Einrichten und Verwalten von Viva Glint-Verteilerlisten

Microsoft Viva Glint-Verteilerlisten definieren, welche Mitarbeiter in Ihrer Organization für eine Umfrage berechtigt sind. Verfeinern Sie Listen anhand von Mitarbeiterattributen, die in Viva Glint hochgeladen wurden, laden Sie eine Datei von Benutzern hoch, verwenden Sie datumsbasierte Listen und bearbeiten Sie Listen im Laufe der Zeit.

Einrichten einer Verteilerliste

So richten Sie eine neue Verteilerliste ein:

1. Wählen Sie "Konfiguration " und dann im Abschnitt "Mitarbeiter " die Option "Verteilerlisten" aus. Auf der Seite "Verteilerliste" werden alle vorhandenen Listen mit der Anzahl ihrer Mitglieder angezeigt.

   

2. Wählen Sie "+ Neue Verteilerliste" aus.

   

3. Fügen Sie zum Ersetzen von "Unbenannte Verteilerliste..." einen eindeutigen Namen zum Standardnamen der Liste hinzu. Wenn eine andere Liste diesen Namen bereits verwendet, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Hinzufügen von Benutzern zu einer Verteilerliste

Es gibt mehrere Möglichkeiten für Viva Glint-Administratoren, Benutzer zu einer Liste hinzuzufügen, einschließlich:

• Attributregeln , die Benutzer automatisch basierend auf in Viva Glint importierten Mitarbeiterdaten hinzufügen
• Suchen und Auswählen einzelner Benutzer
• Dateiimporte zum Hinzufügen mehrerer Benutzer, die keinen Attributwert teilen
• Ein gemischter Ansatz , der Attributregeln und das Feature "Suchen + Hinzufügen" kombiniert

Verwenden von Attributregeln zum Hinzufügen von Benutzern

So fügen Sie einer Liste automatisch Benutzer basierend auf ihren Attributwerten in in Viva Glint importierten Daten hinzu:

1. Wählen Sie Konfiguration und dann im Abschnitt "Mitarbeiter " die Option "Verteilerlisten" aus.
2. Wählen Sie die Liste aus, der eine Attributregel hinzugefügt werden soll.
3. Wählen Sie Mitarbeiter hinzufügen/bearbeiten und wählen Sie im Dialogfeld Wählen Sie eine Möglichkeit zum Hinzufügen von Mitarbeitern aus die Option Attributregeln.
4. Im Bearbeitungsbereich " Attributregeln hinzufügen ", der angezeigt wird:

   1. Wählen Sie Ich möchte alle aktiven Mitarbeiter nach diesen Grundgesamtheiten filtern: um nur aktive Benutzer einzuschließen.

   2. Wählen Sie + Neue Auffüllung und dann + Filter hinzufügen aus.

   3. Wählen Sie Attribute und Werte aus, um die Mitarbeiter einzubeziehen, die mit diesen Daten in Ihren importierten Mitarbeiterdateien übereinstimmen.

      Wichtig

      Das Populationsdesign beeinflusst, wer einbezogen wird:

      • Verwenden Sie eine Grundgesamtheit, wenn Benutzer dem kombinierten Filtersatz entsprechen müssen.
      • Verwenden Sie separate Populationen, wenn Sie unterschiedliche Gruppen unabhängig voneinander einbeziehen müssen (z. B. Hinzufügen einer erworbenen Unternehmenskohorte ohne Änderung der vorhandenen Gruppenlogik).

      Überprüfen Sie die eingeschlossenen Benutzer, bevor Sie die Änderungen speichern.

      Tipp

      Aktivieren Sie für eine Austrittsumfrage "Inaktive Mitarbeiter einbeziehen " und erwägen Sie, sie über ihre persönliche E-Mail-Adresse zu kontaktieren.

   4. Um Benutzer auszuschließen, bewegen Sie den Mauszeiger über ihren Namen im Abschnitt Eingeschlossen , und wählen Sie Ausschließen aus.

   5. Um eine Person aus der Liste "Ausgeschlossen" zu entfernen, bewegen Sie den Mauszeiger über ihren Namen im Abschnitt "Ausgeschlossen ", und wählen Sie "Entfernen" aus.

5. Bestätigen Sie Ihre Liste, und wählen Sie Änderungen speichern aus.

Manuelles Hinzufügen von Benutzern

Hinzufügen einzelner Benutzer mit dem + Suchen Sie nach einem Mitarbeiter, um ein Feature hinzuzufügen, oder importieren Sie eine Datei von Benutzern, um eine Liste in einem Massenvorgang zu aktualisieren.

Suchen nach einzelnen Benutzern und Hinzufügen von Benutzern

So fügen Sie einzelne Benutzer manuell hinzu:

1. Wählen Sie "Konfiguration " und dann "Verteilerlisten" aus.
2. Wählen Sie die Verteilerliste aus, zu der Sie Mitarbeiter hinzufügen möchten.
3. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse in das Feld + Suchen nach einem hinzuzufügenden Mitarbeiter am Ende der Liste ein.
4. Wählen Sie den Benutzer aus den Suchergebnissen aus, um ihn der Liste hinzuzufügen.

Benutzer importieren

So importieren Sie eine Datei von Benutzern in eine Liste:

1. Wählen Sie im Admin-Dashboard die Option Konfiguration und dann Verteilerlisten aus.

2. Wählen Sie die Verteilerliste aus, zu der Sie Mitarbeiter hinzufügen möchten.

3. Wählen Sie Mitarbeiter hinzufügen/bearbeiten aus.

4. Wählen Sie im Dialogfeld Wählen Sie eine Möglichkeit zum Hinzufügen von Mitarbeitern aus die Option Importieren aus.

   

5. Wählen Sie im Dialogfeld "Mitarbeiter in Verteilerliste importieren" im Abschnitt "Aktuelle Mitarbeiterliste herunterladen, um sie zu ändern" die Option "CSV herunterladen" aus.

6. Verwenden Sie die heruntergeladene Datei als Vorlage und fügen Sie die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter in der Spalte "E-Mail" hinzu. Fügen Sie die Kopfzeile ein, die unterschiedlich beschriftet ist, ob die Liste Benutzer enthält oder nicht. Beide Spaltenbeschriftungen wurden erfolgreich importiert:

   1. Die Kopfzeilenbeschriftung in der Vorlagendatei lautet "E-Mail", wenn die Verteilerliste bereits Benutzer enthält.
   2. Die Kopfzeilenbeschriftung in der Vorlagendatei lautet "Mitarbeiter-E-Mail", wenn die Verteilerliste keine Benutzer enthält.

7. Nachdem Sie alle E-Mail-Adresswerte hinzugefügt haben, speichern Sie die Datei als .csv oder .xlsx.

8. Wählen Sie im Dialogfeld "Mitarbeiter in Verteilerliste importieren " die Datei per Drag & Drop oder Browsen aus (maximale Größe 550 MB, maximale Zeilenanzahl 10.000).

9. Um vorhandene Benutzer in der Liste zu behalten, wählen Sie Mitarbeiter, die sich bereits in der Verteilerliste befinden, beibehalten aus.

   

10. Wählen Sie Datei importieren aus.

11. Das Fenster Import bestätigen wird angezeigt. Wenn die richtige Anzahl der hinzuzufügenden und zu entfernenden Mitarbeiter korrekt ist, wählen Sie Import bestätigen.

Exportieren von Benutzern

1. Wählen Sie im Admin-Dashboard die Option Konfiguration und dann Verteilerlisten aus.

2. Wählen Sie die Verteilerliste aus, zu der Sie Mitarbeiter hinzufügen möchten.

3. Wählen Sie Mitarbeiter hinzufügen/bearbeiten aus.

4. Wählen Sie im Dialogfeld Wählen Sie eine Möglichkeit zum Hinzufügen von Mitarbeitern aus die Option Importieren aus.

   

5. Wählen Sie im Dialogfeld "Mitarbeiter in Verteilerliste importieren" im Abschnitt "Aktuelle Mitarbeiterliste herunterladen, um sie zu ändern" die Option "CSV herunterladen" aus.

Verwenden eines gemischten Ansatzes zum Hinzufügen von Benutzern

Wenn Ihre organization einer Liste die meisten Benutzer basierend auf Attributregeln hinzufügen, aber auch manuell einige Benutzer hinzufügen muss, sollten Sie einen gemischten Ansatz in Betracht ziehen.

1. Richten Sie eine neue Liste ein und fügen Sie eine Attributregel für sie hinzu.
2. Wenn Benutzer manuell hinzugefügt werden müssen, fügen Sie sie mit der Funktion "Suchen und Benutzer hinzufügen " in der Liste hinzu.
3. Der Mitgliedschaftstyp in Verteilerlisten wird als "Attributregeln, manuell" angezeigt.

Verwenden von datumsbasierten Listen

Viva Glint Umfragen zum Mitarbeiterlebenszyklus verwenden Austritts- und Einstellungsdaten in Ihren Mitarbeiterdaten, um automatisch Austritts- und Onboarding-Umfragen auszulösen. Verwenden Sie datumsbasierte Verteilerlisten, um alle berechtigten Benutzer einzuschließen, basierend auf Datumsbereichen, die an Austritts- und Einstellungsdatumsinformationen gebunden sind.

So richten Sie eine datumsbasierte Liste ein:

1. Richten Sie eine Liste ein.

2. Verwenden Sie Attributregeln, um Benutzer hinzuzufügen.

3. Wählen Sie ein Datumsattribut aus, in der Regel Austritts- oder Einstellungsdatum.

4. Wählen Sie einen Tagesbereich aus, der sich auf das Datum bezieht, an dem Mitarbeiter anspruchsberechtigt sind.

5. Beachten Sie bei der Auswahl der Tage vor und nach einem Datum Folgendes:

   • Wie oft Ihre Organization Mitarbeiterdaten hochlädt
   • Wie schnell neue und befristete Mitarbeiterdaten in Ihrem HR-Informationssystem aktualisiert werden
   • Das Antwortfenster im Programm-Setup einer Umfrage (die Anzahl der Tage, die ein Benutzer hat, um eine Umfrage abzuschließen, normalerweise 14 Tage)

   Um beispielsweise sicherzustellen, dass Benutzer genügend Zeit haben, um auf eine 30-tägige Onboarding-Umfrage zu antworten, kann ein Viva Glint-Admin festlegen, dass Benutzer 30 Tage bis 50 Tage nach ihrem Einstellungsdatum berechtigt sind. Diese Einrichtung ermöglicht es Benutzern, Einladungen zu erhalten und rechtzeitig zu antworten, basierend auf dem zweimonatlichen Import von Mitarbeiterdaten durch diese Organisation.

   

Anzeigen der Auffüllung einer Liste

Auf der Seite "Verteilerlisten " definiert die Spalte "Mitgliedschaftstyp ", ob diese Liste manuell, nach Attributregeln oder nach beidem gefüllt wird.

• Attributregeln: Die Liste verwendet Attributregeln, um Benutzer basierend auf ihren Attributwerten in importierten Mitarbeiterdaten hinzuzufügen.
• Manuell: Die Liste verwendet eine Datei von Benutzern, die in die Liste importiert wurden, oder die Funktion Suchen und Benutzer hinzufügen , um neue Benutzer hinzuzufügen.
• Attributregeln, manuell: Die Liste verwendet Attributregeln und die Funktion Suchen und Benutzer hinzufügen , um Benutzer hinzuzufügen.

Bearbeiten einer Liste

Das Bearbeiten einer Verteilerliste ist eine globale Änderung und wirkt sich auf jedes Programm aus, das diese Liste verwendet. Ändern:

1. Wählen Sie die Verteilerliste aus, die Sie ändern möchten.
2. Wählen Sie Mitarbeiter hinzufügen/bearbeiten oder Attributregeln bearbeiten aus, wenn Filter verfügbar sind.
3. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und wählen Sie Änderungen speichern.