Payables Agent einrichten

Der Verbindlichkeitsagent in Business Central automatisiert die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen, die Lieferanten per E-Mail als PDF-Dokumente senden. Dieser Artikel erklärt, wie man den Payables Agents einrichtet, aktiviert und konfiguriert sowie wie man den Benutzerzugriff verwaltet.

Weitere Informationen zum Agent finden Sie unter Verbindlichkeitsagent – Überblick.

Voraussetzungen

Stellen Sie vor dem Konfigurieren und Aktivieren des Verbindlichkeitsagenten sicher, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

• Die Business Central-Umgebung ist eine Länder-/Regionsversion, die vom Kreditorenberater unterstützt wird, wie in der Featureverfügbarkeit nach Land/Region und Sprache aufgeführt.

• Sie sind berechtigt, den Payables Agent zu konfigurieren. Sie können den Agent konfigurieren, wenn Sie eine der folgenden Bedingungen erfüllen:

  • Sie sind in der Benutzerzugriffsliste des Agents mit ausgewählter Option "Kann konfigurieren" aufgeführt.
  • Sie verfügen über die Berechtigung " Alle Agents konfigurieren " (ID 9665).

  Mehr erfahren Sie unter Agentenberechtigungen und Benutzerzugriff verwalten.

• Ein E-Mail-Konto ist für den Empfang von PDF-Dokumenten der Lieferantenrechnung eingerichtet.

  Der Zahlungsagent überwacht die eingehenden E-Mails in diesem Postfach. Das E-Mail-Konto muss den Typ Microsoft 365 (Benutzerpostfach oder freigegebenes Postfach) in Ihrer Organisation haben. Erfahren Sie mehr unter E-Mail einrichten.

  Wenn Sie über mehrere Business Central Unternehmen verfügen, können Sie den Agenten jedes Unternehmens so konfigurieren, dass es ein separates dediziertes Postfach verwendet, oder Sie können ein freigegebenes Postfach mit unterschiedlicher Ordnerüberwachung pro Unternehmen verwenden. Konfigurieren Sie Outlook Regeln, um Rechnungen an unternehmensspezifische Unterordner weiterzuleiten, und legen Sie dann den Agent jedes Unternehmens fest, um seinen festgelegten Unterordner zu überwachen.

  Important

  Um den Agent zu aktivieren und zu konfigurieren, benötigen Sie die Berechtigung "Lesen und Verwalten" (Vollzugriff) für das Postfach, es sei denn, es handelt sich um Ihr persönliches Postfach. Delegieren Sie als Exchange-Administrationsfachkraft diese Berechtigungen an alle Benutzenden, die den Agenten aktivieren und konfigurieren müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Das Exchange Admin Center zum Bearbeiten der Delegierung freigegebener Postfächer verwenden.

  Wenn ein Benutzer den Agent aktiviert, wird er als Hintergrund-Aufgabe im Kontext dieses Benutzers ausgeführt und benötigt Zugriff auf das freigegebene Postfach, um E-Mails zu verarbeiten. Es kann einige Stunden dauern, bis Exchange die Berechtigungen an die ausgewählten Benutzer weitergegeben hat.

• Die Abrechnung für Agentfunktionen ist für die Business Central Umgebung im Business Central Admin Center konfiguriert.

  Agenten verwenden Microsoft Copilot Studio-Nachrichten bei Aktivierung, was Ihrem Unternehmen in Rechnung gestellt wird. Wenn Sie jedoch den Testmodus verwenden, werden die ersten 50 Rechnungen kostenlos verarbeitet, ohne abrechnende KI-Gutschriften zu verbrauchen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten der verbrauchsbasierten Abrechnung und try Payables Agent mit kostenlosem Testmodus.

• (Nur in Sandboxumgebungen) Die Option „HttpClient-Anforderungen zulassen“ in den Erweiterungseinstellungen des Payables Agent ist aktiviert.

  Öffnen Sie die Seite Erweiterungsverwaltung, wählen Sie Payables Agent aus und aktivieren Sie dann den Umschalter HttpClient-Anfragen zulassen.

Aktivieren Sie die Funktion des Payables Agenten für die Systemumgebung.

Die Agentenfunktion ist eingeschaltet, wenn das Kreditorenagent-Symbol im oberen Navigationsmenü des Rollencenters erscheint.

Wenn das Symbol nicht angezeigt wird, aktivieren Sie es auf der Seite Copilot und Agentenfunktionen, genau wie andere Copilot-Features in Business Central. Der Verbindlichkeiten-Agent ist unter Allgemein verfügbar aufgeführt. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Copilot- und KI-Agenten-Funktionen.

Konfigurieren und aktivieren Sie als Nächstes den Agenten, damit er Kreditorenrechnungen verarbeiten kann.

Probieren Sie Payables Agent im kostenlosen Testmodus aus

Bevor Sie den Payables Agent vollständig aktivieren, können Sie ihn im Testmodus kostenlos ausprobieren. Im Testmodus können Sie bis zu 50 Rechnungen verarbeiten, ohne rechnungsbare KI-Gutschriften zu verbrauchen. Der Testmodus ist nur in Produktionsumgebungen verfügbar, wenn Sie den Agent noch nicht aktiviert haben.

Während des Testmodus:

• Der Agent verarbeitet PDF-Rechnungen, die Sie hochladen oder per E-Mail erhalten, ohne Ihrer Organisation etwas in Rechnung zu stellen.
• Sie können alle Agent-Funktionen testen, einschließlich Entwurfserstellungs- und Überprüfungsworkflows
• Nichts wird automatisch gepostet – Sie überprüfen und genehmigen alle Entwürfe vor der Veröffentlichung
• Der Setup-Assistent zeigt Ihren Fortschritt an (z. B. "Rechnungen, die im Testmodus verarbeitet wurden: 5 von 50")

Nachdem Sie 50 Rechnungen verarbeitet haben, endet die Testversion automatisch, und der Agent wechselt in den vollständigen Modus. Der Agent verarbeitet Rechnungen ohne Unterbrechung weiter, beginnt jedoch mit dem Verbrauch von abrechnenden KI-Gutschriften, wie in den Voraussetzungen beschrieben. Für diesen Übergang ist keine zusätzliche Konfiguration erforderlich.

Wenn die Testversion endet, wird der Abschnitt " Kreditoren-Agent-Testversion " von der Konfigurationsseite entfernt und durch den Abschnitt "Kosten " ersetzt. Im Abschnitt "Kosten" wird die Gesamtzahl der vom Agenten verbrauchten Copilot Gutschriften angezeigt.

Starten des Agents mit dem Testmodus

1. Wählen Sie in der Navigationsleiste oben rechts im Rollencenter Kreditorenagent>Aktivieren aus.
2. Wählen Sie im unterstützten Einrichtungsleitfaden Payables Agent konfigurieren im Abschnitt Payables Agent testen die Option Datei auswählen aus, um eine PDF-Rechnung hochzuladen, oder wählen Sie Einige Beispielrechnungen ausprobieren aus, um Demorechnungen zu verwenden.
3. Nach dem Hochladen einer Rechnung wird der Agent automatisch im Testmodus aktiviert und beginnt mit der Verarbeitung.

Der Agent-Aufgabenbereich auf der rechten Seite zeigt den Fortschritt der Rechnungsverarbeitung an.

Den Verbindlichkeitsagenten konfigurieren und aktivieren

Konfigurieren und aktivieren Sie den Verbindlichkeitsagent für Ihr Unternehmen. Jedes Unternehmen kann nur einen Kreditpflichtagenten haben, aber viele Nutzer können darauf zugreifen.

Wenn Sie mit dem Testmodus beginnen, ist der Agent bereits aktiv und wechselt nach 50 Rechnungen automatisch in den vollständigen Modus. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Einstellungen anzupassen oder den Agent einzurichten, ohne den Testmodus zu verwenden.

1. Wählen Sie in der Navigationsleiste oben rechts im Rollencenter Zahlungsagent>aktivieren aus (oder Zahlungsagent konfigurieren, wenn Sie sich bereits im Testmodus befinden).

2. Schalten Sie im unterstützten Einrichtungsleitfaden Kreditoren-Agent konfigurieren den Schalter Aktiv ein.

   

3. Wählen Sie Benutzerzugriff verwalten, um die Benutzer anzugeben, die der Agent verwalten oder mit denen er interagieren soll. Sie können jetzt oder später weitere Benutzer hinzufügen. Erfahren Sie mehr unter Benutzerzugriff auf den Verbindlichkeitsagent verwalten.

4. Stellen Sie sicher, dass die Sprache des Kreditorenagenten auf eine unterstützte Sprache eingestellt ist.

   Wenn Sie den Agent zum ersten Mal konfigurieren, wird dieselbe Sprache wie die Anzeigesprache Ihres Arbeitsbereichs verwendet. Sie können die Sprache später auf der Kartenseite Payables Agent ändern. Weitere Informationen zu diesen Einstellungen finden Sie unter "Ändern von Sprach- und Regionseinstellungen".

5. Wählen Sie auf der rechten Seite der Seite den Pfeil "Zur nächsten Karte wechseln " aus, um weitere Optionen zu konfigurieren, die bestimmen, wie sich der Agent verhält.

   Die Optionen sind auf mehrere Karten verteilt. Verwenden Sie die Pfeile Gehe zur nächsten Karte und Gehe zur vorherigen Karte, um zwischen den Karten zu navigieren und die verschiedenen Optionen festzulegen. Jede folgende Registerkarte bietet eine Gruppe verwandter Optionen.

   • Überwachen Sie eingehende Informationen
   • Dokumentverarbeitung
   • Beispielrechnungen erhalten

   Richten Sie das E-Mail-Konto und den Ordner ein, die der Agent für eingehende Lieferantenrechnungen überwacht.

   1. Aktivieren Sie den Schalter "Eingehende Informationen überwachen ", aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Postfach ", und legen Sie dann das Feld " Postfach " auf das E-Mail-Konto fest, das der Agent überwachen soll.
   2. (Optional) Legen Sie das Feld "Ordner" fest, um einen bestimmten Postfachordner anzugeben, den der Agent überwachen soll. Lassen Sie dieses Feld leer, um das gesamte Postfach zu überwachen.

   Tip

   Verwenden Sie das Feld "Ordner", um mehrere Business Central Unternehmen zu unterstützen, die dasselbe Postfach nutzen. Richten Sie E-Mail-Regeln in Outlook ein, um Rechnungen für jedes Unternehmen in separate Unterordner weiterzuleiten, und konfigurieren Sie dann den Agenten jedes Unternehmens, um seinen festgelegten Unterordner zu überwachen. Diese Einrichtung verhindert, dass Rechnungen vom Agenten des falschen Unternehmens verarbeitet werden.

8. Wählen Sie Aktualisieren, um die Einrichtung abzuschließen.

Das Symbol Verbindlichkeitsagent ändert sich in und zeigt damit an, dass der Agent aktiv und bereit ist, eingehende Kreditorenrechnungen, die an das Postfach gesendet wurden, zu bearbeiten.

Copilot-Guthabenverbrauch überwachen und verwalten

Der Payables Agent benötigt Copilot-Credits, um eingehende Lieferantenrechnungen zu verarbeiten. Sie können den Kreditverbrauch im Abschnitt "Kosten" der Konfigurationsseite überwachen, wodurch die Gesamtzahl der Copilot Guthaben angezeigt wird, die der Agent verbraucht.

So zeigen Sie den Kreditverbrauch an:

1. Wählen Sie Payables Agent>Konfigurieren.
2. Im Abschnitt Kosten sehen Sie die insgesamt verbrauchten Copilot-Gutschriften ein.
3. Wählen Sie "Weitere Informationen zu Kosten " aus, um auf detaillierte Informationen zur verbrauchsbasierten Abrechnung zuzugreifen.

Was geschieht, wenn Guthaben ausläuft

Wenn das Copilot Kreditkontingent Ihrer Organisation erschöpft ist, beendet der Agent die Verarbeitung neuer Rechnungen aus dem überwachten Postfach. Der Agent bleibt jedoch aktiv und führt seine geplante Aufgabe weiter aus.

Wenn Guthaben wieder verfügbar wird (z. B. zu Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums oder beim Kauf weiterer Kapazität), setzt der Agent die Verarbeitung automatisch fort. Es erfasst alle ungelesenen Rechnungs-E-Mails, die im Postfach gesammelt wurden, während Guthaben nicht verfügbar waren. Je nach Umfang der angesammelten E-Mails kann diese Aktion einen erheblichen Teil Ihrer erneuerten Gutschriften schnell verbrauchen.

Bewährte Methoden zum Verwalten von Gutschriften

• Überwachen Sie Ihre Kreditnutzung regelmäßig. Überprüfen Sie den Abschnitt "Kosten" in der Agentkonfiguration, oder überprüfen Sie Copilot Kreditkapazität und -nutzung im Power Platform Admin Center, um die Kontingentbeschränkungen zu erfüllen. Mehr erfahren Sie in unter Verbrauchsabhängige Abrechnung verwalten.
• Verwenden Sie den Testmodus zum Auswerten. Bevor Sie sich für den vollständigen Modus verpflichten, verwenden Sie die kostenlose Testversion, um bis zu 50 Rechnungen zu verarbeiten und Ihr typisches Kreditverbrauchsmuster zu schätzen.
• Deaktivieren Sie den Agent, wenn Sie keine automatische Wiederaufnahme wünschen. Wenn Sie mit dem Agenten experimentieren oder nur über ein begrenztes Guthaben verfügen, deaktivieren Sie den Agenten, bevor das Guthaben aufgebraucht ist, um zu verhindern, dass er nach der Erneuerung des Guthabens automatisch einen Rechnungsstau abarbeitet. Zum Deaktivieren deaktivieren Sie die Umschaltfläche "Aktiv " auf der Konfigurationsseite.
• Verwalten Sie ungelesene E-Mails vor der Reaktivierung. Bevor Sie den Agenten nach einem Kreditmangel reaktivieren, sollten Sie alte Rechnungs-E-Mails aus dem überwachten Postfach löschen oder archivieren, die keine Verarbeitung mehr benötigen. Diese Aktion verhindert, dass der Agent Guthaben für veraltete Anfragen verbraucht.

Agent-Berechtigungen und Benutzerzugriff verwalten

Konfigurieren von Agentbenutzern

Als Administrator können Sie angeben, welche Benutzer die Berechtigung zur Verwendung oder Konfiguration des Payables Agent haben. Hinzufügen und konfigurieren Sie Agentenbenutzer auf drei Arten:

Verwalten von Agent-Berechtigungen für Objekte, Daten und Benutzeroberflächenelemente

Der Zahlungsagent hat ein Benutzerkonto in Business Central, wie andere Benutzer. Um dieses Konto zu bearbeiten, suchen und öffnen Sie die Seite Agents, und wählen Sie dann Payables Agent – [UNTERNEHMEN], um die Agent-Kartenseite zu öffnen.

Im Abschnitt Agent-Berechtigungssätze werden alle Berechtigungssätze aufgelistet, die derzeit dem Agent zugewiesen sind. Standardmäßig ist dem Kreditorenagent der Berechtigungssatz PAYABLES AG. – RUN zugewiesen. Dieser Satz beschränkt den Zugriff auf die Objekte, Daten und Benutzeroberflächenelemente (z. B. Seiten, Felder und Aktionen), die zum Verarbeiten von Kreditorenrechnungen erforderlich sind.

Sie können den Berechtigungssatz PAYABLES AG. – RUN nicht direkt ändern, da es sich um einen Systemberechtigungssatz handelt. Sie können jedoch eine Kopie erstellen, die Kopie an Ihre Bedürfnisse anpassen und sie dann zusammen mit anderen Berechtigungssätzen zum Abschnitt Agent-Berechtigungssätze hinzufügen.

Bevor Sie Berechtigungssätze hinzufügen oder löschen können, die auf den Agent angewendet wurden, ändern Sie den Status in deaktiviert. Wenn Sie mit den Änderungen fertig sind, setzen Sie sie wieder auf Aktiviert.

Sprach- und Regionseinstellungen ändern

Der Zahlungsagent wird in englischer Sprache (EN) in den folgenden Regionen unterstützt und überprüft: Australien (AU), Vereinigtes Königreich (UK), Vereinigte Staaten (US) und Neuseeland (NZ). Obwohl sie in anderen Sprachen verwendet werden kann, funktioniert sie möglicherweise nicht wie vorgesehen. Die Sprachqualität kann je nach Benutzerinteraktion oder Systemeinstellungen variieren, was sich auf die Genauigkeit und der Benutzererfahrung auswirken kann. Weitere Informationen finden Sie in Copilot Verfügbarkeit von Ländern/Regionen und unterstützten Sprachen.

1. Um die Kartenseite Zahlungsagent zu öffnen, suchen Sie (Alt+Q) nach Vermittler und wählen Sie dann ZAHLUNGSAGENT – [UNTERNEHMEN].
2. Wählen Sie Agent-Benutzereinstellungen aus.
3. Legen Sie Sprache auf ein unterstütztes englisches Gebietsschema fest.

Nächste Schritte

• Überwachen von Agentenaktivitäten

Verwandte Informationen

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