要求 SharePoint 網站的週期性網站證明

網站證明原則可協助您定期驗證 SharePoint 網站是否持續符合貴組織的控管需求。 這些原則會要求網站擁有者或網站管理員進行檢閱，由他們確認網站是否仍然需要，以及其擁有權、成員資格、權限和共用設定是否仍然適當。

您可以設定網站證明原則，以傳送週期性檢閱要求，並在必要檢閱未完成時套用強制執行動作。

如需網站生命週期管理原則的概觀，請參閱 SharePoint 網站生命週期管理。

本文說明如何建立包含通知和強制執行動作的網站證明原則。

網站證明原則的需求

請參閱 SharePoint 進階管理必要條件。

網站證明原則的運作方式

當網站證明原則執行時，SharePoint 會根據原則設定識別需要檢閱的網站。

該原則會傳送證明要求給指定的收件者，例如網站擁有者或網站管理員。 收件者檢閱網站資訊，並確認網站仍然必要且已適當設定。

如果檢閱未在設定的通知週期後完成，則原則可以根據原則設定套用強制執行動作。

每個原則執行都會產生一份報告，系統管理員可以用來追蹤證明狀態並監控原則合規性。

建立網站證明原則

1. 以 SharePoint 系統管理員身分，移至 SharePoint 系統管理中心 並登入。

2. 在瀏覽窗格中，展開 [原則]，然後選取 [網站生命週期管理]。

   

3. 在 [網站證明原則] 底下選取 [ 開啟]。 然後選取 [建立原則]。

4. 在 [管理網站證明] 的 [概觀] 頁面上，檢閱資訊，然後選取 [下一步]。 接著繼續下一節。

5. 若要定義網站證明原則的範圍，請在 [ 設定原則範圍] 頁面上，選取下列其中一個選項：

   • 上傳最多包含 10,000 個網址清單的 CSV 檔案;或
   • 大規模選取網站

   

   如需詳細資訊，請參閱本文下列各節：

   • 關於網站證明原則的範圍
   • 上傳包含網站清單的 CSV 檔案
   • 大規模選取網站

6. 在 [設定原則] 步驟中，指定下列選項：

   • 選擇您希望網站進行證明的頻率 (3 個月、6 個月和 12 個月) 。
   • 識別誰負責 (網站擁有者、網站管理員或兩者) 證明網站。
   • 排除網站擁有者或系統管理員接收要求。
   • 指定原則在三個通知之後應該採取的動作。

   請牢記下列要點：

   • 略過最近證明的網站。
   • 新建立的網站會略過 (，因為寬限期適用) 。
   • 僅包含已夠舊且需要重新證明的網站。

   如需有關原則選項的詳細資訊，請參閱本文) 中的關於 網站證明原則組態設定 (。

7. 在 完成 步驟中，指定是要測試您的原則還是立即啟用。

   • 為您的原則命名並增添描述。
   • 在 [原則模式] 下，選取 [模擬 ] 或 [使用中 ] 模式。 如需詳細資訊，請參閱本文) 中 (的 關於原則模式 。

關於網站證明原則的範圍

您可以根據組織的需求建立具有不同範圍的網站生命週期原則。 選擇要包含在原則的網站，依據：

• 網站範本
• 建立來源
• 敏感度標籤
• 是否要在保留原則和保留保留中包含網站

若要排除特定網站，請在設定原則時，於 [排除網站 ] 區段中新增最多 100 個網站的網站 URL。

上傳包含網站清單的 CSV 檔案

如果您選取 [上傳最多包含 10,000 個 URL 清單的 CSV 檔案]，您可以上傳原則的網站 URL 清單。

大規模選取網站

如果您選取 [ 大規模選取網站]，您可以選擇要包含在此原則中的網站範本，然後依據下列項目進行篩選：

• 敏感度標籤
• 網站建立來源

您也可以選擇是否要：

• 包含具有保留原則和保留保留的網站
• 從此原則排除特定網站

選取網站範本類型

從下列清單選取網站範本類型：

• 所有網站
• 傳統網站
• 通訊網站
• 在不含團隊的情況下將連線的網站分組
• 沒有 Microsoft 365 群組的小組網站
• Teams 連線的網站

依敏感度標籤篩選網站

依敏感度標籤篩選網站，以設定原則範圍。

依建立來源篩選網站

依網站建立來源篩選原則範圍的網站：

• SharePoint 首頁
• SharePoint 系統管理中心
• PowerShell
• 即插即用
• Teams

包含具有保留原則和保留保留的網站

具有保留原則和保留之網站的包含或排除選項僅適用受 Microsoft Purview 保留原則和標籤控管的網站。

此設定不會影響包含或排除處於唯讀或鎖定狀態的網站。

對於處於唯讀或鎖定狀態的網站，預期會發生下列行為：

• 未鎖定網站：一律包含在原則範圍內

• 由相同原則類型鎖定的唯讀網站：

  • 包含在範圍內
  • 報告指出網站先前曾由此原則執行過

• 由不同原則類型鎖定的唯讀網站：

  • 已從原則範圍中排除
  • 另一個原則已經擁有並控管這個網站

• 唯讀網站外部鎖定 (因為網站生命週期管理以外的原因而鎖定) ：

  • 包含在範圍內
  • 外部鎖定不會阻止原則評估網站

• 無法存取完全鎖定 () 網站：

  • 包含在範圍內，但原則不會採取任何強制動作
  • 原則會略過動作，因為網站已處於無存取鎖定狀態

您無法透過原則設定選項變更這些預設行為。

關於網站證明原則組態設定

從原則中排除特定網站

輸入最多 100 個您想要從網站證明原則排除的網站。 請務必以新行分隔每個 URL。

設定原則的範圍之後，選取 [ 下一步]，然後繼續進行下一節。

排除網站擁有者或系統管理員接收要求

您可以排除特定使用者、Microsoft 365 群組或安全性群組，使其無法接收網站生命週期管理要求和通知，即使他們是網站擁有者或原則所包含網站的網站系統管理員也一樣。

主要行為：

• 排除項目僅用於判斷通知收件者。
• 排除使用者或群組不會變更網站權限或擁有權，也不會將網站從生命週期原則評估中排除
• 原則會照常繼續評估網站。

限制：

• 您最多可以新增 100 個項目至排除清單。
• 每個項目都可以是個別使用者、Microsoft 365 群組或安全性群組
• 100 個項目的限制適用於項目數目，而非群組內的使用者數目。 例如，超過 100 位成員的群組會算為一個項目。

群組排除行為 (重要) ：

• 將群組新增至原則的排除清單時，只有當該群組直接新增至網站，或是直接新增至網站的其他群組中的巢狀群組時，才會將該群組從通知中排除。
• 如果排除的群組成員是直接新增至網站，或是直接新增至網站的其他群組的一部分，則可能仍會收到通知。

在三個通知之後對未經證明的網站採取的動作

對於在三個月通知後仍未得到證明的網站，您可以選擇什麼都不做，或採取下列其中一項強制執行動作。 下表摘要說明每個選取的強制執行動作的非使用中網站原則行為方式：

自訂電子郵件通知

當網站問題需要注意時，系統管理員可以自訂 網站生命週期管理原則 所傳送的電子郵件訊息。

自訂電子郵件內容有助於提高電子郵件的閱讀率，從而有效提高回應效率，並有助於更好的整個租戶治理。

您可以在設定步驟中自訂電子郵件。 當您選取 [自訂要傳送的電子郵件] 時，自訂視窗隨即開啟，如下列螢幕擷取畫面所示：

下表說明您可以自訂的區段：

若要自訂現有原則的電子郵件，請遵循下列步驟：

1. 選取現有的原則。

2. 選取 [編輯設定]。

3. 尋找電子郵件自訂選項。

如果您無法自訂電子郵件訊息該怎麼辦

如果自訂網域設定未設定或已關閉，則無法自訂電子郵件。

您必須先在 Microsoft 365 系統管理中心設定 [從您的網域傳送電子郵件通知] 設定，才能自訂電子郵件。 如果未設定此設定，則會在原則清單頂端看到警告訊息，如下圖所示：

您可能也會在設定步驟期間看到警告訊息，如下列螢幕擷取畫面所示：

如果您先前在一或多個原則中自訂電子郵件，但稍後在 Microsoft 365 系統管理中心關閉 [從您的網域傳送電子郵件通知] 設定，您會在原則清單中看到訊息列，並在電子郵件自訂視窗中看到警告訊息，如下列螢幕擷取畫面所示：

設定原則設定之後，選取 [下一步 ] 以完成您的原則。 命名原則，新增描述 (選用) ，然後選取原則模式。

選取 [完成]。 現在，您可以從網站生命週期管理>網站證明原則儀表板檢視和管理您的原則。

唯讀模式

當您使用唯讀強制執行動作設定未經證明的網站原則時，它會傳送額外的通知，以通知網站擁有者或網站系統管理員網站會進入唯讀模式。

當網站處於唯讀模式時，網站上將顯示下列橫幅：

從唯讀模式移除網站

若要在 SharePoint 系統管理中心從唯讀模式移除網站，請前往 [ 使用中的網站 ] 頁面，選取該網站，然後從網站頁面面板中選取 [ 解除鎖定 ]。

網站擁有者無法從唯讀模式移除網站。 他們必須連絡租用戶系統管理員以移除唯讀模式。

取消封存網站

若要在 SharePoint 系統管理中心取消封存網站，請展開 [網站] ，然後選取 [已封存的網站]。 選取您想要取消封存的網站，然後選取 [重新啟用]。

相同原則類型的重疊原則

當相同原則類型的多個原則包含相同的網站時，SharePoint 會使用儲存的網站層級原則歷程記錄來協助減少重複的通知。

如果在過去 30 天內有來自該類型原則的通知，且網站仍未獲得認證，則不會再傳送任何通知，且原則執行報告會將網站的狀態顯示為「已由另一個原則通知」。

例如，如果網站受到兩個不同的非作用中網站原則涵蓋，並收到來自第一個原則的通知電子郵件，則如果網站仍未獲得認證，第二個原則不會在接下來的 30 天內傳送其他通知。

建議相同類型的原則不要有重疊的範圍。 如果網站屬於多個相同類型的原則，則可能難以預測通知排程和強制執行動作。

不同類型的重疊原則

不同類型的原則會獨立運作，以用於通知目的。 系統會針對每個原則類型分別追蹤通知歷程記錄。

例如，如果網站同時屬於 [網站擁有權] 原則和 [非作用中網站原則] 的範圍，當個別的原則條件符合時，網站擁有者可能會收到來自這兩個原則的通知。

強制執行動作會由每個原則獨立評估。 如果原則套用的強制執行動作會變更網站的狀態，則網站可能不再符合其他原則處理的資格：

• 如果原則將網站置於唯讀 (鎖定) 狀態，則該網站不再包含在其他原則的範圍內。
• 如果原則封存網站，則網站會達到終端狀態，且不再考慮由其他原則強制執行。

當多個原則類型以相同的網站為目標時，會先套用來自條件先符合之原則的強制執行動作。

停用或刪除原則

停用或刪除原則會停止該原則的未來活動，包括通知和強制執行動作。 它不會自動回復先前套用的動作。

通知歷程記錄會針對每個原則類型分別在網站層級維護。 因此，停用或刪除一個原則不會影響與繼續以網站為目標的其他原則類型相關聯的通知歷程記錄。

對於相同類型的原則，儲存的通知歷程記錄 (包括通知計數和上次通知日期) 在停用或刪除原則之後仍會保留。 此歷程記錄會在網站不在該原則類型的範圍之 90 天之後自然重設。

如果需要儘快重設通知歷程記錄，請連絡 Microsoft 支援服務，以判斷是否可以清除儲存的通知狀態。

關於原則模式

原則模式

網站擁有權原則支援兩種作業模式：

• 模擬模式 — 執行原則一次並產生報告，而不需持續強制執行。
• 使用中模式 — 每月執行、產生報告、傳送通知，並可根據原則組態套用強制執行動作。

如需網站生命週期管理原則的原則模式詳細資訊，請參閱 SharePoint 網站生命週期管理概觀。

報告

每次執行已設定的原則之後，您可以檢視有關其識別之網站的詳細報告。 在 [網站證明原則 ] 頁面中，從清單中選取所需的原則。

面板會概述以下項目的數目：

• 要證明的網站
• 沒有任何人可以通知的網站
• 證明的網站
• 網站設定為唯讀
• 封存網站 您也可以在報告上檢視原則的範圍、組態和一般資訊。

您也可以在面板上檢視原則的範圍、組態和一般資訊。 選取「 下載詳細報告 」選項以下載CSV形式的報告，其中包含每個已識別到期證明網站的下列詳細資料：

設定適用於美國政府雲端 (GCC High 或 DoD) 環境的可採取動作電子郵件

在美國政府雲端 (GCC High 和 DoD) 環境中，租用戶系統管理員必須為 SharePoint 網站生命週期管理 (SLM) 原則完成額外的一次性設定，才能使用 可採取動作的訊息。 此步驟有助於確保原則通知電子郵件正確顯示和運作。 例如，網站管理員和網站擁有者可以直接從電子郵件採取行動。

不同於其他商業雲端環境，GCC High 和 DoD 租用戶需要可採取動作的訊息提供者獲得明確的系統管理員核准，才能傳送互動式電子郵件。 如果沒有此核准，則會送達 SLM 原則電子郵件，但動作按鈕無法如預期般運作。

核准 SLM 可採取動作的訊息提供者

1. 移至 GCCH 或 DoD 的 Outlook 可採取動作訊息 - 連接器系統管理入口網站 並登入。

2. 在 提供者狀態 篩選中，選取 [ 由 Microsoft 核准 – 擱置您的核准]。

3. 找到名為 InactiveSiteOAMProviderGCCH的提供者。

4. 選取提供者，然後選取 [核准]。

核准提供者之後，SLM 原則通知會傳送可採取動作的訊息。

確保已為租用戶啟用可採取動作的訊息

網站生命週期管理原則 使用 Outlook 可採取動作的訊息，讓網站擁有者或網站管理員能夠使用電子郵件訊息中的連結來採取必要動作。

• 若要正確呈現通知，請確定您的組織符合 Outlook 版本需求。
• 若要疑難排解轉譯問題，請參閱 常見問題集。

疑難排解可採取動作的訊息

如果可採取動作的訊息未如預期般運作，請嘗試下列步驟：

• 請確定 InactiveSiteOAMProviderGCCH 提供者處於核准狀態。
• 請預留足夠的時間。 變更最多可能需要 24 小時才能傳播。