Verwalten des Microsoft 365-Archivs

Archiv einer Datei

Auf Websites mit aktivierter Archivierung auf Dateiebene können Benutzer Dateien, für die sie Bearbeitungsberechtigungen besitzen, manuell archivieren. Benutzer wählen eine oder mehrere Dateien aus und wählen die Aktion "Archivieren". Nachdem eine Datei archiviert wurde, muss sie erneut aktiviert werden, bevor sie gelesen werden kann. Files, die kürzlich archiviert wurden, können sofort wieder aktiviert werden.

Weitere Informationen zu Archivzuständen finden Sie unter Archivzustände im Microsoft 365-Archiv.

Inaktive Dateien automatisch archivieren (Vorschau)

Richtlinien für inaktive Dateien in Erweiterte SharePoint-Verwaltung archivieren berechtigte Dateien automatisch basierend auf ihrem aufgezeichneten Datum des letzten menschlichen Zugriffs, ohne die gesamte Website zu archivieren. Die aktuelle Vorschau ist nur für PowerShell verfügbar. Die Unterstützung für SharePoint-Admin-Agents ist vor der allgemeinen Verfügbarkeit geplant. Siehe Verwalten der Richtlinie für inaktive Dateien mit der erweiterten SharePoint-Verwaltung (Vorschau) für Voraussetzungen, Simulation und Konfigurationsschritte.

Archiv einer Website

SharePoint-Administratoren oder globale Administratoren können sowohl nicht gruppenverbundene Websites als auch mit Gruppen verbundene Websites über das SharePoint Admin Center archivieren. Wenn eine mit einer Gruppe verbundene Website archiviert wird, wird nur diese Website archiviert, und der Rest der Gruppe bleibt aktiv. Nachdem eine Website archiviert wurde, verbraucht sie kein aktives Speicherkontingent mehr und beginnt mit der Nutzung von Microsoft 365-Archivspeicher. Es kann einige Zeit dauern, bis Änderungen bei der Speichernutzung im SharePoint Admin Center angezeigt werden.

Weitere Informationen zu Archivzuständen finden Sie unter Archivzustände im Microsoft 365-Archiv.

Wenn eine Website archiviert wird, gelten weiterhin Compliancefeatures wie eDiscovery und Aufbewahrungsbezeichnungen. Die Archivstatus auf Standort- und Dateiebene sind unabhängig. Durch das Archivieren einer Website wird nicht geändert, ob einzelne Dateien bereits archiviert wurden.

1. Wechseln Sie im SharePoint Admin Center zu Aktive Websites, und melden Sie sich mit einem Konto an, das über Administratorberechtigungen für Ihre organization verfügt.

2. Wählen Sie in der linken Spalte eine oder mehrere Websites aus.

3. Wählen Sie "Archivieren" und zum Bestätigen "Archivieren" aus.

4. Archivierte Websites werden im SharePoint Admin Center auf der Seite "Archivierte Websites " angezeigt.

   

   Hinweis

   Um eine Hubwebsite zu archivieren, müssen Sie zuerst ihre Registrierung als Hubwebsite aufheben. Die Archivierung von mit Microsoft Teams verbundenen Websites wird nur teilweise unterstützt. Weitere Informationen finden Sie unter Archivieren einer mit Teams verbundenen Website.

Archiv einer mit Teams verbundenen Website

Websites, die Teams zugeordnet sind und nur Standardkanäle verwenden, werden für die Archivierung unterstützt.

Teams-Websites, die private oder freigegebene Kanäle enthalten, werden nur teilweise unterstützt:

• SharePoint Admin Center: Das Archivieren einer Website mit Kanalwebsites ist nicht möglich. (Meldung: "Die mit einer Gruppe verbundene Website, der die Kanalwebsites zugeordnet ist, kann nicht archiviert werden.")

• PowerShell und Graph-API: Das Archivieren einer Website mit Kanalwebsites wird nicht blockiert. Nur die Hauptwebsite, die dem Team zugeordnet ist, und seine Standardkanäle werden archiviert. Private und freigegebene Kanalwebsites bleiben aktiv. Das direkte Archivieren von Kanalwebsites ist nicht möglich, da diese Websites nicht unterstützte Websitevorlagen verwenden.

Verwalten eines Archivs auf Dateiebene

Die Archivierung auf Dateiebene ist standardmäßig für alle SharePoint-Websites aktiviert, wenn Microsoft 365 Archiv aktiviert ist. Manuelle Dateiarchivierung und automatische Richtlinienarchivierung sind separate Kontrollen. Administratoren können die Aktion "Archivieren" von Benutzern entfernen, während sie weiterhin vom Administrator definierte Richtlinien verwenden, um berechtigte Dateien automatisch zu archivieren.

SharePoint-Administratoren oder globale Administratoren können die manuelle Dateiarchivierung für alle SharePoint-Websites, eine Teilmenge von Websites oder überhaupt nicht steuern. Administratoren können auch auswählen, ob neue Websites die manuelle Archivierung von Dateien zulassen. Wenn die manuelle Dateiarchivierung für eine Website aktiviert ist, können Benutzer mit Bearbeitungsberechtigungen Dateien archivieren.

Um die manuelle Archivierung von Dateien zu steuern, können Administratoren diese PowerShell-Einstellungen verwenden.

1. Manuelle Archivierung auf Mandantenebene. Um Richtlinien für die Websitearchivierung und die automatische Dateiarchivierung zu verwenden, ohne Benutzern die Aktion "Archiv" anzuzeigen, setzen Sie die Eigenschaft -AllowFileArchive des Cmdlets Set-SPOTenant auf False. Diese Mandanteneinstellung setzt die gleichnamige Eigenschaft auf Standortebene außer Kraft und blockiert die manuelle Archivierung von Dateien im gesamten Mandanten. Von Admins definierte Richtlinien können berechtigte Dateien weiterhin automatisch archivieren. Das Archiv auf Site-Ebene bleibt verfügbar, und vorhandene archivierte Dateien können weiterhin reaktiviert werden. Dieses Flag wurde ab Version 16.0.26714.12000 in die SPO-Admin-PowerShell eingeführt.

   Set-SPOTenant -AllowFileArchive $false
   

2. Manuelle Archivierung auf Site-Ebene. Um zu steuern, welche Websites Benutzern die Aktion "Archiv" anzeigen, verwenden Sie die -AllowFileArchive-Eigenschaft des Cmdlets Set-SPOSite. Dieses Flag wurde ab Version 16.0.26211.12000 in die SPO-Admin-PowerShell eingeführt. Bei Festlegung auf "false" können Benutzer neue Dateien auf der Website nicht manuell archivieren, aber vorhandene archivierte Dateien können weiterhin reaktiviert werden.

   Set-SPOSite -Identity <site_url> -AllowFileArchive $false
   

3. Standardeinstellungen für die manuelle Archivierung für neue Websites. Um zu steuern, ob Benutzer Dateien auf in Zukunft erstellten Websites manuell archivieren können, verwenden Sie die Eigenschaft -AllowFileArchiveOnNewSitesByDefault des Cmdlets Set-SPOTenant. Standardmäßig ist diese Eigenschaft auf True festgelegt. Der Wert wird beim Erstellen der Website in die Eigenschaft -AllowFileArchive der Website kopiert.

   Set-SPOTenant -AllowFileArchiveOnNewSitesByDefault $false
   

Administratoren können auch PowerShell verwenden, um die Nutzung des Archivs auf Dateiebene anzuzeigen. SharePoint-Administratoren oder globale Administratoren können sehen, wie viel Speicherplatz insgesamt durch die Archivierung auf Dateiebene für eine bestimmte Site verbraucht wird. Die Eigenschaft "ArchivedFileDiskUsed" des Cmdlets Get-SPOSite gibt den Speicherverbrauch aller archivierten Dateien auf dieser Site in Bytes an.

Get-SPOSite -Identity <site_url>

Archivierungsaktivität überwachen

Durchsuchen Sie das Microsoft 365-Überwachungsprotokoll nach archivierten Dateien (FileArchived), um festzustellen, ob ein Benutzer- oder Systemkonto eine Datei archiviert hat. Wenn eine Richtlinie für die automatische Dateiarchivierung eine Datei archiviert, enthält das Ereignis die Richtlinien-ID, die Richtlinienversion und das Datum des letzten Zugriffs der Datei. Weitere Informationen finden Sie unter Überwachungsprotokollaktivitäten.

Verwalten archivierter Websites

Archivierte Websites können wieder aktiviert oder gelöscht werden. Das Löschen archivierter Websites verhält sich wie aktive Websites. Das heißt, eine Website muss nicht erneut aktiviert werden, bevor sie gelöscht wird. Websites im Status "Reaktivierung" können jedoch erst gelöscht werden, wenn die Reaktivierung abgeschlossen ist.

Administratoren können auf der Seite "Archivierte Websites" Details zur Website anzeigen, z. B. die URL, den Archivstatus oder den Speicherplatz.

Reaktivieren einer Datei

Wenn ein Benutzer erneut Zugriff auf eine archivierte Datei erhalten muss, kann er sie in der Webversion von SharePoint oder OneDrive einfach erneut aktivieren, je nachdem, wo die Datei gehostet wird. Jeder Benutzer mit Lesezugriff auf eine archivierte Datei kann diese erneut aktivieren.

Für die Reaktivierung einer archivierten Datei fallen keine Gebühren an. Nach der erneuten Aktivierung kann die Datei 120 Tage lang nicht manuell oder per Richtlinie archiviert werden. Nach der Abklingzeit kann eine vom Administrator definierte Richtlinie die Datei archivieren, wenn die Richtlinie sie das nächste Mal auswertet und die Datei immer noch die Richtlinienkriterien erfüllt.

Reaktivieren einer Website

Wenn erneut auf die Websiteinhalte zugegriffen werden muss, müssen die Websites erneut aktiviert werden. Die Aktivierungszeit hängt vom Archivierungsstatus der Website ab ("Zuletzt archiviert" oder "Archiviert"). Weitere Informationen finden Sie unter den Archivstatus im Microsoft 365-Archiv.

Nach der erneuten Aktivierung wird die Website zurück zur Seite "Aktive Websites " verschoben. Die Website nimmt ihre normale Funktion wieder auf, und die Benutzer haben die gleichen Zugriffsrechte auf die Website und ihre Inhalte wie vor der Archivierung. Nach Abschluss der Reaktivierung wird der von der Website verbrauchte Speicher Ihrem Speicherkontingentverbrauch hinzugefügt.

1. Wechseln Sie im SharePoint Admin Center zu Aktive Websites, und melden Sie sich mit einem Konto an, das über Administratorberechtigungen für Ihre organization verfügt.

   Hinweis

   Wenn Sie Office 365 betrieben von 21Vianet (China) haben, melden Sie sich beim Microsoft 365 Admin Center an, navigieren Sie dann zum SharePoint Admin Center, und öffnen Sie die Seite "Aktive Websites".

2. Wählen Sie in der linken Spalte eine Website aus, die reaktiviert werden muss.

3. Wählen Sie auf der Befehlsleiste "Archivieren" aus.

4. Wählen Sie im Bereich "Archiv" die Option "Erneut aktivieren" aus.

5. Wenn Sie versuchen, eine Website aus dem Status "Archiviert" zu reaktivieren, wird ein Bestätigungs-Popupfenster angezeigt, in dem ein geschätzter Preis für die Reaktivierung angezeigt wird. Klicken Sie zum erneuten Aktivieren auf Bestätigen . Die Website wechselt in den Status "Reaktivierung". Sobald die Reaktivierung abgeschlossen ist, wird er zu aktiven Websites verschoben.

Wenn Sie eine Website reaktivieren, werden ihre Berechtigungen, Listen, Seiten, Dateien, Ordnerstruktur, Richtlinien auf Websiteebene und andere Metadaten in den Zustand vor der Archivierung rückgängig gemacht, es sei denn, Dateien werden von archivierten Websites gelöscht. Die einzigen beiden Ausnahmen sind, wenn Dateien gelöscht werden, während die Website archiviert ist:

• Der Inhalt im Papierkorb läuft auf natürliche Weise ab, und dieser Ablauf setzt sich während der Archivierung fort.
• Inhalte, die durch Aufbewahrungsrichtlinien zum Löschen markiert sind, werden weiterhin wie gewohnt gelöscht.

Abgesehen von diesen beiden Ausnahmen können Sie davon ausgehen, dass die Website unverändert bleibt. Files, die vor der Archivierung der Site auf Dateiebene archiviert wurden, bleiben auch nach der Reaktivierung der Site archiviert und müssen separat erneut aktiviert werden.

Ändern des Archivstatus einer Website mithilfe von PowerShell

Sie können Websites archivieren und reaktivieren, indem Sie das PowerShell-Cmdlet Set-SPOSiteArchiveState verwenden.

Ändern des Archivstatus einer Website über die Graph-API

Sie können eine Website archivieren, indem Sie die Graph-API Beta-Endpunkt-Site: archivieren oder reaktivieren, indem Sie die Graph-API Beta-Endpunkt-Site: unarchive verwenden.

Unterstützte Websitevorlagen