麼樣子。

了解更多關於基本網站 建構組件的資訊。

組織內聯網擁有者

內聯網擁有者與企業主及資訊科技部門合作，優先排序投資組合中的內聯網專案，以最大化業務效益。

先從 SharePoint Look Book 開始獲得靈感。 這本外表手冊提供了你可以在 SharePoint 中建立的內聯網頁面範例，並讓你了解各種可能性。 在規劃與執行過程中，請牢記這些因素。

接著，開始 規劃你的智慧型 SharePoint 內聯網 ，與主要利害關係人合作，了解你的主要業務與內聯網目標。 與內聯網用戶進行研究，以發掘關鍵人物與情境。 檢視你現有的內聯網，決定從哪個計畫開始，以達到最佳投資回報。 在優先排序內聯網計畫時，請思考如何從你所建置的入口網站中獲得 最佳效能與可擴展 性。 如果你現有的內聯網正在使用 SharePoint 伺服器，請考慮 將內容遷移到 SharePoint 是否符合整體計畫。 要排除頁面效能問題，請使用 頁面診斷工具。

選擇一個或多個機會開始，並與該領域的企業主會面，規劃解決方案。 有些解決方案可能需要組織不同部門之間的協調。

在規劃與實施內聯網時，請牢記以下關鍵成功因素：

• 針對您的內聯網整體：

  • 每個計畫都要有一位贊助商，並且為整個內聯網安排一位企業的執行贊助商。
  • 確保你的內聯網目標與主要商業目標直接相關聯。
  • 召集核心團隊來思考治理——確保你的治理決策與企業目標保持一致。
  • 讓您的內聯網與組織品牌及文化保持一致。
  • 不要以為你必須一開始就「大爆炸」——要將溝通和訓練與你的啟動計畫對齊。

• 每項倡議：

  • 蒐集成果，而非需求——務必與網站使用者溝通，而非僅是業主。
  • 設計時要符合你的組織標準——但讓網站「故事」主導導覽和頁面版面。
  • 為每個網站設定成功目標並定期檢視。
  • 用訪客測試你擬定的導航——確保訪客能輕鬆進入他們的首要任務。

重要工作

整理你的內聯網

SharePoint 內聯網中一個關鍵部分是網站架構。 透過使用一系列 通訊站 點與 樞紐，您可以建立一個直覺的內聯網，並能在相關站點間共同導航，並擁有易於管理的權限結構。 想詳細了解 SharePoint 中的網站導覽，請參閱 現代 SharePoint 體驗的規劃導覽。

*從——了解你需要內聯網達成什麼目標，並開始組織內容資產以符合關鍵成果目標。 根據企業需求——按地區、部門或職能——以及用戶關心的主題來組織。

你知道自己完成了—— 企業主和使用者確認他們能找到並取得能提升工作效率的內容。

打造你的內聯網品牌

品牌塑造提供了一種將您的內聯網與組織文化對齊的方法。 透過 SharePoint ，你可以 為 SharePoint 網站新增品牌形象，並自訂 Microsoft 365 主題以符合你的組織需求。

*開頭——回答：你需要在所有據點建立一致的品牌，還是組織內的不同部門、部門或團隊會有各自獨特的風格與感覺？ 接著，根據組織的品牌需求，收集核准的品牌資產，如品牌顏色、標誌和圖片。

你知道完成了—— 你已經確定了從首頁到樞紐再到各個網站的內聯網全貌。

IT 專業人員與管理員

IT 專業人員與管理員負責實作企業主所需的平台整合步驟，以實現內部網路入口網站的需求——例如資料庫或業務線上應用程式。 這可能包括從現有系統遷移內容。 他們也會與其他利害關係人及企業合作，制定內聯網治理策略，並訓練組織內人員使用 SharePoint 及其他工具管理內聯網。

在規劃與實施內聯網時，請牢記以下關鍵成功因素：

• 建立一套支持企業需求及您的留任、安全與合規目標的治理計畫。
• 確保所有網站擁有者、內容作者和訪客都了解治理如何適用於他們的職務。
• 遷移前清理現有內容。 只遷移相關、最新且支持各網站成果目標的內容。
• 促進社交連結，促進溝通、參與與協作。
• 訓練你的內容作者和使用者。

重要工作

規劃並調整治理策略

治理是一套政策、角色與流程，用以控制組織的業務部門與 IT 團隊如何協同合作，以達成目標——確保組織內容與通訊安全，並讓觀眾享有一致的體驗。 每家組織都有獨特的需求和目標，而這些會影響控管方法。 規劃 治理策略時需考慮的一些細節：命名規則、訪客存取、網站、群組與檔案的分類。

從 ——了解貴組織的規則與要求，結合企業主和場地所有者的需求。 接著，與資訊科技、人力資源及高層領導共同制定計畫，讓員工能以合規且少監督的方式，最大化 SharePoint 的價值。

當你知道自己完成 了——當治理利害關係人、企業主和內容創作者能輕鬆地在 SharePoint 中工作，且不會拖慢業務節奏。

從現有的內聯網遷移內容

你現有的內聯網可能包含來自不同平台的各種來源內容。 建立智慧型 SharePoint 內聯網的一項關鍵任務是判斷現有內容的狀態，並決定哪些內容要遷移到新的內聯網。

你現有的企業主和網站擁有者可能最適合評估是否需要遷移內容，而你可能想讓他們親自執行遷移，視涉及的事項而定。 他們可能需要您的協助，視要搬運的內容數量和地點而定。 了解從檔案分享、SharePoint Server 及其他雲端服務提供者遷移的選項。

開始 — 與企業領袖及其他內容利害關係人合作，檢視現有內容的相關性與準確性。

你知道你完成了—— 一組精選內容已經遷移到 SharePoint 上。

客製化 SharePoint 以符合您的業務需求

透過 SharePoint 智慧體驗，您可以打造一個引人入勝且易於維護的內聯網，無需自訂化。 我們強烈建議盡可能使用 SharePoint 預設體驗。 這將有助於隨時間更輕鬆地管理變更。

如果你需要自訂 SharePoint，SharePoint 提供框架解決方案、應用程式、外掛元件和解決方案，幫助你滿足業務需求。 欲了解更多資訊，請參閱 SharePoint 開發。

訓練你的內容作者

根據他們的背景，組織中的人員可能需要一些協助來 開始 使用 SharePoint。 Microsoft 365 學習路徑 提供一種方式，將精心策劃的 Microsoft 內容帶給使用者。 其他可協助內容創作者管理網站更新的參考資料包括：

• 在 SharePoint Online 中建立文件庫
• 在 SharePoint 中建立清單
• 在你的頁面中加入文字和表格
• 使用 Embed 網頁部分為你的頁面新增內容
• 使用圖片網頁部分
• 在 SharePoint 頁面上使用 News 網頁部分

首先—— 確定使用者對 SharePoint 訓練的需求，並讓這些參考資料被公開。

你知道自己完成了—— 關於 SharePoint 內聯網在組織社群媒體頻道及客服台使用的問題已減少到適度程度。

企業主與場地所有者

作為企業主，您可能負責組織特定領域的內聯網內容，例如人力資源或營運。 你也可以是網站擁有者，擁有 SharePoint 權限來建立和維護網站內容與體驗的人。 在開始設定各個網站之前，可以先看看 SharePoint Look Book。 作為整體治理計畫的一部分，你可能會決定網站需要遵循一致的模式，以確保讀者在內聯網中從一個網站到另一個網站或主題之間，不必花太多時間去適應。

在規劃與實施內聯網時，請牢記以下關鍵成功因素：

• 在實施網站時，務必專注於使用者體驗——檢查標籤是否相關，確保圖片與內容相關，不要假設——測試！
• 遷移前清理現有內容。 只遷移相關、最新且支持網站成果目標的內容。
• 讓使用者在建置過程的每個階段都能獲得回饋。
• 確保網站擁有者或聯絡人在網站首頁固定位置出現，讓訪客知道應該向誰尋求回饋。
• 規劃發佈溝通，可能包含啟動活動或活動。 慶祝你的成功！

重要工作

移轉資料

建立新內聯網網站時，最大的任務之一是將現有資料遷移到 SharePoint。 我們強烈建議進行內容審核，了解哪些內容正在使用、哪些是最新的，哪些已不再需要且可以刪除或歸檔。

尋找機會刪除不再需要的文件舊版本。 如果你遷移以 .v1、.v2 結尾的檔案，會讓使用者感到困惑，因為他們無法依賴搜尋來穩定找到最新版本的文件。

訓練使用者善用 SharePoint 的自動版本控制功能——盡可能移除檔案名稱中的版本 ID 和日期，只遷移最新且最準確的版本。 更好的是，看看能否將舊文件轉換成現代頁面，創造出更具吸引力且更容易閱讀的內容。 透過移除遷移前不再需要的內容，你會獲得更好的搜尋體驗、更高的用戶滿意度和更輕鬆的維護。

了解從檔案分享、SharePoint Server 及其他雲端服務提供者遷移的選項。

影片是與組織內人員溝通、參加高層簡報或透過視訊分享想法能提升互動的絕佳方式。 使用 Microsoft Stream 提供現場及隨選會議、活動與培訓。 如果你有現有的影片內容想在新內聯網網站上提供，請將內容上傳到 Stream，作為內容遷移過程的一部分。

首先 ——了解可能需要遷移的內容全貌，然後定義應該遷移、編輯再遷移及退休內容的標準。

你知道完成了—— 你擁有建立並啟動有效 SharePoint 網站所需的最低內容量。

決定你的權限與分享策略

SharePoint 權限 透過網站內一組角色管理——擁有者、成員與訪客。 根據網站類型，可能會有更多權限和分享選項，例如使用 Microsoft 365 群組。

首先 ——判斷誰需要存取權限，誰不應該有存取權限，以及如何授予存取請求。

你知道自己完成了—— 所有網站擁有者和使用者都能取得他們所需的內容，並在適當時保護機密內容。

設計內聯網入口網站頁面，也就是所謂的主網站

你組織的主要內聯網入口網站是你新 SharePoint 內聯網的重要部分。 您可以在內聯網開發專案期間隨時建立此頁面。 你仍然可以指向你那些帶有智慧入口首頁的舊有內聯網網站。 如果你已有的通訊網站想用作主入口網站頁面，可以 將其移至根網站。

大型選單、新聞網頁部分以及 Viva Engage 動態都能用來讓你的主入口頁面成為用戶感興趣且高效的目的地。 想從頭到尾了解如何建立此頁面，請閱讀 導覽攻略：為您的組織建立企業登陸網站。

從 ——從組織的傳播團隊、執行贊助人、資訊部門及終端使用者的角度來考慮目標。 設計入口網站首頁時，請以簡潔與可擴展性為考量。

你知道自己完成了 ——你已經用 入口網站啟動排程 器建立了啟動計畫，將該計畫從目前入口網站頁面重新導向到新頁面，並已與所有利害關係人和使用者分享。

設計你的企業或主題專屬內聯網網站

當你開始設計內聯網網站以配合你的服務和功能時，務必與使用者進行研究，以更了解他們的需求以及他們目前如何與你的內容互動。 若要製作客製化問卷與問卷，並花時間觀察與與使用者會面，您可以使用 表單。

我們建議利用 通訊網站來建立您的內聯網頁面。 透過通訊網站，你可以透過各種範本和網頁分享新聞、報告、狀態及其他資訊。 想從頭到尾了解如何建立溝通網站，請參考 導覽攻略：為你的組織建立溝通網站。 了解更多關於 如何規劃你的網站。

若要發布重要或有趣的故事、公告、人物新聞、狀態更新等，並包含圖像和豐富格式，您可以使用 新聞網頁部分。 在新聞網頁部分，為了優先針對特定受眾提供特定內容，你可以設定 受眾定位。 想從頭到尾了解如何在 SharePoint 中使用新聞，請參閱 「導覽攻略：為你的組織設定新聞」。

為了符合組織的品牌需求，你可以 改變網站的外觀。

先 從——優先排序商業目標，然後決定首先需要的網站類型和網站部分。

你知道自己完成了 ——企業和網站擁有者在 SharePoint 中擁有專屬區域，可以被擁有和維護，幾乎不需要監督。

內容作者

內容作者是負責在網站上創作內容的人。 內容作者可以承擔多項職責，如創建與發布新聞、建立專題頁面，或擔任專題專家與思想領袖，參與特別專案與倡議。 內容作者應該熟悉 SharePoint 設計的基本原理。

在為內聯網創建和管理內容時，請牢記以下關鍵成功因素：

• 請考慮內容是以頁面形式呈現還是文件形式呈現。 使用內容動態且透過圖片、影片或連結等吸引人網頁部分最容易溝通的頁面。 當你的內容設計成可下載或列印時，請使用文件。
• 一開始就要做摘要——先把讀者必須具備的資訊放在頁面頂端，才能讓你的溝通成功，再專注於設計。
• 利用章節和標題樣式來視覺化區分主題和概念，讓你的頁面更易讀且易於理解。
• 建立自訂頁面範本，以提升一致性並簡化頁面製作。
• 務必遵守圖片和影片的指引，以保持頁面表現良好的品質。

主要任務：

通知並保持互動

使用 SharePoint 頁面收集和管理內容。 用 清單 來收集你可能在 Excel 裡收集的資訊。 清單讓你和你的受眾能夠收集、追蹤並分享資訊。 利用 清單網頁部分改善欄位與清單檢視格式的清單顯示。 使用 函式庫 來儲存文件。 輕鬆地透過 文件庫網頁部分新增、重新排序、排序、篩選，並建立自訂的函式庫視圖。

動態顯示文件庫、網站、網站收藏或所有網站的內容，使用 「重點內容」網頁部分。

利用 新聞網頁部分創作並策劃與你的受眾相關的新聞。 快速製作吸引眼球的貼文，如公告、人物新聞、狀態更新等，並包含圖像和豐富的格式。

透過受眾 定位，客製化用戶觀看內容與新聞的方式。 受眾定位讓特定內容能優先分配給 SharePoint 起始頁、行動應用程式的新聞，以及啟用受眾定位時的新聞網頁部分。

讓使用者能在任何裝置上工作。 當使用者把檔案存放在本地裝置或網路共享上時，當他們沒有裝置在身邊或無法連接到你的網路時，就沒辦法處理。 如果使用者裝置發生意外，資料可能無法恢復。 下載 SharePoint 行動應用程式。

開始 — 將內容組織成主題，為每個主題建立頁面。 判斷頁面內容應包含文字、連結、清單或函式庫。 將內容與故事對齊，確保讀者能透過快速掃描或略讀頁面，有效率地獲得所需資訊。

你知道完成了—— 你可以透過網站 使用和分析，並詢問用戶回饋，確認用戶在正確的時間取得正確的資訊。

建立文化與社群

使用 Viva Engage，協助工作小組在組織內連結並互動。 了解更多關於 Viva Engage 重點介紹與 Viva Engage 對話網頁部分。 有時內容需要透過影片傳遞——例如全組織公告發布時，或高階領導舉辦現場活動時，或你想在說明頁面提供範例時。 Microsoft Stream 是您組織自有的影片網站。 要顯示影片內容，請使用 Stream 網頁部分。

開始 — 尋找新聞、公告與活動，讓您的網站大肆報導。

你知道自己完成了 ——你經常推廣新聞和活動，激發對話，吸引並連結廣大觀眾。

接下來

了解如何 開始 建立或更新組織的內聯網。

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