Fortlaufende Community-Vorgänge verwalten

Dieser Artikel erklärt, wie Sie das Engagement Ihrer Community zwischen den Veranstaltungen aufrechterhalten und ein System einrichten, um die Beteiligung zu verfolgen und Ihre Programme kontinuierlich zu verbessern.

Community Engagement und Programmgestaltung

Zwischen großen Veranstaltungen benötigt die Community kontinuierliche Taktaktivitäten, um Menschen engagiert zu halten, Wissen zu teilen und Beziehungen aufzubauen. Solche laufenden Programme verwandeln einmalige Veranstaltungsteilnehmer in dauerhafte Mitglieder der Community und schließlich in Community-Champions.

Regelmäßige Beteiligungsaktivitäten

Hier sind einige effektive Beteiligungsaktivitäten, um die Dynamik aufrechtzuerhalten:

  • Sprechstunden und Q&A-Kliniken: Planen Sie ein wöchentliches oder zweiwöchentliches Gesprächs- oder Chatfenster, in dem Entwickler Fragen stellen und Hilfe bei ihren Copilot Studio-Projekten erhalten können. Wechseln Sie die Expertenrolle durch, damit nicht immer das Kernteam antwortet. Dieser Zeitplan bietet Herstellern, die neue Agents testen, ein Sicherheitsnetz und stellt sicher, dass sie nicht ins Stocken geraten. Es fördert außerdem die Problemlösung unter Mitgliedern (die Mitglieder können gegenseitig ihre Fragen beantworten).

  • Diskussionsforen: Halten Sie einen aktiven Viva Engage oder Teams-Kanal für die Community. Ermutigen Sie zur Interaktion mit Umfragen („Welchen Anwendungsfall sollten wir als nächstes angehen?“), Challenges („Teilen Sie Ihren kreativsten Prompt für einen Agent!“) und kurzen Tipps („Wussten Sie, dass Sie vorgefertigte Agent-Vorlagen nutzen können, um Zeit zu sparen? So geht’s …“). Das Ziel ist es, von Ankündigungen des Kernteams zu offenen Diskussionen überzugehen, in denen Mitglieder Fragen, Ideen und Erkenntnisse austauschen.

  • Mentoring und Peer-Unterstützung: Erstellen Sie ein formelles Mentoring-Programm, während Ihre Community wächst. Zum Beispiel können neue Maker sich anmelden, um für einen Zeitraum von 4–6 Wochen mit einem erfahrenen Maker oder Champion zusammengebracht zu werden. Stellen Sie einen Mentoring-Leitfaden mit Meeting-Vorschlägen bereit (z. B.: „Treffen Sie sich jede Woche für 30 Minuten, um das Projekt oder den Lernfortschritt des Mentees zu besprechen“). Diese Mentoring-Beziehung hilft neuen Mitarbeitenden, erfolgreich zu sein und engagiert zu bleiben. Es hilft auch Mentoren, Führungsqualitäten zu entwickeln.

  • Gamification und Herausforderungen: Führen Sie freundschaftliche Wettbewerbe oder Abzeichen ein, um Aktivität anzuregen. Organisieren Sie beispielsweise eine einmonatige „Agent-Challenge“. Mitglieder verdienen Punkte für Aufgaben wie die Teilnahme an einer Veranstaltung (fünf Punkte), das Posten eines Tipps (zwei Punkte), das Veröffentlichen eines Agent im Produktivbetrieb (zehn Punkte) und das Mentoring einer Person (fünf Punkte). Teilen Sie Bestenlisten, um freundschaftlichen Wettbewerb zu schaffen, und vergeben Sie kleine Preise.

  • Content-Spotlights: Veranstalten Sie „Spotlight“-Sessions – 15- bis 30-minütige Mini-Events –, bei denen ein Mitglied einen Tipp teilt oder eine kurze Demo zeigt. Zum Beispiel könnte ein Champion während einer Teams-Besprechung einen Agent live erstellen oder erklären, wie er ein schwieriges Problem gelöst hat. Dieses Format verbreitet Wissen, stärkt das Selbstvertrauen des Präsentierenden und ermutigt andere, künftig ebenfalls aufzutreten und zu präsentieren.

Ermutigen Sie die Champions, Aktivitäten zu leiten

Champions sollten das Herzstück Ihrer Community sein:

  • Ermutigen Sie Champions, einige der zuvor genannten Aktivitäten zu übernehmen (z. B. die Office Hours zu veranstalten oder das Forum für eine Woche zu moderieren). Dieser Ansatz verteilt die Arbeitslast und stärkt sie.

  • Lassen Sie einen Champion ein monatliches oder zweimonatliches Rundtischgespräch für andere Champions organisieren. Ermutigen Sie sie, Feedback aus ihren Abteilungen weiterzugeben, bevorstehende Veranstaltungen zu organisieren (jeder Champion könnte ein lokales Treffen oder Training in seinem Bereich der Organisation ausrichten) und fortgeschrittene Themen zu diskutieren. Dieses Treffen fördert das Gemeinschaftsgefühl und Führungskompetenzen.

Sorgen Sie dafür, dass es Spaß macht und sich auszahlt

Die Gemeinschaft sollte sich wie ein Ort für Leidenschaft, Neugier und berufliches Wachstum anfühlen – nicht wie zusätzliche Arbeit. Hier einige Ideen:

  • Beginnen Sie Meetings oder Newsletter mit einem kurzen, unterhaltsamen Beitrag, wie zum Beispiel „Agent-Triviaׅ“ (Wussten Sie, dass die erste Version von Copilot Studio nur X konnte?) oder einem Meme über das Leben vor und nach Copilot Studio.

  • Nutzen Sie Reaktionsfunktionen (Likes, Lob-Badges in Teams) großzügig, um hilfreiche Beiträge oder Antworten anzuerkennen.

  • Wenn jemand einen Beitrag leistet (eine Frage beantwortet, eine Komponente teilt usw.), kann ein Mitglied des Kernteams sich bedanken und vorschlagen, diesen Beitrag in eine kurze Demo oder einen Blogbeitrag für die Community umzuwandeln. Dieser Ansatz unterstützt Mitwirkende dabei, in der Community zu Vordenkern zu werden.

Bezug zu Events

Verwenden Sie Events als Meilensteine in Ihrem Engagement-Kalender, aber füllen Sie die Lücken zwischen ihnen auch mit Programmen wie:

  • Veranstalten Sie vor einem Hackathon Vorbereitungs-Sessions (Office Hours zu Hackathon-Themen oder Teamfindungsbeiträge, zum Beispiel: „Suchen Sie ein Team? Stellen Sie sich hier vor!“).

  • Nutzen Sie nach einer Veranstaltung das Community-Forum für weitere Diskussionen (zum Beispiel einen Thread mit dem Titel „Veröffentlicht hier die Links zu euren Hackathon-Projekten und Updates!“), um die Teams dazu anzuregen, ihre Lösungen anhand des Feedbacks der Community weiter zu verfeinern.

  • Beantworte im Forum die Fragen, die im Q&A einer Veranstaltung nicht behandelt wurden, und markiere die Personen, die sie gestellt haben. Dieser Ansatz zeigt Reaktionsfähigkeit und erhöht den Wert des Ereignisses.

Eine engagierte Gemeinschaft braucht regelmäßige Aufmerksamkeit. Bieten Sie verschiedene Möglichkeiten zur Teilnahme an, damit die Mitglieder selbst entscheiden können, was für sie am besten passt: an einer Veranstaltung teilnehmen, online eine Frage stellen, einen Kollegen betreuen oder an einer Challenge teilnehmen. Im Laufe der Zeit entsteht durch diese Interaktionen ein starkes Netzwerk für gegenseitige Unterstützung und Wissensaustausch, sodass sich die Community selbst erhält. Die Mitglieder beginnen, sich gegenseitig Fragen zu beantworten und Treffen zu organisieren. Dieses fortwährende Engagement hält die Dynamik am Leben und macht die Gemeinschaft zum Teil des Arbeitsalltags.

Messung, Feedback und Wirkung

Um den Wert Ihrer Copilot Studio Community und Events zu demonstrieren und herauszufinden, was funktioniert oder angepasst werden muss, etablieren Sie ein umfassendes Mess- und Feedbacksystem. Behandeln Sie Ihre Community und Ihre Veranstaltungen wie ein Produkt: Definieren Sie Key Performance Indicators (KPIs) und nutzen Sie Daten, um kontinuierlich Verbesserungen umzusetzen.

Ereignismetriken

Für jede Veranstaltung erfassen:

  • Teilnehmerzahl: Anzahl der Registrierten im Vergleich zu den tatsächlichen Teilnehmern (zum Beispiel: „120 registriert, 90 teilgenommen, mit einer Teilnahmequote von 75 %“).

  • Teilnehmerprofil: Aufschlüsselung nach Rolle oder Abteilung, um zu sehen, wen Sie erreichen (zum Beispiel 50 % IT, 30 % Finanzen, 20 % Personalwesen).

  • Engagement während der Veranstaltung: Teilnahmequoten wie gestellte Fragen, Umfrageantworten, Abschlussquoten bei praktischen Übungen in Workshops und weitere Engagement-Kennzahlen.

  • Feedback und Zufriedenheit: Nutzen Sie Microsoft Forms, um die Teilnehmenden nach der Veranstaltung zu befragen. Zu den wichtigsten Fragen gehören die Gesamtzufriedenheit (1-5), der Net Promoter Score (Weiterempfehlung an Kollegen), die wertvollste Sitzung und ein Aspekt, der beim nächsten Mal verbessert werden sollte. Verfolgen Sie diese Kennzahlen im Zeitverlauf und streben Sie Aufwärtstrends oder dauerhaft hohe Werte an. Wenn zum Beispiel die durchschnittliche Zufriedenheit unter dem Ziel liegt, lesen Sie die Kommentare, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Kommentare können darauf hinweisen, dass der Inhalt zu anspruchsvoll ist oder dass die Demos aufgrund von Umgebungsproblemen nicht funktioniert haben – Faktoren, die Sie beheben können.

  • Sofortige Ergebnisse: Fragen Sie, ob das Ereignis zu Handlungen geführt hat. Zum Beispiel: „Beabsichtigen Sie, im nächsten Monat ein Agentenprojekt zu starten?“ oder „Fühlen Sie sich nach dieser Veranstaltung zuversichtlicher im Umgang mit Copilot Studio?“ Ein mehrheitliches „Ja“ bedeutet Erfolg bei Motivation und Lernen.

Communitymetriken

Überwachen Sie kontinuierlich die folgenden Kennzahlen:

  • Mitgliedschaft und Wachstum: Anzahl der Community-Mitglieder sowie deren Entwicklung (zum Beispiel +30 % im letzten Quartal). Verfolgen Sie außerdem die Konversionsrate der Veranstaltungsteilnehmer zu Community-Mitgliedern. Wenn einige Teilnehmer dem Forum nicht beitreten, melden Sie sich bei ihnen.

  • Aktivität und Engagement: Monatlich aktive Nutzer in Ihrem Community-Forum (Beiträge, Kommentare, Likes). Wenn Sie eine Viva Engage-Gruppe haben, zeigen die Analysen aktive Nutzer und Beiträge nach Tag oder Woche an. In Teams kann man eine manuelle Zählung der Nachrichten oder gestarteten Threads durchführen. Verfolgen Sie außerdem die Teilnahme an Veranstaltungen über die Zeit – prüfen Sie, ob die Teilnehmerzahlen bei wiederholten Events steigen und ob die Teilnehmer zurückkehren oder neu sind.

  • Champion- und Kompetenzentwicklung: Anzahl der Champions und aktiven Mentoren. Anzahl der Maker auf jeder Kompetenzstufe. Führen Sie ein Dashboard, um die Anzahl der Personen zu erfassen, die die „Einsteiger-Schulung“ absolviert, mindestens einen Agent erstellt oder mehrere Agents veröffentlicht haben.

  • Auswirkungen der Lösung: Dokumentieren Sie die Ergebnisse gemeinschaftsgetriebener Projekte:

    • Anzahl der Agents, die von Community-Mitgliedern oder Events entwickelt und in Produktion oder im Pilotprojekt eingesetzt wurden.
    • Schlüsselresultate aus diesen Lösungen (Zeitersparnis, Nutzerzufriedenheit, Fehlerreduktion usw.). Zum Beispiel: „Unser im Hackathon erstellter HR-Onboarding-Bot bearbeitet 300 Mitarbeiteranfragen pro Monat und spart schätzungsweise 50 Stunden HR-Arbeitszeit monatlich.“
    • Wenn möglich, beziehen Sie Geschäftskennzahlen mit ein (zum Beispiel: Der von einem Community-Mitglied erstellte Vertriebs-Agent führte zu einer 10 % schnelleren Angebotserstellung und steigerte so die Umsatzerlöse).

  • Indikatoren für die Nutzung: Arbeiten Sie mit der IT zusammen, um festzustellen, ob es Telemetriepunkte gibt, die Sie als Proxys für die Nutzung verwenden können. Zum Beispiel:

    • Wachstum in aktiven Copilot Studio-Benutzern oder veröffentlichten Agents im Mandanten im Laufe der Zeit.
    • Verbrauch zugehöriger Ressourcen, einschließlich erhöhter Nutzung bestimmter Connectors und Power Platform-Umgebungsanfragen zur Entwicklung von Agenten.
    • Wenn Ihre Organisation das Copilot-Kontrollsystem oder andere Monitoring-Tools verwendet, fügen Sie diese Kennzahlen zur Einführung als Teil der Berichterstattung über die Auswirkungen auf die Community hinzu.

Feedbackschleifen

Erleichtern Sie es den Mitgliedern, Feedback zu geben:

  • Nach Veranstaltungen sollten Sie Formulare oder kurze Umfragen verwenden. Berücksichtigen Sie auch, anekdotisches Feedback zu erfassen. Zum Beispiel Kommentare wie: „Ich hätte nie gedacht, dass ich einen KI-Agenten erstellen könnte, aber nach dem Workshop habe ich es in 2 Stunden geschafft!“ Diese Geschichten sind genauso wichtig wie Zahlen.

  • Führen Sie in der Community regelmäßig eine „Pulse-Umfrage“ durch, um herauszufinden, wie die Mitglieder darüber denken: Haben sie einen Nutzen davon? Vor welchen Herausforderungen stehen sie? Fühlen sie sich von der Community unterstützt? Nutzen Sie eine Mischung aus Bewertungsfragen und offenen Textantworten für Einblicke.

  • Analysieren Sie, welche Community-Inhalte am beliebtesten sind. Wenn die Analysen Ihres SharePoint-Hubs zeigen, dass Anleitungen besonders häufig angesehen werden, veröffentlichen Sie mehr davon. Wenn die Teilnahme am monatlichen Live-Q&A gering ist und im Forum viele Fragen gestellt werden, richten Sie stattdessen einen asynchronen Ask Me Anything (AMA)-Diskussionsthread ein.

Berichten und iterieren

Konsolidieren Sie Metriken in einem Dashboard oder Bericht für Stakeholder:

  • Verwenden Sie Power BI, um ein Dashboard zu erstellen, das aus verschiedenen Quellen (Formularergebnisse, Communityplattformanalysen usw.) für eine Live-Ansicht der Community-Integrität abruft. Dieses Dashboard könnte Diagramme zum Mitgliederwachstum im Zeitverlauf, Trends bei Teilnehmerzahlen von Veranstaltungen und Zufriedenheitsscores enthalten.

  • Teilen Sie einen vierteljährlichen Community-Bericht mit den Führungskräften, der verdeutlicht, wie sich Community-Bemühungen in Ergebnisse auswirken. Zum Beispiel kombiniert man Kennzahlen mit Erzählungen: „Unsere drei Q2-Events haben 75 Mitarbeiter (25 pro Event) als neue Copilot Studio Maker ausgebildet. Infolgedessen stieg die Zahl der aktiven Copilot Studio-Nutzer in der Organisation in den letzten drei Monaten von 50 auf 85. Eines der Hackathon-Projekte, ein Agent zur automatisierten Berichterstellung, wird derzeit in der Finanzabteilung im Pilotbetrieb getestet, mit dem Ziel, monatlich etwa 10 Stunden manuelle Arbeit einzusparen.“ Dieser Bericht stellt einen Zusammenhang zwischen den Maßnahmen und den Ergebnissen her und zeigt, dass das Programm wirksam ist.

Messungen tun mehr als nur den Wert zu beweisen. Sie zeigen, wo man sich verbessern kann. Wenn in einer Abteilung die Beteiligung gering ist, sollte man diesen Bereich mit einer Sonderveranstaltung oder einem Fürsprecher gezielt ansprechen. Wenn Schulungsveranstaltungen niedrigere Zufriedenheitswerte haben, überarbeiten Sie den Inhalt oder das Format. Behandeln Sie Gemeinschaftsinitiativen wie ein Produkt im Modus der kontinuierlichen Verbesserung. Verwenden Sie Metriken und Rückmeldungen als Nutzerdaten, um die Nutzererfahrung zu optimieren.

Nächste Schritte,

Sobald Sie Ihre laufenden Engagement- und Messsysteme etabliert haben, unternehmen Sie folgende Schritte:

  1. Implementieren Sie regelmäßige Programmangebote: Starten Sie mit Sprechstunden und Forenaktivitäten.
  2. Mess-Dashboards einrichten: Beginnen Sie ab dem ersten Tag mit der Nachverfolgung wichtiger Kennzahlen.
  3. Etablieren Sie Feedbackschleifen: Erstellen Sie regelmäßige Umfragen und Mechanismen zur Feedbacksammlung.
  4. Wechsel zur Infrastruktur: Schaffen Sie die technische Grundlage zur Unterstützung Ihrer Abläufe.

Nachdem Sie Ihre kontinuierlichen Engagement- und Messsysteme etabliert haben, errichten Sie die technische Infrastruktur und Partnerschaften, um das Wachstum und die Nachhaltigkeit Ihrer Community zu unterstützen.

Infrastruktur und Partnerschaften aufbauen

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