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Inaktive Postfächer ermöglichen es Ihnen, die E-Mails ehemaliger Mitarbeiter aufzubewahren, nachdem diese Ihre Organization verlassen haben, und können von autorisierten Personen aufgerufen werden, denen aus Compliance- oder rechtlichen Gründen eDiscovery-Berechtigungen erteilt wurden. Beispielsweise Administratoren, Compliance-Beauftragte und Datensatzmanager, die dann die Inhaltssuche verwenden können, um den Inhalt eines inaktiven Postfachs zu durchsuchen und zu exportieren. Inaktive Postfächer können keine E-Mails empfangen und werden im freigegebenen Adressbuch Ihrer Organisation oder in anderen Listen nicht angezeigt.
Weitere Informationen zu inaktiven Postfächern finden Sie unter Informationen zu inaktiven Postfächern.
Löschen eines inaktiven Postfachs
Um ein Postfach inaktiv zu machen, muss das Postfach gesperrt und dann das Postfach oder das entsprechende Benutzerkonto gelöscht werden.
Um ein Postfach inaktiv zu machen, muss es ordnungsgemäß lizenziert werden, damit eine Sperre auf das Postfach angewendet werden kann, bevor es gelöscht wird. Nachdem das Benutzerkonto gelöscht wurde, stehen alle dem Benutzerkonto zugeordneten Exchange Online-Lizenzen zur Zuweisung an einen neuen Benutzer zur Verfügung.
Es wird empfohlen, Microsoft 365 Aufbewahrung zu verwenden, um die Sperre auf das Postfach anzuwenden. Weitere Methoden finden Sie unter Informationen zu inaktiven Postfächern.
Die beste Möglichkeit zum Löschen eines Postfachs besteht darin, das entsprechende Benutzerkonto im Microsoft 365 Admin Center zu löschen. Informationen zum Löschen von Benutzerkonten finden Sie unter Löschen eines Benutzers aus Ihrer Organisation. Sie können das Postfach jedoch auch mithilfe des Cmdlets "Remove-Mailbox" in Exchange Online PowerShell löschen. Weitere Informationen finden Sie unter Exchange Online-Benutzerpostfächer löschen oder wiederherstellen.
Die folgende Tabelle enthält eine Übersicht über das Verfahren, mit dem ein inaktives Postfach in verschiedenen Aufbewahrungsszenarios erstellt wird.
| Um ... | Vorgehensweise | Ergebnis |
|---|---|---|
| Aufbewahren des Postfachinhalts für unbegrenzte Zeit, nachdem ein Mitarbeiter die Organisation verlassen hat | 1. Wenden Sie Microsoft 365-Aufbewahrungseinstellungen mit Aufbewahrungsaktionen für das Postfach (eine Aufbewahrungsrichtlinie) oder bestimmte E-Mail-Elemente (eine oder mehrere Aufbewahrungsbezeichnungen) an. 2. Warten Sie, bis die Aufbewahrungseinstellungen angewendet wurden. 3. Entfernen Sie das Microsoft 365 Konto des Benutzers. |
Alle Inhalte im inaktiven Postfach, auf die Aufbewahrungseinstellungen angewendet wurden, einschließlich der Elemente im Ordner "Wiederherstellbare Elemente", werden auf unbestimmte Zeit aufbewahrt. |
| Bewahren Sie den gesamten Postfachinhalt für einen bestimmten Zeitraum auf, nachdem ein Mitarbeiter die organization verlassen hat, und löschen Sie dann das Postfach | 1. Wenden Sie eine Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie auf das Postfach mit Aufbewahrungseinstellungen an, die Elemente aufbewahren und dann löschen, wenn der Aufbewahrungszeitraum abläuft. 2. Warten Sie, bis die Aufbewahrungseinstellungen angewendet wurden. 3. Entfernen Sie das Microsoft 365 Konto des Benutzers. |
Wenn der Aufbewahrungszeitraum für ein Postfachelement abläuft, wird das Element in den Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ verschoben und dann dauerhaft aus dem inaktiven Postfach gelöscht (bereinigt), wenn der Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Elemente (für Exchange-Postfächer) abläuft. Die Aufbewahrungsdauer der Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie basiert immer auf dem ursprünglichen Datum, an dem ein Postfachelement empfangen oder erstellt wurde. |
Hinweis
Wenn Microsoft 365-Aufbewahrungseinstellungen, die für die Aufbewahrung oder Aufbewahrung und anschließende Löschung von Inhalten konfiguriert sind, bereits auf das Postfach oder die Postfachelemente angewendet wurden oder wenn für ein Postfach bereits ein Beweissicherungsverfahren aktiviert wurde oder Sie zum Erstellen eines inaktiven Postfachs lediglich das entsprechende Benutzerkonto löschen müssen.
Anzeigen einer Liste von inaktiven Postfächern
Sie können das Microsoft Purview-Portal verwenden, um eine Liste der inaktiven Postfächer in Ihrer organization anzuzeigen.
Hinweis
Die Portale sind auf die Anzeige von bis zu 5.000 inaktiven Postfächern beschränkt. Um mehr als 5.000 inaktive Postfächer anzuzeigen, müssen Sie Exchange Online PowerShell verwenden, wie nach den schrittweisen Anweisungen beschrieben.
Verwenden Sie für diese Konfiguration das Microsoft Purview-Portal und ein Complianceadministratorkonto für Ihre organization.
Anmelden beim Microsoft Purview-Portal>Lösungen>Verwaltung >des DatenlebenszyklusRichtlinien>Aufbewahrungsrichtlinien.
Wählen Sie die Option " Inaktives Postfach ". Beispielsweise über das Microsoft Purview-Portal:
Auf der Seite "Inaktive Postfächer" wird eine Liste der inaktiven Postfächer angezeigt. Wählen Sie eine aus, um Details zu diesem inaktiven Postfach anzuzeigen. Zu den Details gehören der Exchange-Bezeichner für das Postfach und ob es sich im Beweissicherungsverfahren befindet.
Im Detailbereich werden keine anderen Arten von Aufbewahrungbereichen angezeigt, z. B. eine Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie oder eine eDiscovery-Aufbewahrungsdatei. Diese Informationen finden Sie unter Identifizieren des Aufbewahrungstyps für ein Exchange Online-Postfach.
Wenn Sie über viele inaktive Postfächer verfügen, ist es möglicherweise einfacher, eine CSV-Datei nach den in der Liste angezeigten Details zu durchsuchen und zu sortieren: Wählen Sie auf der Seite "Inaktive Postfächer"die Option "Exportieren" aus
.
Alternativ können Sie den folgenden Befehl in Exchange Online PowerShell ausführen, um die Liste der inaktiven Postfächer anzuzeigen:
Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted
Sie können auch den folgenden Befehl ausführen, um die Liste der inaktiven Postfächer und andere Informationen in eine CSV-Datei zu exportieren. In diesem Beispiel wird die CSV-Datei im aktuellen Verzeichnis erstellt.
Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,DistinguishedName,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoTypeInformation
Hinweis
Es ist möglich, dass ein inaktives Postfach die gleiche SMTP-Adresse wie ein aktives Benutzerpostfach hat. In diesem Fall kann das inaktive Postfach anhand des Werts der Eigenschaft DistinguishedName oder ExchangeGuid eindeutig identifiziert werden.
Durchsuchen und Exportieren der Inhalte eines inaktiven Postfachs
Sie können auf den Inhalt des inaktiven Postfachs zugreifen, indem Sie das Tool für die Inhaltssuche im Microsoft Purview-Portal verwenden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Featurereferenz für die Inhaltssuche .
Ändern der Aufbewahrungsdauer für ein inaktives Postfach
Nachdem ein Postfach inaktiv gemacht wurde, können Sie möglicherweise die Dauer der Sperre ändern, die auf das inaktive Postfach angewendet wird.
Schrittweise Vorgehensweisen finden Sie unter Ändern der Aufbewahrungsdauer für ein inaktives Postfach.
Wiederherstellen eines inaktiven Postfachs
Wenn ein ehemaliger Mitarbeiter zu Ihrer Organization zurückkehrt oder ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, um die Aufgaben des ehemaligen Mitarbeiters zu übernehmen, können Sie den Inhalt des inaktiven Postfachs wiederherstellen.
Wenn Sie ein inaktives Postfach wiederherstellen, wird das Postfach in ein neues Postfach umgewandelt, wobei Inhalt und Ordnerstruktur des inaktiven Postfachs beibehalten werden und das Postfach mit einem neuen Benutzerkonto verknüpft wird. Nach der Wiederherstellung ist das inaktive Postfach nicht mehr vorhanden.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen und weitere Informationen zum Wiederherstellen eines inaktiven Postfachs finden Sie unter Wiederherstellen eines inaktiven Postfachs.
Wiederherstellen des Inhalts eines inaktiven Postfachs in einem anderen Postfach
Wenn ein anderer Mitarbeiter die Zuständigkeiten des ehemaligen Mitarbeiters übernimmt oder ein anderer Benutzer Zugriff auf die Inhalte des inaktiven Postfachs benötigt, können Sie den Inhalt des inaktiven Postfachs in ein vorhandenes Postfach wiederherstellen (oder ihn mit diesem zusammenführen).
Wenn Sie ein inaktives Postfach wiederherstellen, wird der Inhalt in ein anderes Postfach kopiert. Das inaktive Postfach wird beibehalten und bleibt ein inaktives Postfach. Das inaktive Postfach kann weiterhin mithilfe von eDiscovery durchsucht werden. Sein Inhalt kann in einem anderen Postfach wiederhergestellt werden, oder es kann zu einem späteren Zeitpunkt wiederhergestellt oder gelöscht werden.
Schrittweise Anleitungen finden Sie unter Wiederherstellen eines inaktiven Postfachs.
Löschen eines inaktiven Postfachs
Wenn Sie den Inhalt eines inaktiven Postfachs nicht mehr aufbewahren müssen, können Sie das inaktive Postfach dauerhaft löschen, indem Sie die auf das inaktive Postfach angewendete Sperre entfernen.
Weitere Informationen und schrittweise Vorgehensweisen finden Sie unter Löschen eines inaktiven Postfachs.
Hinweis
Wenn ein Postfach nach dem Entfernen der letzten Sperre immer noch als inaktiv aufgeführt ist, überprüfen Sie, ob eine Verzögerungssperre angewendet wird. Eine Verzögerungssperre wird automatisch angewendet, nachdem eine andere Sperre entfernt wurde, und hält das Postfach inaktiv, bis die Verzögerungssperre entfernt wird oder abläuft. Anweisungen finden Sie unter Entfernen einer Verzögerungssperre für ein inaktives Postfach.