Información sobre el archivado de expansión automática

Descripción del servicio de Microsoft Purview

Los buzones de Archivo de Microsoft Purview proporcionan a los buzones de usuario y a los buzones compartidos espacio de almacenamiento adicional para buzones. Después de habilitar un buzón de archivo, hay disponibles hasta 100 GB de almacenamiento adicional.

Esta característica de archivado de Microsoft Purview ( denominada archivado de expansión automática) proporciona hasta 1,5 TB de almacenamiento adicional en buzones de archivo. Cuando se alcanza la cuota de almacenamiento en el buzón de archivo, Microsoft Purview aumenta automáticamente (y de forma incremental) el tamaño del archivo hasta que el buzón de archivo alcance 1,5 TB.

Para obtener instrucciones paso a paso para activar el archivado de expansión automática, consulte Habilitar el archivado de expansión automática.

Cómo funciona el archivado de expansión automática

Cuando se habilita la expansión automática del archivado para el archivo de buzón de un usuario o un archivo de buzón compartido, Microsoft Purview comprueba periódicamente el tamaño del buzón de archivo. Cuando el buzón de archivo se acerca a su límite de almacenamiento, se crea espacio de almacenamiento adicional automáticamente y este proceso continúa hasta que el archivo de buzón alcanza 1,5 TB. La creación del almacenamiento adicional se produce automáticamente, lo que significa que los administradores no tienen que solicitar almacenamiento de archivo adicional ni administrar el archivo de expansión automática.

Esta es una introducción rápida del proceso.

1. El archivado está habilitado para un buzón de usuario o un buzón compartido. Se crea un buzón de archivo con 100 GB de espacio de almacenamiento y la cuota de advertencia para el buzón de archivo se establece en 90 GB.

2. Un administrador habilita el archivado de expansión automática para el buzón. Si el buzón tiene aplicada una directiva de retención o suspensión, la cuota de almacenamiento para el buzón de archivo se aumenta a 110 GB y la cuota de advertencia de archivo aumenta a 100 GB.

   Después, cuando el buzón de archivo (incluida la carpeta Elementos recuperables) alcanza su cuota de almacenamiento, el buzón de archivo se convierte en un archivo de expansión automática. Se agrega espacio de almacenamiento adicional hasta que alcanza un tamaño máximo de 1,5 TB. El espacio de almacenamiento adicional puede tardar hasta 30 días en aprovisionarse.

3. Microsoft Purview agrega automáticamente más espacio de almacenamiento cuando es necesario.

Para obtener información sobre lo que ocurre cuando se alcanza el máximo de 1,5 TB y otras limitaciones relacionadas con el tamaño del almacenamiento de correo electrónico, consulte Consideraciones importantes y limitaciones para expandir automáticamente el archivado en esta página.

¿Qué se mueve al espacio de almacenamiento de archivo adicional?

Para hacer un uso eficaz del almacenamiento de archivo de expansión automática, las carpetas pueden moverse. Microsoft Purview determina qué carpetas se moverán cuando se agrega almacenamiento adicional al archivo. A veces, cuando se mueve una carpeta, se crean automáticamente una o varias subcarpetas y los elementos de la carpeta original se distribuyen a estas carpetas para facilitar el proceso de movimiento. Es posible que deba comunicar este comportamiento a los usuarios finales después de habilitar su buzón para expandir archivos automáticamente, para ayudar a establecer expectativas.

Al ver la parte de archivo de la lista de carpetas en Outlook, estas subcarpetas se muestran en la carpeta original. La convención de nomenclatura que Microsoft 365 utiliza para dar nombre a estas subcarpetas es <el nombre de carpeta>_yyyy (Creado el mmm dd, aaaa h_mm), donde:

• yyyy es el año en que se recibieron los mensajes de la carpeta.

• mmm dd, yyyy h_m es la fecha y hora en que la subcarpeta fue creada por Office 365, en formato UTC, según la zona horaria y la configuración regional del usuario en Outlook.

Las capturas de pantalla siguientes muestran una lista de carpetas antes y después de que los mensajes se muevan a un archivo expandido automáticamente.

Antes de agregar almacenamiento adicional

Después de agregar almacenamiento adicional

Como se ha descrito anteriormente, Microsoft Purview mueve elementos a subcarpetas (y les asigna un nombre usando la convención de nomenclatura descrita anteriormente) para ayudar a distribuir el contenido a un archivo auxiliar. Pero mover elementos a subcarpetas no siempre es así. A veces, se puede mover una carpeta completa a un archivo auxiliar. En este caso, la carpeta conservará su nombre original. No se mostrará en la lista de carpetas de Outlook que la carpeta se movió a un archivo auxiliar.

Consideraciones y limitaciones importantes para la ampliación automática del archivado

El archivado expandido automáticamente es compatible con el nuevo Outlook para Windows, Outlook clásico para Windows y Outlook en la Web.

Si un buzón con un archivo de expansión automática alcanza un total de 1,5 TB de datos almacenados en el archivo de expansión automática, no se almacenarán más datos en el archivo de expansión automática ni se moverán del archivo principal al archivo de expansión automática.

Si el archivo principal también alcanza su cuota, no se almacenarán más datos allí, lo que puede provocar que el buzón principal también alcance su cuota. A continuación, se puede detener el procesamiento para enviar o recibir correo electrónico y otros elementos. Para reducir este riesgo y minimizar la responsabilidad para su organización, se recomienda usar directivas de retención de Microsoft 365 para eliminar contenido que ya no tiene valor empresarial. Configure estas directivas para eliminar elementos después de un período especificado. Si aún no está familiarizado con las directivas de retención que pueden eliminar automáticamente el correo electrónico y otros elementos de Microsoft 365, consulte Obtener información sobre las directivas de retención y las etiquetas de retención.

El archivado de expansión automática solo se admite para buzones usados por usuarios individuales (o buzones compartidos) con una tasa de crecimiento que no supere 1 GB al día. El buzón de archivo de un usuario está diseñado exclusivamente para dicho usuario. No se permite el uso de reglas de diario, reglas de transporte o reglas de reenvío automático para copiar mensajes a un buzón de archivo. Microsoft se reserva el derecho de denegar el archivado adicional en los casos en los que se usa el buzón de archivo de un usuario para almacenar datos de archivo para otros usuarios o en otros casos de uso inadecuado.

Estas son algunas cosas que debe tener en cuenta antes de habilitar un buzón para archivos de expansión automática:

• Los usuarios pueden acceder a cualquier carpeta de su buzón de archivo, incluidas las que se movieron al área de almacenamiento expandida automáticamente.

• Si un buzón de archivo tiene al menos un área de almacenamiento expandida automáticamente, los usuarios no pueden eliminar una carpeta del buzón de archivo o del archivo auxiliar. Es decir, después de aprovisionar un área de almacenamiento expandida automáticamente, no podrán eliminar ninguna carpeta del archivo.

• Los usuarios pueden eliminar elementos en un área de almacenamiento expandida automáticamente. Sin embargo, no pueden usar la característica Recuperar elementos eliminados para recuperar un elemento después de habilitar el archivado de expansión automática para su buzón.

• Los usuarios pueden buscar elementos en un archivo expandido automáticamente con las siguientes limitaciones:

  • Para Outlook clásico en Windows, la búsqueda se restringe al ámbito de búsqueda de Outlook actual. Por ejemplo, la búsqueda desde el buzón principal no devolverá elementos de archivos expandidos automáticamente.
  • No se admite en una situación de archivo solo en la nube (el buzón principal sigue siendo local).

• Es posible que los recuentos de elementos en Outlook y los recuentos leídos o no leídos (en Outlook y Outlook en la web) en un archivo expandido automáticamente no sean precisos.

Archivado de expansión automática y otras características de cumplimiento

En esta sección se explica la funcionalidad entre el archivado de expansión automática y otras características de cumplimiento.

• eDiscovery: Cuando se usa una herramienta de eDiscovery, como Búsqueda de contenido, también se buscan las áreas de almacenamiento adicionales de un archivo expandido automáticamente.

• Retención: Al poner un buzón en espera mediante métodos como retención de Microsoft 365, retenciones de casos de eDiscovery y suspensión por juicio en Exchange Online, el contenido ubicado en un archivo expandido automáticamente también se coloca en espera.

• Administración de registros de mensajería (MRM): Si usa directivas de eliminación de MRM en Exchange Online para eliminar permanentemente los elementos de buzón expirados, también se eliminarán los elementos expirados ubicados en el archivo expandido automáticamente.

Pasos siguientes

Para obtener más detalles técnicos sobre el archivado de expansión automática, vea Microsoft 365: Preguntas más frecuentes sobre la expansión automática de archivos .

Si quiere habilitar el archivado de expansión automática, vea Habilitar el archivado de expansión automática.