Konfigurer Payables Agent

Leverandøragenten i Business Central automatiserer behandlingen af leverandørfakturaer, som leverandørerne sender via e-mail som PDF-dokumenter. Denne artikel forklarer, hvordan man opsætter, aktiverer og konfigurerer Payables Agent, samt hvordan man håndterer brugeradgang.

Få mere at vide om agenten i Oversigt over Payables Agent.

Forudsætninger

Før du konfigurerer og aktiverer kreditoragenten, skal du sikre dig, at følgende forudsætninger er opfyldt:

• Business Central-miljøet er en lande-/områdeversion, der understøttes af Kreditoragenten som angivet i Tilgængelighed af funktioner efter land/område og sprog.

• Du har tilladelse til at konfigurere kreditoragenten. Du kan konfigurere agenten, hvis du opfylder en af disse betingelser:

  • Du er angivet på agentens brugeradgangsliste med Kan konfigurere valgt.
  • Du har systemtilladelsen Konfigurer alle agenter (ID 9665).

  Få mere at vide i Administrere agenttilladelser og brugeradgang.

• En mailkonto er konfigureret til at modtage PDF-dokumenter med kreditorfakturaer.

  Kreditoragenten overvåger indgående e-mails til denne postkasse. Mailkontoen skal være af typen Microsoft 365 (brugerpostkasse eller delt postkasse) i din organisation. Flere oplysninger i Konfigurer e-mail.

  Hvis du har flere Business Central firmaer, kan du konfigurere hver virksomheds agent til at bruge en separat dedikeret postkasse, eller du kan bruge en delt postkasse med forskellig mappeovervågning pr. firma. Konfigurer Outlook regler for at distribuere fakturaer til firmaspecifikke undermapper, og angiv derefter hver virksomheds agent for at overvåge den angivne undermappe.

  Vigtigt!

  Hvis du vil aktivere og konfigurere agenten, skal du have tilladelsen Læs og administrer (Fuld adgang) til postkassen, medmindre det er din personlige postkasse. Som Exchange-administrator skal du uddelegere disse tilladelser til alle brugere, der har brug for at aktivere og konfigurere agenten. Få mere at vide i Bruge Exchange Administration til at redigere delegering af delte postkasser.

  Når en bruger aktiverer Helpdesk-medarbejder, kører det som en baggrundsopgave i forbindelse med den pågældende bruger og har brug for adgang til den delte postkasse for at behandle e-mails. Det kan tage et par timer, før Exchange overfører tilladelserne til de valgte brugere.

• Fakturering for agentegenskaber er konfigureret for det Business Central miljø i Business Central Administration.

  Agenter bruger Microsoft Copilot Studio meddelelser, når de aktiveres, hvilket din virksomhed faktureres for. Men hvis du bruger prøveversionstilstand, behandles de første 50 fakturaer gratis uden at bruge fakturerbare AI-kreditter. Få mere at vide i Administrer forbrugsbaseret fakturering og Try Payables Agent med gratis prøveversionstilstand.

• (Kun sandkassemiljøer) Til/fra-knappen Tillad HttpClient-anmodninger i udvidelsesindstillingerne for Kreditoragent er slået til.

  Åbn siden Administration af udvidelser, vælg Kreditoragent, og slå derefter knappen Tillad httpklientanmodninger til.

Aktiver kreditoragentfunktionen i miljøet

Agentfunktionen er aktiveret, hvis ikonet Agenten Gæld vises øverst på navigationsmenuen af rollecenteret.

Hvis ikonet ikke vises, skal du aktivere det fra siden Copilot- og agentfunktioner på samme måde som andre Copilot-funktioner i Business Central. Kreditoragenten er angivet under Generelt tilgængelig. Få mere at vide i Konfigurere Copilot- og AI-agentfunktioner.

Du skal nu konfigurere og aktivere agenten, så den kan behandle kreditorfakturaer.

Prøv Payables Agent med gratis prøveversionstilstand

Før du aktiverer kreditoragenten fuldt ud, kan du prøve det gratis med prøvetilstand. I prøveversionstilstand kan du behandle op til 50 fakturaer uden at bruge fakturerbare AI-kreditter. Prøveversionstilstand er kun tilgængelig i produktionsmiljøer, når du endnu ikke har aktiveret agenten.

Under prøvetilstand:

• Agenten behandler PDF-fakturaer, som du uploader eller modtager via mail, uden at fakturere din organisation
• Du kan teste alle agentfunktioner, herunder arbejdsprocesser til oprettelse og gennemsyn af kladder
• Intet slås automatisk op - du gennemser og godkender alle kladder, før de slås op
• Installationsguiden viser status (f.eks. "Fakturaer behandlet i prøvetilstand: 5 af 50")

Når du har behandle 50 fakturaer, afsluttes prøveversionen automatisk, og agenten skifter til fuld tilstand. Agenten fortsætter med at behandle fakturaer uden afbrydelser, men begynder at bruge fakturerbare AI-kreditter som beskrevet i forudsætningerne. Der kræves ingen yderligere konfiguration til denne overgang.

Når prøveversionen slutter, fjernes afsnittet Prøveversion af Kreditoragent fra konfigurationssiden og erstattes med afsnittet Omkostninger . I afsnittet Omkostninger vises det samlede antal Copilot kreditter, der forbruges af agenten.

Start agenten med prøveversionstilstand

1. I navigationslinjen i øverste højre hjørne af rollecenteret skal du vælge Agent Gæld>Aktivér.
2. Vælg Vælg fil for at uploade en PDF-faktura i afsnittet Prøv Kreditoragent i vejledning til assisteret opsætning af Kreditoragent, eller vælg Prøv nogle eksempelfakturaer for at bruge demofakturaer.
3. Når du har uploadet en faktura, aktiveres agenten automatisk i prøvetilstand og begynder behandlingen.

I opgaveruden Agent i højre side vises status for behandling af fakturaer.

Konfigurere og aktivere leverandøragenten

Konfigurer og aktiver kreditoragenten for din virksomhed. Hver virksomhed kan kun have én leverandøragent, men mange brugere kan få adgang til den.

Hvis du starter med prøvetilstand, er agenten allerede aktiv og skifter automatisk til fuld tilstand efter 50 fakturaer. Brug følgende trin til at justere indstillingerne eller konfigurere agenten uden at bruge prøvetilstand.

1. På navigationslinjen øverst til højre i rollecenteret skal du vælge > kreditoragentensaktivér (eller Konfigurer kreditoragent, hvis den allerede er i prøvetilstand).

2. Aktivér til/fra-knappen Aktiv i vejledning til konfiguration af assisteret kreditoragent.

   

3. Vælg Administrer brugeradgang for at angive de brugere, der kan administrere eller interagere med Agent. Du kan tilføje flere brugere nu eller senere. Få mere at vide i Administrer brugeradgang til Gældsagenten.

4. Sørg for, at sproget i kreditoragenten er indstillet til et understøttet sprog.

   Når du konfigurerer agenten første gang, bruger den det samme sprog som visningssproget i dit arbejdsområde. Du kan senere ændre sproget fra kortsiden for Payables Agent. Få mere at vide om disse indstillinger i Skift sprog og internationale indstillinger.

5. I højre side af siden skal du vælge pilen Gå til næste kort for at konfigurere flere indstillinger, der bestemmer, hvordan agenten fungerer.

   Indstillingerne er fordelt på flere kort. Brug pilene Gå til næste og Gå til forrige kort for at gå frem og tilbage mellem kortene og angive de forskellige indstillinger. Hver fane, der følger, beskriver en gruppe relaterede indstillinger:

   • Overvåg indkommende information
   • Dokumentbehandling
   • Hent eksempelfakturaer

   Opret e-mailkontoen og mappen, som agenten overvåger for indgående leverandørfakturaer.

   1. Slå til/fra-knappen Overvåg indgående oplysninger , markér afkrydsningsfeltet Postkasse , og angiv derefter feltet Postkasse til den mailkonto, som agenten skal overvåge.
   2. (Valgfrit) Angiv feltet Mappe for at angive en bestemt postkassemappe, som agenten skal overvåge. Lad feltet være tomt for at overvåge hele postkassen.

   Tip

   Brug feltet Mappe til at understøtte flere Business Central firmaer, der deler den samme postkasse. Konfigurer mailregler i Outlook for at distribuere fakturaer for hvert firma til separate undermapper, og konfigurer derefter hver virksomheds agent for at overvåge den angivne undermappe. Denne konfiguration forhindrer, at fakturaer behandles af den forkerte virksomhedsagent.

8. Vælg Opdater for at fuldføre opsætningen.

Ikonet Agenten Gæld ændres til og angiver, at agenten er aktiv og klar til at håndtere indgående kreditorfakturaer til postkassen.

Overvåg og administrer Copilot kreditforbrug

Kreditoragenten kræver Copilot-kreditter for at behandle indgående leverandørfakturaer. Du kan overvåge kreditforbrug i afsnittet Omkostninger på konfigurationssiden, som viser det samlede antal Copilot kreditter, som agenten forbruger.

Sådan får du vist kreditforbrug:

1. Vælg Payables Agent>Konfigurer.
2. I afsnittet Omkostninger kan du se det samlede Copilot forbrugte kreditter.
3. Vælg Få mere at vide om omkostninger for at få adgang til detaljerede oplysninger om forbrugsbaseret fakturering.

Hvad sker der, når kreditter løber ud

Når din organisations Copilot kreditkvote er opbrugt, stopper agenten behandlingen af nye fakturaer fra den overvågede postkasse. Agenten forbliver dog aktiv og fortsætter med at køre den planlagte opgave.

Når kreditter bliver tilgængelige igen (f.eks. i starten af en ny faktureringsperiode, eller når du køber mere kapacitet), genoptager agenten automatisk behandlingen. Den henter alle ulæste fakturamails, der er akkumuleret i postkassen, mens kreditter ikke var tilgængelige. Afhængigt af mængden af akkumulerede mails kan denne handling hurtigt forbruge en betydelig del af dine fornyede kreditter.

Bedste praksis for administration af kreditter

• Overvåg dit kreditforbrug regelmæssigt. Se afsnittet Omkostninger i agentkonfigurationen, eller gennemse Copilot Kreditkapacitet og -brug i Power Platform Administration for at holde dig foran kvotagrænserne. Få flere oplysninger i Administrere forbrugsbaseret fakturering.
• Brug prøveversionstilstand til at evaluere. Før du forpligter dig til fuld tilstand, skal du bruge den gratis prøveversion til at behandle op til 50 fakturaer og estimere dit typiske mønster for kreditforbrug.
• Deaktiver agenten, hvis du ikke ønsker automatisk genoptagelse. Hvis du eksperimenterer med agenten eller kører på begrænsede kreditter, skal du deaktivere agenten, før kreditter løber ud for at forhindre, at den automatisk behandler en restlog af fakturaer, når kreditter fornys. Hvis du vil deaktivere, skal du slå til/fra-knappen Aktiv på konfigurationssiden.
• Administrer ulæste mails, før du genaktiverer. Før du genaktiverer agenten efter en kreditmangel, kan du overveje at rydde eller arkivere gamle fakturamails fra den overvågede postkasse, der ikke længere skal behandles. Denne handling forhindrer agenten i at bruge kreditter på forældede anmodninger.

Administrer Helpdesk-medarbejdertilladelser og brugeradgang

Konfigurer agentbrugere

Som administrator kan du angive, hvilke brugere der har tilladelse til at bruge eller konfigurere agenten Gæld. Tilføj og konfigurér agentbrugere på tre måder:

Administrer agentens tilladelser til objekter, data og elementer i brugergrænsefladen

Betalingsagenten har en brugerkonto i Business Central, ligesom andre brugere. Du kan redigere til denne konto ved at søge efter og åbne siden Agenter og derefter vælge AGENTEN GÆLD – [VIRKSOMHED] for at åbne agentens kortside.

Afsnittet Helpdesk-medarbejder-tilladelsessæt viser alle de tilladelsessæt, der i øjeblikket er tildelt til Helpdesk-medarbejder. Kreditoragenten har som standard rettighedssættet PAYABLES AG. – RUN . Dette sæt begrænser adgangen til kun at omfatte objekter, data og elementer i brugergrænsefladen (f.eks. sider, felter og handlinger), der er nødvendige for at behandle kreditorfakturaer.

Du kan ikke ændre rettighedssættet PAYABLES AG. – RUN direkte, fordi det er et systemrettighedssæt. Du kan dog oprette en kopi, ændre kopien, så den passer til dine behov, og derefter føje den til sektionen Rettighedssæt til agent sammen med andre rettighedssæt.

Før du kan tilføje eller slette tilladelsessæt, der anvendes på Helpdesk-medarbejder, skal du ændre tilstanden til deaktiveret. Når du er færdig med at foretage ændringer, skal du indstille den tilbage til Aktiveret.

Ændre indstillinger for sprog og område

Payables Agent valideres og understøttes på engelsk (EN) i følgende lokationer: Australien (AU), Storbritannien (UK), USA (US) og New Zealand (NZ). Selvom det kan bruges på andre sprog, fungerer det muligvis ikke efter hensigten. Sprogkvaliteten kan variere afhængigt af brugerens interaktion eller systemindstillinger, hvilket kan påvirke nøjagtigheden og brugeroplevelsen. Få mere at vide i Tilgængelighed for land/område i Copilot og understøttede sprog.

1. Åbn kortet Agenten Gæld ved at søge efter (Alt+Q) efter Agenter, og vælg derefter AGENTEN GÆLD – [VIRKSOMHED].
2. Vælg Brugerindstillinger for agent
3. Indstil Sprog til en understøttet engelsk landestandard.

Næste trin

• Overvåg agentaktiviteter

Relaterede oplysninger

Oversigt over kreditoragent
Styr kendte afsendere for Debitoragent
Konfigurere Copilot- og agentfunktioner