Zusammenstellen der Zulassungsliste für die eingeschränkte SharePoint-Suche

Die eingeschränkte SharePoint-Suche ist für Kunden mit Microsoft Copilot Chat und Agentfunktionen konzipiert. Es ist als kurzfristige Lösung konzipiert, um den Administratoren Ihrer Organization Zeit zu geben, Website- und Dateiberechtigungen gründlich zu überprüfen und zu überwachen, aber es ist nicht für eine langfristige Verwendung vorgesehen oder skalierbar. Umfassende Datensicherheitslösungen sind verfügbar, einschließlich Erweiterte SharePoint-Verwaltung und Microsoft Purview.

Als SharePoint-Administrator oder anderer Administrator in Microsoft 365 können Sie eine Zulassungsliste für die eingeschränkte SharePoint-Suche mit maximal 100 ausgewählten SharePoint-Websites einrichten. Bei Copilot und der organization-weiten Suche können die Benutzer Ihrer organization neben den Inhalten, auf die Benutzer bereits Zugriff haben (entweder durch direkte Freigabe, Besuch oder Besitz), nur auf die Websites in der Zulassungsliste zugreifen und dabei die aktuellen Berechtigungen dieser Websites berücksichtigen.

Das Einrichten der Zulassungsliste in der eingeschränkten SharePoint-Suche gibt Ihnen Zeit, Websiteberechtigungen zu überprüfen und zu überwachen. Aber welche Websites sollten Sie in die Zulassungsliste aufnehmen? In diesem Artikel werden Strategien und Techniken zum Kuratieren der Zulassungsliste vorgestellt.

Schritte zum Erstellen der kuratierten Zulassungsliste

Um eine kuratierte Zulassungsliste für die eingeschränkte SharePoint-Suche zu erstellen, erstellen Sie zunächst eine erste Liste von Websites. Arbeiten Sie dann mit Ihren Websiteadministratoren und Projektbeteiligten zusammen, um die Berechtigungen zu bewerten und die Websites zu überprüfen. Wenden Sie schließlich die Liste mit PowerShell-Skripts als SharePoint-Administrator oder höher in Microsoft 365 an.

Schritt 1: Abrufen einer anfänglichen Liste von Websites

Jede organization kann unterschiedliche Kriterien dafür haben, welche Websites Sie auswählen, um sie in Ihrer organization zu durchsuchen und von Copilot auffindbar zu sein. Sie können SharePoint Admin Center-Funktionen (SPAC) verwenden, um Websites zu identifizieren, die basierend auf Ihren eigenen Kriterien Teil der Zulassungsliste sein können. Damit die Liste überschaubar bleibt, beginnen Sie mit den folgenden beiden Arten von Websites für die Zulassungsliste:

• Die "bekannten" Websites: Sie und Ihre SharePoint-Websiteadministratoren kennen bereits eine Reihe von Websites aus Ihrer organization, die sicher an der organizationweiten Suche und der Copilot-Erfahrung teilnehmen können. Nehmen Sie diese Websites in die Zulassungsliste auf.

• Die wichtigsten aktiven und freigegebenen Websites: Die Zulassungsliste wirkt sich darauf aus, was Benutzer in ihren organization-weiten Suchergebnissen und ihrer Copilot-Erfahrung sehen können. Um die Suche und Copilot-Erfahrung der Benutzer zu optimieren, schließen Sie die wichtigsten aktiven und freigegebenen Websites in die Zulassungsliste auf. Abhängig von Ihrer Lizenz können Sie entweder den SharePoint Admin Center- (SPAC) oder den SharePoint Admin Center-Bericht "Datenzugriffsgovernance" (DAG) verwenden, um die aktivsten und am häufigsten freigegebenen Websites zu identifizieren.

Schritt 2: Überprüfen der Websiteberechtigungen

Sobald Sie die Liste der Websites haben (bis zu 100), stellen Sie sicher, dass die Websiteberechtigungen und Inhaltssteuerelemente gut genug implementiert sind, um sie für die Suche und die Copilot-Erfahrung sichtbar zu machen. Arbeiten Sie mit den Websiteadministratoren und Projektbeteiligten zusammen, um die Berechtigungen zu bewerten und die Websites zu überprüfen.

Schritt 3: Verwenden von PowerShell-Skripts zum Anwenden der Zulassungsliste

Nachdem Sie die Berechtigungen in Ihren kuratierten Websites überprüft haben, verwenden Sie PowerShell-Skripts, um die eingeschränkte SharePoint-Suche zu aktivieren, Websites hinzuzufügen und Websites zu entfernen. Sie können auch PowerShell-Skripts verwenden, um die Liste aller Websites in Ihrer Zulassungsliste abzurufen.

Suchen der aktivsten und am häufigsten freigegebenen Websites

Sie können die aktivsten Websites im SharePoint Admin Center (SPAC) finden. Wenn Sie entweder über Microsoft 365 E5-Lizenzierung oder Microsoft – Erweiterte SharePoint-Verwaltung verfügen, können Sie auch SPAC DAG verwenden, um die am häufigsten freigegebenen Websites zu finden.

• Verwenden des SharePoint Admin Centers: Wenn Ihre organization über SharePoint verfügt, haben Sie Zugriff auf das SharePoint Admin Center. Verwenden Sie das Feature "Aktive Websites" im SharePoint Admin Center, um die Liste der Websites abzurufen, die in den letzten 30 Tagen die meisten Seitenaufrufe und Dateien hatten. Diese Aktivität kann die Liste der Websites anzeigen, die ein möglichst breites Publikum in der organization interessieren.

• Verwenden des Berichts "Datenzugriffsgovernanceaktivität (Freigabe)" zum Identifizieren von Websites , die in den letzten 28 Tagen am häufigsten freigegeben wurden.

Verwenden des SharePoint Admin Centers zum Suchen der aktivsten Websites

Administratoren können die SharePoint Admin Center-Features verwenden, um Websites zu identifizieren, die basierend auf ihren Kriterien Teil der Zulassungsliste sein können. Auf der Seite "Aktive Websites" im SharePoint Admin Center können Sie die SharePoint-Websites in Ihrer organization anzeigen. Basierend auf den Anforderungen Ihrer organization können Sie Websites anhand von Spalten wie "Letzte Aktivität", "Seitenaufrufe" und "Seitenbesuche" sortieren und filtern. Sie können nach Websites suchen und die Spalten und Ansichten anpassen.

1. Wählen Sie im SharePoint Admin Center im Navigationsbereich "Aktive Websites" aus.

   

2. Mithilfe der Sortier- und Filterfunktionen der aktiven Websites können Sie die 100 besten Websites basierend auf den Anforderungen Ihrer organization auswählen und eine benutzerdefinierte Ansicht erstellen.

   

3. Verschieben Sie die Spalten, indem Sie nach rechts scrollen und Spalten anpassen auswählen.  

   

   Verwenden Sie die NACH-OBEN- und NACH-UNTEN-TASTE neben dem Namen jeder Spalte, um in den Spalten "Seitenansichten" und "Files" neben der URL nach oben zu navigieren, sodass Sie die wichtigen Spalten für die Analyse leicht zusammen sehen können.  

   

4. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine benutzerdefinierte Ansicht der Top 100 Websites zu erstellen, sortiert nach Seitenaufrufen der letzten 30 Tage:

   1. Wählen Sie den Pfeil neben der Spaltenüberschrift von Seitenansichten und dann Groß bis Klein aus.

   2. Wählen Sie den Pfeil neben der Spaltenüberschrift von "Letzte Aktivität" aus, wählen Sie die Option "Nach letzter Aktivität> filtern:Letzte 30 Tage" aus.

   3. Verwenden Sie die anderen Spalten, um nach Ihren Anforderungen zu sortieren oder zu filtern.

      

5. Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Ansicht basierend auf Ihrer aktuellen Einstellung, und speichern Sie sie für die zukünftige Verwendung. Um eine benutzerdefinierte Ansicht zu erstellen, wählen Sie Alle Sites>Ansicht speichern unter.

   

6. Geben Sie einen Namen für Ihre benutzerdefinierte Ansicht an:

   

   Ihre gespeicherte benutzerdefinierte Ansicht steht nun zur Verfügung, damit Sie das nächste Mal aus dem Dropdownmenü auswählen können.

   

7. Exportieren Sie die Websites, und verwalten Sie die Liste in einer CSV-Datei, die Sie verwenden können, um sie der Liste hinzuzufügen, indem Sie die Registerkarte "Exportieren " auswählen.

   

Ihre exportierte CSV-Datei sieht ähnlich wie die folgende CSV-Datei aus:

Verwenden des Berichts "Datenzugriffsgovernanceaktivität (Freigabe)" zum Suchen der am häufigsten freigegebenen Websites

Die erweiterte SharePoint-Verwaltung umfasst Berichte zur Datenzugriffsgovernance für SharePoint-Websites. Anhand dieses Berichts können Sie potenzielle Websites identifizieren, die in den letzten 28 Tagen aktiv waren und freigegeben wurden.  

1. Wählen Sie im SharePoint Admin Center dieOption Berichte-Datenzugriffs-Governance> aus. Wählen Sie den Bericht "Freigabelinks " aus.

   

2. Wählen Sie im Bereich der Seite "Freigabelinks " den Bericht "Alle Links " aus.

   

3. Der Bericht "Beliebige Links" enthält eine Liste der Websites, auf denen die meisten Jeder-Links erstellt wurden. Über diese Links kann jeder auf Dateien und Ordner zugreifen, ohne sich anzumelden. Diese Websites eignen sich möglicherweise hervorragend für die mandanten-/organisationsweite Suche.

   

Ressourcen

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