Aufbewahrungsrichtlinien für Microsoft Teams Verwalten

Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen von Microsoft 365 helfen Ihnen, die Informationen in Ihrer Organisation effektiver zu verwalten. Sie können Aufbewahrungseinstellungen konfigurieren, um Daten aufzubewahren, die benötigt werden, um die internen Richtlinien Ihrer Organization, Branchenvorschriften oder gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Sie können die Aufbewahrungseinstellungen auch so konfigurieren, dass Daten gelöscht werden, die als Belastung angesehen werden, die Sie nicht mehr aufbewahren müssen oder die keinen rechtlichen oder geschäftlichen Wert haben.

Teams unterstützt Aufbewahrungsrichtlinien für Chat- und Kanal-Nachrichten, so dass Sie als Administrator proaktiv entscheiden können, ob Sie diese Daten aufbewahren, löschen oder für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren und dann löschen möchten. Der Beginn des Aufbewahrungszeitraums für diese Aktionen basiert immer darauf, wann eine Nachricht erstellt wird. Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie für Teams auf Ihre gesamte Organisation oder bestimmte Benutzer und Teams anwenden. Aufbewahrungsbezeichnungen werden für Teams nicht unterstützt.

Weitere Informationen zu Aufbewahrungslösungen in Microsoft 365 finden Sie unter Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen.

Benutzer, die einer Aufbewahrungsrichtlinie für Teams unterliegen, müssen über eine entsprechende Lizenz verfügen, z. B. Office 365 E3 oder Office 365 A3. Weitere Lizenzierungsoptionen für diese Aufbewahrungsrichtlinien finden Sie im Abschnitt Microsoft Purview-Datenlebenszyklusverwaltung des Microsoft 365-Lizenzierungsleitfadens für Sicherheit & Compliance. Weitere Informationen zur Lizenzierung für Teams finden Sie in der Microsoft Teams-Dienstbeschreibung.

Unterstützung von Aufbewahrungs- und Löschaktionen durch Teams-Aufbewahrungsrichtlinien

Wenn Sie eine Teams-Aufbewahrungsrichtlinie zum Aufbewahren von Chat- oder Kanalnachrichten konfigurieren, können Benutzer ihre Nachrichten weiterhin in ihrer Teams-App bearbeiten und löschen. Obwohl Benutzer ihre bearbeiteten oder gelöschten Nachrichten nicht mehr in Teams sehen, werden Daten aus diesen Nachrichten an einem sicheren Speicherort gespeichert, der für eDiscovery-Suchvorgänge durch Complianceadministratoren konzipiert ist. Das endgültige Löschen dieser Daten erfolgt nicht vor dem Ende des konfigurierten Aufbewahrungszeitraums, wenn eine andere Aufbewahrungsrichtlinie für die Aufbewahrung dieser Daten konfiguriert ist oder einer eDiscovery-Aufbewahrung unterliegt.

Wenn eine Aufbewahrungsrichtlinie zum Löschen von Chat- und Kanalnachrichten konfiguriert ist, können diese Nachrichten automatisch gelöscht werden. Wenn die Nachrichten weiterhin in der Teams-App angezeigt werden, werden sie von dort ausgeblendet, und die Benutzer werden darüber informiert, dass diese Nachrichten durch eine Aufbewahrungsrichtlinie gelöscht wurden. Wenn die Nachrichten zuvor einer Aufbewahrungsaktion unterzogen wurden und von Benutzern bearbeitet oder gelöscht wurden, werden diese Nachrichten jetzt vom gesicherten Speicherort gelöscht und nicht mehr in eDiscovery-Suchvorgängen zurückgegeben.

Ausführliche Informationen darüber, wie diese Richtlinien in Abhängigkeit von der Richtlinienkonfiguration und den Benutzeraktionen funktionieren und welche Nachrichtendaten für die Teams-Aufbewahrungsrichtlinien ein- und ausgeschlossen werden, finden Sie unter Mehr zur Aufbewahrung für Microsoft Teams. Diese Seite also erklärt, warum es manchmal zu Verzögerungen kommen kann, wenn Aufbewahrungsrichtlinien Nachrichten löschen. Beispielsweise können Nachrichten bis zu sieben Tage nach dem Ablauf, den Sie in der Aufbewahrungsrichtlinie konfiguriert haben, für Benutzer in der Teams-App sichtbar sein.

Wenn Sie mehrere Aufbewahrungsrichtlinien für Teams mit unterschiedlichen Aufbewahrungseinstellungen einrichten, klären die Grundsätze der Aufbewahrung alle Konflikte. Beispiel:

• Wenn es einen Konflikt zwischen dem Aufbewahren oder Löschen desselben Inhalts gibt, wird der Inhalt immer am gesicherten Speicherort aufbewahrt, sodass er mit eDiscovery für Complianceadministratoren durchsuchbar bleibt.

  Dieses Prinzip gilt auch für Nachrichten, die sich aus rechtlichen oder untersuchungsrechtlichen Gründen in eDiscovery-Archiven befinden.

• Wenn es einen Konflikt darüber gibt, wie lange derselbe Inhalt am gesicherten Speicherort aufbewahrt werden soll, wird er für die längste Aufbewahrungszeit aufbewahrt.

Diese beiden Grundsätze der Aufbewahrung adressieren die meisten Konflikte, die entstehen können, wenn Sie mehrere Aufbewahrungsrichtlinien für Teams haben. Weitere Informationen finden Sie unter Die Grundsätze der Aufbewahrung oder was hat Vorrang?

Informationen zur Problembehandlung

Ermitteln, ob fehlende Nachrichten durch eine Aufbewahrungsrichtlinie gelöscht wurden

Bevor Sie sich wegen fehlender Teams-Chat- oder -Kanalnachrichten an den Support wenden, überprüfen Sie Folgendes:

1. Überprüfen Sie die in Teams angezeigte Nachricht. Wenn eine Aufbewahrungsrichtlinie ältere private oder Gruppenchatnachrichten löscht, zeigt Teams eine Meldung an, die besagt, dass ältere Nachrichten aufgrund der Aufbewahrungsrichtlinie der organization gelöscht wurden. Bei Kanalnachrichten zeigt Teams anstelle der gelöschten übergeordneten Nachricht einen Hinweis zum Löschen der Aufbewahrungsrichtlinie an.

2. Vergewissern Sie sich, dass die Aufbewahrungsrichtlinie gilt. Stellen Sie sicher, dass die Richtlinie den betroffenen Benutzer oder das betroffene Team, den entsprechenden Nachrichtenspeicherort und das Erstellungsdatum der Nachricht enthält. Die Aufbewahrungsfristen für Teams werden ab dem Datum berechnet, an dem die Nachricht erstellt wurde.

3. Überprüfen Sie, ob der Benutzer die Nachricht bearbeitet oder gelöscht hat. Benutzer können Nachrichten bearbeiten oder löschen, während eine Aufbewahrungsrichtlinie eine Compliancekopie an einem sicheren Speicherort aufbewahrt. Die aufbewahrte Kopie kann für eDiscovery weiterhin verfügbar sein, auch wenn die ursprüngliche Nachricht in Teams nicht mehr sichtbar ist.

4. Überprüfen Sie die Ergebnisse von Microsoft Purview-eDiscovery. Wenn die Nachricht in eDiscovery zurückgegeben, aber in Teams nicht mehr sichtbar ist, wird die Nachricht möglicherweise aufgrund einer Aufbewahrungsrichtlinie oder einer eDiscovery-Aufbewahrung aufbewahrt. Es wird nicht erwartet, dass eine aufbewahrte Compliancekopie in der Teams-Unterhaltung sichtbar bleibt.

5. Überprüfen Sie Richtlinienkonflikte und -sperren. Eine andere Aufbewahrungsrichtlinie oder eDiscovery-Aufbewahrung speichert die Nachricht möglicherweise länger als die untersuchte Richtlinie.

6. Verarbeitung von Löschvorgängen zulassen. Nachrichten können nach Ablauf des konfigurierten Aufbewahrungszeitraums bis zu sieben Tage lang in Teams sichtbar bleiben.

Wann sind die Aufbewahrungsrichtlinien für Teams zu verwenden

In vielen Fällen betrachten Organisationen private Chat-Daten als eine größere Belastung als Kanalnachrichten, bei denen es sich in der Regel eher um projektbezogene Gespräche handelt.

Sie können effizient eine einzelne Aufbewahrungsrichtlinie für alle Teams-Nachrichten konfigurieren. Für eine differenziertere Steuerung haben Sie auch folgende Möglichkeiten:

• Separate Aufbewahrungsrichtlinien für private Chats (1:1 oder 1: viele Chats), Nachrichten aus Standardkanälen oder Nachrichten aus privaten Kanälen haben.

• Wenden Sie die Richtlinien nur auf bestimmte Benutzer oder Teams in Ihrer Organization an. Bei Teams-Chats und privaten Kanälen können Sie auswählen, für welche Benutzer die Richtlinie gilt. Bei Teams-Kanalnachrichten können Sie auswählen, für welche Teams die Richtlinie gilt.

Beispielsweise für Standardkanalnachrichten: Erstellen Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie für bestimmte Teams in Ihrer Organization, und konfigurieren Sie diese Richtlinie nach einem Jahr mit einer Löschaktion. Erstellen Sie dann eine weitere Aufbewahrungsrichtlinie für Standardkanalnachrichten für alle anderen Teams, und konfigurieren Sie diese Richtlinie nach drei Jahren mit einer Löschaktion.

Aufbewahrungsrichtlinien für Teams erstellen und verwalten

Um eine Richtlinie zur Aufbewahrung von Teams-Nachrichten zu erstellen oder zu bearbeiten, verwenden Sie die Anweisungen unter Erstellen und Konfigurieren einer Aufbewahrungsrichtlinie und der Registerkarte Aufbewahrungsrichtlinie für Teams .

Diese Seite bietet zusätzliche Informationen zum Erstellen und Verwalten von Aufbewahrungsrichtlinien für andere Workloads in Microsoft 365. Sie könnten zum Beispiel auch eine Aufbewahrungsrichtlinie für Microsoft 365 Gruppen erstellen, um Dateien aufzubewahren und zu löschen, auf die in Teams zugegriffen wird und die in OneDrive oder SharePoint gespeichert sind.

Daten können in Form von Screenshots auf dem lokalen Laufwerk eines Endbenutzers über das Windows Recall-Feature gespeichert werden und werden separat verwaltet. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Verwalten von Windows Recall .

Endbenutzererfahrung

Bei privaten Chats (1:1-Chats) oder Gruppenchats sehen Benutzer, dass Chats, die älter sind als die Konfiguration der Aufbewahrungsrichtlinie, gelöscht werden. Zudem wird eine automatisch generierte Nachricht mit dem Hinweis "Wir haben ältere Nachrichten aufgrund der Aufbewahrungsrichtlinie Ihrer Organisation gelöscht" über den noch nicht gelöschten Nachrichten angezeigt.

Bei Kanalnachrichten sehen Benutzer (Mitglieder des Kanals), dass die gelöschten Nachrichten nach dem Ablaufen der Nachrichten aus der Ansicht verschwinden. dem Benutzer wird "Diese Nachricht wurde aufgrund einer Aufbewahrungsrichtlinie gelöscht" anstelle der übergeordneten Nachricht angezeigt.

Die Links in diesen angezeigten Nachrichten führen zu Teams-Nachrichten über Aufbewahrungsrichtlinien. Diese Dokumentation für Endbenutzer hilft bei der Beantwortung allgemeiner Fragen, warum Nachrichten gelöscht wurden. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie im Rahmen der Bereitstellung Ihrer Aufbewahrungsrichtlinie den Benutzern und Ihrem Helpdesk die Auswirkungen der konfigurierten Einstellungen mitteilen.

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