Eingeschränkte SharePoint-Suche

Die eingeschränkte SharePoint-Suche ist für Kunden mit Microsoft Copilot Chat und Agentfunktionen konzipiert. Es handelt sich um eine kurzfristige Lösung, die den Administratoren Ihrer Organization Zeit gibt, die Website- und Dateiberechtigungen zu überprüfen und zu überwachen. Sie ist nicht für die langfristige Nutzung vorgesehen oder skalierbar. Umfassende Datensicherheitslösungen sind verfügbar, einschließlich Erweiterte SharePoint-Verwaltung und Microsoft Purview.

Was ist die eingeschränkte SharePoint-Suche?

Die eingeschränkte SharePoint-Suche ist eine Einstellung, die Sie als SharePoint-Administrator oder anderer Microsoft 365-Administrator verwenden, um eine Liste von SharePoint-Websites (eine "Zulassungsliste") zu verwalten, für die Sie Berechtigungen überprüfen und Datengovernance anwenden. Die Zulassungsliste definiert, welche SharePoint-Websites in organisationsweiten Suchabfragen verwendet werden können. Als vorübergehende Maßnahme gilt sie auch für Copilot-Chats und Agent-Erfahrungen.

Standardmäßig ist die Einstellung für die eingeschränkte SharePoint-Suche deaktiviert, und die Zulassungsliste ist leer. Wenn Sie die eingeschränkte SharePoint-Suche aktivieren, können Benutzer mit Dateien und Inhalten interagieren, die ihnen gehören oder auf die sie zuvor in Copilot zugegriffen haben.

Verwenden der eingeschränkten SharePoint-Suche

Verwenden Sie die eingeschränkte SharePoint-Suche als vorübergehende Maßnahme, um zu verhindern, dass bestimmte Inhalte auf SharePoint-Websites zu weit verbreitet werden. Mit diesem Feature können Sie als Administrator entscheiden, welche SharePoint-Websites in Suchergebnissen Ihrer Organization und Ihrer Copilot-Chat- oder Agentic-Erfahrungen angezeigt werden. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die eingeschränkte SharePoint-Suche keine Sicherheitsgrenze darstellt und keine Berechtigungen für SharePoint-Websites ändert.

Die eingeschränkte SharePoint-Suche garantiert nicht, dass nur Websites auf der Zulassungsliste in der Suche oder in Copilot-Chat- und Agentic-Erfahrungen angezeigt werden. Wenn ein Benutzer kürzlich auf eine Website zugegriffen hat oder die Website für diesen Benutzer in Teams oder Outlook freigegeben wurde, wird die Website in den Ergebnissen und Antworten des Benutzers angezeigt, auch wenn sie nicht in der Zulassungsliste enthalten ist.

Empfohlene Vorgehensweise:

1. Wenn Sie die eingeschränkte SharePoint-Suche verwenden, verwenden Sie sie, um die Ergebnisse in der Suche, im Copilot-Chat und in Agentfunktionen vorübergehend einzuschränken. Denken Sie daran, dass dies keine langfristige Lösung sein soll.

2. Verwenden Sie die erweiterte SharePoint-Verwaltung , um Risiken einer übermäßigen Freigabe, z. B. breiten Zugriff und nicht verwaltete Freigabe, zu identifizieren und zu beheben.

3. Verwenden Sie Microsoft Purview , um Datensicherheits- und KI-Governancekontrollen mit Vertraulichkeitsbezeichnungen, Verhinderung von Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP) und Überwachung anzuwenden.

4. Nachdem Sie Berechtigungen und Governancekontrollen überprüft haben, deaktivieren Sie die eingeschränkte SharePoint-Suche.

5. Benachrichtigen Sie Copilot-Agentbesitzer und Ihr IT-Team, dass Copilot- und Agent-Antworten vorhandene SharePoint-Berechtigungen verwenden. Die Such- und Copilot-Antworten der Benutzer können sich ändern, nachdem die eingeschränkte SharePoint-Suche deaktiviert wurde. Daher ist es wichtig, sie auf dem Laufenden zu halten.

Warum sollte die eingeschränkte SharePoint-Suche nach der Überprüfung deaktiviert werden?

Die eingeschränkte SharePoint-Suche ist als vorübergehende Maßnahme und nicht als langfristige Lösung konzipiert. Wenn Sie die eingeschränkte SharePoint-Suche aktiviert lassen, wird die Benutzererfahrung auf folgende Weise beeinträchtigt:

• Die eingeschränkte SharePoint-Suche ist auf 100 Websites begrenzt, was nicht nachhaltig ist, da Ihre Organization Copilot- und Agent-Operationen skaliert.
• Die Suchergebnisse beschränken sich auf Websites in der Zulassungsliste, die häufig besuchten Websites von Benutzern, Websites, für die Benutzer Berechtigungen haben, und die Dateien, auf die kürzlich zugegriffen wurde. Die eingeschränkte SharePoint-Suche wirkt sich auf die gesamte Sucherfahrung aus, auch für Benutzer, die keinen Copilot-Chat oder Copilot-Agents verwenden.
• Wenn die eingeschränkte SharePoint-Suche aktiviert ist, stehen Copilot weniger Informationen zur Verfügung, die referenziert werden können, was sich auf seine Fähigkeit auswirken kann, genaue und umfassende Antworten zu geben.

Durch Deaktivieren der eingeschränkten SharePoint-Suche können Copilot-Chat- und Agent-Erfahrungen auf standardmäßigem, berechtigungsbasiertem Zugriff anstelle eines eingeschränkten Hub-Site-Bereichs basieren. Diese Konfiguration hilft Copilot-Chats und -Agents dabei, SharePoint-Inhalte konsistenter und genauer abzurufen und gleichzeitig die auf SharePoint-Websites festgelegten Berechtigungen zu respektieren.

Weder Copilot noch die eingeschränkte SharePoint-Suche verhindern, dass Benutzer auf Inhalte zugreifen, die sie besitzen oder auf die sie zuvor zugegriffen haben.

Wie funktioniert die eingeschränkte SharePoint-Suche?

Als SharePoint-Administrator oder anderer Microsoft 365-Administrator können Sie:

• Überprüfen Sie den aktuellen Status der eingeschränkten SharePoint-Suche, um festzustellen, ob sie aktiviert oder deaktiviert ist.
• Aktivieren oder deaktivieren Sie die eingeschränkte SharePoint-Suche (sie ist standardmäßig deaktiviert).
• Stellen Sie die Liste der zulässigen Elemente zusammen, indem Sie die 100 am häufigsten verwendeten Websites identifizieren.
• Fügen Sie Websites zur Liste der zulässigen Websites hinzu oder entfernen Sie daraus nicht, indem Sie die Website-URL angeben.
• Rufen Sie die vollständige Liste der zugelassenen Websites ab.

Die eingeschränkte SharePoint-Suche ist standardmäßig deaktiviert. Wenn Sie sich dafür entscheiden, es zu aktivieren, können Benutzer, die nach Inhalten suchen oder Copilot-Chats und agentische Erfahrungen verwenden, Antworten auf Surface-Inhalte aus den folgenden Quellen erwarten:

• Eine zulässige Liste kuratierter SharePoint-Websites (mit bis zu 100 SharePoint-Websites) unter Berücksichtigung vorhandener Websiteberechtigungen.
• Dateien, Chats, E-Mails und Kalender der Benutzer in OneDrive, auf die sie Zugriff haben.
• Files von den häufig besuchten SharePoint-Websites von Benutzern.
• Files, die direkt für Benutzer freigegeben wurden.
• Files, die Benutzer angezeigt, bearbeitet oder erstellt haben.

Das folgende Diagramm zeigt ein Beispiel für eine HR Hub-Website mit acht zugeordneten Websites:

Im vorstehenden Diagramm werden alle acht zugeordneten Websites sowie die HR Hub-Website als ein Standort in der Liste zulässiger Standorte gezählt.

Beispiel: Contoso Electronics vor und nach der Verwendung der eingeschränkten SharePoint-Suche

Nehmen wir Alex Wilber, Marketingexperte bei Contoso Electronics. Bevor Alex' organization die eingeschränkte SharePoint-Suche verwendet, kann Alex nicht nur seine eigenen persönlichen Inhalte sehen, z. B. seine OneDrive-Dateien, Chats, E-Mails oder Inhalte, die er besitzt oder besucht, sondern auch Inhalte von einigen Websites, die keine Zugriffsberechtigungsprüfung oder ACL-Hygiene (Access Control Lists) durchlaufen haben und auf die keine Data Governance angewendet wurde. Beispielsweise verfügt Contoso Electronics über eine Budgetwebsite mit wichtigen Geschäftsinformationen. Die meisten Personen kennen diese Website nicht, sodass der Websitebesitzer keine ordnungsgemäßen Berechtigungen eingerichtet und den ordnungsgemäßen Data Governance-Prozess nicht befolgt hat. Die Website kann für einige Benutzer offen sein, die sie nicht sehen dürfen, wie z. B. Alex. Wenn Alex Copilot nach Budgetinformationen fragt, erhält Copilot Informationen von der Budgetierungswebsite.

Der IT-Administrator von Contoso Electronics richtet die eingeschränkte SharePoint-Suche ein, um einzuschränken, welche Websites durch die Liste der zulässigen Websites durchsucht werden können. Nach Durchsicht der Berichte entscheidet der IT-Administrator, die Budgetierungswebsite von der Liste der zulässigen Geräte auszuschließen. Aber auch wenn die eingeschränkte SharePoint-Suche jetzt aktiviert ist, kann Alex weiterhin auf Dinge zugreifen, die er besitzt oder kürzlich besucht hat oder die direkt für ihn freigegeben wurden. Er kann einfach nicht auf andere Websites zugreifen, es sei denn, die Website befindet sich in der Liste der zulässigen Websites und er hat die Berechtigung dazu. Wenn Alex jetzt Copilot die gleichen Fragen zur Budgetierung stellt, werden im Copilot-Chat und in den Agentfunktionen keine Informationen von dieser Website angezeigt.

Von hier aus planen die Administratoren von Contoso Electronics, Erweiterte SharePoint-Verwaltung und Microsoft Purview zu verwenden und schließlich die eingeschränkte SharePoint-Suche zu deaktivieren.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich stattdessen RSS verwenden, um eine "Verweigerungsliste" zu erstellen?

Nein, diese Funktion ist nicht Teil der eingeschränkten SharePoint-Suche. Die erweiterte SharePoint-Verwaltung bietet jedoch ein ähnliches Feature namens Restricted Access Control für SharePoint-Websites. Wenn Sie nicht bereit sind, die erweiterte SharePoint-Verwaltung zu verwenden, können Sie angeben, ob bestimmte Websites in Suchergebnissen angezeigt werden dürfen. Weitere Informationen finden Sie unter Zulassen, dass diese Website in Suchergebnissen angezeigt wird.

Wirkt sich die eingeschränkte SharePoint-Suche auf andere Dienste aus, die nicht von SharePoint abhängig sind, z. B. Exchange, To Do, Planner, Loop usw.?

Ja, jedes Produkt, bei dem die Unternehmenssuche aktiviert ist und SharePoint-Inhalte und/oder -Dateien als Suchergebnisse enthalten könnte, ist betroffen.

Wirkt sich die eingeschränkte SharePoint-Suche auf andere Funktionen aus, die auf dem Microsoft-Index basieren, z. B. Purview- oder erweiterte SharePoint-Verwaltungsfunktionen?

Nein, die eingeschränkte SharePoint-Suche wirkt sich nicht auf andere Features aus, die auf dem Microsoft-Index basieren.

Gewusst wie aktivieren ich die eingeschränkte SharePoint-Suche?

Sie können die eingeschränkte SharePoint-Suche mithilfe von PowerShell-Skripts aktivieren. Detaillierte Schritte finden Sie unter Aktivieren oder Deaktivieren der eingeschränkten Suche.

Wie lange dauert es nach der Aktivierung von RSS, bis es wirksam wird?

RSS wird innerhalb einer Stunde nach der Aktivierung wirksam.

Wenn ich die URL einer Hubwebsite angebe, enthält sie dann auch alle untergeordneten Websites oder Websites, die mit Hubwebsites verbunden sind? Zählen diese anderen Websites zu den 100 Websites in den Zulassungslisten?

Nur die Hubwebsite (die URL in der Liste "Zulässig") ist in den 100 enthalten. Die Unterwebsites unter der Hubwebsite werden nicht auf das 100-Limit angerechnet, aber RSS ist auf den Unterwebsites wirksam.

Nächste Schritte

1. Wenn Sie sich für die eingeschränkte SharePoint-Suche entscheiden, erstellen Sie zunächst die Liste der zulässigen Websites. Sie können die 100 am häufigsten verwendeten Websites in Ihrer Organization ermitteln, indem Sie Berichte im SharePoint Admin Center verwenden oder das PowerShell-Cmdlet Get-SPOSite ausführen.

2. Aktivieren Sie nach dem Kuratieren der Liste zulässiger Elemente die eingeschränkte SharePoint-Suche mithilfe des PowerShell-Skripts "Enable-SPORestrictedSearch".

3. Überwachen Sie die Auswirkungen der eingeschränkten SharePoint-Suche auf Ihre organization, indem Sie die SharePoint-Websiteaktivitätenund Nutzungsberichte auswerten.

4. Arbeiten Sie mit Websitebesitzern und Administratoren zusammen, um Berechtigungen zu überprüfen und Datengovernance auf die Websites in der Liste der zulässigen Websites anzuwenden. Sie können die erweiterte SharePoint-Verwaltung verwenden, um erweiterte Zugriffsrichtlinien und eine erweiterte Verwaltung des Lebenszyklus von Websiteinhalten für bestimmte Benutzer und Gruppen einzurichten.

5. Verwenden Sie Microsoft Purview , um Datensicherheits- und KI-Governancekontrollen mit Vertraulichkeitsbezeichnungen, Verhinderung von Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP) und Überwachung für die Websites in der Zulassungsliste anzuwenden.

6. Nachdem Sie die Berechtigungen und Governancekontrollen für die Websites in der Liste der zulässigen Websites überprüft haben, deaktivieren Sie die eingeschränkte SharePoint-Suche mithilfe des PowerShell-Skripts Disable-SPORestrictedSearch.

7. Benachrichtigen Sie Copilot-Agent-Besitzer und Ihr IT-Team, dass Copilot- und Agent-Antworten jetzt vorhandene SharePoint-Berechtigungen ohne die Einschränkungen der Zulassungsliste verwenden. Die Antworten können sich ändern, sobald die eingeschränkte SharePoint-Suche deaktiviert ist. Daher ist es wichtig, sie auf dem Laufenden zu halten.