Erstellen und Konfigurieren von Aufbewahrungsrichtlinien

Aufbewahrungsrichtlinien für Teams unterstützen freigegebene Kanäle. Wenn Sie die Aufbewahrungseinstellungen für den Speicherort vonTeams-Kanal-Nachrichten konfigurieren, erbt ein Team, das über freigegebene Kanäle verfügt, die Aufbewahrungseinstellungen von dem übergeordneten Team.

Ab Ende April 2026 unterstützen die Aufbewahrungsrichtlinien auch neu erstellte Teams-Anrufprotokolle, wenn Sie die Aufbewahrungsrichtlinien mit PowerShell erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Aufbewahrungsrichtlinie für Teams-Anrufprotokolle.

1. Anmelden beim Microsoft Purview-Portal>Lösungen>Verwaltung >des DatenlebenszyklusRichtlinien>Aufbewahrungsrichtlinien.

2. Wählen Sie Neue Aufbewahrungsrichtlinie aus, um die Konfiguration zum Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie zu starten, und benennen Sie die neue Aufbewahrungsrichtlinie.

3. Behalten Sie für die Seite Assign admin units (Administratoreinheiten zuweisen ) das Standardverzeichnis "Vollständiges Verzeichnis" bei. Derzeit werden Admin-Einheiten für diese Richtlinie nicht unterstützt.

4. Wählen Sie für die Seite Den Typ der Aufbewahrungsrichtlinie zum Erstellen auswählen die Option Adaptiv oder Statisch aus, je nachdem, welche Auswahl Sie in den Anweisungen Bevor Sie beginnen getroffen haben. Wenn Sie noch keine adaptiven Bereiche erstellt haben, können Sie Adaptiv auswählen. Da jedoch keine adaptiven Bereiche ausgewählt werden können, können Sie den Assistenten mit dieser Konfiguration nicht abschließen.

5. Je nach dem von Ihnen ausgewählten Bereich:

   • Wenn Sie Adaptiv ausgewählt haben: Wählen Sie auf der Seite Adaptive Richtlinienbereiche und Speicherorte auswählen die Option Bereiche hinzufügen aus, und wählen Sie einen oder mehrere erstellte adaptive Bereiche aus. Wählen Sie dann einen oder mehrere Speicherorte aus. Die Speicherorte, die Sie auswählen können, hängt von den hinzugefügten Bereichstypen ab. Wenn Sie beispielsweise nur den Bereichtyp "Benutzer" hinzugefügt haben, können Sie Teams-Chats , aber keine Teams-Kanalnachrichten auswählen.

   • Wenn Sie Statisch ausgewählt haben: Wählen Sie auf der Seite Speicherorte für die Anwendung der Richtlinie auswählen einen oder mehrere Standorte aus:

     • Teams-Kanalnachricht: Nachrichten aus Standard- und freigegebenen Kanalchats sowie Standard- und freigegebenen Kanalbesprechungen. Enthält nur Nachrichten aus privaten Kanalchats und privaten Kanalbesprechungen nach der Migration .
     • Teams-Chats: Für Teams Nachrichten aus privaten 1:1-Chats, Gruppenchats, Besprechungschats und Chats mit sich selbst.
     • Nachrichten in privaten Teams-Kanälen: Gilt nur vor der Migration . Nachrichten aus privaten Kanalchats und privaten Kanalbesprechungen. Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie die anderen Teams-Speicherorte nicht in derselben Aufbewahrungsrichtlinie auswählen.
     • Microsoft Copilot Erfahrungen: Für integrierte und benutzerdefinierte Copilot-Erfahrungen geben alle Benutzer Antworten ein. Umfasst Microsoft 365 Copilot, Security Copilot, Copilot in Fabric und Copilot Studio.
     • Enterprise KI-Apps: Für Nicht-Copilot-KI-Apps für Unternehmen, die mit Methoden wie Entra-Registrierung oder Daten-Connectors integriert oder mit Ihrer Organisation verbunden sind, alle Benutzeraufforderungen und -antworten. Enthält Entra-registrierte KI-Apps, ChatGPT Enterprise und Microsoft Foundry.
     • Andere KI-Apps: Für andere unterstützte KI-Apps alle Benutzeraufforderungen und -antworten. umfasst ChatGPT, Google Gemini, Microsoft Bing, DeepSeek.

     Standardmäßig sind alle Teams und alle Benutzer ausgewählt, aber Sie können dies verfeinern, indem Sie die Optionen Auswählen und Ausschließen auswählen.

6. Geben Sie auf der Seite Entscheiden, ob Inhalte beibehalten werden, gelöscht werden oder beides die Konfigurationsoptionen für das Beibehalten und Löschen von Inhalten an.

   Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, die Inhalte nur aufbewahrt, ohne sie zu löschen, die sie aufbewahrt und nach einem festgelegten Zeitraum löscht, oder Inhalte nur nach einem bestimmten Zeitraum löscht. Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen für die Aufbewahrung und Löschung von Inhalten.

7. Schließen Sie die Konfiguration ab und speichern Sie Ihre Einstellungen.

Eine Anleitung, wann Sie Aufbewahrungsrichtlinien für Teams verwenden und die Endbenutzererfahrung verstehen, finden Sie unter Aufbewahrungsrichtlinien für Microsoft Teams Verwalten in der Teams-Dokumentation.

Technische Details zur Funktionsweise der Aufbewahrung für Teams- und Copilot-Daten, einschließlich der Elemente von Nachrichten, die für die Aufbewahrung und Zeitinformationen unterstützt werden, mit Beispielexemplarischen Vorgehensweisen finden Sie unter "Informationen zur Aufbewahrung für Microsoft Teams " und "Informationen zur Aufbewahrung für Copilot".

Bekannte Konfigurationsprobleme für Aufbewahrungsrichtlinien in Teams

• Sie können zwar die Option auswählen, den Aufbewahrungszeitraum zu starten, wenn Elemente zuletzt geändert wurden, aber es wird immer der Wert Wenn Elemente erstellt wurden verwendet. Für bearbeitete Nachrichten wird eine Kopie der ursprünglichen Nachricht mit ihrem ursprünglichen Zeitstempel gespeichert, um zu erkennen, wann diese Nachricht vor der Bearbeitung erstellt wurde. Die Nachricht hat nach der Bearbeitung einen neueren Zeitstempel.

• Wenn Sie die Option Bearbeiten für den Teams-Chat-Speicherort auswählen, werden möglicherweise Gäste und Nicht-Postfachbenutzer angezeigt. Aufbewahrungsrichtlinien sind nicht auf diese Benutzer ausgerichtet, deshalb sollten Sie sie nicht auswählen.

• Vor Ende April 2026 wurden Teams-Anrufdatensätze (CDRs) für Teams-Chat- und Kanalnachrichten in die Aufbewahrungsrichtlinien für Teams-Chats aufgenommen. Jetzt sind CDRs nur noch in einer Aufbewahrungsrichtlinie für Teams-Anrufprotokolle enthalten, wie im nächsten Abschnitt beschrieben.

Aufbewahrungsrichtlinie für Teams-Anrufprotokolle

Teams-Anrufprotokolle stellen die Sammlung von Anrufdaten dar, die von Teams generiert wurden, einschließlich Anrufdatensätzen (CDRs) und anderer Anrufmetadaten. CDRs werden manchmal auch als Anrufdetailaufzeichnungen oder einfach Anrufaufzeichnungen bezeichnet.

Bevor Ende April 2026 die Aufbewahrung von Teams-Anrufprotokollen unterstützt wurde, wurden CDRs für Teams-Chat und Teams-Kanäle in die Aufbewahrungsrichtlinien für den Teams-Chatspeicherort aufgenommen. In Zukunft werden neue CDRs nur noch unterstützt, wenn Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie für Teams-Anrufprotokolle erstellen. CDRs, die in früheren Aufbewahrungsrichtlinien für Teams-Chats enthalten waren, werden weiterhin durch diese Richtlinien verwaltet.

Diese separate Aufbewahrungsrichtlinie für Anrufprotokolle kann nur mithilfe von PowerShell erstellt und geändert werden. Dabei werden die folgenden Überlegungen angestellt:

• Die Richtlinie enthält Anrufprotokolle für Teams-Chats und Teams-Kanäle.
• Die Richtlinie gilt nur für neue Anrufprotokolle, die erstellt werden, nachdem die Richtlinie konfiguriert und aktiv ist.

Nachdem Sie die Aufbewahrungsrichtlinie für Teams-Anrufprotokolle erstellt haben, wird sie inden Richtlinienzur Verwaltung> des Datenlebenszyklus im Microsoft Purview-Portal angezeigt, wo sie sichtbar, aber schreibgeschützt ist.

Um eine Aufbewahrungsrichtlinie für Teams-Anrufprotokolle zu erstellen, verwenden Sie zuerst das Cmdlet New-AppRetentionCompliancePolicy . Der folgende Befehl erstellt beispielsweise eine Aufbewahrungsrichtlinie für das Anrufprotokoll von Teams für alle Postfächer:

New-AppRetentionCompliancePolicy -Name "<PolicyName>" -Applications "User:MicrosoftTeamsCallLog" -ExchangeLocation "All"

Verwenden Sie dann das Cmdlet New-AppRetentionComplianceRule , um eine Aufbewahrungsregel zu erstellen, die die Aufbewahrungsdauer und die Aktion angibt. Der folgende Befehl erstellt beispielsweise eine Nur-Lösch-Regel, die Teams-Anrufprotokolldaten nach einem Jahr endgültig löscht:

New-AppRetentionComplianceRule -Name "<RuleName>" -Policy "<PolicyName>" -RetentionDuration 365 -RetentionDurationDisplayHint Days -RetentionComplianceAction Delete

Weitere Informationen zur Verwendung von PowerShell-Cmdlets zum Erstellen und Verwalten von Aufbewahrungsrichtlinien finden Sie unter PowerShell-Cmdlets für Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen.

Weitere für die Unterstützung von Teams benötigte Aufbewahrungsrichtlinien

Teams ist mehr als nur Nachrichten und Anrufprotokolle aus Chats und Kanälen. Wenn Sie Teams haben, die aus einer Microsoft 365-Gruppe (früher Office 365-Gruppe) erstellt wurden, sollten Sie zusätzlich eine Aufbewahrungsrichtlinie konfigurieren, die diese Microsoft 365-Gruppe enthält, indem Sie den Speicherort der Microsoft 365-Gruppenpostfächer & -Websites verwenden. Diese Aufbewahrungsrichtlinie gilt für Inhalte in Postfach, Website und Dateien der Gruppe. Die Files enthalten Teams-Besprechungsaufzeichnungen und Transkripte von Kanalbesprechungen.

Um Teams-Besprechungsaufzeichnungen mit ihren Transkripten aus Benutzerchats aufzubewahren oder zu löschen, benötigen Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie, die das OneDrive-Konto des Organisators als Speicherort enthält.

Wenn Sie über Teamwebsites verfügen, die nicht mit einer Microsoft 365-Gruppe verbunden sind, die Websites für freigegebene Teams-Kanäle und private Teams-Kanäle enthält, benötigen Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie, die die Speicherorte für klassische SharePoint- und Kommunikationswebsites oder OneDrive-Konten enthält, um Dateien in Teams aufzubewahren und zu löschen:

• In einem Chat freigegebene Dateien werden im OneDrive-Konto des Benutzers gespeichert, der sie freigegeben hat.

• In Kanäle hochgeladene Dateien werden auf der SharePoint-Website für das Team gespeichert.

Es kann vorkommen, dass eine Aufbewahrungsrichtlinie, die auf Microsoft 365-Gruppen, SharePoint-Websites oder OneDrive-Konten angewendet wird, eine Datei löscht, die in einer Teams Chat- oder Kanalnachricht erwähnt wird, bevor diese Nachrichten gelöscht werden. In diesem Szenario wird die Datei in der Microsoft Teams-Nachricht weiterhin angezeigt, aber wenn Benutzer die Datei auswählen, wird der Fehler "Datei nicht gefunden" angezeigt. Dieses Verhalten gilt nicht für Aufbewahrungsrichtlinien. Dies kann auch passieren, wenn ein Benutzer eine Datei aus SharePoint oder OneDrive manuell löscht.

1. Anmelden beim Microsoft Purview-Portal>Lösungen>Verwaltung >des DatenlebenszyklusRichtlinien>Aufbewahrungsrichtlinien.

2. Wählen Sie Neue Aufbewahrungsrichtlinie, um eine neue Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen.

3. Behalten Sie für die Seite Assign admin units (Administratoreinheiten zuweisen ) das Standardverzeichnis "Vollständiges Verzeichnis" bei. Derzeit werden Admin-Einheiten für diese Richtlinie nicht unterstützt.

4. Wählen Sie für die Seite Den Typ der Aufbewahrungsrichtlinie zum Erstellen auswählen die Option Adaptiv oder Statisch aus, je nachdem, welche Auswahl Sie in den Anweisungen Bevor Sie beginnen getroffen haben. Wenn Sie noch keine adaptiven Bereiche erstellt haben, können Sie Adaptiv auswählen. Da jedoch keine adaptiven Bereiche ausgewählt werden können, können Sie den Assistenten mit dieser Konfiguration nicht abschließen.

5. Je nach dem von Ihnen ausgewählten Bereich:

   • Wenn Sie Adaptiv ausgewählt haben: Wählen Sie auf der Seite Adaptive Richtlinienbereiche und Speicherorte auswählen die Option Bereiche hinzufügen aus, und wählen Sie einen oder mehrere erstellte adaptive Bereiche aus. Wählen Sie dann einen oder mehrere Speicherorte aus. Die Speicherorte, die Sie auswählen können, hängt von den hinzugefügten Bereichstypen ab. Wenn Sie beispielsweise nur den Bereichtyp "Benutzer" hinzugefügt haben, können Sie Viva Engage-Benutzernachrichten auswählen, aber keine Viva Engage-Communitynachrichten.

   • Wenn Sie "Statisch" ausgewählt haben: Aktivieren Sie auf der Seite "Speicherorte auswählen, um die Richtlinie anzuwenden" einen oder beide Speicherorte für Viva Engage: Viva Engage-Communitynachricht und Viva Engage-Benutzernachrichten.

     Standardmäßig sind alle Communitys und Benutzer ausgewählt, aber Sie können dies verfeinern, indem Sie Communitys und Benutzer angeben, die ein- oder -ausgeschlossen werden sollen.

     Für Viva Engage-Benutzernachrichten:

     • Wenn Sie die Standardeinstellung auf Alle Benutzer belassen, werden Azure B2B-Gastbenutzer nicht eingeschlossen.
     • Wählen Sie Bearbeiten für Alle Benutzer, so können Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie auf externe Benutzer anwenden, wenn Sie deren Konto kennen.

6. Geben Sie auf der Seite Entscheiden, ob Inhalte beibehalten werden, gelöscht werden oder beides die Konfigurationsoptionen für das Beibehalten und Löschen von Inhalten an.

   Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, die Inhalte nur aufbewahrt, ohne sie zu löschen, die sie aufbewahrt und nach einem festgelegten Zeitraum löscht, oder Inhalte nur nach einem bestimmten Zeitraum löscht. Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen für die Aufbewahrung und Löschung von Inhalten.

7. Schließen Sie die Konfiguration ab und speichern Sie Ihre Einstellungen.

Technische Details zur Funktionsweise der Aufbewahrung für Viva Engage, einschließlich der Elemente von Nachrichten, die für Aufbewahrungs- und Zeitinformationen mit Beispielexemplaren unterstützt werden, finden Sie unter Informationen zur Aufbewahrung für Viva Engage.

Bekannte Konfigurationsprobleme für Viva Engage-Aufbewahrungsrichtlinien

• Sie können zwar die Option auswählen, den Aufbewahrungszeitraum zu starten, wenn Elemente zuletzt geändert wurden, aber es wird immer der Wert Wenn Elemente erstellt wurden verwendet. Für bearbeitete Nachrichten wird eine Kopie der ursprünglichen Nachricht mit ihrem ursprünglichen Zeitstempel gespeichert, um zu erkennen, wann diese Nachricht vor der Bearbeitung erstellt wurde. Die Nachricht hat nach der Bearbeitung einen neueren Zeitstempel.

• Wenn Sie für den Speicherort für Viva Engage-Benutzernachrichten "Bearbeiten" auswählen, werden möglicherweise Gäste und Nicht-Postfachbenutzer angezeigt. Aufbewahrungsrichtlinien sind nicht auf diese Benutzer ausgerichtet, deshalb sollten Sie sie nicht auswählen.

Zusätzliche Aufbewahrungsrichtlinien zur Unterstützung von Viva Engage erforderlich

Viva Engage ist mehr als nur Communitynachrichten und private Nachrichten. Wenn Sie E-Mail-Nachrichten für Ihr Viva Engage-Netzwerk aufbewahren und löschen möchten, konfigurieren Sie eine zusätzliche Aufbewahrungsrichtlinie, die alle Microsoft 365-Gruppen umfasst, die für Viva Engage verwendet werden, indem Sie den Speicherort Microsoft 365-Gruppenpostfächer & -Websites verwenden.

Dieser Speicherort enthält auch Dateien, die in Viva Engage-Communitys hochgeladen werden. Diese Dateien werden auf der gruppenverbundenen SharePoint-Website für die Viva Engage-Community gespeichert.

Es ist möglich, dass eine auf SharePoint-Websites angewendete Aufbewahrungsrichtlinie eine Datei löscht, auf die in einer Viva Engage-Nachricht verwiesen wird, bevor diese Nachrichten gelöscht werden. In diesem Szenario wird die Datei weiterhin in der Viva Engage-Nachricht angezeigt, aber wenn Benutzer die Datei auswählen, erhalten sie den Fehler "Datei nicht gefunden". Dieses Verhalten ist nicht spezifisch für Aufbewahrungsrichtlinien und kann auch auftreten, wenn ein Benutzer eine Datei manuell aus SharePoint löscht.

Verwenden Sie die folgenden Anweisungen für Aufbewahrungsrichtlinien, die für alle diese Dienste gelten:

• Exchange: E-Mail und öffentliche Ordner
• SharePoint: Websites und eingebettete SharePoint-Container
• OneDrive: Konten
• Microsoft 365-Gruppen
• Skype for Business

1. Anmelden beim Microsoft Purview-Portal>Lösungen>Verwaltung >des DatenlebenszyklusRichtlinien>Aufbewahrungsrichtlinien.

2. Wählen Sie Neue Aufbewahrungsrichtlinie aus, um die Konfiguration zum Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie zu starten, und benennen Sie die neue Aufbewahrungsrichtlinie.

3. Behalten Sie für die Seite Assign admin units (Administratoreinheiten zuweisen ) das Standardverzeichnis "Vollständiges Verzeichnis" bei. Derzeit werden Admin-Einheiten für diese Richtlinie nicht unterstützt.

4. Wählen Sie für die Seite Den Typ der Aufbewahrungsrichtlinie zum Erstellen auswählen die Option Adaptiv oder Statisch aus, je nachdem, welche Auswahl Sie in den Anweisungen Bevor Sie beginnen getroffen haben. Wenn Sie noch keine adaptiven Bereiche erstellt haben, können Sie Adaptiv auswählen. Da jedoch keine adaptiven Bereiche ausgewählt werden können, können Sie den Assistenten mit dieser Konfiguration nicht abschließen. Adaptive Richtlinien unterstützen die Speicherorte für öffentliche Exchange-Ordner oder Skype for Business nicht.

5. Je nach dem von Ihnen ausgewählten Bereich:

   • Wenn Sie Adaptiv ausgewählt haben: Wählen Sie auf der Seite Adaptive Richtlinienbereiche und Speicherorte auswählen die Option Bereiche hinzufügen aus, und wählen Sie einen oder mehrere erstellte adaptive Bereiche aus. Wählen Sie dann einen oder mehrere Speicherorte aus. Die Speicherorte, die Sie auswählen können, hängt von den hinzugefügten Bereichstypen ab. Wenn Sie beispielsweise nur den Bereichstyp "Benutzer" hinzugefügt haben, können Sie Exchange-Postfächer , aber keine SharePoint-Websites auswählen.

   • Wenn Sie "Statisch" ausgewählt haben: Aktivieren oder deaktivieren Sie auf der Seite "Speicherorte auswählen" einen der Standorte mit Ausnahme der Speicherorte für Teams und Viva Engage. Sie können die Richtlinie für jeden Speicherort bei der Standardeinstellung belassen, um die Richtlinie auf den gesamten Speicherort anzuwenden , oder Ein- und Ausschlüsse angeben.

   Spezifische Informationen zu Speicherorten:

   • Exchange-Postfächer und öffentliche Exchange-Ordner
   • SharePoint-Websites und OneDrive-Konten
   • Microsoft 365-Gruppenpostfächer & -websites
   • Skype for Business

6. Geben Sie auf der Seite Entscheiden, ob Inhalte beibehalten werden, gelöscht werden oder beides die Konfigurationsoptionen für das Beibehalten und Löschen von Inhalten an.

   Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, die Inhalte nur aufbewahrt, ohne sie zu löschen, die sie aufbewahrt und nach einem festgelegten Zeitraum löscht, oder Inhalte nur nach einem bestimmten Zeitraum löscht. Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen für die Aufbewahrung und Löschung von Inhalten auf dieser Seite.

7. Schließen Sie die Konfiguration ab und speichern Sie Ihre Einstellungen.