Oversigt over kreditoragent

Payables Agent hjælper dig med at behandle leverandørfakturaer og kreditnoter fra ende til anden. Behandlingen af disse dokumenter skaber ofte flaskehalse og er afhængig af regnskabsviden samt mapping af data og forretningsregler for korrekt registrering af køb.

Hovedmålet for gældsagenten er enkelt: Få regnskabsfærdigheder og hjælpe med at registrere fakturaer korrekt, ideelt set at fjerne flaskehalse i kreditorbogholderi, så finansiel støtte ikke bremser virksomhedens vækst. Agenten behøver næsten ingen opsætning – kun konfiguration og aktivering.

Kreditoragenten overvåger postkasser for indkommende leverandørfakturaer og kreditnoter, bruger AI til at analysere deres indhold og viser udkast til indkøbsdokumenter til agentens supervisorer til gennemgang. Ideelt set foretager brugerne få eller ingen rettelser, før udkastene færdiggøres. Afslutning skaber en upostet købsfaktura eller et købskreditnotat, afhængigt af udkastets dokumenttype. Gennemgå det resulterende dokument før et eventuelt påkrævet Business Central-godkendelsesworkflow og bogføring. Agenten poster ikke nogen af dokumenttyperne.

Procesforløb for Payables Agent

Følgende figur viser fakturaprocessen, som håndteres af Payables Agent. Kreditnoter følger samme kladde- og gennemgangsproces, men springer indkøbsordrematchning over og opretter i stedet købskreditnotaer. Den faktiske flow kan variere afhængigt af faktorer som klarheden i de udtrukne dokumentoplysninger, eksisterende købshistorik og blokeringsproblemer.

De stiplede trin i billedet kan være valgfrie afhængigt af konfigurationen.

1. Kreditor eller medarbejder: Kreditor sender en mail til en postkasse, der overvåges af agenten. Alternativt sender en medarbejder en leverandørfaktura eller kreditnote til postkassen.
2. Kreditoragenten: Henter ulæste emails i den overvågede postkasse. Derefter importeres mailen, og der oprettes en post i Indgående e-dokumenter for hver vedhæftet PDF-fil, hvis der findes nogen.
3. Agenttilsynsførende: Gennemser mailen og PDF-filen, hvis en sådan er vedhæftet.
4. Kreditoragent: Udtrækker dokumentoplysninger fra PDF'en. Business Central afgør, om der skal udarbejdes en købsfaktura eller et udkast til en købskreditnota ud fra den udtrukne dokumenttype.
5. Leverandøragent: Identificerer en leverandør i Business Central baseret på de udtrukne dokumentoplysninger.
6. Tilsynsførende: Kan hjælpe agenten med at identificere kreditoren, hvis agenten ikke med sikkerhed kan identificere den rigtige kreditor. Agentens tilsynsførende kan bede agenten om at oprette kreditoren, hvis vedkommende foretrækker at lade agenten udfylde kreditoroplysninger på forhånd baseret på OCR-udtrukne kreditoroplysninger.
7. Gældsagent: Agenten forsøger at oprette leverandøren og bruger de tilgængelige OCR-udtrukne leverandøroplysninger til at udfylde så mange felter på leverandørkortet som muligt.
8. Agent Supervisor: Bliver bedt om at gennemgå den nyoprettede leverandør, som er blokeret for proces, indtil blokeringen fjernes af en relevant interessent.
9. Kreditoragent: Bruger AI til at foreslå købsdokumentdetaljer baseret på de udtrukne oplysninger.
10. Leverandøragent og Business Central: For fakturaer foreslår agenten indkøbsordrelinjer. Business Central validerer kompatible ordrelinjer, tildeler fakturamængder og evaluerer ordrematch-advarsler. For kreditnotaer leder Business Central efter fakturaen, der er angivet på kreditnotaen, og agenten læser udligningsoplysningerne og advarslerne.
11. Agent supervisor: Gennemgår, bekræfter eller ændrer de foreslåede detaljer i udkastet til købsdokumentet før færdiggørelse.
12. Kreditoragent: Færdiggør udkastet til en upostet købsfaktura eller købskreditnota. Brugere kan gennemgå dokumentet i Købsfakturaer eller Købskreditnotaer, før bogføring.

Mailovervågning

Agenten bruger en intern e-maildispatcher, der kører som baggrundsopgave til løbende at overvåge en udpeget postkasse for indkommende leverandørfakturaer og kreditnoter som PDF-dokumenter. Senderen udløser agenten til at udføre opgaver og importerer derefter PDF-dokumentet til Indgående E-Dokumenter.

Hvert PDF-dokument, der findes i en mail, bliver til en post i Indgående e-dokumenter. Hvis der er flere vedhæftede PDF-filer i den samme mail (op til maksimalt 10), oprettes der derfor en post i indgående e-dokumenter for hver af dem. En særskilt agentopgave behandler hver post.

Brug en delt postkasse til at organisere fakturaer og minimere støj

Agenten behandler alle mails, der sendes til den overvågede postkasse. Vi anbefaler, at du bruger en delt postkasse, som du beholder som en postkasse, der kun er intern, og ikke fremviser denne postkasse for dine leverandører. Valget er dit. Men ved ikke at vise fakturaer til leverandører bliver dine medarbejdere de første til at gennemse og identificere potentielle svindel, samtidig med at de minimerer unødvendige oplysninger, som agenten skal håndtere. Vi anbefaler, at du konfigurerer en delt postkasse i Microsoft 365, føjer dine kreditorgruppemedlemmer til den pågældende postkasse og bruger den som den postkasse, der overvåges af kreditoragenten. Få mere at vide i Opret en delt postkasse.

Udtræk faktura- og kreditnotedata

Business Central udtrækker data fra PDF'en og gemmer resultatet i samme e-dokumentpost. Den udtrukne dokumenttype afgør, om udkastet bliver en købsfaktura eller et købskreditnotat. Et negativt beløb alene gør ikke et dokument til et kreditnotat. Dokumenttypefeltet i udkastet er skrivebeskyttet.

PDF-analyse kan genkende kreditnoter og annulleringsfakturaer, der omgør en tidligere faktura, selv når de viser positive beløb. Gennemgå udtrukne datoer, mængder, beløb og komplette fakturareferencer mod PDF'en.

Agenten hjælper med at kategorisere importerede PDF-dokumenter, når det er usikkert, om PDF'en er et understøttet købsdokument. Du kan identificere disse dokumenter i Indkommende e-dokumenter ved at bruge Ukendt Dokumenttype.

Forbered udkast til indkøbsdokumenter

Når agenten vurderer, at et PDF-dokument er en gyldig leverandørfaktura eller kreditnota, identificerer den leverandøren for at oprette kladden til indkøbsdokumentet. Hvis agenten ikke med sikkerhed kan identificere den rigtige leverandør, kan den have brug for hjælp fra en agentleder. Hvis agenten ikke kunne identificere leverandøren, kan agentens supervisor instruere agenten i at oprette leverandøren ved at bruge feltet Giv instruktioner til agenten i fanen Tasks i Copilot-panelet.

Agenten stopper, når den ikke kan identificere kreditoren:

Agentledere kan instruere agenten i at oprette leverandøren ved hjælp af OCR-dataene som input:

Du kan angive flere instruktioner ved at vælge en af de foreslåede handlinger eller skrive dine egne instruktioner i feltet. Når du har valgt en af disse indstillinger, skal du vælge Bekræft. I ovenstående eksempel er instruktionen Opret kreditor valgt. Få mere at vide i Giv instruktioner til agenten.

Når agenten har oprettet leverandøren, vil den bede agenttilsynsføreren om at gennemgå den nyoprettede leverandør:

Når den tilsynsførende for agenten åbner kreditorkortet, kan denne nemt identificere de felter, som agenten har angivet, og udfylde resten af felterne efter behov. Hvis agenten skal arbejde med den aktuelle faktura med det samme, skal du fjerne blokeringen af kreditoren ved at bruge feltet Spærret på kreditorkortet.

Når du har valgt Bekræft under fanen Agentopgaver i ruden Copilot, forsøger agenten igen at identificere leverandøren, hvilket nu skulle lykkes, fordi den netop er oprettet, da du har fjernet blokeringen af leverandøren.

Når agenten har identificeret leverandøren, starter den linjeniveaubehandling af dokumentdetaljerne. Agenten bruger forskellige metoder til at udarbejde detaljerne. For eksempel kan den bruge AI, leverandørfakturahistorik, mapping af tekst til hovedkontoer og varereferencer. Agenten registrerer alle udkastdetaljer for leverandørfakturaen eller kreditnotatet i et indkøbsdokumentudkast relateret til det indgående e-dokument. Du kan få adgang til kladden fra det Indgående e-dokument, når du ikke interagerer med agenten. Den er også knyttet til fanen agent Tasks i ruden Copilot, når der er en agentsupervisor involveret.

Når en faktura refererer til indkøbsordrer, kan agenten foreslå ordrelinjematch, efter at den har identificeret leverandøren og fakturalinjerne. Business Central tjekker, om ordrelinjerne er kompatible, og tildeler fakturamængder til de valgte linjer. Linjer, der ikke matches, fortsætter gennem den eksisterende klassificerings- og gennemgangsproces.

Gennemgå købsordrematchene før færdiggørelse

På udkastssiden for Købsdokumentet skal du gennemgå Ordrelinjematch og Advarsler for hver linje. Advarslerne er Business Central validering af mængde, modtagelse, måleenhed og pris. De er ikke AI-tillidsindikatorer.

Brug Match til at arrangere linjer for at rette et foreslået match eller matche en ikke-matchet linje. Du kan vælge en eller flere kompatible ordrelinjer. Leverandøragenten vælger ikke nødvendigvis flere linjer autonomt til én fakturalinje. Gennemgå umatchede linjer og klassificer dem manuelt, når det er nødvendigt.

Bekræftelse af udkastgennemgangen giver Debitoragenten mulighed for at fortsætte og færdiggøre udkastet som en upostet købsfaktura. Denne bekræftelse af anmeldelsen er ikke en godkendelsesproces fra Business Central, og agenten bogfører ikke fakturaen. Gennemgå den resulterende købsfaktura og dens kvitteringsallokeringer, før du bogholder. Læs mere i Match købsfakturaudkast til indkøbsordrer.

Gennemgå kreditnoter før færdiggørelse

Når Business Central anerkender et leverandørkreditnotat, er udkastets dokumenttype er Purchase Credit Memo. Agenten springer indkøbsordrematchning over og anmoder om en gennemgang med titlen Review credit memo. Gennemgangsanmodningen identificerer den valgte bogførte faktura, hvis der er nogen, og indeholder advarslerne fra programmet.

1. Gennemgå leverandøren, dokumentoplysninger, linjer og beløb mod kreditnotatet.
2. Tjek fakturareferencen i Applies-to Vendor Inv. No. og den valgte posterede faktura i Applies-to Doc. No.. Du kan rette referencen, vælge en anden berettiget åben faktura eller fjerne valget. Agenten ændrer ikke disse felter.
3. Gennemgå advarslerne nedenfor Gælder for dok.nr. før du bekræfter, hvordan du fortsætter.
4. Bekræft gennemgangen for at lade agenten færdiggøre udkastet til et ikke-postet købskreditnotat.
5. Gennemgå det resulterende købskreditnotat og dets anvendelse, før du poster.

Hvis der ikke vælges nogen faktura, forbliver kreditnotatet ikke udlignet, når det bogføres, selvom leverandøren bruger Apply to Oldest. Hvis den valgte faktura ikke længere er kvalificeret ved afslutningen, anmoder agenten om hjælp. Ret eller ryd markeringen på kladden, og bekræft derefter, at agenten kan prøve igen.

Se Behandle indkommende kreditnoter for feltforklaringer, matchningsregler og advarselsdetaljer. De samme programkontroller gælder med eller uden agenten.

Færdiggøre købsdokumentkladden

I Købsdokumentkladden vises agentens kladdedetaljer til brugeren, og agenten forklarer, hvorfor der er fremsat bestemte feltværdiforslag. Kladden hjælper brugerne med at lære om agentens ræsonnement og beslutte, om kladdedetaljerne skal justeres, før kladden færdiggøres.

I hvert afsnit kan du se tip til, hvor mange felter der skal gennemgås:

Hvert felt, hvor der kræves en gennemgang, har et tip, der beskriver agents begrundelse for at angive feltets værdi:

Disse tips hjælper dig med at forstå agentens forslag inden den endelige færdiggørelse. Færdiggørelse af et købsudkast skaber en upostet købsfaktura eller et købskreditnotat ifølge Document Type. Efter færdiggørelsen er udkastet knyttet til købsdokumentet og kan ikke længere redigeres. Udkastet bevares, så længe købsdokumentet eksisterer.

Sidenotifikationer kan være skjult, mens datagennemgangsbaren vises. Lær mere i Vis sidenotifikationer under gennemgang.

Aktivering og konfiguration

Agenten er tilgængelig i Business Central og er klar til brug. Hvis du vil aktivere den, skal du se Opsætning af Kreditoragent for at lære, hvordan du indstiller kreditoragenten til de agenttilsynsførende, du vil arbejde sammen med.

Fakturering for brug

Kreditoragenten bruger Copilot-kreditter til AI-interaktioner, som kan pådrage sig gebyrer baseret på interaktionens kompleksitet. Før du bruger agenten, skal du konfigurere en faktureringsmodel for dit Business Central miljø. Få flere oplysninger i Administrere forbrugsbaseret fakturering.

Generelle agenthandlinger

Leverandørgældsagenten kører autonomt i baggrunden ved hjælp af kunstig intelligens for at udføre sine opgaver, samtidig med at brugerne holdes informeret om vigtige trin og involveres, når det er nødvendigt. For eksempel anmoder agenten om gennemgang af faktura- og kreditnotatudkast før færdiggørelse.

Konceptuelt interagerer agenten med Business Central-funktioner som en Business Central-bruger. Agenten får generelle instruktioner på naturligt sprog, der beskriver, hvordan man håndterer leverandørfakturaer og kreditnoter. Den bruger metadata for brugergrænsefladen, f.eks. billedtekster, værktøjstip og andre egenskaber sammen med data på Business Central sider og sine egne instruktioner, til at beslutte hvert trin, der er nødvendigt for at afslutte opgaven. Med udgangspunkt i det angivne rollecenter navigerer agenten gennem siderne, vælger brugergrænsefladehandlinger og indtaster data, som en bruger gør. Denne fremgangsmåde gør det muligt for agenten at forblive fleksibel og tilpasningsdygtig, fordi dens interaktionsoverflade og trin ikke er hardcodede. I stedet bestemmer kunstig intelligens dem baseret på konteksten for hver trin.

Denne fleksibilitet gør det muligt for agenten at finde og interagere med relevante brugerdefinerede felter og handlinger. Det kan også forsøge automatisk at løse valideringsfejl ved at behandle viste fejlmeddelelser og justere inputtet.

Kunde- og Business Central-brugerinddragelse

Agentsupervisorer kan tjekke agentens trin, importerede PDF-fakturaer og kreditnoter samt detaljer om det udarbejdede købsdokument. De kan se de data, agenten indtaster, sammenlignet med data fra Business Central's forretningslogik og udtrukne dokumentdata, og ændre udkastet til købsdokumentet efter behov.

Agenten involverer udpegede Business Central-brugere, kaldet agentsupervisors eller overseers, hvis den ikke er sikker på, hvordan købsdokumentet skal registreres. Det kan f.eks. være, at kreditoren ikke kan identificeres med sikkerhed.

Tilladelser og profiler

Agenten fungerer inden for de tilladelser og den profil (rolle), som administratoren tildeler. Få mere at vide i Administrere agenttilladelser og brugeradgang.

Begrænsninger

Følgende begrænsninger gælder for kreditoragenten:

Funktionsbegrænsninger

Kreditoragenten understøtter i øjeblikket ikke følgende funktioner:

• Godkendelsesflows
• Registrering af uregelmæssigheder

Begrænsninger for dokument og forbrug

Følgende begrænsninger gælder for dokumentbehandling og daglig brug:

• Agenten behandler kun mails med vedhæftede PDF-filer. Mails uden vedhæftede PDF-filer behandles ikke til oprettelse af fakturaer.
• Agenten springer mails over med mere end 10 vedhæftede filer. Hver mail skal indeholde 10 eller færre vedhæftede filer.
• Agenten behandler ikke PDF-filer med mere end 10 sider.
• Agenten behandler ikke PDF-filer, der er større end 5 MB.
• Agenten behandler ikke mere end 100 mails pr. dag.
• Agenten behandler ikke mere end 500 fakturaer pr. dag.

Næste trin

• Konfigurer Payables Agent
• Overvåg agentaktiviteter

Relaterede oplysninger

• Konfigurere Copilot- og agentfunktioner
• Ofte stillede spørgsmål om ansvarlig AI til kreditoragent
• Match købsfakturaudkast med indkøbsordrer

Find gratis e-learning-moduler til Business Central her