E-Mail-Aktivitätstabellen

Die E-Mail-Aktivitätstabelle hilft Ihnen beim Nachverfolgen und Verwalten der E-Mail-Kommunikation mit Kunden.

Aktionen bei einer E-Mail-Aktivität

Mithilfe von Dataverse-Webdiensten können Sie die folgenden Aktionen für eine E-Mail-Aktivität ausführen:

• Erstellen, Abrufen, Aktualisieren und Löschen der E-Mail-Aktivität.

• Senden Sie E-Mail-Nachrichten oder senden Sie E-Mail-Nachrichten mithilfe von E-Mail-Vorlagen (Template). Weitere Informationen zu E-Mail-Vorlagen finden Sie unter Erstellen von E-Mail-Vorlagen.

• Fügen Sie Dateien als Anhänge an, indem Sie das Attribut (ActivityMimeAttachment) in der E-Mail-Nachricht verwenden.

• Senden von Massen-E-Mail-Nachrichten.

• Konfigurieren von eingehenden E-Mail-Nachrichten, sodass sie von Microsoft Exchange Server an einen Benutzer oder die Warteschlange übermittelt werden, oder ausgehende Nachrichten von einem beliebigen Benutzer oder einer Warteschlange an Microsoft Exchange Server gesendet werden können.

  Wenn die Organization.RequireApprovalForuserEmail Organisationsattribute und Organization.RequireApprovalForQueueEmail (E-Mails nur für genehmigte Benutzer/Warteschlangen verarbeiten) auf true (1) festgelegt sind, geschieht Folgendes: E-Mail-Nachrichten werden nur dann zugestellt oder von einem Benutzer oder einer Warteschlange gesendet, wenn die primäre E-Mail-Adresse des Benutzers oder der Warteschlange genehmigt ist. Die SystemUser.EmailRouterAccessApproval Attribute und die Queue.EmailRouterAccessApproval geben den Status der primären E-Mail-Adresse des Benutzers bzw. der Warteschlange an, und der Wert muss auf 1 festgelegt werden. Andernfalls werden die eingehenden und ausgehenden Nachrichten blockiert. Sie können den Benutzer- oder Warteschlangendatensatz aktualisieren, um den Attributwert zu ändern, sofern er nicht bereits im genehmigten Zustand vorhanden ist, vorausgesetzt, Ihr Benutzerkonto verfügt über die prvApproveRejectEmailAddress-Berechtigung zugewiesen.

Massen-E-Mail

Dataverse unterstützt das Senden von E-Mails an eine große Liste von Empfängern über eine Massen-E-Mail-Anforderung. Wenn Sie eine Massen-E-Mail-Anforderung an Dataverse senden, wird ein asynchroner Vorgang in der asynchronen Dienstwarteschlange erstellt, der die E-Mail-Nachrichten mithilfe eines Hintergrundprozesses sendet. Dieser Prozess verbessert die Systemleistung.

Verwenden Sie die Nachrichten BackgroundSendEmailRequest und SendBulkMailRequest, um Massen-E-Mail-Nachrichten zu senden. In der folgenden Liste wird die Sequenz beschrieben, die zum Senden von Massen-E-Mails verwendet wird:

1. Führen Sie die SendBulkMail Anforderung aus. Diese Anforderung enthält eine Abfrage, die die Ziel-E-Mail-Empfänger auswählt, und eine E-Mail-Vorlage zum Verfassen jeder E-Mail.

2. Der asynchrone Dienst erstellt die E-Mail-Aktivitäten für jeden Empfänger.

3. Der asynchrone Dienst sendet jede E-Mail-Nachricht. Die E-Mail-Nachrichten haben den Sendestatus "ausstehend".

4. Der E-Mail-Router, Dynamics 365 für Outlook oder eine Komponente eines Drittanbieters zum Senden von E-Mails ruft ausstehende E-Mail-Nachrichten aus Dataverse ab. Wenn die Nachricht gefunden wird, lädt sie die Nachricht mithilfe der BackgroundSendEmail Anforderung herunter.

5. Die BackgroundSendEmail Anforderung führt die folgenden Vorgänge aus: Überprüft, ob ausstehende E-Mail-Nachrichten vorhanden sind, lädt die E-Mail an den Aufrufer der BackgroundSendEmailRequest Nachricht herunter und synchronisiert die Downloads, wenn mehrere Aufrufer vorhanden sind.

   Hinweis

   Ihr E-Mail-Dienstanbieter hat möglicherweise Beschränkungen, die sich darauf auswirken, wie viele E-Mails Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums senden können. Weitere Informationen finden Sie unter Exchange Online Grenzwerte > für Sendebeschränkungen.

6. Der Anrufer der BackgroundSendEmailRequest Nachricht empfängt die heruntergeladene E-Mail-Nachricht und sendet sie.

E-Mail-Anhänge

E-Mail-Anlagen sind Dateien, die Sie an E-Mail-Nachrichten oder E-Mail-Vorlagen anfügen können. Eine angefügte Datei kann sich in einem beliebigen Standarddateiformat befinden, z. B. Office Outlook-Dokumente, Office Excel-Kalkulationstabellen, CAD-Dateien und PDF-Dateien. Sie können mehrere Dateien als E-Mail-Anhänge an eine E-Mail oder E-Mail-Vorlage anhängen. Die Organization.MaxUploadFileSize-Eigenschaft bestimmt die maximale Größe von Dateien, die Sie hochladen können. Legen Sie diese Eigenschaft auf der Registerkarte "E-Mail" der Systemeinstellungen in der Dynamics 365 Anwendung fest. Diese Einstellung beschränkt die Größe von Dateien, die Sie an E-Mail-Nachrichten, Notizen und Webressourcen anfügen können. Die Standardeinstellung ist 5 MB.

Um einen E-Mail-Anhang an eine E-Mail-Nachricht oder -Vorlage anzufügen, verwenden Sie beim Erstellen oder Aktualisieren einer Zeile für einen Aktivitäts-MIME-Anhang die Spalten ActivityMimeAttachment.ObjectId und ActivityMimeAttachment.ObjectTypeCode.

Das folgende Codebeispiel zeigt, wie Sie eine E-Mail-Anlage an eine E-Mail anfügen:

ActivityMimeAttachment _sampleAttachment = new ActivityMimeAttachment{  
    ObjectId = new EntityReference(Email.EntityLogicalName, _emailId),  
    ObjectTypeCode = Email.EntityLogicalName,  
    Subject = "Sample Attachment",  
    Body = System.Convert.ToBase64String(new ASCIIEncoding().GetBytes("Example Attachment")),  
    FileName = "ExampleAttachment.txt"};  

Ebenso gilt: Wenn Sie den E-Mail-Anhang statt an eine E-Mail an eine Vorlage anhängen möchten, ersetzen Sie im vorstehenden Code die Werte der Attribute ActivityMimeAttachment.ObjectId und ActivityMimeAttachment.ObjectTypeCode wie folgt:

ObjectId = new EntityReference(Template.EntityLogicalName, _templateId), ObjectTypeCode = Template.EntityLogicalName,  

Ein vollständiges Codebeispiel zum Erstellen von E-Mail-Anhängen finden Sie unter Beispiel: Erstellen, Abrufen, Aktualisieren und Löschen eines E-Mail-Anhangs.

E-Mail-Anhänge wiederverwenden

Wenn Sie einen E-Mail-Anlagendatensatz erstellen, speichert Dataverse die angefügte Datei als Datei-BLOB. Das ActivityMimeAttachment.AttachmentId Attribut des E-Mail-Anhangsdatensatzes identifiziert die Datei BLOB eindeutig. Dieser Vorgang erleichtert die Wiederverwendung von Dateianhängen in anderen E-Mail- und E-Mail-Vorlagen-Datensätzen, ohne mehrere Kopien derselben Datei in der Datenbank zu erstellen und zu speichern.

So verwenden Sie einen vorhandenen Dateianhang wieder:

1. Rufen Sie die ActivityMimeAttachment Zeile ab, die die Anlagendatei enthält, die Sie wiederverwenden möchten, wie im folgenden Codebeispiel gezeigt:

   ActivityMimeAttachment retrievedAttachment = 
       (ActivityMimeAttachment)_serviceProxy
       .Retrieve(ActivityMimeAttachment.EntityLogicalName, _emailAttachmentId, new ColumnSet(true));  
   

2. Erstellen Sie einen neuen E-Mail-Anhang, verknüpfen Sie ihn mit der gewünschten E-Mail- oder E-Mail-Vorlagenzeile und verweisen Sie auf die angehängte Datei der abgerufenen ActivityMimeAttachment-Zeile, wie im folgenden Code-Beispiel gezeigt:

   ActivityMimeAttachment _reuseAttachment = new ActivityMimeAttachment{  
     ObjectId = new EntityReference(Email.EntityLogicalName, _emailId),  
     ObjectTypeCode = Email.EntityLogicalName,  
     Subject = "Sample Attachment",  
     AttachmentId = retrievedAttachment.AttachmentId};  
   

Da Sie eine bestehende Anlagendatei wiederverwenden, müssen Sie die Spalten ActivityMimeAttachment.Body und ActivityMimeAttachment.FileName nicht festlegen, während Sie E-Mail-Anlagenzeilen zu E-Mails oder E-Mail-Vorlagen erstellen und zuordnen.

E-Mail-Speicher

E-Mail-Beschreibungen (Textkörper der E-Mail) wurden bis zu diesem Punkt im relationalen Datenspeicher von Dataverse gespeichert. Dies ändert sich, da die Spalte "Email.Description " in der Tabelle "E-Mail-Aktivität " in unstrukturiertem Azure Blob Storage verschoben wird. Azure Blob Storage wird auch zum Speichern von Anlagen, Anmerkungen, Dateien und Bildern verwendet.

Übergangszeit

Die Datenmigration von Dataverse Relation Store zu Azure Blob Storage für alle Kunden wird voraussichtlich im Mai 2023 gestartet. Diese Datenmigration erfolgt als Hintergrundprozess (Auftrag). Die erste Datenverschiebung für bestehende Kunden wird voraussichtlich etwa 6 bis 12 Wochen dauern, und möglicherweise sogar länger, je nach Größe der Daten. Nach der anfänglichen Datenverschiebung ist jede verbleibende Migration ein fortlaufender Prozess. Alle E-Mail-Beschreibungen, die älter als zwölf Monate sind, werden automatisch in Azure Blob Storage verschoben, und dieser Zwölfmonatsübergangszeitraum kann nicht geändert werden. Neuere E-Mails werden erst verschoben, wenn sie 12 Monate alt sind. Der Auftrag zur Migration der E-Mail-Beschreibung wird regelmäßig ausgeführt – etwa alle 30–60 Tage pro Mandant.

Diese Datenmigration ist für Sie transparent, mit der Ausnahme, dass nach abschluss des Migrationsprozesses eine Verringerung der Größe der ActivityPointer-Tabelle angezeigt wird. Im Power Platform Admin Center im Kapazitätsbericht steht ein neues E-Mail-Zeilenelement in der Dateinutzung zur Verfügung. Das Endergebnis ist eine Zunahme des gesamten Dateispeicherverbrauchs und die Verringerung des verbrauchten Datenbankspeichers.

Die im nächsten Abschnitt erwähnten Einschränkungen beginnen mit der Anwendung auf alle Daten, die bereits in den von Dataverse verwalteten Azure Blob Storage verschoben wurden, auch wenn alle Datenverschiebungen nicht abgeschlossen sind.

Such- und Filterbeschränkungen

Für E-Mail-Beschreibungen (Textkörper), die in Azure Blob Storage gespeichert sind, gelten bestimmte Einschränkungen für das Filtern, Suchen und Durchsuchen von E-Mail-Beschreibungen, wie in den folgenden Abschnitten beschrieben.

Filterung

Das Filtern nach E-Mail-Beschreibungen wird nicht unterstützt. Einige spezifische Punkte, die Sie berücksichtigen sollten, sind:

• FetchXML – Sie können in E-Mail-Textkörpern nicht mithilfe von FetchXML suchen.
• Schnellsuche und erweiterte Suche – Mithilfe dieser Methoden können Sie keine E-Mail-Beschreibungen filtern.

Suche

Sie können die Dataverse-Suche in E-Mail-Beschreibungen aktivieren, um E-Mail-Beschreibungen zu durchsuchen.

Siehe auch

Aktivitätstabellen
Beispiel: Senden einer E-Mail
E-Mail-Tabelle
ActivityMimeAttachment-Tabelle